CAF Ulkoinen arviointi Suomessa Ohjeita hakijalle pähkinänkuoressa

Esitys aiheesta: "CAF Ulkoinen arviointi Suomessa Ohjeita hakijalle pähkinänkuoressa"— Esityksen transkriptio:

1 CAF Ulkoinen arviointi Suomessa Ohjeita hakijalle pähkinänkuoressa

2 Tavoitteita… Laadun saaminen osaksi rakenteita, prosesseja, toimintatapoja ja organisaation toimintakulttuuria. Erinomaisen toiminnan tunnusmerkkien toteuttaminen käytännössä. Tavoitteena säännöllinen itsearviointi ja jatkuva kehittäminen. AS 11/2016

3 Erinomaisen suorituskyvyn tunnusmerkit
Prosessien johtaminen ja tiedon hyödyntäminen Kumppanuus-yhteistyö ja sen kehittäminen Asiakas- ja kansalaislähtöisyys Suuntaa näyttävä, merkityksellisyyttä ylläpitävä johtajuus Yhteiskuntavastuu Jatkuva oppiminen, kehittäminen ja innovointi Osaamisen kehittäminen ja henkilöstön osallistaminen Tuloksellisuus Erinomaisen toiminnan tunnusmerkit AS 11/2016

4 Ulkoinen arviointi Suomessa Mitä, kuka, milloin?
VK omistaa ja vastaa kansallisella tasolla CAFin ulkoisen arvioinnin järjestämisestä ja myöntää tunnustuksen. Vaihe 1: Hakemus ulkoiseen arviointiin Vaihe 2: Ulkoinen arviointi Vaihe 3: VK myöntää tunnustuksen Kuka järjestää arvioinnin? Kaikki julkishallinnon organisaatiot (valtio, kunnat ja muut julkishallintoon luettavat organisaatiot) Edellytykset: Itsearviointi tehty Rekisteröitynyt CAF-käyttäjä. Kuka voi hakea? Arviointi järjestetään siten, että kaikilla julkishallinnon organisaatioilla on mahdollisuus hakea ulkoista-arviointia. Organisaatiolle arviointi on lähes ilmaista, se maksaa vain arvioitsijoiden matkakulut ja päivärahat Paljonko maksaa? AS 11/2016

5 Ulkoisen arvioinnin osa-alueet, mitä arvioidaan
Vaihe 1: Itsearvioinnin suunnittelu, valmistelu ja viestintä Vaihe 2: Itsearvioinnin toteutus ja itsearviointiraportti Yleiset kommentit, vahvuudet, kehittämiskohteet ja pisteytys Kohdat 1 – 6/10 Kyselylomake 1, liite 1.1 Osa-kokonaisuus 1: CAF-itsearviointi Vaihe 3: Kehittämiskohteiden valinta ja priorisointi, kehittämissuunnitelma ja sen viestintä sekä kehittämissuunnitelman mukaisten toimien täytäntöönpano Kohdat 7 – 9/10 Kyselylomake 2, liite 1.2 Osa-kokonaisuus 2: Kehittämistoimenpiteet TQM: Erinomaisuuden tunnuspiirteiden täyttyminen Vahvuudet, kehittämiskohteet ja pisteytys Kyselylomake 3, liite 1.3 Osa-kokonaisuus 3: Organisaation kokonaisvaltainen laadunhallinta AS 11/2016

6 Ulkoisen arvioinnin vaiheet
1. Hakemus 2. Arviointi 3. Tunnustuksen myöntäminen AS 11/2016

7 Ulkoisen arvioinnin vaiheet
Ulkoista arviointia voi hakea, kun viimeisimmästä itsearvioinnista ja kehityssuunnitelman luovuttamisesta organisaation johdolle on kulunut 6 – 12 kk Huomaathan, että vaatii aikaa tehdä kehittämistoimenpiteet 6 – 12 kk jälkeen innostus laantuu Ota yhteyttä Valtiokonttoriin saadaksesi tarkemmat ohjeet Organisaatio on rekisteröitynyt (tai rekisteröityy) CAF käyttäjäksi (kts.ohje, liite 4 Hakemuslomake) 1. Hakemus Arviointiryhmä (min. 2 henkilöä) tekevät arvioinnin dokumentaation ja arviokäynnin (-käynnit) perusteella Arviointiryhmä laatii palauteraportin ja suosittaa tunnustuksen myöntämistä tai epäämistä, toimittaa raportin Valtiokonttorille 2. Arviointi Valtiokonttori tekee päätöksen myöntää tai ei myönnä tunnusta. Myönteisessä tapauksessa Valtiokonttori luovuttaa organisaatiolle Verraton CAF-käyttäjä tunnustuksen. VK ilmoittaa tunnustuksen myöntämisestä EIPAn CAF RC:lle 3. Tunnustuksen myöntäminen AS 11/2016

8 1. Hakemus Tutustu ensin ulkoisen arvioinnin oppaaseen
Varmista ensin, että organisaatiosi täyttää ulkoisen arvioinnin kriteerit (itsearviointi tehty 12 kk:n sisällä, rekisteröitynyt CAF-käyttäjä) Ota yhteyttä Valtiokonttoriin, Saat lisätietoja ja osoitteen VK:lta kyselylomakkeiden tallentamiseksi Innokylään Lähetä pyyntö ulkoiseen arviointiin, hakemuslomake Saat lisätietoja ja osoitteen VK:lta kyselylomakkeiden tallentamiseksi Hakija (organisaatio) Neuvonta ja ohjeet arviointiin Tarkistaa, että edellytykset ulkoiseen arviointiin täyttyvät Valtiokonttori  2. Arviointi AS 11/2016

