Pienin askelin – snadein stepein -väline oman työn kehittämiseen arjessa – jatkuvan parantamisen toimintatapa Virpi Mattila 11.1, 30.1, 2.2.2012

Työssä tarvitaan monenlaista osaamista Tavoitteena hyvinvoiva lapsi varhaiskas-vatuksessa Perustehtävä Lasten hoito, kasvatus ja opetus Kasvatuskumppanuus AMMATILLINEN OSAAMINEN -ammatilliset tiedot ja osaaminen -kokemus -henkilökohtaiset ominaisuudet Oman työn kehittäminen Toimintatapojen ja työ- prosessien parantaminen KEHITTÄMIS- OSAAMINEN -oman työn tutkiminen -analyysi- ja reflektio-osaaminen -kehittämistyökalujen käytön osaaminen Virpi Mattila 2012

Pienten askelten toimintatavan hyötyjä työn kehittämisessä Edetään askel kerrallaan, suurikin kokonaismuutos tehdään pienin askelin Kehittäminen työpäivään sopivaksi: parannukset näkyvät nopeasti, melko pienellä vaivalla ja ne toteutetaan yhdessä osana arkityötä Tekee kehittämistyön näkyväksi Tuo onnistumisen kokemuksia  lisää työhyvinvointia, kokemus omaan työhön vaikuttamisesta Virheet huomataan pian ja niistä opitaan nopeasti yhdellä askeleella ei voi mennä kovin kauas metsään Systemaattinen, toistettavissa oleva toimintatapa Toimintatapa ohjaa yhteisen työn tutkimiseen, työn perusteiden pohtimiseen ja reflektointiin Samalla syntyy dokumentti työkaluina olevia lomakkeita käyttämällä Virpi Mattila 2012

Kehittämiskohteen määrittely -mistä tiedämme, mitä tulisi kehittää? Lähdetään liikkeelle oman toiminnan arvioinnista Arviointitiedon lähteitä esimerkiksi: vasun toteutumisen arviointi itsearviointi erilaisia laatukriteereitä käyttäen asiakastyytyväisyyskyselyt, vanhempien kuuleminen lasten mielipiteiden ja tarpeiden selvittäminen jne………….. vähintään itsearviointikeskustelu Katse lapseen –toiminnassa kehittämiskohteen määrittelyn lähtökohtana on oman toiminnan arviointi suhteessa Hyve4-mallin osa-alueisiin, tiedonsiirtoon ja yhteistyöhön neuvolan kanssa jne. Virpi Mattila 2012

Nykytilan analyysin ja kuvaamisen tärkeys - kartat ja kompassit esiin! Täytyy ensin tietää, miten asiat ovat nyt ja missä ollaan, jotta voidaan hahmottaa, mitä olisi järkevä muuttaa, määritellä kehittämistavoitteita ja suunnata niitä kohti Mutu- tai näppituntumasta faktaan!  Etsitään mittaamis- ja arviointitapoja, joilla mitataan ensin nykytilaa ja tehdään samat mittaukset uudelleen kehittämistoimien jälkeen, jotta saadaan selville, mitä saatiin aikaan (alkumittaus – kokeiltava muutos – loppumittaus) Virpi Mattila 2012

Mittaaminen – mitä ihmettä? Virpi Mattila 2012

Mittaaminen Tilanteen kuvaaminen mitattavin käsittein Esimerkkejä Virpi Mattila 2012

Esimerkkejä Ilmiö Mittaaminen Rauhaton eteistilanne meteli nahistelut tapaturmat asiaan kuulumaton tekeminen vaatteet hujan hajan aikuisen stressaantunut olo pukeminen/riisuminen vie liian kauan aikaa liikaa lapsia eteisessä Vastataan kysymyksiin: Kuinka usein / kuinka moni huutaa / /minne asti kuuluu / kuinka usein häiritsee muita / aikuisen äänenkäyttö Kuinka usein / kuinka moni / kuinka paljon Kuinka kauan Virpi Mattila 2012

Esimerkkejä Ilmiö Mittaaminen Virpi Mattila 2012

Työkalu 1: Kehittämiskohteen täsmentäminen Virpi Mattila 2012

Kehittämiskohteesta kehittämisaskeliin Virpi Mattila 2012

Yksi kehittämisaskel 4. 1. 3. 2. Virpi Mattila 2012

Työkalu 2: Snadit stepit -lomake Virpi Mattila 2012

ja sitten…. toteuttakaa suunnitelmanne ! Snadit stepit –lomake 1/5 Funtsaa - Suunnittele Tehkää yksityiskohtainen suunnitelma yhdestä kehittämisaskeleesta. Mitä aiotte kokeilla? Mikä on nykytila muutoksen kohteena olevan asian suhteen? Mitä tavoittelette? Miten muutos toteutetaan? Kehittämisaskel, kokeiltava muutos Kokeiltavan asian lähtötilan ja tavoitetilan kuvaukset laadullisesti ja määrällisesti (kuvatkaa konkreettisia asioita, käyttäkää mittareita) Muutoksen toteutussuunnitelma (mitä tehdään, kuka tekee, milloin tekee ja milloin tulokset arvioidaan) Milloin arvioimme suunnitelmamme toteutumista ja sitten…. toteuttakaa suunnitelmanne ! Virpi Mattila 2012

Snadit stepit –lomake 2/5 Veivaa - tee: Kuvatkaa suunnittelemanne toteutus Toteutuiko suunnitelmanne, niin kuin olitte ajatelleet? Teittekö kaiken niin kuin suunnittelitte? Mitä tapahtui? Kuvatkaa myös mahdollisia vaikeuksia, ongelmia ja odottamattomiakin vaikutuksia. Miten suunnitelmanne toteutui Haasteet ja odottamattomat vaikutukset Virpi Mattila 2012

