EAKR JA ESR MAKSATUKSET Microteknia, auditorio Pirkko Markkanen Pohjois-Savon liitto

MAKSATUKSET Yleistä: -Projektin kokonaiskustannukset hyväksytty rahoituspäätöksessä ja hyväksytyssä projektisuunnitelmassa. -Rahoituspäätöksessä asetetaan ehdot maksatushakemuksen toimittamiselle. - lääninhallituksessa yleensä 3 kertaa vuodessa - TE-keskuksessa ja maakuntaliitossa sovitaan hankekohtaisesti -Rahoittajaviranomainen maksaa maksatushakemuksen perusteella rahoituspäätöksen mukaisin ehdoin toteutuneisiin tukikelpoisiin kustannuksiin jälkikäteen. -Myös osarahoitussuhteita ja tuloja seurataan maksatushakemuslomakkeella.

MAKSATUSHAKEMUKSET -Projektin toteuttaja täyttää maksatushakemuksen EURA järjestelmässä (käytetään rahoituspäätöksen projektikoodia) -Maksatushakemus perustuu hankkeen kirjanpitoon, joka on oltava yksilöitävissä organisaation kirjanpidosta -Lomakkeessa näkyvät valmiina järjestelmässä jo olevat tiedot -Kustannuksia voi täyttää ainoastaan niihin pääkustannuslajeihin, joita esitetty hyväksytyssä projektisuunnitelmassa (järjestelmä ei kuitenkaan vertaa summia). -Rivikohtaisiin lukuihin on sisällyttävä alv, jos se on hankkeelle hyväksyttävä kustannus -Tuloja ja rahoituseriä voi täyttää aina, vaikka niitä ei olisi esitetty projektisuunnitelmassa -Maksatushakemus jätetään järjestelmässä viranomais- käsittelyyn, tulostetaan ja lähetetään allekirjoitettuna rahoittajalle

MAKSATUSHAKEMUKSEN LIITTEET -Oikeaksi todistettu tositekohtainen kirjanpidon raportti (pääkirja) -Tarvittaessa erillinen kustannuslajien mukainen lajittelu / pääkirjan avain, mikäli pääkirjasta ei käy vaivattomasti ilmi kustannusten toteutuminen kustannuslajeittain (esim. numerointi kululajeittain auttaa tarkastusta) -Erittely palkoista, palkkioista, lomarahoista sivukuluineen -Osa-aikaisten henkilöiden osalta päiväkohtainen kokonaistyöajanseuranta -Tositekopiot / erillinen selvitys matkustus-, edustus- ja tiedotuskustannuksista -Ulkomaanmatkoista matkaraportit

MAKSATUSHAKEMUKSEN LIITTEET -Selvitys laskentaperusteista (välillisistä kustannuksista) (esim. vuokrat, posti- ja puhelinkulut, kopiot) aiheuttamisperiaatteen mukaan ensimmäisessä maksatuksessa -Hankinta-asiakirjat ja / tai selvitys pienhankinnoista Kynnysarvojen ylittävien hankintojen osalta kaikki hankinta- asiakirjat -Tiivistelmä maksatuskauden toiminnasta (suositeltavaa) -Väli-, loppu- ja seurantaraportit -Ohjausryhmän pöytäkirjat -Näytekappaleet hankkeessa tuotetuista materiaaleista -Selvitys luontoissuoritusten (erikseen raportoitavien kustannusten) kohdentamisesta projektille

MAKSATUSHAKEMUKSEN LIITTEET -Jos maksatushakemukseen sisällytettyä lomapalkkaa ei ole tosiasiallisesti maksettu, tulee tuensaajan toimittaa selvitys maksusta välittömästi, kun maksu on suoritettu ja kuitenkin 12 kk:n kuluessa hankkeen päättymisestä takaisinperinnän uhalla. -Tilintarkastajan lausunto, jos rahoittaja vaatii -Arvonlisävero-ohjaus tarvittaessa verottajalta -Allekirjoitusoikeudet -Kaikki liitteet ainakin paperiversiona maksatushakemukseen -Huom! Rahoittajakohtaisia erityisvaateita tapauskohtaisesti

