Ohjeita esimiehelle ja henkilöstölle kehityskeskustelujen käymiseen 8.12.2010 Vs. Henkilöstöpäällikkö, Hannu Westerinen

Sisältö Johdanto 3 Kehityskeskustelun tavoitteet 4 Kehityskeskustelun aikana 5 Valmistautuminen 6 Miten valmentava esimies käy kehityskeskusteluja 7 Kahdenkeskisen keskustelun aiheet 8 Menneen ja tulevan kauden tavoitteet 9 Henkilökohtainen kehityssuunnitelma ja työhyvinvointi 10

Johdanto Kehityskeskustelut ovat Kainuun maakunta –kuntayhtymän ja Kainuun kuntien työyhteisöjen kehittämisen ja toiminnan arvioinnin väline. Kehityskeskustelulla tuetaan yhteisten tavoitteiden ja henkilöstöstrategian toteuttamista. Kehityskeskustelu on tavoitteellinen, ennalta sovittu ja valmisteltu, säännöllisesti toistuva tasavertainen ja luottamuksellinen keskustelu, joka käydään pääsääntöisesti lähiesimiehen ja työntekijän kesken. Kehityskeskusteluissa asioita tarkastellaan menneisyydestä tulevaisuuteen, otetaan huomioon toiminta ja ihminen kokonaisuutena yksilön näkökulmasta. Kehityskeskustelun avulla jokainen voi vaikuttaa omaan työhönsä ja työyhteisöjen yhteisiin asioihin.

Kehityskeskustelun tavoitteet Onnistuneen ja tuloksellisen kehityskeskustelun edellytyksenä on, että molemmat osapuolet ymmärtävät keskustelun merkityksen, tärkeyden ja tavoitteen. Kehityskeskustelu on niin esimiehelle kuin työntekijälle sekä oikeus että velvollisuus, mutta ennen kaikkea mahdollisuus. Työntekijälle kehityskeskustelu toimii yhtenä mahdollisuutena vaikuttaa omaan työhönsä ja työyhteisön yhteisiin asioihin. Keskustelussa keskeinen henkilö on työntekijä. Esimies huolehtii, että työyhteisön tavoitteet ja tehtävä konkretisoidaan ja viedään henkilötasolle, niin että jokainen tietää, mitä osaa kokonaisuudesta hän on toteuttamassa. Yksittäisen työntekijän kuin koko työyhteisön kehittymiseen vaikutetaan suorituksia analysoimalla ja omaa vaikutustaan havainnoimalla, antamalla palautetta puolin ja toisin vahvistaen samalla hyviä toimintatapoja, sekä avoimesti ja luottamuksellisesti keskustelemalla.

Kehityskeskustelun aikana Keskustelussa työntekijä saa palautetta työstään ja henkilökohtaisesta onnistumisestaan voi päivittää työnkuvansa ja työnsä tavoitteet voi tarkistaa työyhteisöön ja yhteistyöhön liittyviä toimintatapoja voi antaa palautetta esimiehelleen saa tukea osaamisensa suuntaamiseen ja ammatilliseen kehittymiseensä voi tuoda esille omaan ja työyhteisösi hyvinvointiin ja työtyytyväisyyteen vaikuttavia asioita Keskustelussa esimies saa selville työntekijän ajatuksia ja näkemyksiä työstä sekä työyhteisön toimivuudesta voi varmistaa kattavasti yhteisen tavoitteen ja laadun saavuttamista voi kannustaa työntekijää sekä lisätä työntekijän työmotivaatiota ja hyvinvointia saa tietoa työntekijöiden osaamisesta saa sekä palautetta omasta esimiestyöstään että ideoita esimiestaitojensa kehittämiseen

Valmistautuminen Kehityskeskusteluista sovitaan hyvissä ajoin ennakkoon ja ajankohdasta sovittaessa käydään läpi keskustelun keskeiset aiheet. Kehityskeskustelun tulee olla kiireetön tilanne; aikaa varataan riittävästi asioiden läpikäymiseen syvällisestikin. Esimies voi valmistautua keskusteluun käsittelemällä koko työyhteisöä koskevat kehityskeskusteluaiheet ensin yksikkö- tai tiimipalaverissa, normaalin palaverikäytännön puitteissa. Näin ollen varmistutaan, että kaikilla on yhtenevä taustatieto työyhteisön ja yksikön tilanteesta. Itse keskusteluun valmistaudutaan henkilökohtaisesti, esimerkiksi käymällä läpi kehityskeskustelurungon kysymykset. Työntekijä voi lisäksi miettiä seuraavia asioita valmistautuessaan kehityskeskusteluun: Miten olet mielestäsi suoriutunut tehtävistäsi? Oletko saavuttanut edellisessä kehityskeskustelussa asettamasi tavoitteet? Mikä on oma näkemyksesi seuraavan vuoden tavoitteistasi? Miten yksikölläsi mielestäsi menee, miten haluaisit kehittää sen toimintaa? Miten arvioisit esimiehesi toimintaa?

