Talousasiat: talousyksikkö

Esitys aiheesta: "Talousasiat: talousyksikkö"— Esityksen transkriptio:

1 Talousasiat: talousyksikkö
vastaa yliopiston kirjanpidon järjestämisestä, tilinpäätöksen laatimisesta, maksuliikenteestä sekä maksuvalmiuden hallinnasta, valmistelee yliopiston talousarvion, koordinoi yliopiston sisäistä budjetointia sekä tuottaa talousinformaatiota yliopiston johdolle ja ulkoisille sidosryhmille, vastaa yliopiston kustannuslaskennasta ja sen kehittämisestä hoitaa Itä-Suomen yliopiston osto- ja matkalaskujen kierrätyksen sekä maksatuksen, käyttöomaisuuskirjanpidon sekä talouden tietojärjestelmien pääkäyttäjätehtävät. AL

2 Talousasiat: Ostolaskujen käsittely ja kirjanpitojärjestelmä
Ostolaskujen (koti- ja ulkomaan) käsittely tapahtuu Rondo –järjestelmällä. Tilattaessa on muistettava antaa sähköinen laskutusosoite ja mihin toimintayksikköön/henkilölle lasku kuuluu. lisätietoa: Itä-Suomen yliopistossa käytetään Raindance -kirjanpitojärjestelmää Raindancen pääkäyttäjätehtävät hoidetaan talouspalveluissa. Uusia Raindance -käyttäjiä varten täytetään käyttölupahakemus ja se toimitetaan talouspalveluihin Joensuun kampukselle. lisätietoa: AL

3 Talousasioista lisätietoa
Taloushallinon ohjeita yliopiston intrassa (mm. taloussääntö): Taloushallinnon ohjeita tiedekunnan intrassa (mm. täydentävän rahoituksen prosessit, YHKA:n toimivaltataulukko): Tiedekunnan laatukäsikirja: Esityksen nimi / Tekijä

4 Matka-asiat: matkasuunnitelma
Matkasuunnitelma tehdään kaikista matkoista ennen matkaa Travel- järjestelmään ja reititetään laitoksen johtajalle (tiedekunnan maksamien matkojen matkasuunnitelmat ja laskut dekaanille) mahdollisine liitteineen hyväksyttäväksi. Matkasuunnitelmassa on oltava tiedot matkan tarkoituksesta, toteutustavasta ja kustannuksista sekä miltä projektilta matka maksetaan. Matkasuunnitelma oikeuttaa henkilön saamaan mahdollista matkakustannusten (matkustamiskustannukset, päivärahat, ateriakorvaus, majoittumiskorvaus ja yömatkaraha) korvausta verohallinnon päätöksen mukaisesti. AL

5 Matka-asiat: matkalasku, matkavakuutus
Matkalasku tehdään viimeistään kahden kuukauden kuluessa matkan jälkeen (pääsääntöisesti muutetaan matkamääräys matkalaskuksi Travel-järjestelmässä, johon kirjautuminen mm. sivulta: Matkustamiseen liittyvät tositteet, jotka eivät ole sähköisessä muodossa, skannataan PDF-muotoon liitteeksi. Matkalasku reititetään matkasihteerille asiatarkastettavaksi ja tiliöitäväksi sekä edelleen lähetettäväksi laitoksen johtajan tai dekaanin hyväksyttäväksi Yliopistoon palvelussuhteessa olevan henkilön matkavakuutus (IF) on voimassa työmatkan aikana, mikäli henkilöllä on voimassa oleva matkasuunnitelma. Vakuutuskortin tai -todistuksen saa matkasihteeriltä. Matkustusohjeet: AL

6 Matka-asiat: matkan varaaminen
Yliopiston matkatoimistona toimii Carlson Wagonlit Travel (CWT). Matkoja voi varata sähköpostilla, puhelimitse tai Netgate-varausjärjestelmän kautta. CWT:n yhteystiedot: Henkilökunnan ja ulkopuolisten henkilöiden työmatkat hoidetaan aina Travelin kautta (pelkät kululaskut Rondon kautta) Junaliput varataan matkasihteerin kautta käyttäen yksikön matkatiliä (VR:n matkatilit). AL

7 Matka-asiat: matkatili
Käytössä on CWT:ssä matkatili, joka tarkoittaa, että jokaisen henkilökuntaan kuuluvan lentovarauksesta ja palvelumaksusta tulee ennakot Traveliin. Ennakot kohdistuvat henkilönumeron perusteella oikealle henkilölle. Henkilönumero on Prima -palkkajärjestelmästä tuleva numero. Erillisiä Rondo-laskuja ei tule yksiköihin niiden osalta. Ennakoiden käsittelystä on erillinen ohje. Matkatiliennakoita ei saa kohdistaa suunnitelmalle vaan vasta matkalaskulle. Ohje ennakoiden kohdistamiseen: AL

8 Matka-asiat: maksuaikakortti (paljon matkustaville)
Maksuaikakortteja voi käyttää matkustuksen kulujen maksamiseen, kun työsuhde voimassa vähintään yhden vuoden Maksuaikakorttiostoista tulee ennakkotapahtumat traveliin, jotka on kohdistettava oikeille matkalaskuille. Maksuaikakortteja haetaan erillisellä lomakkeella (vaaditaan esimiehen suostumus), lomake löytyy intrasta ( kohdasta talousyksikön lomakkeet. Maksuaikakorttien yhdyshenkilö Joensuussa on Raija Laitila-Asikainen ja Kuopiossa Pia Konttinen Maksuaikakorttihakemus: AL

9 Katso: - matkustajan muistilista (kohdasta matkat ja matkustaminen) - tiedekunnan täsmentävä oheistus (kohdasta muita ohjeistuksia) - kv-vieraiden palkkioihin ja matkalaskuihin liittyen ohjeet