A) Organisaatiorakenteet ja henkilöstö & B) Prosessit

Esitys aiheesta: "A) Organisaatiorakenteet ja henkilöstö & B) Prosessit"— Esityksen transkriptio:

1 A) Organisaatiorakenteet ja henkilöstö & B) Prosessit
HAAGA-HELIA, Liiketalous, Pasila Tarja Jokinen Tarja Jokinen

2 Yrityksen henkilöstö- strategia ja -suunnitelma
Henkilöstöstrategia: valitun liiketoimintastrategian toteuttamiseen tarvittavat henkilöstövoimavarat  henkilöstösuunnitelma määrälliset ja rakenteelliset tavoitteet osaamiseen liittyvät tavoitteet hyvinvointiin liittyvät tavoitteet Henkilöstöpolitiikka: periaatteet edellisten toteuttamiseksi -> henkilöstöprosessien hoito tehokkaasti ja säännöksiä noudattaen Lisäksi voi olla erillisiä osapolitiikkoja, kuten esim. rekrytointipolitiikka, palkkauspolitiikka, koulutuspolitiikka jne. ©Tarja Heikkilä, mukaillen

3 Lainsäädäntö ja henkilöstö
Henkilöstöasiat ovat ehkä tarkimmin säädelty osa yrityksen toimintaa. Lakeja ja säännöksiä liittyy ainakin työsuhteeseen ja työaikaan (ml. lomat) palkkaukseen ja yksityisyyden suojaan työntekijöiden asemaan (YT-laki ja määräykset luottamusorganisaatiosta: luottamusmies) työntekijöiden turvallisuuteen ja työhyvinvointiin (ml. työterveyshuolto ja työsuojelu) työriitojen sovitteluun tasa-arvoon ja yhdenvertaisuuteen vahingonkorvausvastuuseen ja vakuuttamiseen sekä eläkkeisiin.

4 Työtyytyväisyys Monet työpaikat keräävät tietoa toistuvilla työtyytyväisyys- tai ilmapiirikyselyillä. Kyselyn toistuvuus tuo luotettavuutta, kun saadaan tietoa muutossuunnista. Kyselyiden tuloksista saadaan arvokasta tietoa työolojen kehittämisen pohjaksi. Parhaimmillaan nämä tutkimukset toteutetaan yhdessä asiakastutkimusten ja johdon katselmusten kanssa ja tuloksia analysoidaan kokonaisuutena.

5 Henkilöstöraportointi
Jotkut yritykset raportoivat säännöllisesti henkilöstöön liittyvistä asioista joko osana vuosikertomusta tai erikseen. Julkisen sektorin työpaikat raportoivat enimmäkseen erikseen nimellä henkilöstötilinpäätös. (Ks. alla Tulli) Raportit sisältävät tietoa mm. henkilöstöjohtamisen pelisäännöistä (strategia ja politiikka) henkilöstörakenteesta, poissaoloista, osaamisesta työhyvinvoinnin hoidosta ja toteutumisesta työterveydestä ja –turvallisuudesta tasa-arvosta Ks. esimerkkeinä Lännen tehtaat , Tulli

6 Organisaatiorakenne (virallinen)
 miten prosessit jäsennetään toimivaksi kokonaisuudeksi Työnjako: erikoistuminen  mikä on minun osuuteni? Töiden yhdistäminen: osastojako, tiimit  kenen kanssa teen? Raportointi- ja ohjaussuhteet:  kuka käskee ja kieltää, kenelle olen vastuussa? Esimerkkejä erilaisista rakennemalleista: ©Tarja Heikkilä & Tarja Jokinen

7 Funktionaalinen (toimintokohtainen ) organisaatio  linjaorganisaatio
Toimitus- johtaja Tuotanto Logistiikka Markkinointi Asiakas- palvelu Talous Tuotekehitys Kun tähän lisätään ”kerroksia” syntyy linjaorganisaatio. Myös seuraavalla dialla kuvatut tulosyksikköorganisaatiot ovat linjaorganisaatioita. Tukiyksiköt eli esikunnat (esim. tuotekehitys, henkilöstöasiat ym.) voidaan sijoittaa organisaatiossa linjasta erilleen johdon ja toimintojen ”välimaastoon”! Yleisin nimitys sille on linja-esikuntaorganisaatio, mutta joskus myös sivuelinorganisaatio. Ks. Keskon organisaatio linkkiä sijoittajat/hallinointiperiaatteet. ©Tarja Heikkilä & Tarja Jokinen

8 Tulosyksikkörakenne käytännössä linjaorganisaatio Ks. Esimerkki
Ramboll Oyn Tulosyksiköt & Ylen tulosyksiköt ja esikunnat. Ks. esimerkki Elisa Oyj, jossa sekä asiakas- kohtainen että alueellinen jako!  matriisiorganisaatio! Ks. Esimerkki Gyproc Myyntiorganisaatio on alueellinen! ©Tarja Heikkilä

