LAATU- JA YMPÄRISTÖJÄRJESTELMÄT Versio 1 LAATU- JA YMPÄRISTÖJÄRJESTELMÄT Versio 1.2 2009 Integroidun laadunhallintajärjestelmän rakentaminen

Integroidun laadunhallintajärjestelmän rakentamisen vaiheet Järjestelmän suunnittelu Toimeenpano eli operatiivinen toiminta Seuranta Parantaminen Järjestelmän työkaluja: Sisäiset ja (ulkoiset) auditoinnit. Jatkuva parantaminen. Järjestelmän toimintaperiaate.

Käsitteitä Akkreditoitu auditoija = ulkopuolinen, virallisesti hyväksytty auditoija. Auditointi = vaatimusten mukaisuustarkastus. Integroitu järjestelmä = yhdistetty järjestelmä, esim. turvallisuus- ja ympäristöjärjestelmät yhdistetty. (Laatu)käsikirja = yrityksen organisaation laatima ”pelisääntö-kirja”, joka sisältää (laatu)järjestelmän toimintaperiaatteet. Sisäinen auditointi = organisaation jäsenen tekemä tarkastus. Ulkoinen auditointi = ulkopuolisen (esim. akkreditoitu auditoija, asiakas tai asiakkaan edustaja) tekemä tarkastus. Sertifiointiauditointi: Esiauditointi (ennen ensimmäistä sertifiointi auditointia). Sertifiointiauditointi. Sertifikaatti on usein voimassa 3 vuotta. Määräaikaisauditoinnit vuosittain. Sertifikaatin (todistuksen) voi myös menettää.

Akkreditoituja auditoijia Mittatekniikan keskuksen hyväksymiä auditoijia: SFS-sertifiointi Oy Det Norske Veritas Oy ( DNV) Inspecta Oy SGS Fimko Oy Muita Suomessa toimivia akkreditoituja auditoijia: Lloyd’s TÜV BSI Bureau Veritas

Rakennettavan järjestelmän tavoitteita voivat olla esim: Asiakastyytyväisyyden lisääminen. Valmistusvirheiden ennaltaehkäisy. Toimitusten luotettavuuden parantamien. Imagon parantaminen sidosryhmien keskuudessa. Osaamisen lisääminen. Työmotivaation ja -moraalin parantaminen. Myynnin lisääminen.  Kannattavuuden parantaminen.

Esim. ”Työstökeskus Oy” Liikevaihto 40 M€. Yksi verstas. Noin 80 henkilöä. Valmistaa koneistettuja metallituotteita.

Esimerkki yrityksen sidosryhmät:

I. Järjestelmän suunnittelu SISÄLLYS: Johdon sitoutuminen järjestelmän rakentamiseen. Vastaa laatupolitiikasta (kohta 3. ja 4.) ja toimeenpanosta. Työstökeskus Oy:n alustava katselmus (aloitushetken tilanne), s. 10 - 19. Toimintapolitiikka, s. 20. Arvot laadun, ympäristön ja turvallisuuden osalta. Päämäärät ja tavoitteet, s. 21. Päätetään selkeät päämäärät laadun, ympäristön ja turvallisuuden parantamiseksi. Jatkuu…

I. Järjestelmän suunnittelu Vastuut ja valtuudet, s. 22. Organisaatiokaavio. Resurssitarpeiden suunnittelu, s. 23. Järjestelmän dokumentointi, s. 24. Yritykselle laaditaan laatukäsikirja (tai toimintakäsikirja), jonka suuntaviivat tulevat standardista. Muut vaadittavat dokumentit. Esim. sisäisiin auditointeihin liittyvät arviointi-, havainnointi- ja poikkeama-asiakirjat. Järjestelmän suunnittelu s. 8 - 24.

2. Työstökeskus Oy:n alustava katselmus: Aloitushetken tilanne Alustavaan katselmukseen kuuluvat kohdat: Pääprosessien kartoitus. Asiakastarpeet. Tuotteiden poikkeamat. Lainsäädännön vaatimukset. Ympäristövaatimukset. Ympäristö- ja turvallisuusriskien kartoitus.

