Rakennerahastohankkeen aloituskoulutus

Esitys aiheesta: "Rakennerahastohankkeen aloituskoulutus"— Esityksen transkriptio:

1 Rakennerahastohankkeen aloituskoulutus
Kestävää kasvua ja työtä 2014 – 2020 Suomen rakennerahasto-ohjelma Etelä-Savon ELY-keskus

2 Aloituspalaverin tarkoitus
Aloituspalaverissa käydään läpi hankesuunnitelma rahoittajan ohjeistus hankkeen toteuttamiseksi mahdollinen rahoituspäätös Hankkeen toteuttaja vastaa siitä, että rahoittajan ohjeistus välitetään tarpeellisilta osin kaikille hankkeessa työskenteleville koko hankkeen toteutusajan. Hankkeen toteuttaja kirjoittaa tilaisuudesta muistion, joka lähetetään rahoittajalle kommentoitavaksi ennen hyväksymistä. Muistio liitetään ensimmäiseen maksatushakemukseen Etunimi Sukunimi

3 Rahoituspäätös ja hankesuunnitelma
Rahoituspäätös sisältää hankkeen toteuttamisen keskeiset ehdot. Hankkeelle varattu kokonaisrahoitus voidaan myöntää vuosittain tai pidemmälle ajalle. Rahoitus on varattu hankkeen toteuttamiseen (hankkeen toiminta ei tule olla toteuttajan normaalitoimintaa). Hankesuunnitelma on osa rahoituspäätöstä hanke tulee toteuttaa suunnitelman mukaisesti hankkeessa tulee noudattaa esitettyä kustannusarviota ja rahoitussuunnitelmaa Toteuttajien tulee tarvittaessa päivittää yhteystietonsa EURA2014-järjestelmässä yhteystietojen ylläpidon kautta. Etunimi Sukunimi

4 Tuensiirtohanke Tuensiirtohanketta hallinnoi yksi toteuttaja eli tuen saaja Muut toimijat ovat tuen siirron saajia Toimijat sopivat keskenään EURA2014-järjestelmässä raportoitavien tietojen ja maksatushakemuksen tekemiseen tarvittavan aineiston kokoamisesta. Henkilöistä kerättävän tiedon osalta on muistettava tietosuoja. Toteuttajan on huolehdittava siitä, että tuensiirron saajat ovat tietoisia vastuistaan. Toteuttaja hoitaa yhteydenpidon rahoittajaan ja välittää rahoittajan ohjeistukset tarvittavilta osin tuensiirron saajille. Etunimi Sukunimi

5 Sopimus tuensiirtohankkeessa
Tuen saajan ja siirron saajien välille laaditaan sopimus Sopimuksen tulee sisältää ainakin tiedot sopimusosapuolista ja kunkin osuuksista hankkeen toteuttamiseen liittyvistä toimenpiteistä ja kustannuksista sekä siirrettävän tuen määrästä. Sopimuksessa on kuvattava lisäksi julkisia hankintoja koskevat menettelyt, kirjanpitovelvollisuus sekä tuen käytön valvonta- ja tiedonantomenettelyt. Lisäksi sopimukseen tulee kirjata muut tarvittavat menettelyt, joilla tuen saaja voi varmistaa, että hanke toteutetaan tukipäätöksen mukaisesti. Sopimukseen tulee sisällyttää selvitys tuen siirron saajan nimenkirjoitusoikeudesta. Jos hankkeelle tehdyn tukipäätöksen jälkeen hankkeeseen liittyy uusia osapuolia, on tuensaajan välittömästi toimitettava asiaa koskeva hakemus . Etunimi Sukunimi

6 Hankesuunnitelman muuttaminen
Hankesuunnitelmaa on mahdollista muuttaa, jos hanketta ei voida toteuttaa rahoituspäätöksen ja hankesuunnitelman mukaisesti. Hankkeen perusajatuksen on pysyttävä samana. Mahdollisessa muutostarpeessa otetaan ensin yhteys rahoittajaan: muutostarpeen esittäminen yksilöidysti perusteluineen muutoksen vaikutus tulosten saavuttamiseen ja kustannusarvioon Muutoksista tulee keskustella ohjausryhmän kanssa. Rahoittaja päättää muutosmenettelystä ja muutokseen tarvitaan rahoittajan hyväksyntä. Muutoshakemuksen mukaiset kulut ovat tukikelpoisia vasta sitten, kun muutoshakemus on jätetty viranomaiskäsittelyyn EURA2014-järjestelmässä. Muutoshakemus voi aiheuttaa ylimääräisen maksatushakemuksen. Etunimi Sukunimi

