TOIMINTAPROSESSIT (kokonaiskuva)

Esitys aiheesta: "TOIMINTAPROSESSIT (kokonaiskuva)"— Esityksen transkriptio:

1 TOIMINTAPROSESSIT (kokonaiskuva)
Seuraavilla dioilla kerrataan ja määritellään toimintaprosessien ja prosessiajattelun käsitettä kokonaisuutena. Käy diasetti läpi ennen kuin paneudut aiheeseen ’Toimitusketjun hallinta’ (tätä pohjustetaan lyhyesti lähiopetustunneilla). ks. myös Prosessiajattelu –moniste (jaetaan tunneilla) Tarja Heikkilä & Tarja Jokinen

2 Mikä on liiketoimintaprosessi
sarja toisiinsa linkittyviä toimenpiteitä, joilla saavutetaan asetettu liiketoiminnan tavoite optimoidaan asiakkaiden, omistajien ja henkilöstön tarpeentyydytys prosesseilla on aina asiakas (sisäinen tai ulkoinen) ei tuijoteta vain yhden yrityksen toimintaan vaan arvoketjuun tai –verkostoon, joka yhdessä optimoi liiketoimintaansa (big picture): kasvattaa asiakkaan kokemaa arvoa siis huomaa yhteys arvoketjun käsitteeseen! ks. seuraavan dian kuvio

3 Lähde: Prosessiesimerkkejä. http://cgi. qualitas-fennica

4 Prosessien jaottelu Karkealla tasolla: reaaliprosessi ja rahaprosessi
nämä koostuvat useista osaprosesseista ks. dian 5 kuvio Arvoketjuajattelun mukaisesti: ydin- ja tukiprosessit, jotka ylittävät organisaation toimintojen rajat Tähän logiikkaan liittyy myös jaottelu dialla 6 Prosessien hierarkia: ks. diat 7-8 Prosessien välisiä yhteyksiä ja sisäisiä ja ulkoisia asiakkaita kuvaa dia 9

5 YRITYKSEN TOIMINTAPROSESSIT
REAALIPROSESSI Tuotannontekijät -pitkä- ja lyhytvaikutteinen omaisuus -muut: tieto, osaaminen, työ Suoritteet: tarjooma Tilaus / toimitusprosessi Asiakkuusprosessit Tuotantoprosessi Logistiset prosessit Tuotannontekijöiden markkinat Suoritteiden markkinat Talousprosessit Menot Tulot KASSA Korot Verot Voitonjako Pääoman palautus RAHAPROSESSI Pääoman sijoitus (oma, vieras) Rahoitusmarkkinat Tähän kuvioon on aika vaikea liittää uusien tuotteiden kehittämisprosessia, strategiaprosessia, johtamisprosessia, henkilöstöprosesseja. Myöskin yleinen jako asiakashallinta- ja asiakaspalveluprosesseihin ei oikein istu tähän kuvaan

6 Lähde: IMS. Artikkelit. Prosessit. Prosessiesimerkkejä.

7 Prosessien hierarkia Organisaation toiminnassa on eri tasoilla havaittavia prosesseja a) organisaatiorajat ylittäviä ydinprosesseja b) ydinprosessien rinnalla niitten sujuvuutta varmistavia tukiprosesseja (vrt. Porterin arvoketjun ydin- ja tukitoiminnot) c) ja niiden molempien osaprosesseja, jotka edelleen voidaan purkaa yksittäisiksi toiminnoiksi ja toimenpiteiksi (esim. saapuvan tavaran käsittely varastossa (=toiminto), tavaroiden vastaanottotarkastus ja kirjaaminen varastokirjanpitoon (=toimenpiteitä) Osa yrityksistä nimeää myös avainprosesseja, jotka ovat kriittisimpiä asiakkaiden kannalta. (Voivat olla joko ydin- tai tukiprosesseja.) Prosessien mallintamisessa voidaan käyttää esim. MS Vision –tietokoneohjelmaa

8 Ydin- ja tukiprosessit
Ydinprosessit Tukiprosessit Uusien tuotteiden kehittämisprosessi Asiakaspalveluprosessi, asiakkaiden hankintaprosessi, asiakashallintaprosessi Tilaus-toimitusprosessi (sisältäen tuotannon ja logistiikan) Huoltoprosessi Talousprosessi Tiedon hallintaprosessi Hankintaprosessi Toiminnan puitteiden ylläpitoprosessi Henkilöstöprosessit Ohjaus ja strategiaprosessi (voidaan määritellä myös ydinprosessiksi!)

9 Lähde:

10 Liiketoimintaprosessien hallinta (1)
Prosessien johtaminen /strategiaprosessit keinot ja tavat, joilla varmistetaan, että prosessi täyttää asiakkaiden vaatimukset ja liiketoiminnan vaatimukset Tavoitteena tehostaa operatiivisia toimintaprosesseja resurssien optimaalinen käyttö, tuloksen aikaansaaminen Liiketoiminnan kokonaisuuden hallintaan on ensin isoille ja sittemmin myös pienemmille yrityksille tullut tarjolle IT-ratkaisuja, joita kutsutaan toiminnanohjausjärjestelmiksi

11 Liiketoimintaprosessien hallinta(2) Toiminnanohjaus
Tunnetuin isojen yritysten järjestelmä on SAP. Pienemmät voivat käyttää esim. Microsoftin alustalle tehtyjä versioita (MS Navi). Pieniä yrityksiä palvelevat ohjelmistokumppanit toimivat Microsoftin lisenssinhaltijoina, jolloin nuo järjestelmät pohjautuvat samaan alkuperään  siksi ovat myös helposti opittavissa vaikkapa työpaikkaa vaihtaessa tai yrityksen vaihtaessa yhteistyökumppania. Ohjaamisessa käytetään yleisesti yli yritysrajojen jotain toiminnanohjausjärjestelmää (SAP, MS Navi tms). Huomaa linkki ! (tutustu – paljon hyödyllistä tietoa!)

