Kunnan Taitoa Kymenlaakso Projektin loppuraportti Ohjausryhmä 22.2.2011
Johdanto Kotka ja Kouvola olivat KPK THH:n perustajaosakkaita 15.9.2010 Kotka ja Kouvola tekivät päättäessään KPK THH:n osakemerkinnästä yhteneväiset periaatepäätökset, jonka mukaisesti talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut tuotetaan Kymenlaaksossa maakunnallisessa palvelukeskuksessa, josta ryhdyttiin käyttämään nimitystä laajennettu Seutulaskenta Ennen em. päätöksen tekoa oli tehty Kaakkois-Suomen alueselvitys, jonka loppupäätelmä oli, että Kaakkois-Suomessa jää toimimaan kaksi alueellista yhtiöltä, joista toinen oli Seutulaskenta Oy ja toinen Saita Oy. Seutulaskenta voi laajentuessaan toimia Kymenlaaksossa KPK THH:n palvelujen tuottajana toimien kahdessa toimipisteessä Kotkassa ja Kouvolassa. Kotka ja Carea ja muut Seutulaskennan omistajat toteuttivat KPK THH:n tuotannon aloittamisen Kymenlaaksossa myymällä KPK THH:lle 51 % Seutulaskennan osakkeista. Tällöin Seutulaskennasta tulee KPK THH:n tytäryritys, joka toimii KPK THH:n alihankkijana. Samassa yhteydessä Kouvolalle tarjottiin ostettavaksi Seutulaskennan osakkeita. KPK THH päätti käynnistää Kymenlaaksossa ensimmäisen siirtosuunnitelman. Sen määrittelytapaa ja lopputulosta tullaan käyttämään jatkossa siirtosuunnitelmien mallina
Liikeidea ja strateginen tahtotila Laajennetun Seutulaskennan, joka on osa KPK THH:ta, liikeidea perustuu laadukkaan, vertailukelpoisen sekä oikea-aikaisen taloudellisen ja toiminnallisen toteuma- ja ennusteinformaation tuottamiseen sekä talous- ja henkilöstötoimintojen kustannustehokkaaseen ja laadukkaaseen toteuttamiseen. Liikeidean perustana on ylivertainen Kymenlaakson kuntasektorin tarpeiden ymmärtäminen sekä nykyaikaisimman tietotekniikan hyödyntäminen osana yhtenäisiä ja parhaiden käytäntöjen mukaisia prosesseja. Kilpailukyiset hinnat saavutetaan kustannustehokkaasti hoidetuilla, tuotteistetuilla talous- ja henkilöstöhallinnon peruspalveluilla, joissa kokonaisprosessi mukaan lukien asiakkaan vastuualueen tehtävät on optimoitu. KPK THH:n visio on olla valtakunnallisesti laajin ja merkittävin palveluyhtiö, kuntasektorin osaavin kumppani johtamista tukevien talous- ja henkilöstöhallinnon perus- ja lisäarvopalvelujen tuottajana. Seutulaskennan visio: Yritys toimii osana valtakunnallista kuntapalvelukeskusta ja on kaakkoisen Suomen kuntakonsernien merkittävin palvelutoimittaja omalla alallaan sekä toivottu työpaikka.
Tavoiteltavat hyödyt Lähtökohta KPK THH:n perustamiselle oli kuntien tarve tehostaa toimintaansa ja yhtenäistää toimintatapojansa. KPK THH:n liikeidea perustuu laadukkaan, vertailukelpoisen sekä oikea-aikaisen taloudellisen ja toiminnallisen toteuma- ja ennusteinformaation tuottamiseen sekä talous- ja henkilöstötoimintojen kustannustehokkaaseen ja laadukkaaseen toteuttamiseen. Liikeidean perustana on ylivertainen kuntasektorin tarpeiden ymmärtäminen sekä nykyaikaisimman tietotekniikan hyödyntäminen osana yhtenäisiä ja parhaiden käytäntöjen mukaisia prosesseja. KPK THH tuo hyötyjä niin yksittäiselle kunnalle kuin koko yhteiskunnalle. Yksittäisen kunnan kannalta merkittävin hyöty on yhtiön tuottama ajantasainen, luotettava ja yhteismitallinen informaatio, jonka pohjalta johto saa tarkan ja reaaliaikaisen näkemyksen kuntatoimijan tilasta ja pystyy tekemään päätöksiä oikean informaation pohjalta. Oikean informaation pohjalta tehdyt päätökset mahdollistavat huomattavat kustannussäästöt kuntien toimialojen palveluissa. KPK THH:n osana toimiminen tuo laajennetulle Seutulaskennalle mahdollisuuden olla eturintamassa määrittelemässä talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien tuotteistamista parhaiden käytäntöjen pohjalta, työnjaon optimointia sekä palvelukeskuksen että kuntatoimijan kannalta sekä tehostamassa tietojärjestelmäympäristöä, jolloin saavutetaan merkittäviä kustannushyötyjä näiden tukipalveluiden hoitamisessa.