7 Seuranta ja raportointi
Kaikki hankkeen hallinnollinen toiminta tapahtuu EURAssa. Huomioitava toteuttajan allekirjoitusoikeudet! Maksatushakemukset toimitetaan rahoittajalle sovittujen jaksojen mukaisesti Jokaisen maksatushakemuksen yhteydessä täytetään seurantaraportti, joka sisältää tiedot hankkeen etenemisestä maksatuskaudella: toteutetut toimenpiteet ja saavutetut tulokset kuvataan suhteessa hankkeen tavoitteisiin hankkeen osallistujamäärä osallistuvat yritykset ja organisaatiot Etunimi Sukunimi

8 Loppuraportti Loppuraportti toimitetaan rahoittajalle ennen viimeistä maksatushakemusta. Loppuraporttipohja on hyvä avata EURAssa heti hankkeen alkaessa, jotta nähdään, millaisia tietoja hankkeen toteutumisesta tullaan kysymään Loppuraportin tiivistelmän tulee sisältää 1) hankkeen tavoitteet tiivistetysti 2) hankkeen toimenpiteet ja tulokset tiivistetysti millaisia tuloksia saavutettiin verrattuna tavoitteisiin (vaikuttavuus) millaisia tuloksia saavutettiin ylipäätään ts. saavutettiinko sellaisia tuloksia, joita ei oltu tavoiteltu (vaikutus) Etunimi Sukunimi

9 ESR-henkilötietojärjestelmä (1/2)
Hankkeeseen osallistujista tallennetaan tiedot sähköiseen ESR-henkilötietokantaan. Pääkäyttäjän on asetettava hankekohtainen salasanavaatimus, jotta tietoja päästään syöttämään järjestelmään. Ohjeet tietojen keräämisestä on syytä lukea tarkasti Tiedot kerätään allekirjoitettavilla paperilomakkeilla, joista tiedot siirretään järjestelmään Jokaisesta osallistujasta tallennetaan tiedot osallistumisen aloitus- ja lopetusvaiheissa kukin osallistuja kirjataan aloittaneeksi vain kerran osallistuja voi palata hankkeeseen, jolloin uusin lopettamisilmoitus jää voimaa Pitkäkestoiset osallistujat – lyhytkestoisen osallistujat Tiedoille asetettu täydellisyysvaatimus! Etunimi Sukunimi

10 ESR-henkilötietojärjestelmä (2/2)
Ainoastaan hankehenkilöstö käsittelee, ylläpitää ja raportoi osallistujista kerättävää tietoa. Vain päätoteuttaja voi tallentaa tiedot sähköiseen järjestelmään Säilytetään lukollisessa tilassa tietosuojaa ja arkistointisäädöksiä noudattaen Jos toteuttaja pitää muita rekistereitä osallistujista, niiden tietosuojaus on toteuttajan vastuulla. ESR-hankkeiden osallistujakohtaiset seurantatietolomakkeet ja ohjeet ESR Henkilö -järjestelmästä löytyvät osoitteesta rakennerahastot.fi >Hanketoimijalle ->Ohjeita tuensaajalle ->ESR-hankkeeseen osallistuvia henkilöitä koskevat tiedot Etunimi Sukunimi

11 Hankkeen ohjausryhmä (1/2)
Päätoteuttaja nimeää hankkeelle ohjausryhmän Tieto kokoonpanosta toimitetaan rahoittajalle Ohjausryhmän kokoonpano jäsenet edustavat taustaorganisaatiotaan jäsenillä on laaja-alaista asiantuntemusta hankkeen toiminnan seuraamiseksi ja ohjaamiseksi puheenjohtajiksi ei suositella toteuttajaorganisaatioiden edustajia eikä toisten rakennerahastohankkeiden henkilöstöä rahoittajan edustaja toimii ohjausryhmässä asiantuntijajäsenenä kiinnitettävä huomiota molempien sukupuolten edustukseen Etunimi Sukunimi