9 Matriisi- ja tiimiorganisaatiot
Linjaorganisaation johdannaisia Toimitusjohtaja Yleishallinto Tutkimus ja tuotekehitys Markkinointi Tuotanto Tuotetiimi A Asiakastiimin A vetäjä Asiakastiimin B vetäjä Asiakastiimin C vetäjä Tuotetiimi B Tuotanto- henkilöstö Taloushall. henkilöstö Tuotanto- henkilöstö Taloushall. henkilöstö Tuotanto- henkilöstö Taloushall. henkilöstö Tuotetiimi C Tuotesuunn. henkilöstö Myynti- henkilöstö Tuotesuunn. henkilöstö Myynti- henkilöstö Tuotesuunn. henkilöstö Myynti- henkilöstö Yksittäiset työntekijät, jotka raportoivat kahdelle esimiehelle Kahdelle esimiehelle raportoivista henkilöistä koostuva tuotetiimi Organisoinnin pohjana toimivat funktionaaliset, osastorajat ylittävät tiimit (voivat kenties olla myös määräaikaisia projekteja -> ks. projektiorganisaatio) Matriisi on tosi yleinen keskisuurten ja suurtenkin yritysten organisaation pohja. ©Tarja Heikkilä

10 Projektiorganisaatio
Viime vuosikymmeninä on myös puhuttu paljon projektiorganisaatiosta. Sillä tarkoitetaan joko yhden projektin ajaksi koottua tilapäistä organisaatiota tai pysyvää olotilaa, jolloin yrityksessä työskennellään jatkuvasti vaihtuvien projektien parissa (esim. arkkitehtitoimistot, konsulttitoimistot). Ks. esimerkki! Projektiryhmää voidaan kutsua myös tiimiksi.

11 B) Prosessien tunnistaminen ja hallinta
Tarja Jokinen, HAAGA-HELIA Kuviot: Qualitas Fennica nykyisin osa IMS Finlandia (alkuperäiset lähdelinkit viittenä joka kuvassa  tilanne muuttunut: linkistä löytyy nyt vastaava tieto) & Oulun yliopisto & yritykset. Tekstit osittain Qualitas Fennican materiaalia mukaillen. Aiheesta ei ole juuri mitään Viitalan/Jylhän kirjassa!

12 Tarja Jokinen

13 Lähde: Prosessikuvien logiikkaa. http://cgi. qualitas-fennica
Lähde: Prosessikuvien logiikkaa. viitattu

14 Yleisimmät ydinprosessit
uusien tuotteiden kehittämisprosessi asiakasprosessit: asiakaspalveluprosessi, asiakkaiden hankintaprosessi, asiakashallintaprosessi tilaus-toimitusprosessi (sis. tuotannon ja logistiikan) mahdollisesti myös huolto- tai toimivuusprosessi (riippuu tarjooman luonteesta: esim. hissiyhtiöllä keskeinen) ohjaus- tai strategiaprosessi (Tukiprosesseja taas ovat esim. talousprosessi, tiedon hallintaprosessit, hankintaprosessi, toiminnan puitteiden ylläpitoprosessi, henkilöstöprosessit… joillain myös tuo yllämainittu strategiaprosessi.)

15 Prosessin omistajuus Ei ole organisaatioasema, vaan kehittämistehtävä.
Prosessin omistaja on se, kenen vastuulle kuuluu huolehtia prosessin kokonaisuuden sujumisesta. Seuraa työpaikkailmoittelua. Vaikka ei haettaisikaan nimenomaan prosessiomistajaa, saattaa se olla yksi vastuu juuri niissä tehtävissä, joihin tradenomi on sopiva! Silloin ilmoituksessa saatetaan mainita esim. että olet vastuussa tuotteiden tilaus-toimitusprosessista. HUOM! Joskus saatetaan hakea esim. prosessinvalvojaa. Silloin kyseessä ei ole tämän ajattelu mukainen prosessinomistaja, vaan esim. meijerin tai öljynjalostamon eli prosessiteollisuuden tarvitsema osaaja.