Kouvola KPK THH:n asiakkaana – säästöjä ja osaamista Kymenlaakson yhteistyö – laajennettu Seutulaskenta luo pohjaa valtakunnallisille malliprosesseille ja toimintatavoille yhteistyöstä syntyy selviä kustannussäästöjä antaa henkilökunnalle kehittymismahdollisuuksia yhteistyö säilyttää maakunnassa työpaikat ja mahdollistaa uusien luonnin KPK THH:n kriittiset menestystekijät Tehokkuuden (kpl/htv) saavuttaminen ja parantaminen Toimiva omistajaohjaus ja asiakasyhteistyö Kehityshenkinen kulttuuri Optimaalisen henkilömäärän ja oikean osaamisen varmistaminen Hyvä asiakastuntemus varmistetaan kunnalta siirtyvän henkilökunnan avulla
Kouvola KPK THH:n asiakkaana – hyödyt - haasteet KPK THH:n tuottamat hyödyt ulottuvat kunnan ydintoimintoihin saakka Laadukas, vertailukelpoinen ja oikea-aikainen taloudellinen ja toiminnallinen toteuma- ja ennusteinformaatio Informaation parempi läpinäkyvyys Talous- ja henkilöstöjohto voi keskittyä tiedon analysointiin perusraportoinnin tuottamisen sijaan Hyödyt talous- ja henkilöstöhallinnossa Kustannussäästöt palvelujen tuottamisessa ja kehittämisessä Resurssien vapautuminen kunnan ydintoimintoihin Haavoittuvuuden väheneminen ja osaamisen kehittäminen Viranomaisraportoinnin tehostuminen ja nopeutuminen, kun sitä keskitetään Hyötyjä yhteisestä palvelukeskuksesta Oman toiminnan laajentaminen osana palveluyhtiön toimintaa Mahdollisuus hyödyntää mittakaavaetuja Parhaiden käytäntöjen ja erityisosaamisen kehittäminen Haasteet muuttuu, kun toimii valtakunnallisessa konsernissa Oman päätösvallan kaventuminen ja kompromissien tekeminen Henkilöstökunnan toimenkuvien rajoittuminen palvelukeskuksen toiminta-alueeseen Kouvolan ydintoiminnan tuntemisen varmistaminen Ohjaus ja vaikuttaminen KPK THH:n ja alueellisen asiakasyhteistyön kautta Omistajaohjaus ja vaikuttaminen Seutulaskennan omistamisen kautta ja/tai KPK THH:n kautta
Kouvola KPK THH:n asiakkaana – etuja ja parannuksia Rakenteiden keskittäminen ja yhtenäistäminen luo edellytykset kuntatoimijoiden palveluiden tehokkaalle johtamiselle Ajantasainen tieto Yhteismitallisuus ja vertailtavuus Raportointiprosessin ja raportoinnin tietosisällön kehittyminen Tiedon analysointiedellytysten huomattava koheneminen Suurin hyöty saavutetaan, kun myös asiakkaiden toimialojen/prosessien palvelut tuotteistetaan yhtenäisellä tavalla Palvelukeskusmalli lisää välitöntä kustannustehokkuutta Keskitetyt rakenteet, toiminnot ja vastuut Tuotteistettu palvelutarjooma ja tehokkaat palveluprosessit Yhtenäistetty järjestelmäympäristö Asiakaslähtöinen toiminnan kehittäminen
Riskit ja niihin varautuminen Tuotannolliset riskit Riskinä, että tehokkuustavoitteita ei saavuteta Yhteisen tuotantojärjestelmän pystyttäminen viivästyy – tehokkuus toteutuu viiveellä Tietojärjestelmän kehityksen on oltava jatkuvaa, SAP- järjestelmä on kokonaisvaltaisena järjestelmänä tulevaisuudessakin olemassa Toimintaprosesseja on tarkasteltava asiakkaiden kanssa jatkuvasti erityisesti, kun henkilökuntaa eläköityy. Muutosjohtamisessa ja –viestinnässä epäonnistutaan Muutoshallinnan riittävä tuki sekä laajennetun henkilökunnalle että asiakkaille Henkilökunnan osaaminen ei kehity toivotulla tavalla Tarvitaan hyvä henkilöstön koulutussuunnitelma ja sen toteutus Kouvolan henkilökunta on ollut jatkuvasti muutoksissa Hyvä perehdytys ja tulevaisuuden kuvaaminen Taloudelliset riskit Tietojärjestelmän vaihtamiseen ja kehittämiseen liittyvät riskit SAP-ERP järjestelmänä on isojen kuntien käytössä, joten järjestelmän poistuminen ei ole riskinä. KPK- yhtiöiden tavoite: yksi SAP installaatio kuntien käyttöön, voi toteutua pitkällä aikavälillä ja tällöin kunkin installaation parhaat käytännöt huomioidaan. Seutulaskennan järjestelmä jo käytössä ja siksi riski ei kovin suuri. Tarvitaan kuitenkin tarkka Kouvolan käynnistämisen suunnitelma Yhteisen palkkajärjestelmän toteuttaminen niin, että Kouvolan käytössä oleva palkkajärjestelmä tai joku muu KPK- yhtiöiden tukema palkkajärjestelmä otetaan käyttöön pienentää Kouvolan osuutta järjestelmäkustannuksista. KPK THH:n kehitysyhteistyö tuo kehittämiskustannuksiin useita maksajia Liiketoimintasuunnitelmassa esitetyt taloudelliset ja toiminnalliset hyödyt eivät ole riittävät Parhaiden käytäntöjen ja kokemusten soveltaminen palvelukeskuksessa Resurssiriskit Resurssiriskinä osaavan henkilöstön saatavuus Alueella koulutetaan alan henkilökuntaa, joten saatavuus on turvattua
