RAKENNERAHASTO-HANKKEIDEN PÄÄTTÄMISTOIMET

Esitys aiheesta: "RAKENNERAHASTO-HANKKEIDEN PÄÄTTÄMISTOIMET"— Esityksen transkriptio:

1 RAKENNERAHASTO-HANKKEIDEN PÄÄTTÄMISTOIMET
Rahoitusasiamies Satu Lappalainen Satu Lappalainen

2 HANKKEEN PÄÄTTÄMISTOIMET 1
Viimeinen maksatushakemus liitteineen päärahoittajalle määrätyssä aikataulussa Kuntarahoituksen / muun rahoituksen laskuttaminen Loppuraportointi Edellytys viimeisen maksatuksen / tilityksen maksamiselle Mahdolliset liitteet mukaan (esim. julkaisut) ESR-hankkeissa ESRA → tunnukset pyydettävä ajoissa rahoittajan nimeämältä hankkeen valvojalta Tilintarkastukset, TE-keskus/työvoimaosasto ja Tekes Satu Lappalainen

3 HANKKEEN PÄÄTTÄMISTOIMET 2
Hankkeen päätöskokous: ohjaus-/johtoryhmän kokous, jossa hanke päätetään Sovitaan projektin tuotteiden ja omaisuuden hallinnasta projektin jälkeisenä aikana Henkilökunta laatii projektin loppuraportin ja viimeisen maksatushakemuksen ennen projektin päättymistä kustannukset jäävät projektin kustannuksiksi Satu Lappalainen

4 HANKKEEN PÄÄTTÄMISTOIMET 3
Itä-Suomen lääninhallitus: Loppumaksatus liitteineen ja loppuraportti toimitetaan yhden kuukauden kuluessa hankkeen päättymisestä EAKR –loppuraporttipohja rahoituspäätöksen liitteenä ESR-loppuraportti täytetään osoitteessa sekä tulostetaan & toimitetaan allekirjoitettuna rahoittajalle (toimintayksikön johtaja allekirjoittaa) Myös seurantatiedot toimitetaan projektin päätyttyä - molemmat ovat edellytyksenä viimeiselle maksatukselle Satu Lappalainen

5 HANKKEEN PÄÄTTÄMISTOIMET 4
Tekes / EAKR Loppuraportti toimitettava rahoituspäätöksessä ilmoitetun aikataulun mukaisesti Loppuraportti ja -tilitys sisältää: Julkisen tutkimuksen raportti -lomake Lasku EAKR –kustannustilityslomake Erittely raportoitujen palkkojen henkilösivukustannuksista Erittely yleiskustannuksista Tosite- ja kustannuslajikohtainen kirjanpitoajo lopputilityskaudelta EAKR-hankkeen vaikutusten arviointi –lomake Tilintarkastuslausunto koko projektin kustannuksista Loppuraportin liitteeksi erillinen, vapaamuotoinen sisältöraportti kuvataan projektin keskeiset tulokset ja johtopäätökset Satu Lappalainen

6 HANKKEEN PÄÄTTÄMISTOIMET 5
Pohjois-Savon liitto Viimeinen maksatushakemus toimitetaan yleensä 6 kk kuluessa hankkeen päättymisestä (vrt. rahoituspäätös) Loppuraportin sisällettävä ohjausryhmän arvio hankkeen toteutumisesta Loppuraportin on ilmaistava mitä pysyvää lisäarvoa hanke on saanut aikaan millaiset ovat hankkeen jatkosuunnitelmat Loppuraportti toimitetaan viimeisen maksatushakemuksen yhteydessä (edellytys maksatukselle) Raporttipohja osoitteesta Liitteenä viimeinen seurantalomake ESR-hankkeissa käytetään Työministeriön edellyttämää loppuraporttia, täytetään osoitteessa ( toimitetaan sekä kirjallisesti (toimintayksikön johtaja allekirjoittaa) että sähköisesti liitteeksi ohjausryhmän arvio hankkeen toteutumisesta Satu Lappalainen

7 HANKKEEN PÄÄTTÄMISTOIMET 6
TE-keskus/työvoimaosasto Loppumaksatus liitteineen (ml. loppuraportti) toimitetaan kuukauden sisällä hankkeen päättymisestä HUOM! tilintarkastus jokaisen rahoituspäätöksen jälkeen! Loppuraportti täytetään osoitteessa ( toimitetaan myös kirjallisena, allekirjoituksella varustettuna (toimintayksikön johtaja allekirjoittaa) Liitteeksi viimeinen seurantalomake selvitys hankkeen kokonaisrahoituksesta, tuloista, kustannuksista ja toiminta-avustuksen käytöstä tilintarkastus-lausunto ESR-projektin lopettamisilmoitus Satu Lappalainen