16 Funktionaalinen toimintatapa/linjaorganisaatio
RAPORTOINTISUUNTA KESKITETTY PÄÄTÖSVALTA VALVONTASUUNTA OMA YRITYS ASIAKAS ALIHANK-KIJA MARKKINOINTI JA MYYNTI OSTO SUUNNITTELU VALMISTUS PAKKAUS JA LÄHETYS ASIAKAS Perinteisen funktionaalisen organisaation sisällä tapahtuvat todelliset prosessit joutuvat poukkoilemaan funktioiden väleillä edestakaisin (nuolet materiaali- ja tietovirtoja) syntyy monimutkainen tapahtumien verkko Esim. tilaus/toimitus-prosessi asiakkaalta asiakkaalle leikkaa useita funktionaalisia toimintoja (myynti, osto, suunnittelu, valmistus, pakkaus) Todellinen asiakasrajapinta on hämärtynyt, koska useimmat funktiot eivät ole kosketuksissa asiakkaaseen tai asiakastarpeiden konkreettiseen tyydyttämiseen (koska mm. tiedon kulku huono eikä ole reaaliaikaista) Usein ulkoinen asiakas ei ole yhteydessä organisaation sisälle muuten kuin muutaman toiminnon esim. asiakaspalvelun kautta. Perinteinen funktionaalinen organisaatio ei aina välttämättä ole tehoton ja huonosti hallittavissa funktionaalinenkin organisaatio voi olla toimiva toiminnanohjausmenetelmä, jos jokainen tietää roolinsa toiminnan kokonaisuuden kannalta ja toimintaa tukevat mittaus- ja kannustejärjestelmät ovat onnistuneita ja jos vastuut ja valtuudet ovat selkeästi asetetut pääasia on, etteivät funktioiden väliset raja-aidat saa aiheuttaa ongelmia ja vaikeuttaa toiminnan sujuvuutta. - kapeasti rajatut tehtävät, sisältö rajautuu funktioihin - prosessit löytyvät, mutta pilkottuna tehtäviksi eri osastoille 16

17 Prosessijohtamisperiaate -> tuloksena usein matriisiorganisaatio
HAJAUTETTU PÄÄTÖSVALTA OMA YRITYS ASIAKAS SUUNNITTELU VALMISTUS MARKKINOINTI JA MYYNTI PAKKAUS LÄHETYS OSTO ALIHANK-KIJA Tilaus/toimitus -prosessi Tuotekehitysprosessi Asiakaspalveluprosessi Liiketoiminnan ohjausprosessi Kuvassa esimerkki prosessikartasta Organisaation toiminta perustuu prosesseihin, ei yksittäisiin funktioihin. Prosessit jaetaan ydin-, ali- ja tukiprosesseihin. Virtaviivaiset prosessit leikkaavat funktioiden rajat - prosessi nähdään kokonaisuutena asiakkaalta asiakkaalle. Prosessiajattelun avulla organisaatio pyrkii näkemään toimintansa asiakaslähtöisinä prosesseina, joiden sisältämillä toimintovaiheilla on sama päämäärä = tyytyväinen asiakas tavoitteena kokonaisoptimointi, koska osaoptimoinnissa toteutuva yhden funktion etu ei yleensä ole koko organisaation etu. Joskus ongelmia saattaa syntyä sen vuoksi, että funktionaalinen organisaatio jää toimimaan taustalle "tukirakenteeksi", jolloin toimintoryhmät ovat eräänlaisia osaamiskeskuksia näiden päällekkäinen ohjaus (joskus yhdistettynä vielä projektitoimintaan) on vaativaa. Esimerkkejä tiimeistä, jotka voivat olla pysyviä tai projektitiimejä! Resurssit ohjataan asiakastarpeen mukaan. Ydinkysymys: millaisia tiimejä tarvitaan? 17

18 Tarja Jokinen

19 Toiminnanohjaus Liiketoiminnan kokonaisuuden hallintaan on ensin isoille ja sittemmin myös pienemmille yrityksille tullut tarjolle IT-ratkaisuja, joita kutsutaan toiminnanohjausjärjestelmiksi. Tunnetuin isojen yritysten järjestelmä on SAP. Pienemmät voivat käyttää esim. Microsoftin alustalle tehtyjä versioita (MS Navi). Pieniä yrityksiä palvelevat ohjelmistokumppanit toimivat Microsoftin lisenssinhaltijoina, jolloin nuo järjestelmät pohjautuvat samaan alkuperään  siksi ovat myös helposti opittavissa vaikkapa työpaikkaa vaihtaessa tai yrityksen vaihtaessa yhteistyökumppania.

20 Miten organisaatio- ja henkilöstöasiat oppimistehtävässä?
Jos on monitoimialayritys, keskittykää yhteen toimialaan. Jos on konserni tai tulosyksikköorganisaatio, työn kohteena yksi yhtiö tai tulosyksikkö. Joitain asioita saattaa joutua käsittelemään silti konsernin tasolla (esim. missio, visio, arvot, tulostiedot). Millainen sen organisaatiorakenne on ja miksi? (Ks. seuraava dia!) Onko sillä verkostosuhteita? Miten yritys hoitaa henkilöstöprosessinsa?

21 Prosessiasiat oppimistehtävässä…
Sen mukaan, mitä yritys ITSE tekee: - Prosessiajattelua kuvaatte vain, jos yritys itse sitä soveltaa! Keskenänne voitte toki pohtia, mitkä mahtavat olla tuon yrityksen ydinprosesseja. Muuten on syytä tyytyä kuvamaan toimintoja!