Kouvolan hinta- ja kulukehitys vuosina 2011 - 2015
Yleistä Tehtyjen selvitysten perusteella on tehtävissä seuraavat päätelmät THH Kymenlaakson [yhtiö] sisäisillä toimenpiteillä, odotettavissa olevalla eläköitymisellä on saavutettavissa yli 1,0 Me säästö vuoden 2015 loppuun mennessä Lisäksi yhtiön asiakkaiden keskuudessa Kymenlaakson alueella on saavutettavissa 1,0 Me:n säästö vuoden 2015 loppuun mennessä, kun Yhtiö yhdessä asiakkaiden kanssa optimoi kokonaiset toimintoprosessit Eläköityvän työntekijän tehtävät siirtyvät lähtökohtaisesti yhtiön tehtäväksi, tai korvaava henkilö siirtyy yhtiöstä asiakkaalle. Yhdistymisen alkuvaiheessa toteutettavat tietojärjestelmämuutokset ja samanaikainen vanhojen tietojärjestelmien käyttö tilapäisesti nostavat Kouvolan suoritemaksuja Mitä nopeammin yhtiö kykenee yhtenäistämään prosessit ja tietojärjestelmät, sitä nopeammin maksujen ennakoidaan alenevan Yhdistämisvuoden maksujen nousun odotetaan kuittautuvan jo toisen toimintavuoden aikana Hinnoitteluun alentavasti vaikuttaa myös TKPK THH konsernin palvelujen tarjoaminen Haminalle tai muille Suomen kunnille. Näitä vaikutuksia ei ole huomioitu laskelmissa.
Koonti 32,5 htv:n tehostuminen on saavutettavissa yhdistämällä TaPa Seutulaskentaan: Työntekijöiden suhteen eläköityminen laajennetun yhtiön sisällä riittää tehokkuusvaatimusten täyttämiseen, mikäli asiakkaat eivät palkkaa eläköityvien henkilöiden tilalle uusia henkilöitä ja siirtävät näiden tehtävät laajennetulle yhtiölle. Yhtiö yhdessä asiakkaiden kanssa kykenee tehostamaan talous- ja henkilöstöhallinnon arvoketjuja. Mikäli kaikki nykyiset tehtävät jää edelleen asiakkaalle, on ilmeistä, että yhdistymisestä saavutetaan vain n. 50 %:n (n. 1,0 Me) hyöty.
Yhtiö + asiakkaat, vaikutus vuosina 2011 – 2015 laskennan peruste kuluennuste
Kouvolan suoritehinnat 2011 - 2015 Vuoden 2011 hintoihin laskettu 9 %:n alennus kaikkiin vähennettävien kustannusten mukaisesti, millä oikaistaan ylimääräiset kulut
Kouvolan kustannuskehitys 2011 – 2015 laskennan peruste: tuotehinnoittelu
KPK THH Kymenlaakson projektisuunnitelma
KPK THH Kymenlaakso projektisuunnitelma Projektisuunnitelman tausta ja tavoitteet Osakaskohtaisen suunnittelun tavoitteena on laatia KUNKIN OSAKKAAN siirtymäsuunnitelma laajennetun Seutulaskennan asiakkaaksi liittymiseksi Yhtiöltä ostettavien palvelujen rajaus (perus- ja lisäpalvelut, rajaus suhteessa konserniyhteisöihin) Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien lähtötila, tavoitetila ja tarvittavat muutokset Talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien lähtötila, tavoitetila ja tarvittavat muutokset Kuntatoimijalta laajennettuun Seutulaskennalle siirtyvä henkilöstö/sopimukset JA/TAI kuntatoimijalta KPK THH Oy:lle siirtyvä omistusosuus palvelukeskusyhtiöstä Henkilöstön siirtymisen suunnittelu Tietojärjestelmien siirtymisen suunnittelu ja nykyisten tietojärjestelmien elinkaari Sopimusten (IT, ulkopuoliset palvelutoimittajat) siirtymisen suunnittelu (Palvelukeskusyhtiöissä omistusosuuden suuruus, kauppahinta, hallituskokoonpano, alihankintasopimus KPK THH Oy:n kanssa) Palvelusopimus Aikataulu ja vaiheistus tavoitetilan saavuttamiseksi Projektiorganisaation tehtävä on varmistaa siirtymävaiheen ja tuotantoon lähdön sujuvuus Varmistaa, että laajennetun Seutulaskennan toiminnan kannalta välttämättömät toimenpiteet suunnitellaan huolellisesti ja ne tulevat tehdyiksi Varmistaa, että myös uusilla asiakasomistajilla on valmius toimintatavan muutokseen Varmistaa toiminnan jatkuvuus
KPK THH Kymenlaakso projektisuunnitelma Projektia ohjasi ja loppupäätelmät teki Ohjausryhmä Lisäksi nimettiin erilliset valmisteluryhmät Henkilöstöryhmä Tietojärjestelmäryhmä Taloudelliset laskelmat ryhmä Prosessiryhmät: Ostolaskut, myyntilaskut, kirjanpito, maksuliikenne, palkkahallinto, taloussuunnittelu ja raportointi sekä rekrytointiryhmät Projektiryhmiin osallistui yhteensä yli 40 henkilöä: esimiehiä, asiantuntijoita ja työntekijöitä Kouvolan TaPasta, Kouvolan konsernihallinnosta, Pohjois-Kymen tieto- liikelaitoksesta, Seutulaskennasta, Medi- It:stä ja KPK THH:sta.
