IT-tdk:n toimintamalleja laatukäsikirjasta 2008 http://www. jyu Kati Clements 5.11.2008

Auditointi tulee – oletko valmis? Meitä koskee: 1.12. Johdon auditointi - Laitosjohtajat 2.12. ITK-tiedekunta & Tietojenkäsittelytieteen laitos 3.12. Jokeri

Pyydetty auditoinnin lisäaineisto Oppilaspalautteet Tutkimusprosessikuvaukset? Löytyykö meiltä mitään?

JOHTAMINEN JA HALLINTO

Talousjohtaminen

S - Suunnittelu Perusteet: resursointi, kustannustehokkuus, suunnitelmallinen ja vastuullinen johtaminen ja johtamista tukeva taloushallinto. Tavoite: Tukeva rahoituskokonaisuus ja kustannustehokas toiminta, jota seurataan ajantasaisilla taloushallinnon tietojärjestelmillä.  Taloussääntö ja hallintojohtosääntö ohjaavat Talousinformaatiota saa yliopiston Tilastokirjoista, sisäisesti toiminta- ja taloussuunnitelmista.

Vastuut Dekaani valvoo tiedekunnan talousarvion noudattamista ja määrärahojen käyttämistä. Laitosjohtaja valvoo oman laitoksensa osalta talousarvion noudattamista ja määrärahojen käyttämistä. Talousjohtosäännön mukaisesti kukin yksikkö seuraa sille osoitettujen määrärahojen käyttöä sekä vastaa niiden riittävyydestä. Tiedekunnan kokonaisrahoituksesta vastaa dekaani ja siihen liittyvästä valmistelusta hallintopäällikkö. Laitosten sisällä on toisistaan eriävät määrärahajakoperiaatteet, joiden kokonaisvastuu on laitosjohtajilla. Koko tiedekunnan talousarvion laatii hallintopäällikkö toiminta- ja taloussuunnitelman yhteydessä laitoksien suunnitelmien perusteella Laitoksien johtajat laativat amanuenssien avustuksella käyttösuunnitelmat laitoksille myönnetyistä määrärahoista. Laitosneuvosto päättää määrärahojen käyttämisestä laitoksella. Täydentävän rahoituksen hankkeissa hankkeen vastuullinen johtaja on vastuussa hankkeen varojen riittävyydestä ja raportoinnista. 

Tila- ja laitesuunnittelu Tiedekunnan ja laitosten toiminta- ja taloussuunnitelmissa suunnitellaan tiedekunnan tiloja, tarvittavia laitteita ja niiden ylläpitämistä. Laitosten johtajat ovat työnjakonsa mukaisesti vastuussa laitostensa tiloista ja laitteista. Tiedekunnan tiloista ja laitteista vastaa dekaani ja hallintopäällikkö.

T- toteutus Talousjohtamista toteuttaa tiedekunta- ja laitosjohto sekä hallintopäällikkö. Toiminta- ja taloussuunnittelu perustuu yliopiston hallituksen hyväksymään rahoitusmalliin. Talousjohtamista ja -hallintoa ohjaa valtion kirjanpitolaki sekä yliopiston taloussääntö. Taloushallinto toteutetaan tiedekunnan palvelukeskuksen taloustiimin toimesta. Taloustiimi palvelee laitoksia ja tiedekuntaa niiden budjettien seurannassa, hankkeiden taloushallinnossa sekä päivittäisessä taloushallintoon kuuluvien asioiden hoitamisessa.

A - arviointi Toiminta- ja taloussuunnitelmien sekä käyttösuunnitelmien laadinnan ja hyväksynnän yhteydessä. Lisäksi laitosten ja tiedekunnan johtoryhmissä sekä suuntautumisvaihtoehdoissa ja ohjelmissa. Määärärahan jakoa valmisteltaessa arvioidaan ja suunnitellaan laitosten ja tiedekunnan taloutta kokonaisuudessaan ja arvioidaan talousjohtamisen onnistumista suhteessa aiempien käyttösuunnitelmien toteumaan. Voimavarojen käyttöä ja sen yhteyttä tiedekunnan strategiseen suunnitteluun arvioidaan tulossopimusneuvotteluissa. Tulosohjaus-periaatteen mukaisesti rahoitusmallin indikaattorit määrittävät tiedekunnan seuraavan vuoden voimavarat. Tiedekunnan hankkeiden talouteen liittyvää arviointia tekevät tiedekunnan sisäisen arvioinnin lisäksi hallintovirasto, rehtori ja hankkeiden rahoittajat. Tiedekunnan taloudellisen toiminnan (johtaminen ja hallinto) laillisuutta, tuloksellisuutta ja riskinottoa arvioi yliopiston sisäinen tarkastaja.

