Hannele Kauppinen ja Sirpa Pajula CAFin ulkoinen arviointi (PEF) Kaupunkiympäristön palvelualueen johtoryhmä 1.11.2016 Hannele Kauppinen ja Sirpa Pajula

Organisaation kehittäminen itsearvioinnin avulla CAF on erityisesti julkisen sektorin organisaatioille tarkoitettu laadunarvioinnin työkalu, jolla organisaatiota ja organisaation toimintatapoja kehitetään itsearvioinnin avulla. CAF-itsearvioinnissa henkilöstö arvioi toimintatapoja ja toiminnan tuloksia sekä niiden kehitystä näyttöihin perustuen. CAF:ssa on määritelty kullekin arviointialueelle erinomaisuuden tunnuspiirteet, mutta CAF ei aseta standardeja.

Eteneminen Kuopion kaupungilla 1. vaihe: CAF-itsearviointi 2012 > Keväisin joka tasolla (työyksiköt, johtoryhmät) tehtävä nopea itsearviointi 2. vaihe: Toiminnan ja tulosten kuvaus: Näytöt Toimintakäsikirjatyö 2014 > Syksyisin toiminnan kuvausten päivitys. Toimintakäsi-kirjaan yhdistetään tiedot oman toiminnan kuvauksista: prosessikuvaukset ja –kaaviot sekä työohjeet. 3. vaihe: Kokonaisvaltainen sisäinen ja ulkoinen arviointi (PEF) 2017 > Joka toinen vuosi toteutettava sisäinen ja ulkoinen arviointi Effective CAF-User –tunnustus Kaupungin laatupalkinto -kilpailu

Kokonaisvaltainen sisäinen ja ulkoinen arviointi Tutustuttaa johdon laadun kokonaisvaltaiseen hallintaan (Total Quality Management, TQM) ja arvioi laatujohtamisen kypsyystasoa Tukee jatkuvan parantamisen toteutumista ulkoisen arvioinnin ja palautteen avulla (ks. seuraava dia) Ohjaa kohti kokonaisvaltaista laatutyötä Suunnittele-Toteuta Suunnittele-Toteuta-Arvioi-Kehitä Toimii yhdistävänä tekijänä kumppaneidemme käyttämien laadunhallintamallien välillä mm. ISO 9001 (Kys), RALA (Mestar) ja ISO 20000 (Istekki) Helpottaa vertailukehittämistä muiden julkisen sektorin organisaatioiden välillä

Ulkoisen arvioinnin kannustava vaikutus

Ulkoisen arvioinnin rakenne Vaihe 1: Itsearvioinnin suunnittelu, valmistelu ja viestintä Vaihe 2: Itsearvioinnin toteutus ja itsearviointiraportti yleiset kommentit, vahvuudet, kehittämiskohteet ja pisteytys Osa-alue 1: CAF-itsearviointi Vaihe 3: Kehittämiskohteiden valinta ja priorisointi, kehittämissuunnitelma ja sen viestintä sekä kehittämissuunnitelman mukaisten toimien täytäntöönpano Osa-alue 2: Kehittämistoimenpiteet TQM: Erinomaisuuden tunnuspiirteiden täyttyminen vahvuudet, kehittämiskohteet ja pisteytys Osa-alue 3: Organisaation kokonaisvaltaisen laadunhallinnan tila

Organisaation kokonaisvaltaisen laadunhallinnan kypsyys Tuloksellisuus Asiakaslähtöisyys Suuntaa näyttävä ja merkityksellisyyttä ylläpitävä johtajuus Prosessien johtaminen ja tiedon hyödyntäminen Henkilöstön kehittäminen ja osallistaminen Jatkuva oppiminen, kehittäminen ja innovointi Kumppanuuksien kehittäminen ja hyödyntäminen Yhteiskuntavastuu ERINOMAISUUDEN TUNNUSPIIRTEET

Arviointien vaiheet ja kytkeytyminen johtamisen vuosikelloon CAF-itse-arviointi ja hakemus CAF-itsearvioinnin toteutus helmikuussa Itsearviointiraportti ja kehittämissuunnitelma 6-12 kk itsearvioinnin jälkeen hakemus Valtionkonttorille ulkoista arviointia varten, Valtionkonttori lähettää tietopaketin, jossa jatko-ohjeet sisäistä arviointia ja tarvittavien dokumenttien toimittamista varten Sisäinen arviointi PEF-mallin mukainen sisäinen arviointi ja dokumenttien toimitus Valtionkonttorille Dokumentteina mm. organisaation lyhyt esittely, CAF-itsearviointiprosessin esittely, itsearviointiraportti sekä kehittämissuunnitelma Valtionkonttori nimeää vähintään 2 ulkoista arvioijaa, viestii ne hakijalle sekä pyytää täyttämään sisäisen arvioinnin lomakkeet ja toimittamaan ne Ulkoinen arviointi Ulkoiset arvioijat tutustuvat saamiinsa dokumentteihin, tekevät arviota ja päättävät samalla tarvittavista lisätiedoista sekä haastateltavista henkilöistä ja viestivät ne hakijalle Ulkoiset arvioijat vierailevat organisaatiossa 1-2 päivän ajan ja täydentävät tietoja haastattelujen ja/tai työpajojen avulla sekä antavat suullista palautetta jo vierailun aikana Ulkoiset arvioijat tekevät arviointiraportin suosituksineen ja toimittavat sen Valtionkonttorille kuukauden sisällä Arviointi-raportti ja ECU Valtionkonttori toimittaa arviointiraportin sekä tiedon siitä onko organisaatiolle myönnetty Effective CAF User –tunnustus Organisaatio on mukana valittaessa Kaupungin laatupalkinnon saajia, laatupalkinnot jaetaan vuorovuosin Kaupunginjohtajan innovaatiopalkinnon kanssa, ensimmäisen kerran 11/2017

