AUDITOINTI JA KANSAINVÄLISET ASIAT - HYÖDYLLINEN HARJOITUS VAI PALJON PORUA, MUTTA VÄHÄN VILLOJA? CASE: KUOPION YLIOPISTON LAADUNVARMISTUSJÄRJESTELMÄN.

Esitys aiheesta: "AUDITOINTI JA KANSAINVÄLISET ASIAT - HYÖDYLLINEN HARJOITUS VAI PALJON PORUA, MUTTA VÄHÄN VILLOJA? CASE: KUOPION YLIOPISTON LAADUNVARMISTUSJÄRJESTELMÄN."— Esityksen transkriptio:

1 AUDITOINTI JA KANSAINVÄLISET ASIAT - HYÖDYLLINEN HARJOITUS VAI PALJON PORUA, MUTTA VÄHÄN VILLOJA? CASE: KUOPION YLIOPISTON LAADUNVARMISTUSJÄRJESTELMÄN AUDITOINTI JOULUKUUSSA 2005 Kansainvälisten asioiden hallinnon kevätpäivät Sessio 9 16.5.2007 Anitta Etula Kansainvälisten asioiden päällikkö Kuopion yliopisto

2 I LAATUTYÖSTÄ KUOPION YLIOPISTOSSA JA KANSAINVÄLISTEN ASIOIDEN OSASTOSSA II KORKEAKOULUJEN ARVIOINTINEUVOSTON AUDITOINTI KANSAINVÄLISTEN ASIOIDEN OSASTON NÄKÖKULMASTA III ”HYÖDYLLINEN HARJOITUS VAI PALJON PORUA, MUTTA VÄHÄN VILLOJA?” Sessio 9 16.5.2007 Anitta Etula Kuopion yliopisto

3 I LAATUTYÖ KUOPION YLIOPISTOSSA Rehtori Ossi V. Lindqvist, 1996 : ”Kuopion yliopisto laatuyliopistoksi.” Laatupäällikkö aloitti vuonna 2002. Syksyllä 2003 tiedekunnat valitsivat vuoden, jolloin laatujärjestelmä on valmis. Valittiin ISO 9001:2000 –standardi yliopiston dokumentoidun laadunvarmistusjärjestelmän perustaksi. Sessio 9 16.5.2007 Anitta Etula Kuopion yliopisto

4 ISO 9001:2000 standardin periaatteet Asiakaskeskeisyys Johtajuus Henkilöstön ja opiskelijoiden osallistuminen Prosessimainen toimintamalli Järjestelmällinen johtamistapa Jatkuva parantaminen Tosiasioihin perustuva päätöksenteko Molempia osapuolia hyödyntävät suhteet toimituksissa Sessio 9 16.5.2007 Anitta Etula Kuopion yliopisto

5 Laatutyön koko kuva KuYssa Sessio 9 16.5.2007 Anitta Etula Kuopion yliopisto

6 Laatutyö kansainvälisten asioiden osastossa Laatukäsikirjan valmistaminen aloitettiin vuoden 2003 alussa. Ensimmäinen versio valmistui syksyllä 2003. Aloitettiin ydinprosessien kuvaamisella. Käsikirjan rakenneohjeistus saatiin yliopiston laatupäälliköltä. Kansainvälisten asioiden osaston sisäinen auditointi tapahtui keväällä 2004. Osastolla on laatuvastaava, joka on koulutettu sisäinen auditoija. Laatukäsikirjaa päivitetään tarvittaessa ja noin kerran vuodessa. Sessio 9 16.5.2007 Anitta Etula Kuopion yliopisto

7 II KORKEAKOULUJEN ARVIOINTINEUVOSTON AUDITOINTI KANSAINVÄLISTEN ASIOIDEN OSASTON NÄKÖKULMASTA Sessio 9 16.5.2007 Anitta Etula Kuopion yliopisto

8 Auditoinnin tavoitteet Arvioidaan, miten laadunvarmistusjärjestelmä toimii laadunhallinnan ja kehittämisen välineenä. Arvioidaan laadunvarmistusjärjestelmää suhteessa auditointikriteereihin : vahvuudet, hyvät käytänteet ja kehittämiskohteet. Auditoidaan laadunvarmistuksen prosessit ja menettelytavat, eivät kv-osaston omat tavoitteet tai tulokset. Edellytetään konkreettista näyttöä toimivuudesta, vaikuttavuudesta ja avoimuudesta. Sessio 9 16.5.2007 Anitta Etula Kuopion yliopisto

9 Auditoijat ja auditoinnit Professori Tauno Kekäle, Vaasan yliopisto Kehittämisjohtaja Mirja Toikka, Kymeenlaakson AMK Lehtori Nina Katajavuori, Helsingin yliopisto Projektisuunnittelija Kati Isoaho, Korkeakoulujen arviointineuvosto Yo Antti Ilolakso, Suomen ylioppilaskuntien liitto Auditointivierailut 5.12.2006 Informointi yliopiston edustajille 14.-16.12.2006 auditointi, 3 pv Sessio 9 16.5.2007 Anitta Etula Kuopion yliopisto