Snadit stepit –lomake 3/5 Tsekkaa - arvioi: Kuvatkaa tulokset / muutokset mittareita käyttäen. Verratkaa tuloksia lähtötilanteeseen ja tavoitetilaanne. Tehkää yhteenveto. Saavutitteko tavoitetilan? Mikä onnistui ja mikä mahdollisesti ei onnistunut? Mitä opitte? Oliko muutos parannus? Yhteenveto toteutuneista muutoksista Virpi Mattila 2012

ja sitten…. suunnitelkaa seuraava askel ! Snadit stepit –lomake 4/5 Duunaa - tee parannuksia ja aloita seuraavan askeleen suunnittelu: Mitä johtopäätöksiä teette? Mitä muutoksia toimintaan pitää vielä tehdä tekemästänne kokeilusta saadun tiedon perusteella? Mitä kokeilette seuraavaksi? Johtopäätöksemme Mitä kokeilemme seuraavaksi ja sitten…. suunnitelkaa seuraava askel ! ja niin edelleen…. Virpi Mattila 2012

Pienten askelten logiikka Virpi Mattila 2012

ERO nykytilan ja tavoitetilan välillä Nykytilasta tavoitetilaan Kehittämisaskeleet F V T D F V T D F V T D F V T D F V T D Mitä haluamme saavuttaa? Tavoitetilan kuvaus ERO nykytilan ja tavoitetilan välillä Missä olemme nyt? Nykytilan analyysi ja kuvaus Virpi Mattila 2012

Arviointi- ja kehittämisprosessi Virpi Mattila 2012

Yhden kehittämiskohteen toteuttaminen Virpi Mattila 2012

Kehittämiskertomuksen pätkä Toiminnan arviointi ja kehittämiskohteen asettaminen: Oletetaan, että jossakin yksikössä henkilökunta ja esimies ovat arvioineet työajan käyttöä erilaisiin työtehtäviin. He ovat todenneet, että viikoittaisiin työpaikkakokouksiin kuluvan ajan osuus viikon työajasta on noussut vuoden aikana 4 %:sta lähes 8 %:iin. Näin ollen osa kokouspäivän muista töistä jää joka viikko tekemättä. (Nykytilan kuvaus) He haluavat nostaa työpaikkakokouksiin käytettävän ajan lyhentämisen kehittämiskohteeksi. Kehittämiskohteen alkumittaus on tässä työpaikkakokouksiin kuluvan ajan mittaaminen, jota onkin mitattu viikoittain. Lähtötilanteessa työpaikkakokouksiin kuluu keskimäärin kolme tuntia kokousta kohti (= lähes 8 % viikon työajasta). Kehittämiskohteen tavoitetilaksi asetetaan, että kokoukset kestävät vain 1,5 tuntia kokousta kohti siten, että kaikki tärkeät asiat saadaan silti käsitellyiksi. Virpi Mattila 2012

Kehittämisaskeleet: Kehittämiskohteen nykytilan ja tavoitetilan kuvausten avulla ensimmäiseksi kehittämisaskeleeksi valitaan selkeiden esityslistojen tekeminen etukäteen ennen kokousta. Ensimmäisen kehittämisaskeleen lähtötilanteessa asioiden keräämiseen esityslistalle kokouksen alussa on kulunut kokousajasta lähes puoli tuntia (kehittämisaskeleen alkumittaus). Tehdään yksityiskohtainen suunnitelma esityslistojen laatimisesta eli sovitaan, kuka, miten ja milloin laatii esityslistat, miten kauan siihen voi käyttää aikaa, milloin uusi käytäntö alkaa ja milloin asian toteutumista arvioidaan. Toteutetaan suunnitelma ja uuden käytännön mukaisten kokousten kesto mitataan muutaman viikon ajalta (kehittämisaskeleen loppumittaus). Etukäteen laadittujen esityslistojen käyttöönoton jälkeen kokoukset kestävät keskimäärin kaksi tuntia. Virpi Mattila 2012

Ensimmäisen kehittämisaskeleen arvioinnin yhteydessä havaitaan, että esityslistakäytännön muuttamisen seurauksena kokoukset lyhenivät tunnilla eli enemmän kuin aikaisemmassa käytännössä asioiden keräämiseen kokouksen alussa oli kulunut aikaa. Kokouksiin osallistujien mielestä kaikki tärkeät asiat on saatu hyvin käsitellyiksi uuden esityslistakäytännön aikana. Kokousten kestoon liittyvään kehittämiskohteen tavoitteeseen ei kuitenkaan vielä päästy. Pohditaan, voidaanko kokouksia edelleen lyhentää vaarantamatta tärkeiden asioiden käsittelyä vai ollaanko jo riittävän lähellä tavoitetilaa (tilanteen vertaaminen kehittämiskohteen tavoitetilaan). Jos sovitaan, että kehittämiskohteen tavoitetilaan pyritään vielä jollakin muulla kokouskäytäntöön liittyvällä muutoksella, päätetään, mitä seuraavaksi kokeillaan, sovitaan uuden kehittämisaskeleen alkumittauksista, tehdään suunnitelma muutoksesta, toteutetaan suunnitelma, tehdään kehittämisaskeleen loppumittaukset, arvioidaan ja verrataan tilannetta kehittämiskohteen tavoitetilaan ja niin edelleen, kunnes ollaan kehittämiskohteen tavoitetilassa tai riittävän lähellä sitä. Virpi Mattila 2012

Ei ne suuret suunnitelmat, vaan pienetkin parannukset… Virpi Mattila 2012