Talousjohtamisen ja -hallinnon mittarit Yliopiston tilastokirjassa: • Toimintamääräraha suhteessa yliopiston muihin yksiköihin • Toimintamääräraha laitoksittain • Täydentävän rahoituksen osuus, rahoituslähde ja luonne (tutkimus, koulutus, muu) laitoksittain • Tiedekunnan käytettävissä olevat tilat

Laatutyö

Laatutyö Laadunvarmistusjärjestelmä edesauttaa tiedekunnan perustehtävien tutkimuksen, koulutuksen ja yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen laadukasta toteuttamista. Tiedekunnan laatutyö perustuu Jyväskylän yliopiston laatupolitiikkaan. Sen mukaisesti tiedekunnan laadunvarmistusjärjestelmän kuvaus noudattaa CAF -mallia (Common Assessment Framework) ja STAK (suunnittelu, toteutus, arviointi, kehittäminen) - laatuympyrää. Jokainen työntekijä ja opiskelija ovat yliopiston laatupolitiikan mukaisesti omalta osaltaan vastuussa toimintansa laadukkuudesta. Laatutyön tausta on Bolognan prosessissa ja sen tarkoitus on taata eurooppalaisen korkeakoulujärjestelmän koulutuksellinen ja tutkimuksellinen asema, vetovoimaisuus ja kehittyminen globaalissa kilpailussa.

S - Suunnittelu Kokonaisvastuu dekaanilla ja hallintopäälliköllä sekä tiedekuntaneuvostolla. Tiedekuntaan ja laitoksille on nimetty laatuvastaavat, jotka vastaavat yksikkönsä laatutyön etenemisestä ja laadunvarmistusjärjestelmän syntymisestä. Tiedekunnan keskeinen menestystekijä on korkealaatuinen toiminta kaikilla toiminnan alueilla ja tasoilla. Periaatteena on käytännön laadunvarmistuksen (toiminnan suunnittelu, toteutus, arviointi, kehittäminen) tapahtuminen matalimmalla mahdollisella tasolla siten, että sekä henkilökunta että opiskelijat osallistuvat laadunvarmistukseen ja näkevät sen omaa työtään helpottavana ja parantavana asiana.

Tiedekunnan laatutyön periaatteina on yliopiston laatupolitiikan mukaisesti, että • toiminnan johtaminen ja vastuut on määritelty • toiminta perustuu yliopiston hallituksen, tiedekunnan ja laitosten toiminta- ja taloussuunnitelmassa hyväksymiin päämääriin ja yliopiston arvoihin • koko henkilöstö on sitoutunut laatutyön toteuttamiseen • laatutyö palvelee perustehtävien suorittamista • toiminnan kannalta olennaiset prosessit on dokumentoitu riittävästi ja ymmärrettävästi • sidosryhmien tarpeet otetaan huomioon toiminnassa ja tiedottamisessa • laatutyöhön kuuluu toiminnan jatkuva arviointi ja kehittäminen.

T - Laadunvarmistusjärjestelmä Tiedekunnan laadunvarmistusjärjestelmä kuvataan laatukäsikirjassa. kuinka tiedekunnan toiminta suunnitellaan, laadunhallinta toteutetaan, laatu arvioidaan ja toiminnan laatua kehitetään. Arviointi suuntautuu asetettuihin tavoitteisiin ja arvioinnin tavoitteena on selvittää, tehdäänkö sovitut asiat oikein. Toiminnan eri osa-alueiden vastuiden määrittely tapahtuu laatukäsikirjassa kyseisen toiminnan osa-alueen kuvauksen yhteydessä sekä prosessikuvauksissa. Laatudokumentaatioon kuuluu: • yliopiston laatupolitiikka • yliopistotason laatukäsikirja web-sivustona • tiedekuntatason laatukäsikirja web-sivustona • laatukäsikirjoissa viitatut prosessikuvaukset, toimintaohjeet ja muut asiakirjat • mahdollisesti muut laatutyön tai yliopiston muun toiminnan oleelliset asiakirjat • sekä tiedekunnan laaturyhmän web-sivusto.

A -Laatutyön mittarit Laadunvarmistusjärjestelmän arviointi tapahtuu henkilöstön ja opiskelijoiden kehittämisideoiden ja palautteen kautta Sekä sisäisten ja ulkoisen auditointien yhteydessä. Tiedekuntaneuvosto tarkastaa laatukäsikirjan vähintään kerran vuodessa. Sisäisellä auditoinnilla arvioidaan tiedekunnan ja sen laitosten laadunvarmistusjärjestelmän vahvuudet ja heikkoudet. Auditoinnissa tarkistetaan, että olemassa olevat ja laadunvarmistusjärjestelmään kirjatut vaatimukset täyttyvät. Samalla arvioidaan yksikön vaikuttavuutta ja tehokkuutta. Yksikön johto varmistaa, että sisäisen auditoinnin tulokset käsitellään yksikössä ja niissä esitettyihin kehittämistoimiin reagoidaan ja mahdolliset poikkeamat korjataan.

K - kehittäminen Laatutyön kehittämisestä vastaa tiedekuntaneuvosto, dekaani ja hallintopäällikkö. Laadunvarmistusjärjestelmä on jatkuvasti kehittyvä ja sen toimintaa arvioidaan systemaattisesti auditoinnein. Järjestelmää korjataan tarpeen mukaan paremmin toimintaa kuvaavaksi ja vaikuttavammaksi.