Vaski-strategiatyöpaja 6.5.2010 Turku Janne Marniemi Net Effect Oy

Tilaisuuden tavoitteet Luoda yhteinen ymmärrys strategiatyöstä ja siihen liittyvistä haasteista Laatia Vaski-strategiatyölle perusrunko, sisältäen aikakin seuraavat asiat: Vaiheistus Aikataulutus Vastuut Resursointi

ALKUUN muutama sana STRATEGIATYÖstä ja muutoksesta

(Santalainen, Strateginen ajattelu) Aamun mietelause… ”…Strategisen ajattelun tuloksena syntyy strategia, jonka avulla kohdataan menestyksekkäästi vaihtoehtoisia tulevaisuuksia… Kaikki strategiat ovat abstraktioita, jotka ovat olemassa strategien aivoissa…” (Santalainen, Strateginen ajattelu)

Strategian lähtökohdat Strategian lähtökohtana on muuttuva maailma eli organisaation toimintaympäristö Strategia pitää sisällään sekä tavoitteet että toiminnan keskeiset suuntalinjat Kysymys on valinnasta lukemattomien vaihtoehtojen joukosta, asioiden laittamisesta tärkeysjärjestykseen ja myös kieltäytymisestä monista sinänsä järkevistä vaihtoehdoista Organisaatiossa tiedetään ja tiedostetaan tehdyt valinnat yhdessä, jotta ne voidaan myös toteuttaa kurinalaisesti (Kamensky, Strateginen johtaminen)

Strateginen analyysi Strategian seuranta ja arviointi Strategian päivittäminen Toiminta- ympäristö Omistajien ja sidosryhmien odotukset Tulosten arviointi Resurssit ja strateginen kyvykkyys Toimeenpanon arviointi Strateginen analyysi Strategian seuranta ja arviointi Missio, visio ja arvot Strategian toimeen- pano ja muutoksen johtaminen Strategisten vaihtoehtojen tunnistaminen Strategian toteutus Strateginen valinta Resurssien allokointi Vaihtoehtojen arviointi Prosessi- ja organisaatio- rakenne Strategian valinta

Varsinais-Suomen kirjastojen yhteisjärjestelmät 3/2010

Muutoksen perustasot Pieni muutos eli toiminnan parannus (change): nykyisen toiminnan parantaminen Keskisuuri muutos eli uudistus (transition): olemassa olevan korvaaminen jollakin uudella Suuri muutos eli muodonmuutos (transformation): monimutkaisin ja syvin muuttumisen laji – vaatii radikaalia käännöstä ajattelutavassa, organisaatiokulttuurissa ja käyttäytymisessä  Erilaiset muutokset edellyttävät erilaista johtamista ja viestintää (kts seuraava dia)!

1. Muutoksen riskit, 2. Muutoksen tavoitteet, 3. Muutosjohtaminen Organisaatiomuutosten tyypittelyä Muutosten aikahorisontti Muutosten kohdistaminen Nopea Hidas Suppea MUUTOSTYYPPI 1. SISÄLLÖLLISESTI SUPPEA, MUTTA TOTEUTUSTAVALTAAN NOPEA MUUTOS Organisaation osaan kohdistuva muutos. Toteutetaan nopeassa aikataulussa. Riskit realistisia. Tähtää toimintatapojen muuttamiseen. Edellyttää muutosjohtamisen taitoja. MUUTOSTYYPPI 2. HIDAS JA SUPPEA MUUTOS Toteutetaan hitaassa aikataulussa. Olemattomat riskit. Muutosjohtamiseen ei erityisiä vaatimuksia. Laaja-alainen TYYPPI 3. RADIKAALI, KORKEAN RISKIN JA ERITYISTÄ MUUTOSJOHTAJUUTTA EDELLYTTÄMÄ LAAJA-ALAINEN MUUTOS Koko organisaation toimintaan kohdistuva muutos. Riskien tiedostaminen kriittistä. Tähtää viime kädessä organisaatiokulttuurin muuttamiseen. Muutoksen johtaminen vaatii erityistä taitoa ja kokemusta. TYYPPI 4. RADIKAALI PITKÄN AIKAJÄNTEEN MUUTOS Riskien tiedostaminen merkityksellistä muutoksen alan laajuuden johdosta. Muutoksen hallinta ja ”muutosprojektin ohjaus” asia, josta huolehdittava. Tyyppejä erottelevat kriittiset tekijät: 1. Muutoksen riskit, 2. Muutoksen tavoitteet, 3. Muutosjohtaminen