JOHTAMISEN VUOSIKELLO 2017 15.12.2017 Parhaiden käytäntöjen sekä laatupalkittujen esittely 10-11/2017 Ulkoisen arvioinnin raportti sekä tieto Effective CAF User –tunnustuksesta (n. 1 kk ulkoisesta arvioinnista) Henkilöstö- viestintä Käyttösuunnitelmat Tavoite- osaamis- ja kehityskeskustelut Toimintaympäristöanalyysi ja palvelutuotantolinjaukset Projektiesitysten hyväksyminen Asiakas-, henkilöstö- ja sidosryhmäkyselyt mittaustulosten analysointi Kyselyjen tulosten ja Toimintakuvaukset ja työohjeet Ed. vuoden tilinpäätös, kertomukset ja tavoitteiden toteuman arviointi 01-02/2017 Kaupungin toimintakäsikirjaesittelyt Toimenpiteet, talousarvio, henkilöstö- ja investointisuunnitelma Projektien käynnistys Projekti- suunnittelu 17.11.2017 Kaupungin laatupalkintojen jako Päättyvien projektien loppu- ja jälki- arvioinnit ja auditoinnit Arvioinnit Projektiesitysten valmistelu Tilinpäätös KK-rap 12 01/2017 CAF-itsearviointi-koulutukset: 5.1.2017, 18.1.2017 tai 30.1.2017 KK-rap 11 KK-rap 10 Projektien seuranta 09-10/2017 Ulkoiset arvioinnit KK-rap 01 Projektien seuranta ja väliarviointi 12 01 11 02 KK-rap 09 KK-rap 02 10 03 02/2017 CAF-itsearvioinnit ja kehittämissuunnitelmat Strategiset vuositavoitteet ja raami 08/2017 Ulkoisen arvioinnin hakemus Valtionkonttorille (väh. 6 kk CAF-itsearvioinnin tekemisestä) 09 04 KK-rap 08 KK-rap 03 05 08 Osavuosi-seuranta KK-rap 07 07 06 Osavuosi- seuranta KK-rap 04 Kehittämis- toimenpiteet KK-rap 05 Resursoitava kehittäminen 02-08/2017 Kehittämissuunnitelmien toteuttaminen

Hakemus ulkoisesta arvioinnista Hakemus lähetetään Valtion-konttorille 6-12 kuukauden kuluttua CAF-itsearvioinnista. Hakemukseen tiedot mm. Hakijana Kuopion kaupunki Yhteyshenkilönä Sirpa Pajula CAFin käyttöönottanut organisaation osa palvelualue/vastuualue/ yksikkö Pvm, jolloin CAF-itsearviointiraportti on toimitettu johtoryhmälle Huom! Kuopion kaupungilla CAF lanseerattiin v. 2012. Kuopion - kaupunki on rekisteröitynyt CAF-käyttäjäksi EIPAn sivuille http://caf.eipa.eu 12 x x

Todistus Effective CAF User –tunnustuksesta on voimassa 2 vuotta ja antaa oikeuden logon käyttöön. Seuraavan ECU-tunnustuksen hakeminen on vastaava prosessi eli se kannattaa sisällyttää normaaliin CAF-itsearviointiin (ulkoinen arviointi kahden vuoden välein).

Kaupunkiympäristön palvelualueella + Hyvät valmiudet hakea ulkoista arviointia koko palvelualueelle + Nykyisillä kaupungin käytännöillä + + + Kiinnitettävä huomiota: Aikataulujen suunnittelu vuosikelloon Näyttöjen (=toimintakäsikirjat) täydentäminen Johtoryhmien itsearviointien toteuttaminen Työyksiköiden itsearviointien toteuttaminen Itsearviointiraportit – näyttöjen, vahvuuksien ja kehittämiskohteiden kirjaaminen Kehittämissuunnitelmat – vastuut, resurssit, aikataulut, seuraaminen Kehittämissuunnitelmat – toteuttaminen + edullinen mahdollisuus ulkoiseen arviointiin (ulkoisina kustannuksina vain arvioijien matkakustannukset) + jatkossa itsearviointi joka toinen vuosi

L a a t u t y ö n t e k i j ä t

L a a t u t y ö n t u k i

Hannele Kauppinen ja Sirpa Pajula Kiitos! Hannele Kauppinen ja Sirpa Pajula