2. Alustava katselmus A. Pääprosessien kartoitus: Asiakkaiden hallintaprosessi. Tilaus-toimitusprosessi (seuraava sivu). Tuotteiden ja palveluiden hallintaprosessi. Liiketoiminnan ohjaus. Laaditaan esim. lohkokaaviot.

2. Tilaus-toimitusprosessi Tuotanto Myynti Hankinta Pakkaamo Talous Materiaa-lien hankinta Koneis-tus Osa-kokoon-pano Kokoon-pano Pakkaus ja lähetys Laskutus Tilauksen käsittely Tilaus-toimitusprosessista tehdään vielä tarkempi kuvaus esim. jakamalla se aliprosesseihin, toimintoihin ja tehtäviin. Prosessikaaviot, kuten vuo- ja työnkulkukaaviot, ovat normaali tapa kuvata prosesseja. Niiden avulla voidaan kuvata esim. keskeisten liiketoimintaprosessien, aliprosessien, toimintojen ja tehtävien riippuvuudet ja työnvaiheet aikajärjestyksessä. Kuvaus auttaa organisaation toiminnan hahmottamisessa ja kehittämisessä.

2. Alustava katselmus B. Asiakastarpeet: Vuonna tehty 2005 laaja asiakastyytyväi-syysselvitys. Myynnin ja markkinoinnin mittarit ovat olemassa. Tuotekehitystä tehdään joskus yhteistyössä asiakkaiden kanssa. Reklamaatiot 2002 - 2005.

2. Alustava katselmus C. Poikkeamat 1. Virheelliset tuotteet - Korjattavat - Hylättävät - Materiaalivirheet 2. Konerikot ja seisokit 3. Ympäristövahingot 4. Tapaturmat 5. Muut poikkeamat esim. lakko

2. Alustava katselmus D. Lainsäädännön vaatimukset - Tuotelainsäädännön vaatimukset - Tuotteilla on CE -merkintä. - Ympäristönsuojelulain vaatimukset - Ympäristölupa saatu 2004. - Kemikaalilain vaatimukset - Ilmoitus tehty viranomaisille. - Työsuojelulain vaatimukset - Melu ja roiskeet.

2. Alustava katselmus E. Ympäristövaatimukset 1. Päästöt - Vesistöön - Ilmaan - Maaperään 2. Melu 3. Jätteet 4. Energia  Merkittävyysarvio Työstökeskus Oy:n ympäristövaatimuksille (s.17).  Asetetaan päämäärät ja tavoitteet esim. energian (sähkön) kulutuksen vähentäminen 20% vuoteen 2010 mennessä sekä hallintamenetelmät.

2. Alustavan katselmuksen tulokset ympäristövaatimusten osalta Merkittävyysarviot Työstökeskus Oy:n ympäristövaatimuksille. Päästöt Koneistusemulsiot Koneistushöyryt 3 2 Melu Jotkut työnvaiheet 89 dB Piha-alueilla 67 dB 4 Energia Lämpö Sähkö 1 Jätteet Hyötyjäte (metalli, puu, bio) Toimistojäte Ongelmajäte Sekajäte Taulukossa merkittävyys: 4 = Erittäin merkittävä ... 0 = Merkityksetön  Asetetaan päämäärät ja tavoitteet sekä hallintamenetelmät.

2. Alustava katselmus F. Ympäristö- ja turvallisuusriskien tunnistaminen Kemialliset vaarat - Kemikaalivuodot ja -roiskeet, höyryt ja räjähdykset. Fysikaaliset vaarat - Kaatuminen, kompastuminen, esineiden putoaminen, roskat silmiin (metallilastut), melu, viillot jne. Ergonomia - Fyysiset ja psyykkiset tekijät. - Esineiden nostot ilman apuvälineitä, työskentelyasennot.  Jokainen riski arvioidaan sen todennäköisyyden ja vaarallisuuden perusteella (esim. taulukkomuotoon).  Asetetaan päämäärät ja tavoitteet sekä riskien hallintamenetelmät.