MITÄ TULISI MIELESTÄNI TEHDÄ MITÄ TULISI MIELESTÄNI TEHDÄ?  ”Klassinen strategiaprosessi Vaski-kielellä” 1. Toimintaympäristön sisäinen ja ulkoinen analyysi: - Vaski-kuntien näkemykset ja tahtotila - Vaski-kirjastojen strateginen kyvykkyys ja yhteinen ymmärrys - Asiakastarpeet - Järjestelmien kehittyminen - Muu kansallinen kehityskulku 2. Strategian laadinta: - Vaski-toiminta-ajatuksen, vision ja arvojen määrittäminen - Strategisten päämäärien valinta ja niiden konkretisointi kriittisinä menestystekijöinä - Strategisten mittareiden laadinta - Henkilökunnan osallistaminen - Päätösten tekeminen 3. Strategian toimeenpano: - Vaski-prosessien ja Vaski-organisoitumisen määrittäminen - Resurssien kohdentaminen - Tehtäväkuvien ja vastuiden selkiyttäminen - Päätösten tekeminen - Muutoksen johtaminen - Henkilökunnan työhyvinvoinnista ja motivaatiosta huolehtiminen 4. Strategian seuranta: - Toiminnan-ohjausjärjestelmän käyttö - Vaski-laatutyön käynnistäminen ja osaamisen johtaminen - Strategisen vuosikellon mukainen seuranta ja arviointi - Strategian aktiivinen päivittäminen

VASKI-STRATEGIAPROSESSI

Strategiatyöhön liittyvät tehtävät: Laaditaan seudullinen kirjastostrategia 2010-11. Seudullinen kirjastostrategia sisältää mm. seuraavat osiot: Seudullinen kirjastoyhteistyön uudelleen organisointi Yhteinen kokoelmapolitiikka, Palvelukonseptien kehittäminen ja kirjastojen konseptointi, Osaamisen kehittäminen ja erityisosaamisen jakaminen. Myös itse strategian sisältö vaatii kirkastamista.

Vaski-strategiaprosessin sisältö, aikataulut, vastuut ja resursointi (1/2) Mitä tulisi tehdä? Miten tehdään? Aikataulu Vastuu Resurssi 1. Toimintaympäristön sisäinen ja ulkoinen analyysi: 1.1. Tehdä perusselvitys PARAS-hankkeen pohjalta myös niistä kunnista, jotka eivät olleet siinä mukana, ml. kirjastopalveluiden tulevaisuus, eläköityminen ja työn houkuttelevuus 1.2. Olemassa olevien strategioiden analysointi ja hyödyntäminen  asiakirja-analyysi 1.3. ”Ongelma-analyysin” tekeminen Vaski-tilanteesta 1.4. Asiakastarveanalyysi (nykyiset ja potentiaaliset, ml. monikulttuurinen näkökulma  asiakassegmentointi) 1.5. ”Verkko-maailma-analyysi”, ml. henkilökunnan osaamishaasteet ja järjestelmäasioihin liittyvien aikataulujen päivittäminen 1.6. Kokoelmatyöhön liittyvien tulevien muutoksien määrittäminen 1.7. Strategisen osaamismääritelmän tekeminen 1.8. Muutosmatkan tiedostaminen, ”mitä jo olemme tehneet ja mitä on edessä” 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. Perinteisten tapojen lisäksi asiakkaiden osallistaminen uusilla tavoilla, korkeakouluyhteistyö, päivän kysymykset , myös eri foorumeilla jne.… 1.5. Vaski- IT-työryhmän hyödyntäminen ja päivittäminen tässä yhteydessä 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.1. 1.1. 1.3. 1.4.

Vaski-strategiaprosessin sisältö, aikataulut, vastuut ja resursointi (2/3) Mitä tulisi tehdä? Miten tehdään? Aikataulu Vastuu Resurssi 2. Strategian valinta: 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. Suunnitellaan myöhemmin…

Vaski-strategiaprosessin sisältö, aikataulut, vastuut ja resursointi (3/3) Mitä tulisi tehdä? Miten tehdään? Aikataulu Vastuu Resurssi 3. Strategian toimeenpano: 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 4. Strategian seuranta: 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. Suunnitellaan myöhemmin… Suunnitellaan myöhemmin…

Mitä seuraavaksi? Projektisuunnitelman tekeminen tämän kokouksen sisältöjen pohjalta (Maakuntakirjasto valmistelee): Verkkoäänestys (Doodle) seuraavan tapaamisen ajankohdasta Projektisuunnitelman tekeminen seuraavassa tapaamisessa: Uusien työryhmien ja työryhmävastuiden nimeäminen seuraavassa tapaamisessa Vanhojen työryhmien huomioiminen suhteessa kokonaisuuteen