Tilaustoimitusprosessin kuvaus 29.12.2018
TILAUSTOIMITUS AJATUSKAAVIO Laskutus 29.12.2018 TILAUSTOIMITUS AJATUSKAAVIO Toimituksen suunnittelu Asentaja Tilaaja, asiakas Työnjohto Tilauksen vastaanottaja Taloushallinto –Kirjanpito, Palkanlask. Jne. Tilaustoimitusprosessin henkilöt ja tehtävät Tarkastukset, asiakaspalaute ja seuranta Materiaalin ja ulkoisten palv. tilaus Laskutuksen seuranta Sisäiset työt ja palvelut Laskuttaja Toimituksen toteutus 29.12.2018
Tilaustoimitusprosessin kaavio Laskutus 29.12.2018 Tilaustoimitusprosessin kaavio Asiakas tilaa työn Toimituksen vastaanotto Asiakas/Tilaaja Tilauksen vastaanottaja (myynti joskus) Tilaus vastaanotetaan Työ tarkastetaan TJ katsoo pitääkö suunnitella ja tekee tarviketilaukset/antaa materiaalin hankkijalle tiedon Työnjohto/Suunnittelu Materiaalihankinta/Palvelujen hank./Asentaja Materiaali ja ulkoiset palvelut tilataan, asentaja noutaa varastosta ja tekee työn Tarkastaa työn Talousasiat, kirjanpito, palkanlask., laskutus Taloushallinto Auditoijat, Tarkastajat, Tiimit ja Johtoryhmä Sisäinen,ulkoinen auditointi/tarkastus. Tiimit ja Johtoryhmä seuraavat, päättävät mitä tehdään 29.12.2018
TILAUSTOIMITUSPROSESSIN KUVAUKSEN LAATIMINEN Laskutus 29.12.2018 TILAUSTOIMITUSPROSESSIN KUVAUKSEN LAATIMINEN Prosessi kuvataan yhdessä kaikkien prosessiin osallistujien kanssa. Voidaan käyttää seinätaulutekniikkaa. Seinille ripustetaan isoja paperiarkkeja (heikolla liimalla varustettu), joihin kaaviot piirretään. Toinen mahdollisuus on käyttää fläppitaulua, johon kaaviot piirretään. Fläppitaululta paperiarkit teipataan seinään, jotta niitä voidaan yhtä aikaa katsella. Ajatuskaavio laaditaan yhdessä osallistujien kesken. Joku ryhmästä valitaan ajatusten merkitsijäksi taululle Ajatuskaavion muodossa. Ajatuskaavion avulla luodaan prosessikaavio. Kirjaajana voi olla sama henkilö kuin ajatuskaavion kirjaamisessa. Ajatuskaavio on vain apuneuvo. Sitä ei liitetä käsikirjaan. Yritetään laatia kaavio siten, että Ajatuskaaviosta poimittujen vastuuhenkilöiden tehtävät kuvataan peräkkäin aikajärjestyksessä. Kukin tehtävä siirtää vuoron nuolella seuraavalle. Prosessi alkaa yleensä asiakkaasta ja päättyy asiakkaaseen. Kunkin vastuuhenkilön tehtävät kuvataan laatikossa. Kaavio voi olla yksityiskohtaisempi, mutta aluksi asian hahmottamiseksi on syytä laatia kuvaus mahdollisimman vähillä elementeillä mutta siten, että kuvauksesta näkee mitä tapahtuu prosessissa. Prosessin mittarit valitaan yhdessä ja sijoitetaan prosessin oikeaan kohtaan. Prosessikaavio ja mittarit sijoitetaan laatukäsikirjaan. Laaditaan täydentävä teksti, joka myös liitetään laatukäsikirjaan. Tekstin laatii sihteeriksi valittu henkilö. 29.12.2018
Kaikista prosessikuvauksista tulee yhdessä käsikirja Kaikista prosessikuvauksista tulee yhdessä käsikirja. Käsikirjaan tulee myös muita järjestelmään liittyviä asioita. Laatuvastaava vastaa käsikirjan yhteen liittämisestä. Nykyisin on käytettävissä valmiita käsikirjan ja prosessikuvausten laatimista helpottavia ohjelmia. Niissä on se vaara, että pääasia unohtuu. Laatujärjestelmä alkaa elää omaa elämäänsä ja ihmiset eivät keskity itse pääasiaan. Jokaisen tulisi ymmärtää mistä on kysymys. Toissijainen asia on se miten kaaviot laaditaan. Helposti käy niin, että vain muutama henkilö osaa käyttää laadittua järjestelmää. Prosessin mittarit: Tilaustoimitusprosessin mittarit voisivat olla seuraavat, joita myös seurataan: 1.Aika tilauksesta toimitukseen, 2.Poikeamien määrä eri osaprosesseissa (myös laatutaulupoikkeamat), 3. Asiakasreklamaatiot ja palaute, 4. Osaprosesseihin käytetty aika, 5. Vertailu kilpailijoiden hintoihin ja laatuun, 6. Ympäristöohjelman seurantamittarit, jne. Osa prosessista voidaan ulkoistaa, jos sellainen katsotaan tarpeelliseksi. Jos talosta ei löydy asiantuntemusta, ei kannata välttämättä tehdä asiaa itse T H 29.12.2018