2. Alustava katselmus, riskien kartoitus F. Ympäristö- ja turvallisuusriskien kartoitus Lastuamisnesteen pääsy viemäriverkostoon (Y) Koneistusemulsion pääsy maaperään (Y) Jätteiden virheellinen lajittelu (Y) Kemikaaliroiske silmään (T) Metallilastu silmään (T) Melusta aiheutuva kuulovaurio (T) Kompastuminen kulkureitillä olevaan aihioon (T) Aihion irtoaminen ja putoaminen (T) Tietosuojamateriaalin joutuminen vääriin käsiin (T) (Y = Ympäristöriski ja T = Turvallisuusriski)

3. Toimintapolitiikka Määritellään keskeiset tavoitteet ja arvot laadun, ympäristön ja turvallisuuden osalta.  Kaikki laatutavoitteet.

4. Päämäärät ja tavoitteet Työstökeskus Oy:n eri merkittävyysarvioiden pe- rusteella saadaan seuraavat tavoitteet v. 2010: Kuulo- ja näkötapaturmien poistaminen. (T) Läheltä piti tilanteita korkeintaan 10kpl/v. (T) Henkilöstön koulutuspäivien kasvattaminen 80  320pv (4pv/hlö). (T)+(Y)+(L) Haaskaus- ja tuhlauskustannukset -50%. (L) Lajittelemattoman jätteen osuus -50%. (Y) Toimitusvarmuus 97%  100%. (L) (Y = Ympäristö, T = Turvallisuus ja L = Laadunhallinta)

5. Vastuut ja valtuudet Laatu-, ympäristö- ja turvallisuusryhmä, johon kuuluu kuusi henkilöä. Ryhmän jäsenten vastuut ja valtuudet määriteltävä selkeästi.  Prosessista vastaava(t) tai  organisaatiokaavio. Huom. Alkuperäisen määritelmän mukaan ryhmään kuuluu aina vastuunalainen ryhmän vetäjä, mutta puhtaassa tiimissä kaikki vastaavat tasavertaisesti ja ovat tasavertaisia vaikuttajia.

6. Resurssitarpeiden suunnittelu Henkilöresurssit, (kyky, halu, aikataulu, työaika jne.) Investointitarpeet: Rakennukset Koneet ja laitteet Ympäristö Mittalaitteet Koulutus

7. Järjestelmän dokumentointi Laatukäsikirja – Politiikka  sitoutuminen, arvot – Tavoitteet, päämäärät, hallintaohjelmat – Vastuut ja valtuudet – Prosessien kuvaus – Asiakirjojen hallinta Poikkeamien hallinta Auditoinnit, korjaavat ja ehkäisevät toimenpiteet Toimintaohjeet, työohjeet Dokumentointiohjeet (usein lyhyttä ja selkeää)

II. Toimeenpano Viestintä; henkilöstölle ja kaikille muille sidosryhmille. Vaikutus- ja koulutusmahdollisuus toimintaan. Asiakasohjautuva toiminta;  asiakastyytyväisyys. Toimintojen ohjaus sovituilla menetelmillä. Kaikki organisaation jäsenet vastaavat laadusta; osallistumisen mahdollisuus, vastuualueet, kannustus ja -palkkiot. Valmius toimia poikkeustilanteissa; toimintaohjeet, valtuudet jne. Laadun jatkuva ylläpitäminen ja kehittäminen; tavoitteet, menetelmät, kannustus ja -palkkiot jne. Dokumenttien päivitys; jatkuvan parantamisen filosofia, uusimmat ohjeet jne.

II. Toimeenpano Tuotteen valmistaminen: Laatutavoitteet. Käytettävissä olevat resurssit. Valmistusprosessit. Tarvittavat ohjeet ja dokumentit. Toimittajien hyväksyntä ja hankinnat. Tuotevariaatioiden hallinta. Jäljitettävyys. Laadunvarmistus ( Laadunvalmistus  esim. ”0 -virhefilosofia ja -valmistus).