KPK THH PALVELUKESKUKSEN PALVELUSALKKU KPK THH:n palvelusalkku KPK THH konserni voi tuottaa asiakkailleen kaikkia alla olevia palveluja KPK THH PALVELUKESKUKSEN PALVELUSALKKU Taloushallinnon peruspalvelut Strategisen taloushallinnon lisä- ja tukipalvelut Taloushallinto Tietojärjestelmä- ja Controller-asiantuntijatuki Prosessien perusraportointi Viranomaisraportointi Tavoitetason ylläpitävä kehittäminen Talousarvio ja taloussuunnitelma (talousarviomallin ja –rakenteiden toteutus järjestelmään, järjestelmäohjeiden laadinta, tuki talousarviokehyksen ja -ehdotuksen laatimiselle, tuki suunnitelmien laatimiselle) Ennustaminen ja seuranta (kassaraportin ja kuukausiraporttien tuottaminen, talousarvion muutosesitysten kokoaminen, muutosten vastaanotto ja tarkastus suunnittelujärjestelmässä) Ostolaskut ja ostoreskontra Sopimusten hallinta (toimittajaperustietojen perustaminen ja ylläpito) Tilauksesta maksuun (ostolaskujen käsittely, kiertoon laitto, reskontra) Sisäisten taloustapahtumien hallinta (sisäisten ostolaskujen kohdistus ja täsmäytys) Myyntilaskut ja myyntireskontra Myyntilaskut (aineiston kokoaminen ja lähettäminen) Myyntireskontra (maksusuoritusten valvonta, kohdistus) Perintä Sisäisten taloustapahtumien hallinta (sisäisten myyntilaskujen kohdistus ja täsmäytys) Kustannuslaskenta (tuki yhtenäisten laskentatunnisteiden, periaatteiden ja sääntöjen määrittelylle, mallin toteutus järjestelmään, tuote/toiminto/asiakas-kohtainen laskenta, raporttien tuottaminen) Muut taloushallinnon neuvontapalvelut (esim. hankkeiden ja avustusten suunnittelu ja seuranta) Maksuliikenne Käyttöomaisuus Maksuliikenne (maksuaineiston valinta ja siirto, tiliotteiden käsittely, selvittely) Käyttöomaisuus (käyttöomaisuuskohteiden perustaminen, poistoajot, raportointi) Kirjanpito ja tilinpäätöslaskelmat Kirjanpito (aineiston kokoaminen, muistiotositteiden vastaanotto ja laadinta, täsmäytys, alv-kirjaukset, kauden sulkeminen) Tilinpäätöslaskelmat (lakisääteisten raporttien tuottaminen ja analysointi) Sisäisten talous-tapahtumien hallinta (automaattiset kirjanpitoviennit / kohdistukset / vyörytykset) Henkilöstöhallinnon peruspalvelut Palkkahallinto (palkka-ajot, palkkiot, tarkistukset, tilitykset, raportointi, palkkatodistukset) Matkalaskut (matkaennakot, matka- ja kululaskujen maksatus, raportointi) Perustietojen ylläpito Taloushallinnon lisäpalvelut Kassanhallinta ja rahoituspalvelut Kassanhallinta ja rahoituspalvelut (Suppeampi rooli: maksuvalmiustietojen vastaanotto, -ennusteen laadinta ja raportointi. Laajempi rooli: lisäksi maksuvalmiusennusteen analysointi, toimenpide-ehdotus, kuntatodistuksiin liittyvät toimenpiteet) Henkilöstöhallinnon lisäpalvelut (yht.työ Kuntaliiton kanssa) Palvelussuhde-asioiden neuvonta ja tuki Rekrytoinnin tuki (järjestelmän ja sijaisrekisterin ylläpito, ilmoitukset, hakemusten käsittely ja yhteenveto, seulonta, avustaminen valintamenettelyssä, raportointi) Muu talousraportointi ja operatiivinen raportointi Muu talous-raportointi (esim. Benchmarking) Operatiivinen raportointi, BI (tuki raportoinnin sisällön määrittelylle, tietovaraston rakentaminen, tiedon keräämi-nen ja yhdistäminen talous- ja henkilöstöhallinnon tietoihin, raporttien tuottaminen) Tulevaisuuden mahdollisia palveluja Tilinpäätökset ja konsernitilinpäätökset Tilinpäätökset (aikataulun laadinta, erillistilinpäätösten ja peruskunnan tilinpäätös pl. toimintakertomukset) Konsernitilinpäätökset (kunta-konsernin tilinpäätöksen laatiminen) Strategisen henkilöstöhallinnon asiantuntija- ja tietojärjestelmätukipalvelut Työvoima-vuokraus 18
