KyAMK:n yhteinen sisäinen viestintä Vastuut, prosessit, ohjeet, seuranta ja ajankohtaista Viestintätiimin työpaja 6.10.2011 Riitta Leviäkangas.

Esitys aiheesta: "KyAMK:n yhteinen sisäinen viestintä Vastuut, prosessit, ohjeet, seuranta ja ajankohtaista Viestintätiimin työpaja 6.10.2011 Riitta Leviäkangas."— Esityksen transkriptio:

1 KyAMK:n yhteinen sisäinen viestintä Vastuut, prosessit, ohjeet, seuranta ja ajankohtaista Viestintätiimin työpaja 6.10.2011 Riitta Leviäkangas

2 Viestinnän vastuunjako  Johto eli hallitus ja rehtori vastaavat viestinnän peruslinjauksista. Vararehtori (opetus) vastaa opiskelijaviestinnän kokonaisuudesta.  Viestintäpalvelut: Viestintäpäällikkö vastaa käytännön yleisistä linjauksista, viestintäohjeistuksesta, KyAMK:n yhteisestä sisäisestä tiedottamisesta, mediatiedottamisesta sekä mainonnasta. Yksikön työntekijät hoitavat käytännön viestintää, ks. www.kyamk.fi/viepastaff.www.kyamk.fi/viepastaff  Jokaisen yksikön esimies vastaa omasta sisäisestä tiedottamisestaan (henkilökunnalleen ja opiskelijoilleen), omista nettisivuistaan sekä viestinnästä omille sidosryhmilleen.  Jokaisen projektin projektipäällikkö tai muu nimetty henkilö vastaa projektin sisäisestä tiedottamisesta (ohjausryhmille, työntekijöilleen jne.), projektin omista nettisivuista sekä viestinnästä omille sidosryhmilleen. Hankkeiden viestintäohje TWebissä id 54800: https://elack.kyamk.fi/TWeb/tfile?id=54800. https://elack.kyamk.fi/TWeb/tfile?id=54800  Henkilökunnalla ja opiskelijoilla puolestaan on oma vastuunsa tiedon käyttäjänä ja edelleen levittäjänä. Jokaisen omalla vastuulla on KyAMK:n sisäisten viestintäkanavien seuraaminen ja palautteen antaminen tarvittaessa. Tieto kulkee ja sitä analysoidaan ihmisten vuorovaikutuksena. 6.10.2011KyAMK | Viestintäpalvelut2

3 6.10.20113 Viestintäpäällikkö Marja Metso Linkki TWebiin: https://elack.kyamk.fi/TWeb/tfile?id=65764https://elack.kyamk.fi/TWeb/tfile?id=65764

4 Viestinnän prosessit Prosessit on kuvattu viestinnän ohjeissa, ks. www.kyamk.fi/viestintaohjeet, http://laatu.kyamk.fi ja www.kyamk.fi/viepa.www.kyamk.fi/viestintaohjeet http://laatu.kyamk.fiwww.kyamk.fi/viepa  Sisäinen tiedottaminen  Ulkoinen tiedottaminen ja mainonta aikajärjestyksessä  Internet ja intranet ensin kuntoon  Esitteet ja julisteet  Mainostaminen netissä  Mainostaminen lehdissä tai muissa medioissa  Mediatiedottaminen  Muu tiedottaminen  Viestinnän mittaaminen: www.kyamk.fi/viestintamittaritwww.kyamk.fi/viestintamittarit KyAMK | Viestintäpalvelut6.10.20114

5 Viestinnän ohjeet: www.kyamk.fi/viestintaohjeetwww.kyamk.fi/viestintaohjeet  KyAMK:n viestintäohjeet, TWeb id 37416  Opiskelijatiedotuksen ohje: www.kyamk.fi/opiskelijatiedotus (päivitys meneillään, uusi versio tulossa 14.10.2011)www.kyamk.fi/opiskelijatiedotus  Graafinen ohje www.kyamk.fi/graafinenohjewww.kyamk.fi/graafinenohje  Intran ja netin käyttöohje www.kyamk.fi/intraohjewww.kyamk.fi/intraohje  Koulutusohjelmat ja tutkintonimikkeet englanniksi TWeb id 5092 ja organisaatioon liittyvät termit TWeb id 5095  Ilmoitustaulujen ohje: TWeb id 34821ja opiskelijatiedotuksen ohje TWeb id 30447  Infomonitorien ohje: TWeb id 9276 ja opiskelijatiedotuksen ohje TWeb id 30447  Hankkeiden viestintäohje: TWeb id 54800  Kriisiviestinnän ohje: www.kyamk.fi/turvakansio (TWeb id 37389)www.kyamk.fi/turvakansio  Valmistumisjuhlien ohjeet www.kyamk.fi/valmistuminenwww.kyamk.fi/valmistuminen  Uusi esite- tai muu materiaali, ks. www.kyamk.fi/uusimateriaaliwww.kyamk.fi/uusimateriaali  Kun tilaat valmiita esitteitä, julisteita tai liikelahjoja, ota yhteyttä tilaukset@kyamk.fi, Teuvo Haaja, p. 044 702 8573tilaukset@kyamk.fi  KyAMK:n opasteet ja kyltit sekä kartat (myös sähköiset) tilataan viestintäpalveluista viestinta@kyamk.fi. Lisätietoa intrassa www.kyamk.fi/viestintapalvelut.viestinta@kyamk.fiwww.kyamk.fi/viestintapalvelut KyAMK | Viestintäpalvelut6.10.20115

6 Viestinnän seuranta Viestintäpalvelut seuraa KyAMK:n viestinnän tuloksia ja onnistumista erilaisilla mittareilla. Tuloksiin pääsee tutustumaan intrasivulta www.kyamk.fi/viestintamittarit. www.kyamk.fi/viestintamittarit KyAMK | Viestintäpalvelut6.10.20116

7 Uutta – sisäiset uutiskirjeet  14.10.2011 henkilökunnalle ja opiskelijoille lähtee ensimmäinen CM-julkaisujärjestelmästä automaattisesti postitettava uutiskirje sähköpostiin.  Tavoitteena on sähköpostin vähentäminen.  Uutiskirje on muuttanut sisäisen viestinnän prosesseja. Koko henkilökunnalle ja kaikille opiskelijoille ei kukaan enää lähetä erillisiä sähköpostitiedotteita; ensin intra -> uutiskirjeessä vinkki tietoon. Poikkeuksena kriisitilanteet, joihin liittyviä tiedotteita lähettävät pääasiassa viestintäpalvelut (mm. tärkeiden hallitusten päätösten tiedottaminen) tai tietohallinto (mm. järjestelmien äkilliset käyttökatkokset). Uutta myös Kotkan ja Kouvolan tason tiedotteet.  Pientä ”fiilausta” tehdään vielä jakelun ja työkalun osalta.  Mahdollisuus sidosryhmille suunnattuun uutiskirjeeseen tulevaisuudessa. KyAMK | Viestintäpalvelut6.10.20117

8 Uutta - infomonitori  Infomonitori-ohjelmistoa ollaan uudistamassa opiskelijatyönä.  Ohjelmisto opiskelija-/henkilökuntamonitorien osalta melkein valmis.  Vierailijamonitorien osalta ohjelmointityö alkamassa.  Uusi ilme: http://193.167.58.24/~ICTLAB%5Cossi.lommi/admin/index.php http://193.167.58.24/~ICTLAB%5Cossi.lommi/admin/index.php  Tiedotetaan heti, kun uusi ohjelma valmis. KyAMK | Viestintäpalvelut6.10.20118