12 Hankkeen ohjausryhmä (2/2)
Ohjausryhmän tehtävät asiantuntemuksen tuominen hankkeen kehittämistyöhön hankkeen toiminnan seuraaminen ja ohjaaminen tulosten saavuttamiseksi rahoituspäätöksen mukaisesti seurantatietojen käsittely hankkeen taloustilanteen käsittely hankkeen toiminnan suuntaamisen tarkistaminen tarvittaessa Ohjausryhmä ei vastaa oikeudellisesti hankkeen toiminnasta vaan vastuu on aina hanketta toteuttavalla organisaatiolla. Ohjausryhmän pöytäkirjat toimitetaan rahoittajalle maksatushakemusten liitteenä Etunimi Sukunimi

13 Hankkeen toiminnan arviointi
Hankkeessa tulee tehdä itsearviointia koko toteutusajan. Arvioinnin tulee olla kehittämistyötä, tulosten saavuttamista ja toiminnan jatkuvuutta tukevaa. Kohderyhmä ja ohjausryhmä osallistetaan hankkeen toiminnan arviointiin. TEM tekee hankkeista ulkopuolista arviointia, johon hankkeiden toivotaan pyydettäessä osallistuvan. Etunimi Sukunimi

14 Viestintä ja tiedottaminen
Hankkeelle on hyvä tehdä erillinen tiedotussuunnitelma monipuolisten kanavien hyödyntäminen Tiedottamisessa on mainittava EU-osarahoitus ja Etelä-Savon ELY-keskus kansallisena rahoittajana. Hankkeen tulee asettaa näkyvälle paikalle juliste (min. A3), joka sisältää tietoa hankkeesta ja sen saamasta rahoituksesta.   Hankkeeseen osallistuville on tiedotettava EU-osarahoituksesta Kaikessa tiedotustoiminnassa on käytettävä Eurooppa-tunnusta eli EU-lippua ja siihen liitettyä tekstiä Vipuvoimaa EU:lta –tunnusta ja ELY-keskuksen logoa Viestintäaineisto, tarkemmat ohjeet ja graafiset tunnukset löytyvät internet-sivuilta ELY-keskuksen logo on noudettavissa ELY-keskusten aineistopankista: Etunimi Sukunimi

15 Rakennerahastotoimintaa ohjaavat lait, säädökset ja ohjeet
Säädösperusta on rahoituspäätöksessä. Muut toimintaa ohjaavat säädökset: (hanketoimijan osio) Valtion säädöstietopankki FINLEX Euroopan Unionin säädöstietopankki EUR-LEX Katso-tunnistautumispalvelusta lisätietoja Etelä-Savon ELY-keskuksen rakennerahastohenkilöstön yhteystiedot: Etunimi Sukunimi

16 Rakennerahastohankkeen aloituskoulutus
Kestävää kasvua ja työtä 2014 – 2020 Suomen rakennerahasto-ohjelma Maksatus flat rate 17% Etelä-Savon ELY-keskus

17 ESR flat rate 17 % Hankehenkilöstön palkkakustannukset ml. lakisääteiset sivukulut sisällölliseen toteuttamiseen kuuluvat ostopalvelut mukaan lukien palveluihin sisältyvät matkakustannukset, tiedotuksesta ja viestinnästä aiheutuvat kustannukset, hankkeen tilintarkastuskustannukset, hankkeen kohderyhmän käyttöön varattujen tilojen vuokrakustannukset, hankkeen kohderyhmän käyttöä varten tehdyt pienhankinnat. Flat rate 17 % palkkakustannuksista: hankkeen matkakustannukset, toimistokustannukset, hankehenkilöstön osallistumismaksut koulutuksiin ja seminaareihin, hankehenkilöstön työterveyskustannukset, hankehenkilöstön käyttöön varatuista toimitiloista ja koneista sekä laitteista aiheutuvat kustannukset, hankkeen ohjausryhmän kustannukset Etunimi Sukunimi