Tietojärjestelmät työryhmä
Tietojärjestelmät työryhmä KPK THH:n tavoite on vähentää kuntatoimijoilla käytössä olevien tietojärjestelmien määrää, tarkoittaa säästöä kustannuksissa ja työn määrässä. Kymenlaaksossa tavoitteen toteuttaminen tarkoittaa seuraavien järjestelmien muutosta Kouvolalle laajennetaan käyttöön Seutulaskennan käytössä oleva SAP Erp- järjestelmän Kymen SAP:n taloushallinnon osuus. Järjestelmässä on materiaalihallinnon ja henkilöstöhallinnon osuus, joiden käyttöönotto Kouvolan käyttöön on mahdollista ja josta sovitaan myöhemmin. Seutulaskennan palkkahallinnon järjestelmä on elinkaaren lopussa, Kouvolan palkkahallinnon järjestelmä on mahdollista laajentaa Kotkan käyttöön. Kouvolalla on kustannuslaskennan ja konsernilaskennan järjestelmä, jotka mahdollista laajentaa Seutulaskennan asiakkaiden käyttöön. Seutulaskennalla raportointijärjestelmä, jota voidaan laajentaa Kouvolan käyttöön. Taloussuunnittelussa kaksi järjestelmää, Seutulaskennalla Cognos Planning ja Kouvolalla BasWaren Busines Planning – tulee arvioida, miten jatketaan Maksuliikenteen järjestelmä on molemmilla sama, joten yksi riittää
SAP taloushallinto Kouvolan käyttöön Laajuus: Kouvolan kaupunki, Kouvolan liikelaitokset 3 ja Kouvolan tytäryritykset 2 - 3 kpl SAP- käyttäjät: Kouvolan taloushallinnon ammattilaiset, jotka siirtyvät yhtiöön, noin 40, Kouvolan Controller- käyttäjät: 20, Laskujen käsittelijät: tarkastajat ja hyväksyjät, yhteensä 800 – tulee tarkistaa, ovat kaikki aktiivisia Lisenssikustannukset Nykykustannuksilla laskettuna noin 350 000 – 400 000 € (KPK ICT käy neuvotteluja SAP:n kanssa lisenssijärjestelmän uudistamisesta, uusi järjestelmä saattaa laskea kustannuksia) - Kouvolan Controller ja laskujen tarkastajat/hyväksyjät noin 250 000 € - Seutulaskennalle siirtyvät taloushallinnon työntekijät reilu 100 000 € Käyttöönoton kustannus noin 300 000 € ja liittymäkustannukset 100 000 – 150 000 € Takaisinmaksuaika on tuottavuus ja säästölaskelmiin viitaten 2 – 3 vuotta. Käynnismisprosessi sisältää seuraavat päätehtävät: Kouvolan perustietojen (toimittajat, asiakkaat,…) talletus SAP-järjestelmään Kouvolan liittyvien järjestelmien valmistelut (mm. kirjaustunnistemuutokset) Avointen tapahtumien (ostolaskut, myyntilaskut,…) siirto SAP-järjestelmään Kirjanpidon siirron täsmäytys SAP- ja Raindance-järjestelmien välillä ja audit trail dokumenttien talletus SAP- järjestelmän käytön aloitus, uusien liittymien käynnistys, Käyttöomaisuuskonversioiden ajaminen Korvattavien järjestelmien alasajo Käynnistämisprosessin kustannukset, karkea arvio, joka tarkentaa, kun käyttöönottosuunnitelma on tehty : Työmäärä kaikkiaan 300 päivää: nykytoiminnallisuuden laajennus 3 uudelle firmalle=Kouvola ja 2 liikelaitosta ja 2 tytäryritystä 200 htp ja liittymät 100 – 150 htp
Henkilöstötyöryhmä
Henkilöstöryhmä Kouvolan TaPan henkilökunta siirtyy liikkeenluovutuksena laajennetun Seutulaskennan henkilökunnaksi. Henkilökunnan tarve on suurin yhdistymisen kahden ensimmäisen vuoden aikana, jolloin toteutetaan tietojärjestelmien yhdistämiset. Henkilökunnan siirron ajankohta päätetään Kouvolan päätöksenteon yhteydessä. Henkilökunnan KPK THH:n tehokkuustavoitteeseen päästään, kun Eläköityminen palvelukeskuksessa sekä Kouvolan konsernihallinnossa ja toimialoilla että Seutulaskennan nykyisten asiakkaiden toiminnassa suunnitellaan yhdessä, tavoitteena tehokkuuden nostaminen – laskelmissa käytetty 08.2010 alueselvityksessä käytettyjä tietoja määräaikaisten työntekijöiden käyttöä vähennetään vastataan uusiin asiakastarpeisiin ottamalla uusia tehtäviä palvelukeskukselle neuvotellaan Kouvolan kanssa tarvittaessa henkilöstösiirroista, kun Kouvola tarvitsee rekrytoida henkilökuntaa laajennetaan toimintaa uusille asiakkaille