III. Seuranta Johdon katselmukset, lähtö- ja mittaustiedot  tulokset. JOHDON VASTUU Johdon katselmukset, lähtö- ja mittaustiedot  tulokset. MITTAUS Asiakastyytyväisyyden mittaaminen. Sisäiset auditoinnit. Prosessien ja tuotteiden seuranta & mittaus. Poikkeavan tuotteen ohjaus. TARKASTUKSET JA KORJAUKSET Seuranta, auditointi: Poikkeamat, ehkäisevät ja korjaavat toimenpiteet. Toiminnan tason seuranta, auditointi: Vaaratilanteet, onnettomuudet ja poikkeamat sekä ehkäisevät ja korjaavat toimenpiteet.

III. Seuranta Mittaaminen: Esim. Työstökeskus Oy:ssä käytettäviä mittareita ovat mm.: Sisäiset ja ulkoiset laatukustannukset (kts. Kalvot: Laatukustannuksia). Toimitusvarmuus. Poikkeamien vakavuus ja määrä. Energian kulutus. Sairaspoissaolot ja tapaturmat. Koulutuspäivien määrä. Jätteen osuus. Kapasiteetin käyttöaste. Valmistuksen läpimenoaika. Kokonaistoimitusaika.

III. Seuranta Strategia Lähtötiedot Valmisteleva kokous Auditointi Johdon katselmus s. 42 Toiminnan parantaminen s. 44

Erilaisia auditointitapoja Ulkoinen auditointi (arviointi) Sisäinen auditointi (arviointi) Laadun arviointia Akkreditoitu auditoija, virallisesti hyväksytty auditoija, esim: Esiauditointi Sertifiointiauditointi Määräaikaisauditointi Toisen yksikön auditoija - vertaisarviointi - Benchmarking Asiakasauditointi tilaajat, ostajat, yhteistyökumppanit käyttäjät, ym. Auditoidaan itse (itsearviointi) - laatupäällikkö Ulkoinen auditointi on usein virallisempi kuin sisäinen auditointi ja ulkoisen auditoinnin tarkoituksena on yleensä laatusertifikaatin tai asiakkaan hyväksynnän hankkiminen. Työmenetelmät ovat samankaltaisia.

Ulkoiset auditoinnit Ulkoisia auditointeja suorittavat: – Akkreditoidut auditoijat ts. ”sertifiointiauditoijat”. – Asiakkaat tai asiakkaan edustajat. Sertifiointiauditoinnit: – Esiauditointi (ennen ensimmäistä sertifiointiauditointia). – Määräaikaisauditoinnit vuosittain. – Sertifiointiauditointi (3 vuoden välein). Sertifikaatti on yleensä voimassa kolme vuotta. – Sertifikaatin voi myös menettää.

Auditoinnin tavoitteet Tuloksellisuuden arviointi. Arvioidaan liiketoimintaprosessin eri tasot. Oppiminen ja viestintä. Miten yritys toimii? Ovatko käytetyt metodit dokumentoitujen prosessien mukaisia? Mitkä toiminnot ovat kunnossa ja mitkä eivät ole? Millaisia parannustoimenpiteitä tarvitaan? Auditoinnin pääperiaate: Auttaa yritystä kehittämään laadunhallintajärjestelmäänsä.

Auditoinnin tavoitteet 1. Tuloksellisuuden arviointi Auditoinnin lähtökohta on yrityksen liiketoimintojen päämäärät. Tavoitteena on varmistaa, että toiminnot ovat sopivia tavoitteen saavuttamiseksi. toiminnot edistävät tehokkaasti päämäärän toteutumista. Riski Kuinka auditoinnin aikana havaitaan ongelmakohdat?

