Tarja Jokinen, HAAGA-HELIA Yrityksen prosessit Tarja Jokinen, HAAGA-HELIA

Tarja Jokinen 18.4.2017

Tarja Jokinen 18.4.2017

Funktionaalinen toimintatapa Prosessit löytyvät, mutta mutkikkaina ja pilkottuna eri funktioille ja organisaatiotasoille! OMA YRITYS ASIAKAS ALIHANK-KIJA MARKKINOINTI JA MYYNTI OSTO SUUNNITTELU VALMISTUS PAKKAUS JA LÄHETYS ASIAKAS Perinteisen funktionaalisen organisaation sisällä tapahtuvat todelliset prosessit joutuvat poukkoilemaan funktioiden väleillä edestakaisin (nuolet materiaali- ja tietovirtoja) syntyy monimutkainen tapahtumien verkko esim. tilaus/toimitus-prosessi asiakkaalta asiakkaalle leikkaa useita funktionaalisia toimintoja (myynti, osto, suunnittelu, valmistus, pakkaus) Todellinen asiakasrajapinta on hämärtynyt, koska useimmat funktiot eivät ole kosketuksissa asiakkaaseen tai asiakastarpeiden konkreettiseen tyydyttämiseen (koska mm. tiedon kulku huono eikä ole reaaliaikaista) Usein ulkoinen asiakas ei ole yhteydessä organisaation sisälle muuten kuin muutaman toiminnon esim. asiakaspalvelun kautta. Perinteinen funktionaalinen organisaatio ei aina välttämättä ole tehoton ja huonosti hallittavissa funktionaalinenkin organisaatio voi olla toimiva toiminnanohjausmenetelmä, jos jokainen tietää roolinsa toiminnan kokonaisuuden kannalta ja toimintaa tukevat mittaus- ja kannustejärjestelmät ovat onnistuneita ja jos vastuut ja valtuudet ovat selkeästi asetetut pääasia on, etteivät funktioiden väliset raja-aidat saa aiheuttaa ongelmia ja vaikeuttaa toiminnan sujuvuutta.

Prosessijohtamis- periaate OMA YRITYS ASIAKAS SUUNNITTELU VALMISTUS MARKKINOINTI JA MYYNTI PAKKAUS LÄHETYS OSTO ALIHANK-KIJA Tilaus/toimitus -prosessi Tuotekehitysprosessi Asiakaspalveluprosessi Kuvassa esimerkki prosessikartasta Organisaation toiminta perustuu prosesseihin, ei yksittäisiin funktioihin. Prosessit jaetaan ydin-, ali- ja tukiprosesseihin. Virtaviivaiset prosessit leikkaavat funktioiden rajat - prosessi nähdään kokonaisuutena asiakkaalta asiakkaalle. Prosessiajattelun avulla organisaatio pyrkii näkemään toimintansa asiakaslähtöisinä prosesseina, joiden sisältämillä toimintovaiheilla on sama päämäärä = tyytyväinen asiakas tavoitteena kokonaisoptimointi, koska osaoptimoinnissa toteutuva yhden funktion etu ei yleensä ole koko organisaation etu. Joskus ongelmia saattaa syntyä sen vuoksi, että funktionaalinen organisaatio jää toimimaan taustalle "tukirakenteeksi", jolloin toimintoryhmät ovat eräänlaisia osaamiskeskuksia näiden päällekkäinen ohjaus (joskus yhdistettynä vielä projektitoimintaan) on vaativaa.

Prosessin omistajuus Ei ole organisaatioasema, vaan kehittämistehtävä. Prosessin omistaja on se, kenen vastuulle kuuluu huolehtia prosessin kokonaisuuden sujumisesta. Seuraa työpaikkailmoittelua. Vaikka ei haettaisikaan nimenomaan prosessiomistajaa, saattaa se olla yksi vastuu juuri niissä tehtävissä, joihin tradenomi on sopiva!

Tarja Jokinen 18.4.2017

Mikä on liiketoimintaprosessi? …sarja toimenpiteitä, joilla saavutetaan asetettu liiketoiminnan tavoite (Laamanen 1993. Liiketoimintaprosessien kehittäminen, MET) Prosesseja kehitettäessä pyritään optimoimaan asiakkaiden, omistajien ja henkilöstön tarpeet. Prosesseilla on aina asiakas (sisäinen tai ulkoinen). Vaikeuksia on käytännössä paljon. (Esim. ei tunnisteta prosesseja, halutaan pitäytyä vanhassa, näperrellään siellä täällä kokonaiskehittämisen sijasta yms).

Lähde: Prosessiesimerkkejä. http://cgi. qualitas-fennica Lähde: Prosessiesimerkkejä . http://cgi.qualitas-fennica.fi/artikkelit/prosessiesimerkkeja2.html, viitattu 30.9.2003.

Prosesseillakin on yhteys arvoketjuun Huomaa edellisessä kuvassa keskeinen havainto: ”arvo asiakkaalle kasvaa vaihe vaiheelta”. Ja huomaa myös asiakkuuden näkökulma: ”… asiakas antaa lähtötietoja ja palautetta, vastaanottaa tuotoksen ja osallistuu prosessiin”. Asiakas on siis subjekti! (Vertaa jatkossa markkinoinnin opinnoissasi asiakkuusasioihin!)

