Hankeviestintää - miksi ja miten? Ilmari Nokkonen Viestinnän asiantuntija Ilmari.nokkonen@oph.fi

Aiheita Sopimukselliset velvoitteet, Euroopan unionin ja Erasmus+ -ohjelman näkyvyys Miksi viestintä on tärkeää? Viestintäsuunnitelma Viestinnän tavoitteet Sisäisen ja ulkoinen viestintä Erilaiset kanavat Viestinnän tulokset 25/12/2018 Opetushallitus

Sopimukselliset velvoitteet tulosten levittäminen on yksi EU-rahoituksen saamisen edellytyksistä ja siten osa hanketta hankkeella on velvoite kertoa hankkeen tuloksista ja rahoituksesta tarkoituksenmukaisesti, avoimesti ja näkyvästi viestinnän avulla levitetään tietoa hankkeen toiminnasta ja tuloksista Tulosten levittäminen ja hyödyntäminen on yksi tuen myöntämisperusteista, joiden mukaan hakemus arvioidaan. Sen paino hakemuksen arvioinnissa vaihtelee hanketyypin mukaan. 25/12/2018 Opetushallitus

Euroopan unionin ja Erasmus+ -ohjelman näkyvyys Edunsaajien on aina käytettävä Erasmus+ -ohjelman virallista logoa (”EU-lippu”) sekä Euroopan unionin nimeä kokonaan kirjoitettuna kaikessa viestinnässään ja esitemateriaaalissaan. Suositeltavin vaihtoehto kertoa Erasmus+ -ohjelman kautta saadusta EU-rahoituksesta on mainita materiaalissa EU-logon vieressä, että se on ”Yhteisrahoitettu Euroopan unionin Erasmus+ -ohjelmasta”. Kerro viestintämateriaaleissa (esitteet yms.) ns. vastuuvapauslausekkeella myös siitä että ”Euroopan komissio ei vastaa julkaisun sisällöstä”. This project has been funded with support from the European Commission Erasmus+ programme. This publication reflects the views only of the author, and the Commission cannot be held responsible for the contents of the publication. 25/12/2018 Opetushallitus

European Commission visual identity https://ec. europa European Commission visual identity https://ec.europa.eu/info/resources- partners/european-commission-visual-identity_fi -> Use of the EU emblem in the context of EU programmes Visual identity and logos – EACEA http://eacea.ec.europa.eu/about-eacea/visual- identity_en 25/12/2018 Opetushallitus

Miksi viestintää? Motivoi ja sitouttaa hankkeessa mukana olevia Edistää kokemusten ja hyvien käytäntöjen levittämistä Parantaa hankkeen ja sen toteuttajien näkyvyyttä ja tunnettuutta Auttaa löytämään uusia yhteistyökumppaneita sekä herättää kiinnostusta hanketta ja organisaatiota kohtaan Jokainen hanke vaikuttaa yksilötasolla, organisaatiotasolla tai alueellisesti. Siksi hankkeen kokemuksista ja tuloksista on tärkeää kertoa ulospäin. Kerro teidän hankkeesta, koska kukaan muu ei kerro! Se, mikä sinulle on arkista, voi olla uutta ja merkittävää toisille. Sekä pienissä että suurissa hankkeissa saadaan tuloksia, joita muidenkin kannattaa ottaa käyttöön! MIKSI VIESTINTÄ ON TÄRKEÄÄ? tiedon levittäminen hankkeen tuloksista laajemmalle yleisölle – tästä ohjelmaoppaan liitteessä Tulosten levittäminen ja hyödyntäminen – Käytännön ohjeita edunsaajille kannattaa lukea! -siellä on perusteellisesti kerrottu ja perusteltu miksi ja mitä hyötyä hankkeen kokemusten jakaminen; kaikki ei millään voi osallistua hankkeisiin, joten on vain reilua, että jaetaan tietoja ja sillä tavalla otetaan lisää ihmisiä hankkeiden piiriin! Hankkeessa mukanaolevien tahojen sitouttaminen… viestinnän yksi tehtävä on sitouttaa mukanaolijat hankkeeseen – viestinnällä luodaan merkitys asioille joita tehdään Organisaation intressit ja yhteistyö muiden tahojen kanssa: oppilaitoksen maineen kannalta onnistunut hanke on erittäin positiivinen asia, jonka avulla on helpompi saada esimerkiksi yritysyhteistyökumppaneita! Opiskelijoille ja vanhemmille on myös arvokasta ja ylpeyden aihe kun oppilaitoksen kansainvälinen toiminta näkyy vaikkapa (paikallis)mediassa ja sosiaalisessa mediassa 25/12/2018 Opetushallitus