9 2. Ulkoinen arviointi Täyttää kyselylomakkeet ja tallentaa ne Innokylään (kullekin arvioinnille oma työtila) arviointiryhmää varten Sopii arviointiryhmän vastuuhenkilön kanssa arviointikäynnistä. Nimeää arviointikäyntiin osallistuvat henkilö, jotka ovat eri henkilöitä kuin lomakkeiden täyttäjät. Hakija (organisaatio) Nimeää arviointiryhmän ja sen vastuuhenkilön, ilmoittaa ryhmän kokoonpanon hakijalle Varmistaa, että hakija on saanut kyselylomakkeet Tarkistaa kyselylomakkeet, kun hakija ilmoittaa, että ne on täytetty ja tallennettu Innokylän työtilaan Valtiokonttori Tekee analysoinnin hakijan dokumentaation perusteella Vastuuhenkilö sopii ja järjestää arviointitapaamisen Suullinen palaute arviointitapaamisessa Laatii arviointiraportin ja suosittelee/ei suosittele tunnustuksen myöntämistä VK:lle  vaihe 3 Arviointiryhmä AS 11/2016

10 Vaihe 2, Arviointi…jatkuu
VK nimeää arviointiryhmän Ryhmän kokoonpano riippuu organisaation koosta, toimialasta jne. VK tarkistaa arvioijien esteellisyyden (kyselylomake, arvioijan ilmoitus) Nimeää ryhmän vastuuhenkilön 2. VK informoi hakijaa arviointiryhmästä VK varmistaa, että hakija on saanut 3 kysymyslomaketta sovitusta sähköisestä paikasta (CAF-itsearviointi prosessi, Kehitysprosessi, Kypsyys (TQM; ohjeen liitteet 1.1 – 1.3) Hakija täyttää kyselylomakkeet ja tallentaa ne Innokylän työtilaan 3. Arviointiryhmä tekee analyysin kyselylomakkeiden perusteella. 4. Arviointivierailun valmistelu, arviointiryhmä ja organisaatio valmistelevat yhdessä Vierailun tarkoitus (arviointiryhmän vetäjä) Toiveet ja odotukset vierailulle (arviointiryhmän vetäjä) Arviointiryhmä päättää tarvittavan dokumentaation määrän Organisaatio valitsee henkilöt, ryhmät yms. arviointihaastatteluun ja workshoppeihin (eri henkilöitä kuin arviointilomakkeiden täyttäjät) Tilaisuus, Esittäjä

11 Vaihe 2, Arviointi, jatkuu…
5. Arviointitapaaminen (max. 2 pv ), riippuen organisaation koosta yms. seikoista. Arviointiryhmä arvioi kuinka tehokkaasti organisaatio on käyttänyt CAF-mallia Arviointiryhmä analysoi organisaation itsearviointiprosessia, käyttäen prosessiin liittyvää kyselylomaketta (vaiheet 1 – 6) keskusteluun arviointiin osallistuneiden henkilöiden kanssa. Keskustelu käydään muiden kuin kyselylomakkeen täyttäneen tai täyttäneiden henkilöiden kanssa. Keskustelu kehityssuunnitelmasta ja sen toimeenpanosta (vaiheet 7 – 9) sekä kuinka toimeenpanosta on viestitty kehityssuunnitelmasta vastaavien henkilöiden kanssa (organisaatio valitsee henkilön tai henkilöt). Arviointi ryhmä haastattelee eri omistajatahoja arvioidakseen organisaation laatukulttuuria perustuen kypsyystaso-kyselylomakkeeseen (TQM). Arviointiryhmä antaa suullisen palautteen organisaatiolle huomioistaan. 6. Arviointiraportti Arviointiryhmä laatii raportin perustuen saamaansa ja käytettävissä olleeseen materiaaliin ennen arviointitapaamista ja sen aikana. Arviointiraportti laaditaan kuukauden sisällä arviointikäynnistä. Arviointiryhmä antaa myös suosituksen VK:lle siitä tulisiko organisaatiolle myöntää Verraton CAF-käyttäjä -tunnustus. Tilaisuus, Esittäjä

12 Vaihe 3, Tunnustuksen myöntäminen
Saa tiedon tunnustuksen myöntämisestä/epäämisestä VK:lta. Raportista tai päätöksestä ei ole mahdollisuutta valittaa Sopii tunnustuksen luovuttamistilaisuudesta VK:n kanssa Tunnus vanhenee 2 vuodessa ja sen voi uusia tekemällä itsearvioinnin ja hakemalla ulkoista arviointia. Jos organisaatiolle ei myönnetä Verraton CAF -käyttäjätunnustusta sitä voi hakea uudelleen itsearvioinnin jälkeen. Hakija VK tekee päätöksen tunnustuksen myöntämisestä perustuen arviointiraporttiin ja arviointiryhmän antamaan suositukseen. VK lähettää arviointiraportin ja päätöksen organisaatiolle. Jos organisaatiolle on myönnetty tunnustus, se luovutetaan sovituin menettelyin VK informoi CAF RC:tä myönnetystä tunnustuksesta (pvm ja organisaatio), joka julkaisee organisaation nimen EIPAN CAF-käyttäjien portaalissa. Valtiokonttori Päivittää EIPAN CAF-käyttäjien portaalin. CAF RC AS 11/2016