Tarja Jokinen 18.4.2017

Tarja Jokinen 18.4.2017

Tunnistamisen lähtökohtana TOIMINNAN KOKONAISKUVA – Big Picture Lähde: Prosessikuvien logiikkaa. http://cgi.qualitas-fennica.fi/artikkelit/prosessikuvienlogiikkaa.html, viitattu 30.9.2003

Tunnistamisen lähtökohtana TOIMINNAN KOKONAISKUVA – Big Picture Prosessiajattelussa aitona ei tuijoteta vain yhden yrityksen toimintaan vaan arvoketjuun tai –verkostoon, joka yhdessä optimoi liiketoimintaansa. Melko helposti voidaan hahmottaa liiketoiminnan kokonaiskuva – big picture. Tällä tavalla saadaan selville se, miten nyt toimitaan. Jotta päästään kehittämään prosesseja, pitää mukaan kytkeä eri sidosryhmien tarpeet, visio ja kytkeytyminen asiakkaan prosesseihin (etenkin b-to-b – yrityksissä).

Liiketoiminta- malli? Lähde: Prosessiesimerkkejä 2. http://cgi.qualitas-fennica.fi/artikkelit/prosessiesimerkkeja2.html, viitattu 30.9.2003.

Sidosryhmien tarpeista lähtien! Tarja Jokinen 18.4.2017

Yleisimmät ydinprosessit uusien tuotteiden kehittämisprosessi asiakasprosessit: asiakaspalveluprosessi, asiakkaiden hankintaprosessi, asiakashallintaprosessi tilaus-toimitusprosessi (sis. tuotannon ja logistiikan) mahdollisesti myös huolto- tai toimivuusprosessi (riippuu tarjooman luonteesta: esim. hissiyhtiöllä keskeinen) ohjaus- tai strategiaprosessi (Tukiprosesseja taas ovat esim. talousprosessi, tiedon hallintaprosessit, hankintaprosessi, toiminnan puitteiden ylläpitoprosessi, henkilöstöprosessit… joillain myös tuo yllämainittu strategiaprosessi.) Esimerkkejä: Tieto-Tapiola , Veikkaus , HKScan  Huomaa niissä, miten prosessit ainakin nimityksiltään eroavat eri toimialojen yrityksissä!

Tarja Jokinen 18.4.2017

Tarja Jokinen 18.4.2017 Lähde: http://www.asuntotieto.com/elinkaarimallit/Aineisto/semin_26-9-06/Pentik%E4inen.pdf, luettu 11.11.2011

Tarja Jokinen 18.4.2017

Liittyminen eri sidosryhmiin Ydin- ja tuki- prosessit Jokaisesta prosessista Näitä teette MS Visionilla tietojenkäsittelyssä Näitä tehdään rutiiniluonteisissa työtehtävissä, esim. varastossa Tarja Jokinen 18.4.2017

Tarja Jokinen 18.4.2017

Tarja Jokinen 18.4.2017

Tarja Jokinen 18.4.2017

Vrt. Tieto-Tapiola ja HKScan aiemman dian linkeissä. Tarja Jokinen 18.4.2017

Tarja Jokinen 18.4.2017

UUDET PROSESSIKAAVIOT MS Visionilla kuvattu esimerkki Lähde: www.lskky.fi/tiedostot/10/documents/Prosessit_v14%20-%20alku.ppt luettu 11.11.11 UUDET PROSESSIKAAVIOT

Tarja Jokinen 18.4.2017

Näin prosessejaan kehittänyt yritys toimii! Tarja Jokinen 18.4.2017

Tarja Jokinen 18.4.2017

Miten tehtävässä? Kuvatkaa yrityksen keskeiset prosessit lyhyesti, jos se itse on sen tehnyt ja siellä tunnetaan prosessiajattelu. Ellei, niin voitte toki miettiä mitkä olisivat yrityksen ydinprosessit. Tietojenkäsittelyn tunneilla opetellaan käyttämään MS Vision –ohjelmaa, jolla prosessikarttoja piirretään. Tarja Jokinen 18.4.2017

Entä jatkossa? Seuraavana asia tullee esille Logistiikan opintojaksolla. Siellä etenkin tilaus-toimitus –prosessin sujuvuus on yksi ydinasia. Prosessit ovat kuitenkin asia, joka tulee varmasti esille myös muissa opinnoissa esim. markkinoinnissa asiakasprosessit tai johtamisen opinnoissa henkilöstöprosessit. Tarja Jokinen 18.4.2017

Liiketoimintamalli ja samalta kuulostavia käsitteitä Liiketoimintamalli on toiminnan kokonaiskuva – big picture. Liikeidea sen sijaan tiivistää strategiset valinnat kuvion muotoon. Liiketoimintasuunnitelma taas on yrityksen toiminnan kuvaus (tärkeä etenkin perustamisvaiheessa). Liiketoimintaprosessi on osa toiminnan kokonaisuutta – ydin- tai tukiprosessi. Palaa!