Viestintäsuunnitelma Heti hankkeen alusta asti kannattaa miettiä kuka vastaa hankkeen viestinnästä Arjen työkalu, jossa toimenpiteet ovat realistisesti toteutettavissa, ja ne määritellään hankkeen tavoitteiden ja kohderyhmien mukaan Yksinkertaisimmillaan taulukko, jossa on lueteltu viestinnän toimenpiteet, aikataulut ja vastuuhenkilöt Toimii hankkeen koordinaattorin työkaluna Hankeviestintä ei vaadi mittavaa viestintästrategiaa, vaan se voi olla pieniä tekoja - helppoja ja arjessa toimivia juttuja. Kaikkea ei kannata yrittää tehdä! Viestinnän peruskysymykset: Mitä? Miksi? Kenelle? Milloin? Kuka? Miten? 25/12/2018 Opetushallitus

Esimerkki viestintäsuunnitelman osista Viestinnän tavoitteet Kohderyhmät Viestintäkanavat Toimenpiteet Aikataulut, vastuuhenkilöt ja kustannukset Viestinnän tulosten arviointi 25/12/2018 Opetushallitus

Viestinnän tavoitteet Hankeviestinnän tavoitteita voivat olla esimerkiksi hankkeen tulosten levittäminen ja toiminnan kehittäminen keskustelun herättäminen hankkeen teemoista tiedon välittäminen hankkeen tuloksista hankkeen tapahtumien markkinointi hankkeen tai organisaation näkyvyyden lisääminen ja tunnettuuden parantaminen organisaation yhteisökuvan rakentaminen 25/12/2018 Opetushallitus

Hankeviestintä: sisäinen ja ulkoinen Hankkeen sisäinen viestintä: varmistaa ajantasaisen tiedonkulun, innostaa, osallistaa, sitouttaa ja tarjoaa vaikuttamismahdollisuuksia Hankkeen ulkoinen viestintä: tekee hanketta ja sen tuloksia tunnetuksi laajemmalle yleisölle sekä lisää hankkeen näkyvyyttä ja vaikuttavuutta Yhä vaikeampaa vetää rajaa sisäisen ja ulkoisen viestinnän välillä, kaikkeen mitä teemme liittyy viestintää Mieti sisältö paitsi halutun kohderyhmän niin myös kyseiselle kanavalle luontevien ilmaisukeinojen ja -mahdollisuuksien mukaan 25/12/2018 Opetushallitus

Sosiaalinen media Tietoa hankkeesta ja sen tuloksista kannattaa levittää myös omien ja/tai oman organisaation some-kanavien kautta Samat kysymykset pätee: Mitä? Miksi? Milloin? Missä? Miten? Kenelle? Henkilöt, kokemukset ja tunnelmat kiinnostaa Mitä kieltä käytetään? Kaikelle ei aina kannata perustaa omaa tiliä Sopikaa #hashtageista ja kannustakaa käyttämään niitä! Kysykää oman organisaation some-tileistä Sosiaalinen media on yhä tärkeämpi viestintäkanava myös hankkeille. Seuraa ajankohtaisia aiheita – mistä keskustellaan mediassa ja somessa. 25/12/2018 Opetushallitus