Organisaatio – laajennettu Seutulaskenta Organisointi siirtoaikana on järkevää kahden johtajan mallilla, kun tuotanto järjestetään kaksilla järjestelmillä. Kun tietojärjestelmät on yhdenmukaistettu, tulee siirtyä yhden johtajan järjestelmään kuitenkin niin, että molemmissa toimipisteissä on ”paikallisjohtaja” vastaamassa oman työnsä ohella koko toimipisteen toiminnasta. ”Paikallisjohtajana” toimii joko toimitusjohtaja tai liiketoimintajohtaja. Yhteinen johtamis- ja toimintamalli tarvitaan tuottavuuden parantamiseksi. Yhden johtajan malli toteutetaan huomioiden molempien toimistojen tarpeet niin, että molemmista toimistoista on edustus yhtiön johtoryhmässä
Organisaatio siirtoaikana Toimitusjohtaja Taloushallinnon johtaja Palkkahallinnon johtaja Lisäpalvelut päällikkö Kirjanpito palvelupäällikkö Kotka Ostolaskut palvelupäällikkö Kouvola Myyntilaskut palvelupäällikkö Tiimin vetäjät HR lisäpalvelut Talousraportointi ja suunnittelu Rekrytointijohtaja
Organisaatio siirtoajan jälkeen Toimitusjohtaja Taloushallinnon johtaja Palkkahallinnon johtaja Kirjanpito palvelupäällikkö Ostolaskut palvelupäällikkö Myyntilaskut palvelupäällikkö Palkkatiimin vetäjät Kotka Kouvola Talousraportointi ja -suunnittelu Lisäpalvelut johtaja HR-lisäpalvelut Rekrytointipäällikkö Organisaatio siirtoajan jälkeen Paikallisessa toimipisteessä paikallisjohtajana toimii toimitus- tai liiketoiminta-alueen johtaja.
Tilanne 1.1.2013 1.1.2013 1.12.2010 Seutulas Kouvola muutos % Toimitusjohtaja 1 2 -1 -50 % Assistentti Hallinto yhteensä 4 -2 Taloushallinnon johtaja Palvelup. kirjanpito 0 % kirjanpitäjät ja pääkäyttäjät 16 7 11 18 -11 % maksuliikenne 5 3 6 -17 % Palvelup. ostolaskut ostolaskukäsittelijät ja pääkäyttäjät 23 13 12 25 -8 % Palvelup. myyntilaskut myyntilaskukäsittelijät ja pääkäyttäjät 24 14 26 Talousraportointi ja -suunnittelu 100 % Taloushallinto yhteensä 74 81 38 43 -7 Palkkahallinnon johtaja Tiiminvetäjät ja tiimit 54 28 29 57 -3 -5 % HR lisäpalvelut Rekrytointi Henkilöstöhallinto yhteensä 62 63 34 Yhteensä 1.1.2012 138 148 -10 -7 % Yhteensä 1.12.2010 Muutos Lisäksi Rekryn varat, Hankinta 1.12.2010 177
Roolitukset Roolit KPK THH LTS Toimitusjohtaja Roolit KPK THH LTS Toimitusjohtaja Alueelllisen palvelukeskuksen johtaja Assistentti Hallinto yhteensä Taloushallinnon johtaja Vastaa prosessikokonaisuuksista, asiakasvastaava, kehittäminen Palvelup. kirjanpito Vastaa oman alueen prosessin toiminnasta, kehittäminen kirjanpitäjät ja pääkäyttäjät Prosessiasiantuntija maksuliikenne Palvelup. ostolaskut ostolaskukäsittelijät ja pääkäyttäjät Palvelup. myyntilaskut myyntilaskukäsittelijät ja pääkäyttäjät Talousraportointi ja -suunnittelu Vastaa oman alueen prosessin toiminnasta, controller, kehittäminen Taloushallinto yhteensä Henkilöstöhallinnon johtaja Tiiminvetäjät ja tiimit Tiimiesimies HR lisäpalvelut Rekrytointi Henkilöstöhallinto yhteensä
Prosessityöryhmät Taloushallinto Ostolaskut Myyntilaskut Maksuliikenne Palkkahallinto