Auditoinnin tavoitteet 2. Liiketoimintaprosessin eri tasojen arviointi. Liiketoimintaprosessin eri tasojen auditointi.  Kokonaisuuden eli metatason arviointi.  Esim. liiketoimintojen vertailu. Auditoinnin tavoite on olla myös johdon apuväline laadunkehityksessä. TUOTANTO

Auditoinnin tavoitteet 3. Oppiminen ja viestintä Auditointi on johtamisen ja toimintojen seurantaa, arviointia ja kehittämistä. Kyetäänkö spesifeistä tilanteista ja prosesseista luomaan toimivia yleisiä käytänteitä? eli  Seuranta.  Johdon katselmus.  Parantaminen. Mahdolliset innovaatiot. Järjestelmän toimintaperiaate

Auditointi Auditoinnin lähtötietoina voivat olla mm.: • Strategia (Vastaako todellisuutta? Viestintä? Toimeenpano?) Muutokset ja tuleva kehitys (Menetelmät, organisaatio, tuotteet) • Sisäisten asiakkaiden odotukset (  Toteutuuko?) • Edellisen auditoinnin havainnot ( Tehdyt kehitystoimenpiteet) • Poikkeamat (Reklamaatiot, tapaturmat, ympäristövahingot jne.) • Koulutusrekisteri (Suunniteltu koulutus >< toteutettu koulutus) • Poissaolorekisteri (Tapaturmat: määrät, syyt >< raportoidut) • Ympäristö- ja turvallisuustiedostojen katselmointirekisterit (Ajan tasalla?) • Organisaatiokaaviot ja vastuut (Vastaako todellisuutta?) • Henkilöstön kehityskeskustelut ja tyytyväisyys (Onko tehty? Kehitys?) Itsearvioinnit (Onko tehty ja analysoitu?) • Mittarit (Toimiiko suunnitellulla tavalla? Onko käytössä?) • Suojelutaso- ja riskikartoitukset ( Arviot, toimenpiteet) • Kehitysehdotukset ( Määrä, käsittely, toimenpiteet jne.)

Auditointiin valmistautuminen Valmisteleva kokous (suunnittelu): Läsnä Pääauditoija, laatupäällikkö, laaturyhmänjäsen. Lähtötiedot Strategia, kehityskohteet (menetelmät, laitteet, tuotteet ja organisaatio). Suojelutaso- ja riskikartoitukset . Poikkeamat (sisäiset ja ulkoiset auditoinnit ja viranomaistarkastusten havainnot). Kehitysehdotukset  Jatkuva parantaminen. Prosessiin tehdyt muutokset. Mittaustiedot. Dokumentointi. Valmistelevan kokouksen tavoitteet Lähtötietojen analysointi. Auditointikohteiden valinta. Auditoitavien henkilöiden valinta. Kysymysten laadinta. Laaditaan kokouksesta pöytäkirja Dokumentoidaan valmistelevan kokouksen tapahtumat.

Auditointi Tuotantoprosessin auditointi (toteutus): Auditoinnissa keskitytään tiettyihin aihealueisiin ja auditoitaviksi valittuihin henkilöihin, jotka valittiin valmistelevassa kokouksessa. Auditointikohteet (8M): Me. Masiinat. Menetelmät. Materiaalit. Mittaukset. Miljöö. Meurot. Maksaja (asiakas).

Auditointi Esim. tuotantoprosessin auditointikohteet: Me Organisaatiokaavio ja vastuut. Kehityskeskustelut. Henkilöstötyytyväisyys, henkinen työsuojelu, parannusehdotukset. Osaamisalueet (osaamisrekisteri >< osaaminen). Koulutusrekisteri. Poissaolot. Ylityöt. Masiinat Tuotantolaitteet (esim. suoritus- ja laaduntuottokyky, kunnossapito, vastuuhenkilöt). Ohjelmistot, käyttöoikeudet, tietoturvallisuus (esim. päivitykset, rekisterit, varmuuskop.). Tietokoneet ja -verkot (esim. rekisteröinnit, ylläpito, vastuuhenkilöt, yhteystiedot). Menetelmät Työmenetelmien ajanmukaisuus, kehitystoimet, hiljainen tieto, osaamisen siirto, ohjeiden tunteminen ja noudattaminen. Ergonomia. Tiedonkulku (prosessin sisällä ja eri prosessien välillä). Prosessikuvaukset (prosessikaaviot, kuten vuo- ja työnkulkukaaviot). Yritysturvallisuus (kulkuoikeudet, henkilökortit, vieraat, alihankkijat, työhön perehdytys).

