Johdatus viestintään, kuudes luento: organisaatioviestintä Leif Åberg syksy 2002

Luentojen jaksotus 1 peruskäsitteet 18. 09. 2 viestintä on prosessi 25.09. 3 viestintä on merkityksen-antoa ja tulkintaa 02.10. 4 viestintä on yhteisyyttä 09.10. 5 keskinäisviestintä 16.10. 6 organisaatioviestintä 23.10. välitentti 30.10. 7 joukkoviestintä 06.11. 8 verkkoviestintä 13.11. ei luentoa 20.11. 9 viestinnän tulevaisuus 27.11. 10 kooste 04.12. lopputentti 11.12. rästitentti 09.01.2003

Välitentti 30.10. klo 12.00-14 sukunimen alku: tenttisalit: A - N U40 sali 1 eli tämä luentosali O - Ö Vuorikatu 20, ls 1

Organisaatioviestintä ominaista: organisoidut puitteet tavoitteellisuus teknisten viestinten käyttö

Organisointi tapahtuma, jossa ihmiset liittyvät yhteen saavuttaakseen sellaisia tavoitteita, joihin yksinään eivät yltäisi

Työyhteisö eli organisaatio ihmisryhmittymä, joka pyrkii järjestelmällisesti tiettyihin päämääriin käytössään olevia voimavaroja - resursseja - säätelemällä

Työyhteisölle on siten ominaista ihmisryhmittymä yhteinen tavoite voimavarat kuten koneet, laitteet, raaka-aineet, raha, työvoima, tieto ja viestintä työn ja vallan jako viestinnän rakentuneisuus mahdollisuus yksilön tavoitteiden ja tarpeiden tyydyttymiseen yhteisökulttuurin synty ja muuntuminen

Organisaatioviestintä Organisaatioviestintä on prosessi, tapahtuma, jossa merkityksien antamisen kautta tulkitaan sellaisten asioiden tilaa, jotka koskevat työyhteisön toimintaa tai sen jäsenten yhteisöllistä toimintaa, ja jossa tämä tulkinta saatetaan muiden tietoisuuteen vuorovaikutteisen, sanomia välittävän verkoston kautta.

Työyhteisön viestintäjärjestelmä kokonaisuus, joka muodostuu käyttöön otetuista viestintäkanavista viestinnän järjestelyistä ja viestinnän säännöistä

Yhteisöviestintä Yhteisöviestintä on työyhteisön viestintätoiminto eli funktio, jossa viestinnän keinoin tuetaan työyhteisön tavoitteiden saavuttamista pitkäjänteisen profiloinnin, tiedotus- ja yhteystoiminnan sekä luotauksen avulla.

Rowleyn ja Roevensin muutosviestinnän malli Tasapaino- tila Vahvistaminen Kyseen- alaistaminen Muutos Hallinnan tila, ”kontrollissa” Kaaos- tila Yllytys Vakuuttu- neisuus Muuntumistila, transformaatio

Rowleyn ja Roevensin ehdotus muutosviestinnäksi kyseenalaista luo vakuuttuneisuutta yllytä vahvista

Kyseenalaista: jotta työyhteisö ei jähmettyisi liikaa, se tulisi horjuttaa nykyi-seltä radaltaan ja saattaa epävarmuuden tilaan, ”kaaoksen reunalle” -> itseorganisoituminen alkaa Viestinnän keinoja: kyseenalaistus: ”why”, ”what if” ”mahdottomat” haasteet muutossignaalit vahvasti esiin vanhojen, turhien symbolien hylkäys

Luo vakuuttuneisuutta: riittävän suuren joukon sitoutuminen muutokseen saattaa synnyttää uuden järjestyksen Viestinnän keinoja: synergisten ryhmien symbolien vahvistus ”kontrolliarvojen” korostus, jottei suistuta pahaan kaaokseen perustelut uudelle esiin luovat ongelman-ratkaisutekniikat

Yllytä: uusi järjestys tulee viedä lävitse työyhteisössä, niin että siitä tulisi uusi tapa toimia Viestinnän keinoja: uuden suunnan vahvistus sankaritarinat huippu-tiimeistä ja synergiasta uhoaminen huippusuoritusten palkinta vanhojen mallien hautaus arvokkaasti

Vahvista: löytynyttä uutta suuntaa vahvistetaan, jotta organisaatio ”sinkoutuu” uudelle, korkeammalle radalleen Viestinnän keinoja: vision esillepano: strategiset perusviestit muutosalueet esiin kokeiluihin kannustus asiakkuudesta, palvelusta ja kilpailusta viestiminen arvokeskustelu vapaan viestinnän ja rakentavan palautteen korostus