12 Vaikutus organisaatioon
Prosessijohtamisessa kyseenalaistetaan perinteinen funktionaalinen (toimintopohjainen) ajattelutapa, joka on johtanut erikoistumiseen ja kapeasti määriteltyihin työtehtäviin sekä sitä kautta tehottomuuteen ja raskaisiin byrokraattisiin organisaatioihin pyrkimys hierarkioiden purkamiseen, kohti joustavampia organisaatiomalleja

13 Prosessien hallinnan tiimiorganisaatio (ks
Prosessien hallinnan tiimiorganisaatio (ks. diat 14 & 15; nämä samat diat myös ’Organisaatiot ja henkilöstö’ –diasetissä) Kun prosessit leikkaavat perinteisten toimintojen ja jopa organisaatiorajojen läpi, jonkun on pidettävä niistä erikseen huolta. Tätä tehtävää hoitavat prosessinomistajat Varsinainen työ tehdään prosessien sisällä tiimeissä. Jatkuvan osaamisen ylläpitämisen vuoksi organisaatiossa tarvitaan lisäksi osaamiskeskuksia, joiden vetäjät ovat valmentajia (esim. entinen markkinointiosasto muuttuu markkinoinnin osaamiskeskukseksi). Johtaja on strategian luonnista huolehtiva visionääri ja suurten linjojen kannustava vetäjä Käytännössä monet yritykset ovat vasta matkalla kohti joustavampia rakenteita; toimintopohjainen ja prosessiorganisaatio toimivat päällekkäin (”matriisiorganisaatio”)

14 Funktionaalinen toimintatapa
OMA YRITYS ASIAKAS ALIHANK-KIJA MARKKINOINTI JA MYYNTI OSTO SUUNNITTELU VALMISTUS PAKKAUS JA LÄHETYS ASIAKAS Perinteisen funktionaalisen organisaation sisällä tapahtuvat todelliset prosessit joutuvat poukkoilemaan funktioiden väleillä edestakaisin (nuolet materiaali- ja tietovirtoja) syntyy monimutkainen tapahtumien verkko Esim. tilaus/toimitus-prosessi asiakkaalta asiakkaalle leikkaa useita funktionaalisia toimintoja (myynti, osto, suunnittelu, valmistus, pakkaus) Todellinen asiakasrajapinta on hämärtynyt, koska useimmat funktiot eivät ole kosketuksissa asiakkaaseen tai asiakastarpeiden konkreettiseen tyydyttämiseen (koska mm. tiedon kulku huono eikä ole reaaliaikaista) Usein ulkoinen asiakas ei ole yhteydessä organisaation sisälle muuten kuin muutaman toiminnon esim. asiakaspalvelun kautta. Perinteinen funktionaalinen organisaatio ei aina välttämättä ole tehoton ja huonosti hallittavissa funktionaalinenkin organisaatio voi olla toimiva toiminnanohjausmenetelmä, jos jokainen tietää roolinsa toiminnan kokonaisuuden kannalta ja toimintaa tukevat mittaus- ja kannustejärjestelmät ovat onnistuneita ja jos vastuut ja valtuudet ovat selkeästi asetetut pääasia on, etteivät funktioiden väliset raja-aidat saa aiheuttaa ongelmia ja vaikeuttaa toiminnan sujuvuutta. Lisätietoa organisaation ominaisuuksista: "Organisaatioteoriaa". 14

15 Prosessijohtamisperiaate
OMA YRITYS ASIAKAS SUUNNITTELU VALMISTUS MARKKINOINTI JA MYYNTI PAKKAUS LÄHETYS OSTO ALIHANK-KIJA Tilaus/toimitus -prosessi Tuotekehitysprosessi Asiakaspalveluprosessi Liiketoiminnan ohjausprosessi Kuvassa esimerkki prosessikartasta Organisaation toiminta perustuu prosesseihin, ei yksittäisiin funktioihin. Prosessit jaetaan ydin-, ali- ja tukiprosesseihin. Virtaviivaiset prosessit leikkaavat funktioiden rajat - prosessi nähdään kokonaisuutena asiakkaalta asiakkaalle. Prosessiajattelun avulla organisaatio pyrkii näkemään toimintansa asiakaslähtöisinä prosesseina, joiden sisältämillä toimintovaiheilla on sama päämäärä = tyytyväinen asiakas tavoitteena kokonaisoptimointi, koska osaoptimoinnissa toteutuva yhden funktion etu ei yleensä ole koko organisaation etu. Joskus ongelmia saattaa syntyä sen vuoksi, että funktionaalinen organisaatio jää toimimaan taustalle "tukirakenteeksi", jolloin toimintoryhmät ovat eräänlaisia osaamiskeskuksia näiden päällekkäinen ohjaus (joskus yhdistettynä vielä projektitoimintaan) on vaativaa. 15

16 Prosessien dokumentointi
Kuvataan prosessit kirjalliseen muotoon, jolloin kullekin prosessille määritellään ulkoiset ja sisäiset asiakkaat prosessin omistaja toiminnan vaiheet halutut lopputulokset tarvittavat osaamiset, tiedot ja välineet prosessin mittauspisteet ja mittarit.