Ryhmäkehityskeskustelu osana tiimin toiminnan jatkuvaa parantamista Tiimein johtaminen - Tiimitoimintamalli arkipäivän työssä Juha Tuomaala 5.3 ja 13.3.2013

Mikä on ryhmäkehityskeskustelu? joka käydään työtekijän kanssa kaikkien ryhmän jäsenten läsnä ollessa? joka käydään tiimin kanssa sen tavoitteiden kirkastamiseksi, toimintatapojen uudistamiseksi ja osaamisvajeiden tunnistamiseksi? Ryhmäkehityskeskustelussa etsitään keinoja tiimin/palveluryhmän toiminnan jatkuvaan parantamiseen Sovelluspalveluissa palveluryhmät vastaavat jatkuvien sovelluspalveluiden turvaamisesta Ryhmäkehityskeskusteluista kokemusta vuodesta 2007 lähtien (>>)

Sovelluspalvelut - organisaatiorakenne Tukipalveluiden johtotiimi Tukipalveluiden johtaja (Ylijohtaja) Tulosyksikön johtaja, Sovelluspalvelut Vastuualueet Vastuualuepäällikkö KII- ja MARA- tuotannon sovellukset Peltokorpi Mikko Vastuualuepäällikkö KIR- ja tukipalvelu- sovellukset Turunen Jorma Vastuualuepäällikkö Verkkopalvelu- sovellukset Tallgren Mikko Ryhmäkehityskeskustelut Palveluryhmät Kiinteistötehtävien sovelluspalvelut KITE Peltokorpi Mikko Kirjaamistehtävien sovelluspalvelut KIR Turunen Jorma Kiinteistötieto- palvelut KITI Tallgren Mikko Kiinteistötehtävien tekninen tuki KITU Mansikkamäki Jouni Paikkatieto- palvelut PATI Sipilä Teemu Tukipalveluiden sovelluspalvelut TUPA Savo Olli Maastotieto- tuotannon sovelluspalvelut MATU Pätynen Veijo Sähköisen asioinnin sovelluspalvelut SAPA Viitala Jaakko

Ryhmäkehityskeskustelun sisältö Tukipalveluiden palveluryhmissä Ryhmäkehityskeskustelussa luodaan palveluryhmän palveluryhmäsopimus, sopimuspohja (>>)

Palveluryhmä- sopimuksemsisältö 1. Sopijaosapuolet 2. Palveluryhmän kokoonpano 3. Palveluryhmän tarkoitus Palveluryhmä tekee työtään asiakkailleen: Mitkä/ketkä ovat palveluryhmän tärkeimmät asiakkaat ja asiakasryhmät? Mitkä ovat kunkin asiakkaan ja asiakasryhmän meihin suuntaamat tarpeet, joiden tyydyttämisessä pitää onnistua palveluryhmänä?

Palveluryhmäsopimus 4. Palveluryhmän vastuut ja osaaminen Palveluryhmän vastuulla olevat palvelut ja sovellukset Laajavaikutteisen sovellushäiriön toipumiseen osallistuvat palveluryhmän henkilöt sovelluksittain Sovellusten ja palveluiden osaamis- ja teknologiariskit

Palveluryhmäsopimus 5. Palveluryhmän toiminnan tavoitteet ja mittarit Jatkuvien sovelluspalveluiden turvaamisen visio: ”Jatkuvat sovelluspalvelut ovat asiakaslähtöisiä ja häiriöttömiä.” Toiminnan tavoitteet johdetaan MMM:n ja MML:n tulosopimimuksesta Palveluryhmän vuoden 2014 avaintehtävät

MML:n monivuotisesta tulossopimuksesta palveluryhmäsopimukseen Merkitys- priorisointi Ryhmäkehityskeskustelu

Palveluryhmän avaintehtävät

Palveluryhmäsopimus 6. Palveluryhmän kriittisten osaamisvajealueiden tunnistaminen Seinätaulumenetelmällä etsitään palveluryhmän kriittisiä osaamisvajealueita, jotka mahdollisesti estävät tai vaarantavat palveluryhmän tavoitteiden saavuttamista. Osaamisvajeet priorisoidaan kolmeen luokkaan: 1. Erittäin kriittinen 2. Kriittinen 3. Seurattava