Auditointi Esim. tuotantoprosessin auditointikohteet: Materiaali Varastotasot ja varaston kiertonopeus. Palautteet (toimittajille ja sisäisiltä asiakkailta). Materiaalihaaskaus, jätteenkäsittely. Tilauskäytännöt (toimitaanko ohjeiden mukaan, arkistointi). Mittaus Mittausmenetelmät (mitataanko oikeita asioita?). Mittalaitteiden tarkistusmittaukset (kalibroinnit). Mittauksen säännönmukaisuus. Miljöö Työskentelytilojen toimivuus, viihtyisyys (fysikaaliset olosuhteet). Suojelutaso- ja riskikartoitukset. Sidosryhmät (viranomaiset, naapurit,…). Merkittävien ympäristönäkökohtien hallinta. Ympäristö- ja turvallisuuspoikkeamat. Meurot Kustannusten kohdistaminen tuotteelle. Kustannustietoisuus (työnvaiheet, toiminnot, aliprosessit...). Maksaja (loppuasiakas ja sisäinen asiakas) Asiakastarpeiden toteutuminen tuote-, palvelu- ja prosessiominaisuuksiksi. Asiakaspalautteet ja niiden hallintajärjestelmät. Asiakaspalautteen hyödyntäminen.

Auditointi Auditoinnin yhteydessä havaittu poikkeama (raportointi).  Auditoija laatii poikkeamaraportin. Poikkeama tarkoittaa puutteellista tai virheellistä toimintoa tai tuotetta.  Toiminnon tai tuotteen analysointi. – Selvitetään poikkeamaan johtaneet syyt.  Ennaltaehkäisevät toimenpiteet. – Viestintä asianosaisille  palautejärjestelmä.  Korjaavat toimenpiteet (menetelmät, koulutus jne.)  Poikkeavan tuotteen hallinta, esim.: – Miten merkitään (korjaus/romu)? – Miten dokumentoidaan? – Virheellisen laadun kustannukset. Seuranta-arviointi (poikkeamien korjaus).

Johdon katselmukset: Edellisen katselmuksen pöytäkirja. Muutokset toiminnassa. Auditointihavainnot. Asiakaspalaute ja muut sidosryhmät. Prosessien toiminta ja tuotelaatu. Muut asiat. Johtopäätökset, toimenpiteet, aikataulu ja vastuut.

Analyysi, auditointi ja toiminnan Mittarit ja mittaustulokset Johdon katselmus ja toimintojen seuranta: Asiakkaiden vaatimukset ja liiketoiminnan tulostavoitteet Laadun tavoitteet ja mittarit (kriteerit) Johdon katselmus Toiminnot Analyysi, auditointi ja toiminnan kehittäminen Asiakastyyty-väisyyden taso Toimin-tojen tulokset Mittarit ja mittaustulokset

IV. Parantaminen Johdon katselmukset: JOHDON VASTUU Johdon katselmukset: Katselmuksen lähtötiedot ja tulokset. MITTAUS, ANALYSOINTI JA PARANTAMINEN Jatkuva parantamien. JOHDON KATSELMUS (Tulevat ja eri alueiden katselmukset) Järjestelmän toimintaperiaate

IV. Parantaminen Korjaavat ja ennaltaehkäisevät toimet: Korjaava toimenpide = jo tapahtuneen poikkeaman syiden selvittäminen ja korjaaminen. Ennaltaehkäisevä toimenpide = Kuinka poikkeamien synty voidaan ehkäistä etukäteen? Järjestelmän toimintaperiaate

IV. Parantaminen Jatkuva parantaminen: Jatkuvan parantamisen tavoitteena on kehittää yrityksen toimintaa jatkuvasti. Jatkuvaa parantamista on: - Henkilöstön tekemät parannus- ja kehitysehdotukset. - Laajemmat kehitysprojektit, esim. uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto.

IV. Parantaminen Jatkuvan parantamisen työkalut Palautejärjestelmät: - Koko henkilöstö voi tehdä tuotteeseen ja toimintaan liittyviä kehitysehdotuksia. - Palaute kehitysehdotuksista. Kehityspalaverit Aloitteet (rahallinen korvaus) - Palaute aloitteista.