18 Tuen maksamisen ehdot:
Hankkeessa on pidettävä kirjanpitolain (1336/1997) velvoitteet täyttävää kirjanpitoa. Hankkeen, muiden kuin prosenttimääräisinä korvattavien, kustannusten, tulojen ja rahoituksen on oltava erotettavissa tuensaajan kirjanpidossa siten, että tilinpidon ja tositteiden tarkastaminen ilman vaikeuksia on mahdollista. Erottaminen tulee tehdä esimerkiksi oman kustannuspaikan avulla. Maksatusta haetaan EURA2014 -järjestelmässä toteutuneiden kustannusten perusteella jälkikäteen, poikkeuksena ennakko. Etunimi Sukunimi

19 Maksatus (1/4): maksatushakemuksen laatiminen
Maksatushakemuksen laatimisessa on noudatettava sekä järjestelmässä olevia ohjeita että ELYn antamia ohjeita. Mikäli ohjeet ovat jostain syystä ristiriidassa keskenään, noudatetaan ELYn antamia ohjeita. Maksatushakemuksessa esitetään kulut rahoituspäätöksellä hyväksytyn kustannusarvion mukaisesti. Maksatushakemuksella esitetään korvattavaksi kustannukset, jotka kohdistuvat maksatuskaudelle ja jotka voidaan kirjanpidolta ko. ajanjaksona todentaa. Välittömien kulujen liittyminen hankkeeseen on ilmettävä maksatusaineistosta Etunimi Sukunimi

20 Maksatus (2/4): maksatushakemuksen laatiminen
Tuen kohteena oleva tuote, palvelu tai muu suoritus on oltava maksettu ja tuensaajalle toimitettu ennen kuin kustannukset voidaan hakea maksuun. Useammassa erässä maksettavien hankintojen osalta maksettuja kustannuksia voidaan hakea maksuun, kun osa tuotteesta, palvelusta, tms. on toimitettu hankintasopimuksen mukaan. Maksatushakemuksen liitteenä on toimitettava hankkeen toteutuneita kustannuksia, tuloja ja rahoitusosuuksia koskeva kirjanpidon ote maksatuskaudelta. Prosenttimääräisinä korvattavista kustannuksista ei esitetä kirjanpidon otetta. Etunimi Sukunimi

21 Maksatus (3/4): maksatushakemuksen laatiminen
Hankehenkilöstön aiheuttamat kustannukset, muut kuin palkkakustannukset, sisältyvät flat rate -osuuteen. Maksatushakemukseen tulee liittää myös hankkeella osa-aikaisesti työskentelevien päiväkohtaiset kokonaistyöajanseurantalomakkeet, joiden perusteella osa palkkakustannuksista kohdennetaan hankkeelle. Maksatushakemuksessa ei saa käyttää henkilöiden nimiä. Osa pakollisista liitteistä (mm. henkilötietoja sisältävät) tulee luokitella luottamuksellisia tai salaisia tietoja sisältäviksi. Turhaa salausta on vältettävä. Etunimi Sukunimi

22 Maksatus (4/4): maksatushakemuksen laatiminen
Tukea ei makseta, jos vaadittua seurantaraporttia, loppuraporttia, pyydettyjä liitteitä tai muita lisäselvityksiä ei ole toimitettu. Maksatushakemus tehdään rahoituspäätöksessä mainittujen, tai muuten sovittujen, jaksojen mukaisesti. Maksatushakemus on jätettävä EURA2014 -järjestelmässä kahden kuukauden kuluessa maksatuskauden päättymisestä. Viimeinen maksatushakemus on jätettävä EURA2014 -järjestelmässä neljän kuukauden kuluessa päätöksellä hyväksytystä hankkeen päättymispäivämäärästä. (Vna 357/2014, 21 §) Etunimi Sukunimi