TOSITTEET -Tositemerkinnöistä on voitava vaikeuksitta tarkistaa, miten ko. kustannus liittyy hankkeeseen (esim. laskussa viitteenä projektin nimi) -Kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman -Tositteesta tulee käydä ilmi, mistä kirjanpitotapahtuma on aiheutunut sekä tapahtuman ajankohta -Korjaus-, oikaisu- ja siirtokirjauksen todentavasta tositteesta on voitava todeta, mikä on korjattava tosite, mitä on korjattu ja miten korjaus on tehty

MAKSATUSHAKEMUKSEN KÄSITTELY Tarkastus: -Onko maksatushakemus siihen oikeutetun nimenkirjoittajan allekirjoittama -Onko kaikki tarpeelliset liitteet -Onko kustannukset syntyneet rahoituspäätöksessä vahvistettuna toteutusaikana -Onko kustannukset tosiasiallisesti tuensaajan maksamia (poikkeus: lomapalkkavaraus) -Vastaako kustannukset kirjanpidon otteita -Onko hankinnat kilpailutettu -Sisältävätkö hankkeen tiedotus- ja julkisuusmateriaalit tarvittavat tiedot EU:n osallistumisesta rahoitukseen

MAKSATUSHAKEMUKSEN KÄSITTELY Tukikelpoisuustarkastus -Kustannukset ovat projektille kuuluvia, tarpeellisia ja kohtuullisia -Tuensaajan muusta toiminnasta eriytettävissä olevia -Rahoituspäätöksen ja siihen sisältyvän projektisuunnitelman sekä tukikelpoisuusasetuksen ja annetun ohjeistuksen mukaisia -Kumulatiivinen kustannustoteutuma ei ylity missään kustannuslajissa ei-hyväksyttävällä tavalla -Jokaisen kustannuslajisumman tarkistaminen, tarkastajan on merkittävä, millä tarkkuudella kustannuslaji on tarkastettu -Arvonlisäveron hyväksyttävyys -Miten hankkeen rahoituserät ovat toteutuneet (kunta, muu julkinen, yksityinen) - myös tulorahoitus

MAKSATUSHAKEMUKSEN KÄSITTELY -Tarvittaessa pyydetään lisätietoja (laskukopioita, selvityksiä – tilannekohtaisesti) -Ei-hyväksyttävät kustannukset perustellaan maksatuspäätöksessä -Oikein esitetyt tiedot vaadittavine liitteineen nopeuttavat huomattavasti maksatushakemuksen käsittelyä

MAKSATUSPÄÄTÖS Maksettava summa: -ESR: hyväksyttävät toteuttajan projektikirjanpitoon tulleet kustannukset – miinus toteuttajan projektikirjanpitoon tulleet rahoituserät. -EAKR: x %:ia hyväksyttävistä nettokustannuksista. Maksettava tuki ei saa sidontajakson aikana ylittää rahoituspäätöksessä mainittua tukiprosenttia -Maksettava summa voi olla korkeintaan rahoituspäätöksellä myönnetyn rahoituksen jäljellä oleva määrä

AUKOTON JÄLJITYSKETJU -Jäljitettävyys (audit trail): dokumentaatio, jonka perusteella tapahtumien kulku voidaan todentaa -Dokumentoinnin oltava riittävä (kirjanpidon otteet, kilpailutusasiakirjat, laskut, ohjausryhmän pöytäkirjat, luontoissuoritukset jne) -Aukottoman jäljitysketjun oltava jälkikäteen todennettavissa projektin dokumentoinnissa – komissioon saakka -Asiakirjat on säilytettävä vähintään saakka.

Valvonta ja tarkastus -Tarkastuksia voivat suorittaa: - Ohjelmakauden rakennerahasto-ohjelmien tarkastusviranomainen VM/Valtiovarain controller-yksikkö (otantatarkastukset) - Euroopan tilintarkastustuomioistuin, komissio, valtiontalouden tarkastusyksikkö, ministeriö omalla hallinnonalallaan tai sen valtuuttama tarkastaja, hallinto- ja todentamis- viranomainen -Rahoittajan suorittamien, paikan päällä tapahtuvien tarkastuskäyntien (entinen varmennuskäynti) merkitys korostuu ohjelmakaudella

KIITOS -Hyvällä yhteistyöllä päästään hyvään lopputulokseen! siis Loppu hyvin - kaikki hyvin – rahat kassaan kilahtaa