Muutos projektina Valtion henkilöstöpalvelut

Muutoksen tarpeellisuuden perustelut ”Miksi tämä muutos?” -Tuottavuus, alueellistaminen, ulkoistaminen -Vaikka ulkoa annettu velvoite, on kyettävä perustelemaan → nykyisellä ei voida jatkaa ”Miten minun käy?” -Johdon, esimiesten ja henkilöstön asenne -Oman suhtautumisen selkeyttäminen auttaa rationaaliseen toimintaan muutoksessa Valtion henkilöstöpalvelut2

Muutoksen johtaminen Ohjaavan ryhmän perustaminen Projektipäällikön nimeäminen –Ihmisten sekä asioiden johtajat → auktoriteetti, asenne –Työryhmät, niiden vastuut ja muille kuuluvat vastuut Resurssit, aika, välineet, valtuudet –Sisäiset verkostot ja eri roolien ja henkilöiden tehtäväjako –Esimiesten, kehittäjien ja muiden sisäisten toimijoiden valmentaminen ja tukeminen –Ulkopuoliset verkostot ja resurssit Toimenpiteet suunnittelun aloittamiseksi ja organisoimiseksi –Toimenpiteiden ajoitus, välittömät/etenemisen mukaiset Valtion henkilöstöpalvelut3

Visio ja strategia 1/2 ”Mihin olemme menossa?” –Kokonaisuuden hahmottaminen → mitä muutos tarkoittaa tässä organisaatiossa –Mikä muuttuu, mikä ei Muutosta ohjaavat substanssitekijät –Täsmällinen tavoitetila ja välitavoitteet; muutoksen todellinen tarkoitus –Siirtymäaikataulu ja muut ajoitukset, haitat, edut, vaiheittaisuus –Muutostoimenpiteiden sovittaminen päivittäisrutiineihin, normisidokset –Toteuttamisen edellytykset (erityissopimukset tms.) Valtion henkilöstöpalvelut4

Visio ja strategia 2/2 Mistä tiedämme, että olemme onnistuneesti toteuttaneet muutoksen? –Vaikutusketjujen arviointi Aikataulu Muutoksen asiakasvaikutusten arviointi Riskianalyysia Mittareiden asettaminen Muutos ja strateginen henkilöstösuunnittelu –Muutosjohtaminen –Toimintayksikköä koskevat strategiset linjaukset –Strategioiden edellyttämien henkilöstö- ja muiden voimavarojen määrittäminen –Henkilöstösuunnittelu ja rekrytointisuunnitelma Valtion henkilöstöpalvelut5

Yhteiset henkilöstöpoliittiset toimintatavat 1/2 Lainsäädännön velvoitteet –Virkamies- ja työsopimuslainsäädäntö jne. VM:n linjaukset hyvän työnantajan toimintatavasta Hallinnonalojen ja virastojen täydentävät periaateohjelmat Soveltamisohjeet ja hyvät käytännöt Valtion henkilöstöpalvelut6

Yhteiset henkilöstöpoliittiset toimintatavat 2/2 Yhteisistä henkilöstöpoliittisista toimintatavoista sopiminen → tukisuunnitelma –Ennakoitu henkilöstön kehittäminen –Muutoksen vaikutukset henkilöstön tehtäviin –Henkilöstön aktiivisuuden tukeminen, uudelleensijoittumisvalmennus –Uuden työpaikan etsintä, Heli, virkajärjestelyt, HR- koordinaattorituki, outplacement- valmennus, määräaikaisuudet, virkavapausmenettely, muutokseen mukautuvat työjärjestelyt –Joustavat työaikajärjestelyt tai etätyömahdollisuudet –Uusien tehtävien haltuun ottaminen; perehdyttäminen ja kouluttaminen, oppisopimuskoulutus –Eri tukimuodot, niiden resursointi ja vastuut Valtion henkilöstöpalvelut7

Viestintä Viestinnän suunnittelu → viestintäsuunnitelma –Viestinnän tavoite –Perusviestit Varmistetaan yhteinen viestisisältö –Kohderyhmät –Viestintätavat Yhteiset tilaisuudet keskustelufoorumit, interaktiivisuus sähköisellä kanavalla Ajan tasalla olevat tiedotuskanavat (avoimuus) Viestinnän roolijaon määrittäminen –Kuka vastaa/toteuttaa Johdon alaisuudessa Nimetään viestinnästä vastaavat henkilöt organisaation eri yksikköihin –Sitoutuneisuus –Verkottuminen Valtion henkilöstöpalvelut8

Esimiesviestintä Esimiesten valmentaminen –Viestinnän merkityksen ymmärtäminen –Luottamuksen rakentaminen –Henkilöstön motivaation tukeminen muutoksessa –Muutosprosessin ja sen aiheuttamien tunteiden kohtaaminen –Epävarmuuden vähentäminen/poistaminen Valtion henkilöstöpalvelut9

Osallistumismahdollisuuksien luominen Selvitetään johdon, esimiesten ja henkilöstön osallistumisen muodot → yhteistoimintasuunnitelma Yhteistoimintaan valmentaminen, esimiesten osaaminen varmistaminen, yhteiset valmennustilaisuudet (henkilöstö ja esimiehet/johto) Vaikuttamismahdollisuudella voidaan helpommin sitouttaa sekä esimiehet että henkilöstö Määritetään asiat, joihin voidaan vaikuttaa ja keskitetään voimavarat niihin → rajaehtojen määrittely ja valtuutus Yhteistyö henkilöstöjärjestöjen ja muiden sidosryhmien kanssa (Valtiokonttori, Kela, TEKES jne.) Valtion henkilöstöpalvelut10

Small Wins Raportointi vaiheittaisista onnistumisista -Positiivinen asenne ison muutoksen toteuttamiseen onnistuneesti → muutosinto -Onnistumisen tunnistaminen Palaute ja palkitseminen Hyvistä käytännöistä informointi ja jakaminen valtionhallinnossa Valtion henkilöstöpalvelut11

Uusien toimintatapojen juurruttaminen Siirtymäaikataulusta huolehtiminen Siirtymävaiheen resursseista huolehtiminen Uusien toimintaprosessien ja tehtävien kriittinen seuranta, tarkistaminen ja vakiinnuttaminen → ei paluuta entisiin toimintamalleihin Aktiivinen puuttuminen totuttuihin, mutta huonoihin käytäntöihin Proaktiivisuus tuleviin tilanteisiin, ennakointi Muutosprosessista saatujen kokemusten dokumentointi ja käytäntöjen hiominen Käytännöt muuttuvat, kulttuurin muutos vaatii aikaa ja ponnisteluja Valtion henkilöstöpalvelut12