Erkki Rämö ja Teemu Tammivaara PROJEKTORI - projektitoiminnan kehittäminen ja sitä tukevan tietojärjestelmän esittely – Erkki Rämö ja Teemu Tammivaara

Esityksen sisältö Projektitoiminnan kehittäminen Projektitoiminnan tavoitteita Projektorin tuomat lisäarvot Projektorin ominaisuuksien esittelyä Käytön tunnuslukuja Erkki Rämö, Teemu Tammivaara

Ylittää usein funktiorajat Tyydyttää asiakkaan tarpeen Mikä projekti on? Tavoite Resurssit Aikataulu Ylittää usein funktiorajat Keskittyy tuloksiin Toiminnan kehittämisprojekti Tyydyttää asiakkaan tarpeen T&K-projekti Kehittämisohjelma

Kehittämisen tausta projektitoiminta voimakkaassa kasvussa -> tarve tukea projektien suunnittelua, toteutusta ja seurantaa, t&k-työ projektimuotoista projektitoiminnan laadullinen kehittämistarve merkittävät taloudelliset tavoitteet mm. ulkoisen rahoituksen tuojana projektitoiminta kiinteäksi osaksi toiminnan ja talouden suunnittelua (ennustettavuus) alueellista vaikuttavuutta ja näkyvyyttä ulospäin lisättävä raportointi- ja tilastointitarpeet käytännön projektityöskentelyn kehittäminen ja helpottaminen!

Projektitoiminnan kehittämisen osa-alueita projektiohjeistus ja –osaaminen prosessi ja sen vaiheistus resurssien hallinta, päätöksenteon tuki tiedon saatavuus raportointi, vaikuttavuus, tulosten levittäminen työkalut ja menetelmät projektijohtaminen, linkitys strategiaan ja organisaation tavoitteisiin mittaaminen, seuranta, arviointi -> kehittäminen Vaativassa projektitoimintaympäristössä mikään osa-alue ei tuo yksin menestystä!

Projektin johtamisen vaiheet Projektin näkökulma Tärkeimmät ohjauspisteet 0. Idea / ehdotus S0 Suunnittelun käynnistäminen Valmistelu 1. Suunnittelu S1 2. Asettaminen Asettaminen 3. Toteutus T1 Toteutus 4. Arviointi T2 Tulosten hyväksyntä 5. Päättäminen T3

Projektien johtamisen vaiheet Hallinnon näkökulma Strategisten suuntaviivojen ja tavoitteiden asettaminen Toiminnan suunnittelu, budjetointi ja resurssointi Toimeenpano ja seuranta Vuosi- raportointi Vuosi n Vuosi n+1 Vuosi n+2

Projektinhallinnan kehittämisprosessi Johdon ”Top-Down” aktiviteetit organisaatio, tavoitteet, suunnittelu, talous,… Ongelma ja tavoiteasettelu Suunnittelu Implementointi Järjestelmän käyttö ”Harmaa vyöhyke”, jossa ratkaistaan toiminnallisia ja taloudellisia ongelmia sekä priorisoidaan tarpeita Projektihenkilöstön ”Bottom-Up” aktiviteetit projektinhallinta, resurssit, henkilöt, talous, taidot, projektiosaaminen, ..

Projektorin tärkeimmät piirteet ja vahvat ominaisuudet (1) YLEISET: kaikki ammattikorkeakoulun projektitiedot yhdessä paikassa ja käytettävissä intranetissä tai www:ssä joustavuus: nopea konfigurointi, käyttäjähallinta ulkoiset käyttäjät + kieliversiot tukee projektien arviointia ja päätöksentekoa tiedottamisen helpottaminen ja ”automatisointi” monipuoliset hakutoiminnot helppokäyttöinen, koulutustarve pieni suunniteltu amk-tyyppiselle organisaatiolle kehitystiimi tukee projekihallinnan kehittymistä käyttöönoton vaivattomuus ja riskittömyys