KPK THH Kymenlaakso Taloushallinto - yhteenveto Perusprosessit ovat Seutulaskennassa ja TaPassa hyvin lähellä KPK THH:n määrittelemiä tavoiteprosesseja. Työnjaoissa asiakkaan ja TaPan ja Seutulaskennan ja sen asiakkaiden kanssa on eroavaisuuksia. Prosessien yhdenmukaisuus on tavoitteena ja se edellyttää asiakkaan kanssa neuvottelua ja yhteistä näkemystä ja tapahtuu näin ollen vähitellen. Tavoite: yhteiset järjestelmät, yhteiset pääkäyttäjät, yhteinen kehitys Kirjanpito, käyttöomaisuuskirjanpito, tilinpäätös, konsernitilinpäätös SAP- järjestelmä, mahdollista vähentää liittymien määrää SAP on KPK THH:n tukema talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmä. Ostolaskut – SAP:n sisäinen kierrätys Tavoitteena tilauksesta maksuun järjestelmä – tulee uudistamaan asiakkaiden prosessia, kun tilaukset tehdään sähköisesti, tiliöidään ja hyväksytään tilauksen yhteydessä - laskujen kierrätys uudistuu Kouvolan erillinen ostolaskujen kierrätysjärjestelmä jää pois käytöstä – säästää kustannuksia ja työtä Lisäpalveluna tarjotaan laskujen tiliöinti Myyntilaskut – Tavoitteena yksi yhteinen reskontra- ja laskutusjärjestelmä, johon myyntitilaukset otetaan vastaan sähköisesti asiakkaan järjestelmistä ja laskut lähetetään sähköisesti Kouvolan käytössä ProE- laskutusjärjestelmä, jonka jatkokäyttö selvitetään Kehittämiskohteena laskutusjärjestelmien vähentäminen sekä Kotkassa että Kouvolassa, jota toteutetaan tulevina vuosina yhteisesti asiakkaiden kanssa Palvelukeskus vastaanottaa laskujen saajien kyselyt ja puhelut Yhteinen automaattinen perintäjärjestelmä – säästää työtä ja nopeuttaa perintää Lisäpalvelut: laskujen siirto perintään ja luottotappioiden käsittely, maksukattolaskelmat Maksuliikenne – nykyisin kaksi samaa järjestelmää – siirrytään yhteen kokonaisuuteen – säästää rahaa ja työtä Lisäpalveluna kassasuunnittelu ja kassojen hoito
KPK THH Kymenlaakso Taloushallinto - yhteenveto Taloussuunnittelu – tavoitteena yksi yhteinen järjestelmä Laajennettu Seutulaskenta – järjestelmän ylläpito ja pääkäyttäjyys Asiakas – talouden suunnittelu Talouden raportointi – tavoitteena tarvittava ennustetieto oikea-aikaisesti talouden arviointiin Talous- ja henkilöstötiedot siirretään samaan tietovarastoon josta samalla raportointijärjestelmällä tuotetaan raportit esimiesten ja asiantuntijoiden käyttöön Kaakkois-Suomen raportointiyhteistyön tavoitteena on, että samaan tietovarastoon haetaan myös operatiivisten tuotantojärjestelmien tiedot. Operatiivisen raportoinnin tuotanto ei ole Seutulaskennan palvelu. KPK THH:n palvelusalkussa operatiivinen tuotannon raportointi on lisäpalvelu Jos/kun raportoitavat tiedot kootaan samaan tietovarastoon, voidaan tietoja ristiintaulukoida ja tuottaa johdolle monipuolinen tietoa tuotannosta, taloudesta ja henkilöstöstä. Hr- raportointi – tavoitteena johdon, henkilöstöhallinnon ja esimiesten käyttöön ajantasainen raportointi. Tiedot kootaan palkkajärjestelmästä ja Hr- järjestelmästä Seutulaskennalla määritelty hanke, joka valmistuu 2011 alkupuolella – Kouvolalle tarvitaan liittymät Aditron F:stä ja Essistä
Ostolaskujen prosessien huomioita Tavoite: yhteinen järjestelmä, yhteiset pääkäyttäjät, yhteinen kehitys Molemmilla laskujen sähköinen kierrätys Seutulaskenta SAP:n sisäinen TaPalla erillinen järjestelmä Perusprosessit samankaltaiset, suurimmat erot: Seutulaskenta ulkoinen tunnistava skannaus, samoin tunnistava verkkolasku TaPalla laskun perustietojen täyttäminen ja laskumerkintävaatimusten tarkistus TaPa – toistavat laskut suoraan maksuvalmiiksi Seutulaskenta – laskujen tiliöinti osalle asiakkaista Seutulaskenta – jo hyväksytyt laskut suoraan maksuun