Mediatiedote Tiedotteen tavoite on herättää toimittajien mielenkiinto ja saada heidät kirjoittamaan hankkeesta. Tarkastele asiaa lukijan/katsojan, älä hankkeesi näkökulmasta. Paikallismedia on helpompi saada kiinnostumaan kuin valtakunnallinen media, mutta hankkeessanne voidaan hyvin käsitellä asioita, joilla on mahdollista herättää laajempaakin kiinnostusta. Älä siis suotta ujostele ottaa yhteyttä valtamedioihin! Toimitukset ottavat tiedotteet vastaan mieluiten sähköpostitse. Toinen tapa lähestyä mediaa on ottaa suoraan yhteyttä toimitukseen ja siellä joko toimitus- tai uutispäällikköön tai suoraan aihepiiristä kiinnostuneeseen toimittajaan. Mediaan voi olla yhteydessä myös somessa (Twitter). Tiedotteen tavoite on herättää toimittajien mielenkiinto ja saada heidät kirjoittamaan hankkeesta. Mieti, mikä hankkeessa on kiinnostavaa tai ajankohtaista kyseisen median yleisön kannalta, ja kerro nämä ydinkohdat toimitukselle lyhyesti ja ytimekkäästi. Seuraa oman alueesi ja alasi medioita, uutisia, sosiaalista mediaa - siten saat käsityksen siitä mitä juuri nyt uutisoidaan ja mikä on ajankohtaista. Tarkastele asiaa lukijan/katsojan, älä hankkeesi näkökulmasta. Paikallismedia on helpompi saada kiinnostumaan kuin valtakunnallinen media, mutta hankkeessanne voidaan hyvin käsitellä asioita, joilla on mahdollista herättää laajempaakin kiinnostusta. Älä siis suotta ujostele ottaa yhteyttä valtamedioihin! Toimitukset ottavat tiedotteet vastaan mieluiten sähköpostitse. Toinen tapa lähestyä mediaa on ottaa suoraan yhteyttä toimitukseen ja siellä joko toimitus- tai uutispäällikköön tai suoraan aihepiiristä kiinnostuneeseen toimittajaan. 25/12/2018 Opetushallitus

Viestinnän tulokset ja vaikuttavuus Jo tavoitteiden asettamisen yhteydessä on hyvä sopia millä onnistumista mitataan Joitakin esimerkkejä viestinnän mittareista: verkkosivujen perustiedot kuten sivuston kävijämäärät näkyvyys perinteisessä mediassa (mediaosumien määrä) näkyvyys sosiaalisessa mediassa (esimerkiksi hankkeen julkisen Facebook-sivun tykkäykset jne.) videoiden katselumäärät hankkeessa järjestettyihin, ulkopuolisille suunnattuihin tapahtumiin ja seminaareihin osallistuneiden lukumäärä hankkeessa mahdollisesti tehtyjen tuotteiden jakelumäärä 25/12/2018 Opetushallitus

Vinkkejä viestintään Kaikille ja kaikesta ei ehdi eikä voi viestiä - kannattaa miettiä, mikä on meidän hankkeelle tärkeää Viestintä on helpompaa ja selkeämpää, kun kaikilla on yhteinen käsitys ydinviesteistä Sisältö tärkeää - kiinnostavalle tarinalle riittää aina kuulijoita Nuoret mukaan kaikissa viestinnän vaiheissa: esimerkiksi viestintäsuunnitelman voi laatia yhdessä nuorten kanssa Kansainvälisistä hankkeista viestiminen ei ole aina helppoa Monikielisyys, monikulttuurisuus Hankkeen hajautuminen useampaan maahan Keskustelu ja sopiminen kumppaneiden kanssa 25/12/2018 Opetushallitus

Inspiraatiota hankeviestintään! Logot ja viestintäohjeet Erasmus+ -hankkeille -> Ideoita ja inspiraatiota hankeviestintään - jokainen hanke vaikuttaa! www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus/logot_ja viestintaohjeet - Olemme laatineet ideoinnin tueksi pienen viestintäoppaan hankkeille 25/12/2018 Opetushallitus

Tervetuloa Erasmus+ -lähettilääksi! Mahdollisuus ottaa Suomen virallinen Instagram-tili haltuun 1-2 viikon ajaksi Näkyvyyttä hankkeelle ja omalle toiminnalle Lisätiedot ja ilmoittautumisohjeet: www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus/instagra m Kannustamme myös lämpimästi jakamaan Erasmus+ -kokemuksiasi omien sosiaalisen median kanaviesi kautta! #ILoveErasmusPlus #ErasmusPlus 25/12/2018 Opetushallitus

Kiitos!