Projektorin tärkeimmät piirteet ja vahvat ominaisuudet (2) TUKEE KAIKKIA PROJEKTIVAIHEITA: projektiehdotukset projektisuunnittelu ja –seulonta projektin asettaminen projektin toteutus projektin päättäminen tulosten levittäminen jälkiarviointi -> oppiminen dokumenttien liittäminen arkistointi S1 S0 0. Idea / ehdotus 1. Suunnittelu 2. Asettaminen T1 T2 T3 3. Toteutus 4. Arviointi 5. Päättäminen Toteutus Valmistelu

Lisäarvoja projektien toteutukseen ja johtamiseen Vaikuttavuus ja palvelukyky: tulosten levittämien projektitiedot saatavilla -> kumppaneiden osallist. yhteistyökumppaniraportit talousraportit linkki julkaisutietokantaan jälkiarviointi -> oppiminen

Lisäarvoja projektien toteutukseen ja johtamiseen Resurssien hallinta budjetointi, ennakkosuunnittelu projektin kustannusseuranta suoraan kirjanpitojärjestelmästä talousraportit projektisalkun hallinta (AMK, tulosalue, ko, yksikkö) asiantuntijaraportit (henkilöiden allokointi projekteihin)

Lisäarvoja projektien toteutukseen ja johtamiseen Prosessit ja rakenteet laadukas projektin läpiviennin prosessi sisäänrakennettuna yhtenäinen alusta helpottaa ja nopeuttaa liikkeellelähtöä hajautettuja verkostomaisia projekteja tukeva teknologia (myös kv) projektien ennakko- ja jälkiarviointi kehitysohjelmien hallinta tieto yhdessä paikassa kaikkien käytettävissä - > tukee poikkialaisuutta, aktivoi henkilöstöä

Lisäarvoja projektien toteutukseen ja johtamiseen Osaaminen ja uudistuminen asiantuntijarekisteri -> löydetään sopivia resursseja yhteistyökumppanit -> löydetään uusia yhteistyökumppaneita projektiohjeet ja lomakkeet -> yhteiset toimintamallit alusta projekti-ideoiden käsittelylle -> ”aloitelaatikko”

Projektorin pääominaisuudet Resurssitiedot (henkilöt) Kehitysohjelmat Seulonta, arviointi ohjaus Aikataulutiedot (kesto, vaihe) Raportti- generaattori Projektin perustiedot Rahoitustiedot (oma, ulkop.) Liitedokumentit Budjetti- ja toteutumatiedot Monipuolinen hakutoiminto Luokittelu (yksikkö, proj.tyyppi, rahoituslähde, jne.) Yhteistyökumppanit

Käyttöympäristö Selainkäyttöliittymä (Explorer) SQL Server tietokanta verkossa Ohjelmisto saadaan parametrien avulla nopeasti käyttöön Taloushallinnon liittymä (räätälöidään asiakaskohtaisesti) Palvelut (Turun amk, Mansoft tietotekniikka Oy) Ohjelman käyttöoikeuden vuokraus (ASP) Koulutus Käyttötuki ja ylläpito Käyttäjille kehitystiimi

Käytön tunnuslukuja 21.9.2006 (Turun AMK) 1032 projektia: 712 aktiivista + 320 päättynyttä (pas.) 5 kehitysohjelmaa 1205 asiantuntijaa, joista n. 400 yhteistyökumppania 325 yhteistyöorganisaatiota

Käyttäjät EVTEK http://projektori.evtek.fi Hämeen ammattikorkeakoulu http://projektori.hamk.fi/index.asp Päijät-Hämeen koulutuskonserni http://projektori.phkk.fi/index.asp Stadia http://projektori.stadia.fi/index.asp Turun ammattikorkeakoulu http://projektori.turkuamk.fi Turun kaupunki http://hankerekisteri.turku.fi/index.asp

Päävalikko