8 KIRJANPIDON PÄÄTTÄMISTOIMET
Projektien nollaus TEKES/EAKR –hankkeissa odotettava, että raha tulee projektille/lähetetty lasku on maksettu (tarkista tarvittaessa Riitta Kolehmaiselta, p. 2189) Lähetetty lasku ei tarkoita, että raha olisi jo projektilla! Muissa rakennerahastohankkeissa odotetaan viimeiset maksatuserät (HUOM! myös muu rahoitus/ kuntarahat) Osahyvitykset (TEKES/EAKR) Jos laskutettu summaa ei saada kokonaisuudessaan, pyydettävä tekemään osahyvitys Tekee Riitta Kolehmainen/talousosasto, p. 2189 Oikaisut (kaikki rakennerahastohankkeet) Rahoittajan hylkäämät menot oikaistaan vastuulaitoksen toiselle projektille korjaustositteella Projektien passivointi Vapaamuotoisesti, soitto/sähköposti riittävä Osoitetaan Päivi Hiekanmäelle/talousosasto, p. 3675 Satu Lappalainen

9 ALLEKIRJOITUSOIKEUDET
rahoittajat vaativat pääsääntöisesti, että asiakirjat allekirjoittaa yliopiston virallisen allekirjoitusoikeuden omaava henkilö rehtori delegoinut allekirjoitusoikeuden maksatushakemusten, väli-, vuosi- ja loppuraporttien sekä seurantailmoitusten osalta toimintayksikön johtajalle, ei vastuulliselle johtajalle uudet hakemukset, jatkorahoitushakemukset, jatkoaika- ja kustannusarvion muutoshakemukset allekirjoittaa rehtori rahoitusasiamiehen esittelystä Satu Lappalainen

10 TILINTARKASTUS TEKES ja Pohjois-Savon TE-keskuksen työvoimaosasto vaatii tilintarkastajan lausunnon hankkeen päättyessä Muissa yliopiston hankkeissa tilintarkastusta ei suoriteta, ellei toisin sovittu Kuopion yliopisto on tehnyt tilintarkastuksen toimittamisesta sopimuksen Oy Audiator Ab:n kanssa Mikäli tilintarkastus halutaan projektin kuluksi, on tarkastus tehtävä ja lasku maksettava ennen viimeisen maksatushakemuksen toimittamista rahoittajalle Tarkastuksesta päävastuussa on hanketta hallinnoiva toimintayksikkö Tilintarkastuskulu on huomioitava hankkeen budjetissa Satu Lappalainen

11 KOMPASTUSKIVIÄ Suunnittelemattomia hankintoja ei tehdä hankkeen päättyessä Toisen hankkeen valmistelukustannuksia ei vyörytetä päättyvälle hankkeelle Ulkomaanmatkoista matkaraportit toimitettava rahoittajalle maksatushakemuksen liitteenä Loma-ajan palkka ja lomaraha voidaan laittaa kuluksi siinä suhteessa, kun loma on ansaittu hankkeelta Hankkeen päättyessä rahoittajat hyväksyvät erillisen laskelman hankkeen päättymisen jälkeen maksettavista lomarahoista / loma-ajan palkoista (HUOM! Poikkeuksena TE-keskus/työvoimaos.) Satu Lappalainen

12 ARKISTOINTI Kaikki hankkeen toteuttamiseen välittömästi liittyvät asiakirjat Arkistointi vähintään vuoden 2013 loppuun (paloturvallisesti) Arkistoi myös hankkeen työkappaleet rahoitushakemuksista ja muista asiakirjoista Myös sähköiset dokumentit ks. Komission asetus sähköisistä asiakirjoista 2355/2002 ( ) printtaus tai tallennus cd-romille Lisätietoa Kuopion yliopiston EU:n rakenne-rahastohankkeiden arkistointiohjeesta ( Satu Lappalainen

13 LISÄTIETOJA RAKENNERAHASTOASIOISTA:
Tutkimus- ja innovaatiopalvelut henkilökohtainen neuvonta www-sivut käytännön neuvoja -opas palautetta toivotaan! Ykkös-netti Rahoittajat, hankkeen valvoja Satu Lappalainen