Palveluryhmäsopimus 6. Palveluryhmän kriittisten osaamisvajealueiden tunnistaminen Kriittiset osaamisvajeet kirjataan taulukkoon Niitä hyödynnetään henkilökohtaisissa tulos-, tavoite- ja kehityskeskusteluissa ja mietitään olisiko ko. henkilöllä mahdollisuutta laajentaa osaamista jollekin kriittisistä osaamisvajealuista. Jossain tilanteissa osaamisvajealueiden poistaminen voi edellyttää uusrekrytointia. TTK-keskustelu

Erilaisia osaamisen kehittämisen muotoja tiimit, työryhmät itseopiskelu lehdet, kirjat videot, intranet esimerkistä oppiminen kokeilut erityistehtävät, projektit työtehtävien laajentaminen sijaisuudet ongelmanratkaisutilanteet opintomatkat ja -vierailut mentorointi bench marking kehittämisprojektit työkierto verkko-oppiminen palaverit coaching kehityskeskustelut tutorointi, valmentaminen koulutus- ja kehittämis- ohjelmat perehdyttämis- ohjelmat työnohjaus koulutustilaisuudet 5.3, 13.3.14

Palveluryhmäsopimus 7. Palveluryhmän toiminnan jatkuvan parantamisen kehittämiskohteet Mitkä ovat palveluryhmän vahvoja puolia ja mitkä asiat vaativat kehittämistä. Asiaa voi pohtia seuraavista näkökulmista: Miten toimintamme sujuu? Mitä voisi oppia aikaisemmasta toiminnasta? Missä voisimme parantaa toimintaamme? Vahvuudet?: Heikkoudet?: Parannettavat kohteet valitaan äänestyksellä -max. 3 kpl Palaverien parempi valmistelu

Palveluryhmäsopimus 8. Seuranta Palveluryhmän tavoitteiden ja toiminnan seurantaa tehdään palveluryhmien ja palveluryhmien vetäjien säännöllisissä palavereissa. Avaintehtävien ja palveluryhmän jatkuvan parantamisen kehittämiskohteiden toteumista arvioidaan palveluryhmän palaverissa 3 kertaa vuodessa. Jatkuvan parantamisen kehittämiskohteita käsitellään ja työstetään palveluryhmän kehityspäivillä.

Palveluryhmäsopimus 9. Ongelmien ja ristiriitojen ratkaisu Kuinka palveluryhmä tuo esille mahdolliset ongelma- tai ristiriitatilanteet ja kuinka ne käsitellään? Ongelmatilanteet ratkaistaan mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Jokainen huolehtii, että ristiriitatilanteet ja ongelmat tulevat palveluryhmän vetäjän tietoon riittävän ajoissa. Toimitaan projektikäsikirjan mukaisesti (luku 4.2.6 >>): ”Suurempien ristiriitojen ratkaisussa käytetään menettelyä, jossa näkemykset kirjataan, laaditaan ratkaisuvaihtoehdot ja niiden perusteella projektipäällikkö tekee lopullisen ratkaisun” ”Pienemmät ristiriitatilanteet projektipäällikkö ratkaisee omalla toimivallaan kuultuaan eri osapuolia”

7 vuoden kokemuksia ryhmäkehityskeskusteluista Vahvuudet <> Heikkoudet

Ryhmäkehityskeskustelujen vahvuuksia Esimiehelle: Suora palaute esimiestyöstä erikoisesti parannettavien asioiden osalta Tuo esiin ryhmän mahdolliset kipupisteet Aktivoi ryhmää osallistumaan keskusteluun ja tuomaan mielipiteet esille Samoja ryhmää koskevia asioita ei tarvitse käsitellä jokaisen kanssa erikseen TTK-keskustelussa Aivan ensisijaisesti se tarjoaa hyvän työkalun ryhmän toiminnan jatkuvaan parantamiseen. Tulevan vuoden tavoitteet ja keinot niiden saavuttamiseksi nostetaan oikea-aikaisesti esille. Se, että ryhmä sitoutuu toimimaan yhdessä ja ryhmänä, vähentää esimiesohjauksen tarvetta Vastuualuepäällikön mukanaolo toiminnan kehittämisessä antoi esimiehelle tukevan selkänojan