10 Auditoinnin kohteena olleet yksiköt ja eri toimijaryhmien edustajat yliopiston johto dekaanit opettajat opiskelijat 2 tiedekuntaa 2 muiden tiedekuntien laitosta tuki- ja palveluyksiköt –opintoasioiden osasto –koulutus- ja kehittämiskeskus –kansainvälisten asioiden osasto sidosryhmien edustajat Sessio 9 16.5.2007 Anitta Etula Kuopion yliopisto

11 Valmistautuminen kansainvälisten asioiden osastossa Laatupäällikkö luki ja kommentoi laatukäsikirjan. Sisäisessä auditoinnissa esiin tulleet asiat oli korjattu ja dokumentoitu käsikirjaan. Lisättiin poikkeamien käsittelyä koskeva osuus käsikirjaan ja stilisoitiin tekstiä. Osaston laatupäällikkö ja kv-päällikkö osallistuivat tiedekunnille suunnattuun briifaukseen. Keskeistä on, että kaikki laatukäsikirjaan kirjattu toiminta voidaan tarvittaessa dokumentoida. Lähetettiin etukäteen pyydetty materiaali KKAhan, KV-osastolta laatukäsikirja. Sessio 9 16.5.2007 Anitta Etula Kuopion yliopisto

12 Auditointitapahtuma kansainvälisten asioiden osastossa 15.12.2006 Yksi auditoijista tuli extempore kv-osastolle. Haastatteli kv-päällikköä ja laatuvastaavaa, yhteensä noin puoli tuntia. Laatuvastaava: Yllättävän helppoja kysymyksiä. Mitä tapahtuu, jos opiskelija valittaa jostakin päätöksestä? Ei ole tapahtunut. Käännytään lakimiehen puoleen. KV-päällikkö: Hyvin konkreettisia arkipäivän toimintaan liittyviä kysymyksiä, joihin tietää vastauksen. Tärkeää on, että tarvittaessa pystyy dokumentoimaan. Anitta Etula Kuopion yliopisto Sessio 9 16.5.2007

13 Auditoinnin jälkeen Saatiin raportti: ei mainintaa kansainvälisten asioiden osaston toiminnasta. Koko yliopistolle kohdennetusta loppuinfotilaisuudesta saatiin eväitä jatkoon. Laatutyö on jatkuva prosessi. Sessio 9 16.5.2007 Anitta Etula Kuopion yliopisto

14 III HYÖDYLLINEN HARJOITUS VAI PALJON PORUA, MUTTA VÄHÄN VILLOJA? Sessio 9 16.5.2007 Anitta Etula Kuopion yliopisto

15 Auditoinnin hyödyt Sisäiset ja ulkoiset auditoinnit ovat laatujohtamisen eri vaiheita. Laatutyöstä on pelkästään hyötyä. Laatutyö on strategisen johtamisen väline. Laatutyö ryhdittää kv-osaston toimintaa. Kansainvälinen toiminta läpäisee koko yliopistoa, joten yliopiston hyväksytty auditointi on osoitus myös kv-toiminnan laadunvarmistusjärjestelmän tasosta. Organisaation image paranee onnistuneen auditoinnin myötä. KuYlla on saanut myös opetuksen laadunhallintajärjestelmän sertifikaatin Pohjoismaiden ensimmäisenä yliopistona(2006). Sessio 9 16.5.2007 Anitta Etula Kuopion yliopisto

16 Hyödyllinen harjoitus vai paljon porua, mutta vähän villoja? Hyödyllinen harjoitus. Vähän porua. Vähän villoja tästä yksittäisestä tapahtumasta, mutta laatuprosessin osana villoja on jo mukavasti. Sessio 9 16.5.2007 Anitta Etula Kuopion yliopisto

17 Evästystä auditointiin Laatukäsikirjan tulee olla selkeä ja totuuden mukainen. Kannattaa panostaa työaikaa käsikirjan rakentamiseen. Se varmistaa auditoinnin onnistumista ja poistaa paineita. Varautukaa dokumentoimaan kaikki mitä käsikirjassa lupaatte. Tarvittaessa harjoitelkaa keskenänne muutamilla kysymyksillä. Perusajatus: kaikkien asiakkaiden hyvä palvelu (oikeusturva, yhdenmukainen kohtelu, kriisitilanteet). Sessio 9 16.5.2007 Anitta Etula Kuopion yliopisto

18 Lisäinformaatiota laatutyöstä Kuopion yliopistossa Kuopion yliopiston laadunhallinta: http://www.uku.fi/hallinto/laatu/ Kansainvälisten asioiden osaston laatukäsikirja: anitta.etula@uku.fi Sessio 9 16.5.2007 Anitta Etula Kuopion yliopisto

19 Sessio 9 16.5.2007 Anitta Etula Kuopion yliopisto

20 Kiitoksia mielenkiinnostanne ja Menestystä laatutyöhön Sessio 9 16.5.2007 Anitta Etula Kuopion yliopisto