Miten valmentava esimies käy kehityskeskusteluja? Valmistaudu huolella ja kehota työntekijöitä valmistautumaan etukäteen keskusteluun. Vie keskustelua eteenpäin kyselemällä, älä sanelemalla. Anna henkilön itse löytää parannusehdotukset, aloitteet jne. Keskustelu ei kuitenkaan ole haastattelu tai kuulustelu. Puhu itse vähemmän, anna tilaa työntekijälle. Käytä kysellessäsi avoimia kysymyksiä ( miksi, mitä mieltä, miten ..) jotta saat enemmän informaatiota. Vältä johdattelevaa keskustelua. Kuuntele oikeasti, älä keskeytä. Motivoi hiljainenkin työntekijä puhumaan. Uskaltaudu itse ja rohkaise alaistasikin puhumaan myös epämukavista asioista. jos henkilö on erityisen ongelmalähtöinen, koeta saada hänet katsomaan tilannetta toisesta näkökulmasta, esim. jonkun toisen henkilön kautta Kysy alaisesi mielipidettä myös omasta johtamistavastasi (miten olisit itse esimiehenä ratkaissut). Pyrkikää yhdessä sopimaan, miten seuraatte sovittujen tavoitteiden saavuttamista. Esimies vastaa keskustelun vetämisestä yhteen ja johtopäätöksistä.

Kahden-keskisen keskustelun teemat 1. Kuulumiset ja menneen kauden tavoitteet 10. Sähköisen kehityskeskustelun arviointi (työntekijälle) 2. Arvio tavoitteiden täyttymisestä 9. Muut asiat 3. Seuraavan kauden tavoitteet, toimenpiteet ja mittarit Kahden-keskisen keskustelun teemat 4. Tulevan kauden päätehtävät 8. Työhyvinvointi 7. Henkilökohtainen kehittymis- suunnitelma 5. Toimenkuvan ajantasaisuuden toteaminen (tarvittaessa) 6. Henkilökohtaiset tavoitteet tulevalle kaudelle 8

Menneen ja tulevan kauden tavoitteet Menneen kauden tavoitteita ja tehtäviä arvioitaessa tarkastellaan: Menneen kauden tehtäviä ja tavoitteiden saavuttamista työyhteisön ja henkilön näkökulmasta (vrt. edellisessä kehityskeskustelussa asetetut tavoitteet) sekä tehtävien hoitamista edistäneitä ja haitanneita tekijöitä. Työvuoteen liittyviä kokemuksia ja työvuoden kuormittavuutta. Työssä tapahtuneita muutoksia ja niiden vaikutuksia. Tulevan kauden toiminnan ja tavoitteiden suunnittelussa keskitytään: Työyhteisön tavoitteisiin ja toimintatapoihin liittyviin asioihin. Tulevan kauden päätehtäviin (tarvittaessa päivitetään tehtävänkuva). Henkilökohtaisiin tavoitteisiin ja niiden mittaamiseen sekä toimintaedellytyksiin.

Henkilökohtainen kehityssuunnitelma ja työhyvinvointi Henkilökohtaisen kehittymissuunnitelman osalta käydään läpi seuraavaa: Tulevan kauden sekä pitkän aikavälin koulutus- ja kehittämistarpeet, -toiveet, -mahdollisuudet ja –edellytykset. Henkilön omat ammatilliset vahvuudet, kehittämistarpeet ja –toiveet, sekä odotukset työnantajalta. Tavoitteena on muodostaa yhteinen näkemys siitä, mihin suuntaan henkilöstön osaamista ja pitkällä tähtäimellä myös työuraa on syytä tai tarpeen suunnata. Työhyvinvointi ja työssä viihtyminen –kohdassa keskustellaan muun muassa: Työkykyyn, työssä jaksamiseen ja työolosuhteisiin vaikuttavista tekijöistä. Työssä viihtymiseen ja yhteistyöhön vaikuttavista tekijöistä. Keskeisistä toimenpiteistä työkyvyn, työssä jaksamisen sekä yhteistyön kehittämiseksi.