Myyntilaskut ja myyntireskontra Perusprosessi samankaltainen Asiakkailla omia reskontria, Kouvola ja Kotka Kouvolassa Terveyskeskuslaskutus toimialalla (siirto suunnitteilla TaPaan) Kyselyt ohjautuvat terveyspalveluihin Carean, Kotkan ja Pyhtään sosiaali- ja terveyspalvelut liittymällä SAP:iin, josta lasku Kyselyt ohjautuvat palvelukeskukseen Yleislaskutus Kouvolassa Excel-liittymillä – Seutulaskenta tallentaa itse - Adobe-lomakkeen/portaalin käyttöönotto 2011 kehityshankkeena Suoraveloitusvaltuutukset Kouvolassa lähettävässä päässä – Seutulaskennassa palvelukeskuksessa Seutulaskennassa samalla henkilöllä hoidetaan laskutus, reskontra, perintä TaPassa eri ihmiset hoitavat laskutusta kuin reskontraa ja täsmäytyksiä Ulkoistettu perintä lähettää ensimmäisen huomautuslaskun Seutulaskennassa. Koko perintäprosessi on automatisoitu TaPa lähettää ensimmäisen huomautuslaskun ja siirtää saatavan sen jälkeen ulkoistettuun perintään TaPalla on käytössä kuluttajan verkkolasku
Maksuliikenne Maksuliikenteen suorite, mittari Nykytilanne: Kouvola: Maksutapahtumien määrä (100 laskua on 100 maksutapahtumaa) Palvelukassojen hinnoittelu: euroa per kuukausi Seutulaskenta: Laskutus asiakkailta osana kirjanpidon hintaa. Seurataan rivejä. Tulevaisuudessa(?) Pankin tiliotteelta erilaisten tapahtumien määrät Maksuliikenteen henkilökunta Seutulaskennalla 2,6 ja Kouvolassa 3,5 henkilöä (työryhmän edellinen muistio) Seutulaskenta: Maksuliikenteenhoitajat; 0,6 = yksi on osa-aikaeläkkeellä Kouvola: Palvelusihteerit ja 0,5 palveluvastaava (toinen puoli tätä henkilöä on palvelupäällikön tehtävä). Yksi palvelusihteeri tekee kirjanpitoa, koska on sovittu, että maksuliikenne hoitaa rahaliikenteeseen liittyvät täsmäytykset. Eroja palkanmaksun maksatuksissa
Maksuliikenne Kassasuunnittelu Kouvola: Basware Finance & Basware Pay & Op Kassanhallinta (Konsernin kaikki tilit näkyvät Op Kassanhallinnassa) Konsernihallinto toimijana, ei TaPa Seutulaskenta: Basware Finance Carea, Pyhtää, Ekami ja yhtiöt Kotka: Basware Finance & Sampo Business Online (Konsernin kaikki tilit näkyvät Sampo BO:ssa) Lainat ja millä järjestelmällä hoidetaan Talousarviolainat Kouvola, konsernihallinto: Basware Finance Kotka: Basware Finance Antolainat Pääsääntöisesti ei enää myönnetä uusia Kotka: SAP laskutus Takaukset, vakuudet, arvopaperit Kouvola, konsernihallinto: Basware Finance & Excel, Excelissä arvopaperit, Toimialat tallentavat omat vakuudet Financeen Kotka: Kaikki Excelissä
KPK THH Kymenlaakso Henkilöstö- ja palkkahallinto Palkkahallinto – tavoitteena Yksi palkkahallinnon järjestelmä, Yksi henkilöstöhallinnon sähköinen järjestelmä, jossa työntekijän ja esimiehen työpöytä, henkilöstön osaaminen, koulutus ja kehittäminen Yksi henkilöstöhallinnon tarpeita tyydyttävä henkilöstöraportointi Yksi matkalaskujärjestelmä Toteutus KPK THH Kymenlaakso Palkkahallinto Aditron F tai muu KPK ICT:n tukema järjestelmä Henkilöstöhallinto – SAP HR, jonka laajentamisesta sovitaan asiakaskohtaisesti Matkalaskujärjestelmä – SAP Travel – edellyttää SAP HR:n käyttöä HR- raportoinnilla yhteinen tietovarasto ja raportit Cognos HR - tavoitteena johdon, henkilöstöhallinnon ja esimiesten käyttöön ajantasainen raportointi. Mahdollinen Kouvolalle, kun palkkajärjestelmä ja Essistä luodaan liittymät. Aikataulutus Yhteinen palkkajärjestelmä 2013 HR- raportointi 2011 - 2012 SAP HR 2012 – 2014 Lisäpalvelut: sopimusneuvonta, HR- raportointi, SAP HR- järjestelmän ylläpito ja pääkäyttäjyys
Asian eteneminen päätöksen tekoon Kunnan Taitoa Oy:n yhtiökokous 8.2.2011 Seutulaskennan osakekauppa hyväksyttävänä Asiakasohjausmalli hyväksyttävänä Nimitysvalitokunta nimettävänä Kouvolassa kaupunginhallituksen kokous 21.2.2011 Viimeinen projektin ohjausryhmän kokous 22.2.2011 Kouvolan kaupunginhallitus 7.3.2011 Kouvolan kaupungin valtuusto 14.3.2011 Kotkan kaupunginvaltuusto 7.3.2011
Kiitokset kaikille henkilöille, jotka kiireisen työnsä lomassa olivat määrittelemässä ja luomassa uutta uljasta Kunnan Taitoa Kymenlaaksossa Ohjausryhmä 22.2.2011