Ryhmäkehityskeskustelujen vahvuuksia Palveluryhmälle (tiimille): Ryhmää kuullaan ja mielipiteillä on vaikutusta ryhmän toimintaan Parantaa ryhmän toimintaa Ryhmä pystyy paremmin asemoimaan paikkansa organisaatiossa. Yhdessä toimiminen on tärkeä osa menestyksen saavuttamisessa. Ryhmäkehityskeskustelu avaa kaikkien silmät näkemään myös muiden jäsenten vastuulla olevat tehtävät. Myös sen miten jaamme organisaatiossa palveluita kahteen suuntaan. Ryhmä ei pelkästään tuota palveluita vaan saa palveluita koko organisaatiosta. Ryhmän jäsenellä on mahdollisuus peilata oman epäkohdan vaikuttavuutta ja suuruutta ryhmässä. Äänestystulos kertoo miten se saa nostetta tai pudotusta. Kaikille tarjotaan matalan kynnyksen osallistumismahdollisuus. Kehittämiskohteiden löytäminen ja järjestykseen laittaminen antavat kaikille vaikuttamismahdollisuuksia. Ryhmän olemassaolon ja toiminnan tarkoituksen kirkastaminen, ja sen motivaatiota parantava vaikutus Yhteisesti sovittujen kehittämiskohteiden löytäminen

Ryhmäkehityskeskustelujen heikkouksia Esimiehelle: Kehittymiskohteet edellyttävät eniten esimieheltä toimenpiteitä ja seurantaa vaikka niistä osan pystyykin delegoiman ryhmän jäsenille. Esimieheltä pitää löytyä sitoutumishalua ja resursseja viedä asioita aidosti eteenpäin. Haasteellisin asia koko mallissa!

Ryhmäkehityskeskustelujen heikkouksia Palveluryhmälle: Olisi pitänyt olla aikaa uudistaa ja kehittää käytäntöä. Tietyt samat asiat tahtoivat nousta esiin vuodesta toiseen

Ryhmäkehityskeskustelu on oiva tapa pienentää yleistä muutosvastarintaa Tavallisimmat vastaväitteemme muutoksia kohtaan…. ”Näin olemme tehneet jo 15 vuotta - miksi tätä systeemiä pitäisi muuttaa?” ”Emmehän me ole koskaan kokeilleet tätä” ”Se ei todellakaan kuulu meille” ”Ei meillä ole siihen varaa” ”Ei meillä ole siihen aikaa” ”Emme voi tehdä niin – se on vastoin aikaisemman organisaatiossa tehtyjä päätöksiä”

Ryhmäkehityskeskustelu on oiva tapa pienentää yleistä muutosvastarintaa Tavallisimmat vastaväitteemme muutoksia kohtaan…. ”Tätähän on kokeiltu joskus ennenkin” ”Mutta meidän alamme on täysin erilainen” ”Tiedän jo nyt ettei se tule toimimaan käytänössä” ”Käsitellään tätä asiaa joskus myöhemmin” ”Tuloksen tekeminenhän tässä on pääasia” ”Se ei sovi MML:n pitkän tähtäyksen suunnitelmiin”

Ryhmäkehityskeskustelu on oiva tapa pienentää yleistä muutosvastarintaa Tavallisimmat vastaväitteemme muutoksia kohtaan…. ”Annetaan jonkun muun kokeilla tätä ensin” ”Meillä ei nyt ole aikaa yksityskohdille” ”Meidän täytyy harkita asiaa vielä kerran” ”Tämä ehdotus tulee myöhemmin johtamaan vaikeuksiin” ”Nyt ei ole oikea aika puhua tästä asiasta” ”Emme todellakaan ole vielä valmiita tällaiseen”

Kiitos!