23 Maksatus (1/2): rahoitussuunnitelma
Maksatushakemuksessa on ilmoitettava maksatuskaudella toteutunut tuensaajaorganisaation ulkopuolelta hankkeelle osoitettu kunta-, muu julkinen ja yksityinen rahoitusosuus. Rahoitussuunnitelmaan nähden suurempana toteutunut rahoitusosuus, eli jos rahoitussuunnitelman mukainen ulkopuolinen rahoitus ylittyy, vähentää se maksettavaa tukea viimeisessä maksatuksessa. Myös muut mainitsemattomat mahdolliset tulo- ja rahoituslähteet on ilmoitettava ja ne vähentävät maksettavaa tukea. Toteutuneet tulot vähennetään tukikelpoisista kustannuksista maksatuskausittain. Etunimi Sukunimi

24 Maksatus (2/2): rahoitussuunnitelma
Hankkeen tuottamat sekä rahoitussuunnitelmaan kuuluvat että ennalta arvioimattomat tulot ilmoitettava maksatushakemuksessa. Tuloksi katsotaan kaikki hankkeen sen toteuttamisaikana tuottamat tuotteiden, palvelujen tai muun käyttö- tai vaihto-omaisuuden myynnistä saadut tulot sekä saadut käyttökorvaukset. Jos rahoitussuunnitelman mukainen ulkopuolinen rahoitus ei toteudu suunnitellusti, tuensaaja kattaa puuttuvan osuuden. Omarahoitusosuutta ei ilmoiteta maksatushakemuksessa, vaan EURA2014 -järjestelmä laskee omarahoituksen määrän rahoituspäätöksen ja toteutuneiden rahoitusosuuksien perusteella. Hanke EI saa tuottaa voittoa! Etunimi Sukunimi

25 Tukikelpoiset kustannukset:
Kustannusten tulee olla voimassaolevan EU:n ja kansallisen lainsäädännön sekä hallintoviranomaisen ja rahoittavan viranomaisen antaman ohjeistuksen mukaisia. Kustannusten tulee olla rahoituspäätöksen ja hyväksytyn hankesuunnitelman mukaisia. Kustannusten tulee olla hankkeesta aiheutuneita, sen toteuttamiseksi tarpeellisia ja määrältään kohtuullisia. Kustannusten tulee olla tuensaajan tosiasiallisesti maksamia. Arvonlisävero on tukikelpoinen, mikäli se jää toteuttajalle lopulliseksi kustannukseksi. Etunimi Sukunimi

26 Maksatus (1/5): välittömät kustannukset – palkkakustannukset 1
Erityisen tärkeää on määritellä hankehenkilöstö etukäteen, sillä muutokset vaativat muutoshakemuksen ja -päätöksen. Tukikelpoisia ovat palkkakulut ml. lakisääteiset sivukulut. Perustuvat lakiin taikka virka- tai työehtosopimukseen. Tukikelpoisia siltä osin kun eivät ylitä hakijayhteisön vastaavasta tehtävästä yleisesti maksaman palkan määrää. Hankehenkilöstöllä tulee olla kirjallinen tehtävänkuvaus. Etunimi Sukunimi

27 Maksatus (2/5): välittömät kustannukset – palkkakustannukset 2
Osa-aikaisten työajanseurannoista on käytävä ilmi hankkeen toteuttamiseksi tehty työ. Työaikakirjanpidon tulee olla työntekijän ja työnantajan allekirjoittama, sähköinen ok. Tukikelpoisia eivät ole tulospalkkiot, luontoisedut eivätkä bonukset. Lomapalkka- ja lomarahavaraukset eivät ole tukikelpoisia. (TEM, Ohje, , TEM/1022/ /2015) Loma-ajanpalkkoja, lomarahoja ja esim. opettajien vapaajaksoja voidaan hakea maksuun vasta kun ne ovat pidetyt, tosiasiallisesti maksetut ja näkyvät kirjan-pidossa. Etunimi Sukunimi

28 Maksatus (3/5): välittömät kustannukset – ostopalvelut 1
Hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen liittyvät ostopalvelut mukaan lukien palveluihin sisältyvät matkakustannukset. Hankkeen tiedotuksesta ja viestinnästä aiheutuvat kustannukset. Suora yhteys hankkeen toteuttamiseen on voitava osoittaa kirjanpitotosittein. Kotimaisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa on noudatettava lakia julkisista hankinnoista (1397/2016). Etunimi Sukunimi