Integroitu kokonaisviestintä tässä integroitua markkinointiviestintää laajemmassa mallissa otetaan huomioon yrityksen kaikki viestinnän muodot, ei vain suoranaisesti markkinointiin liittyvät esimerkki: Åbergin pizza

Yhteisöviestinnän funktiot Miksi työpaikalla viestitään? -> funktiot: 1 perustoimintojen tuki 2 profilointi 3 informointi 4 kiinnittäminen 5 sosiaalinen kanssakäyminen

Funktiomallin ulottuvuudet: 1. sisältö: tuote, palvelu 2. suunta: ulkoinen sisäinen koko työyhteisö

Tulos- vies- tintä

Tulos- vies- tintä ulkoinen markkinointi muu ulkoinen operatiivi- nen vies- tintä sisäinen markki- noin- ti opera- tiiviset työ- oh- jeet

tuote- tai palvelu- profilointi ja tuote- tai palvelu- kuvan tutkimus Tulos- vies- tintä yritys- tai johtaja- profilointi ja yri- tys- tai johtaja- kuvan tut- kimus

Tulos- vies- tintä ul- koinen tiedotus, yhteystoiminta ja luotaus si- säinen tiedotus, yhteystoiminta ja luotaus

Tulos- vies- tintä työhön perehdyttäminen työyhteisöön perehdyttä- minen

Tulos- vies- tintä Henkilö- lähi- verkot Puska- radio sis. mark- ki- noin- ti ulkoi- nen mark- kinointi työ- ohjeet tuote/ palvelu- profiili, ima- gotutkimus työhön pereh- dytys Tulos- vies- tintä yritys/johta- japrofiili, imagotut- kimus työyhtei- söön pereh- dytys ulk. tiedotus, yhteys- toiminta ja luo- taus sis. tiedotus, yhteys- toiminta ja luo- taus Henkilö- lähi- verkot Puska- radio

Markkinointiviestintä Marketing mix: the four P:s: product, price, place and promotion Promotion: Advertising eli mainonta Personal Selling eli myyntityö Sales Promotion eli myynnin edistäntä Public Relations eli julkistaminen ja suhdetoiminta Direct Marketing eli suoramarkkinointi Kotler & Armstrong, Principles of Marketing. Prentice-Hall 2001

Integroitu markkinointiviestintä integroidussa markkinointiviestinnässä yritys huolellisesti integroi ja koordinoi monet viestintäkanavansa, jotta saadaan aikaan selkeä, johdonmukainen ja kiehtova viesti yrityksestä ja sen tuotteista ja palveluista. Kotler & Armstrong 2001

Viestintä organisaation johtamisen näkökulmasta Visio- johtaminen Arki- johtaminen Poikkeustilanteiden hallinta Kriisi- johtaminen Kriisi Visio Periaatteessa issue voidaan hoitaa kahdella tavalla. Hyvin hoidettuna se johtaa uuteen (dynaamiseen) tasapainoon. Huonosti hoidettuna se vie kriisiin. Käytännössä asia ei ole näin yksinkertainen. Syvimmästäkin kriisistä voi nousta feeeniks-linnun lailla. Toisaalta tasapainoon hakeutuminen voi jähmettää. Oheisella jatkumolla haluan kuitenkin viestiä, että kaikkia ylläkuvattuja management-fokuksia tarvitaan samanaikaisesti. Image management on pitkäjänteistä työtä, jolla varmistetaan, että työyhteisön visio on maalattu kirkkain värein ja leveällä pensselillä. Tarvitaan siis jaettu yhteinen käsitys palmusaaristosta ja siitä reitistä, jolla palmusaaristoa kohti suunnataan. Arkinen toiminnan johtaminen (operations management) on kaiken järjestyneen toiminnan edellytys. En nimittäin usko, että voidaan hylätä toiminnan ennustettavuuden premissi, siis se, että työyhteisön täytyy ottaa käyttöön mekanismeja, jotka lisäävät toiminnan ennustettavuutta. profilointi, maineviestintä johtamis- viestintä kriisi- viestintä luotaaminen strateginen viestintä viestintä poikkeus- tilanteissa esimies- viestintä

Sisäisen ja ulkoisen yhteisöviestinnän muotoja Sisäinen intranet tietokannat tiedotteet verkossa henkilöstölehti verkossa tai paperilla tiedotustilaisuudet ilmoitustaulut tiedottava esimiesviestintä Ulkoinen internet, ekstranet asiakaslehti, -tiedote mediasuhteet PR, Public Relations, yhteystoiminta stakeholderviestintä, sidosryhmäviestintä IR, Investor Relations, sijoittajasuhteet lobbaus

Ulkoinen ja sisäinen viestintä sidosryhmät, stakeholder-ryhmät suuri yleisö internet, ekstranet mediasuhteet päättäjät, vaikuttajat yhteystoiminta organisaatio sisäisen viestinnän eri muodot