29 Maksatus (4/5): välittömät kustannukset – ostopalvelut 2
Kynnysarvon alittavista hankinnoista on pyydettävä todisteellisesti tarjous vähintään kolmelta tarjoajalta, jolloin hintataso ja hintojen kohtuullisuus tulee selvitetyksi (voidaan tehdä sähköpostitse). Kansallisen ja EU:n kynnysarvon ylittävistä hankinnoista maksatushakemuksessa ilmoitetaan (EURA2014:ssa ko. kustannusrivin kohdalle) tiedot hankinnasta: hankinnan nimi hankintalaji: urakka, palveluhankinta tai tavarahankinta hankinnan arvo (€) hankintamenettely: avoin menettely, rajoitettu menettely, neuvottelumenettely, suorahankinta, kilpailullinen neuvottelumenettely, puitejärjestely tai suunnittelukilpailu toimittajan nimi toimittajan Y-tunnus Etunimi Sukunimi

30 Voiko matkustamiseen liittyviä kustannuksia flat rate 17 % -hankkeissa sisällyttää ja hyväksyä ostopalveluina? Flat rate 17 % -hankkeissa matkakustannukset kuuluvat flat rate -osuudella korvattaviin kustannuksiin. Matkakustannuksilla tarkoitetaan kaikkia tukikelpoisia matkustuksesta aiheutuvia kustannuksia (sellaisia matkakustannuksia, jotka merkittäisiin henkilön matkalaskuun, mm. juna/bussi/laiva/lentoliput, majoituskustannukset, päivärahat, kilometrikorvaukset yms.). Ostopalveluissa voidaan edellisestä poiketen hyväksyä vain: Palvelusopimukseen tai -tilaukseen sisältyviä palveluntuottajalle aiheutuvia matkakustannuksia. Esimerkkinä asiantuntija- / konsulttipalveluhankintaan liittyvät asiantuntijan / konsultin matkakustannukset, jotka hankintasopimuksen mukaisesti sisältyvät palvelun kokonaishintaan tai laskutetaan erikseen. Hankesuunnitelman toteuttamisen kannalta välttämätön yhteiskuljetuspalvelu, joka sisältyy hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen liittyvään tilaisuuteen ja joka voidaan luokitella ostopalveluksi sen sijaan, että olisi luokiteltavissa yksittäisen henkilön matkakustannukseksi. Tällainen palvelu voi olla esimerkiksi tilausbussikuljetus tai vuokra-autolla tapahtuva pienryhmän kuljetus tai jokin muu ryhmäkuljetuspalvelu. Kuljetuspalvelun käyttöön on varauduttava hankesuunnitelmassa. Etunimi Sukunimi

31 Maksatus (5/5): välittömät kustannukset – kohderyhmästä aiheutuvat kulut
Kohderyhmän käyttöä varten tehdyt pienhankinnat. Kohderyhmän käyttöön varattujen tilojen vuokrakustannukset. Sisäiset (omien tilojen) vuokrat tai muut sisäiset kustannukset eivät ole tukikelpoisia. Euroopan komission linjausten mukaisesti näitä ns. välittömiä kustannuksia ei voida hyväksyä laskennallisina kustannuksina, vaan kustannusten suora yhteys hankkeeseen on osoitettava kirjanpidon tositteilla. (Vna 358/2014, Liite 1, asetusmuistio 12 §). Etunimi Sukunimi

32 Tukikelvottomat kustannukset:
Kustannukset eivät ole tukikelpoisia siltä osin kun tuensaaja on saanut tai oikeutettu saamaan niihin korvausta muualta. Hankkeesta tuensaajalle aiheutuneet viivästyskorot, muut korkokulut, tilitapahtumista perittävät palvelumaksut, valuutanvaihtopalkkiot, kurssitappiot ja muut yksinomaan rahoitukseen liittyvät kustannukset. Sakot, pysäköintivirhemaksut, rikemaksut ja muut lakiin perustuvat taloudelliset seuraamukset sekä oikeudenkäyntikulut. Etunimi Sukunimi