Työelämän kirjoittaminen T Puhe- ja kirjoitusviestintä OAMK Tekniikan yksikkö / TH Kevät 2012

Mitä kirjoittamisesta pitäisi osata työelämässä ? ammatin kirjoittamistilanteet ja vakiintuneet tekstityypit tilanteeseen ja vastaanottajalle sopiva teksti ammattikieli ja terminologia oikeinkirjoituskäytänteet, asiatyyli ja viestin jäsentäminen tiimikirjoittaminen rutiini tekstintuottotyökalut

Keskeistä työssä kirjoittamisessa tekstiä tarvitaan työn tekemiseen – tiedon säilyttäminen (raportti, muistio...) – tiedon välittäminen (sähköposti, kirje, muistio...) – tietojen vertailu (raportti...) – vaikuttaminen lukijan päätöksiin (aloite, lausunto, suunnitelma, raportti...) – ohjaaminen ja neuvominen (käyttöohje, reklamaation vastaus...) – asiakassuhteen ylläpito (sähköposti, suhdetoimintaviestit...)

Lukijan ja tilanteen huomiointi vastaanottaja on tärkeää: – vastaanottajan tiedontarpeen ja odotusten täyttäminen – sisällön välittyminen täsmällisenä ja oikeana – sellaista tietoa, jolla on merkitystä lukijalle ja jonka perusteella lukija pystyy toimimaan lukija työtoveri, esimies, alainen (työyhteisön sisällä) tai asiakas, alihankkija, yhteistyökumppani (työyhteisön ulkopuolella) kirjoitetaan usein vaiheittain, yhteistyönä, kiireessä -> omien työskentelytapojen tunteminen ja kehittäminen

Yhteiskirjoittaminen tavallista jatketaan toisen tekstiä (esityslista -> muistio, aloite -> sopimus, projektisuunnitelma -> raportti...) kirjoitetaan yhdessä (hankesuunnitelma, tuotteen määrittelydokumentti, käyttöohje...) annetaan ja saadaan palautetta teksteistä, muutetaan sen perusteella (esite, tuotteen dokumentaatio...) päivitetään ja täydennetään edellisistä teksteistä uusia versioita (toimintaohje, tuotekuvaus, projektiraportti...).

Yhteiskirjoittamisen edut ja haitat + Kirjoittajat täydentävät toisiaan asianhallinnallaan ja osaamisellaan. + Tekstin sisältö on todennäköisesti parempi kuin yksin kirjoitettaessa. + Kirjoittajat toimivat samalla kriitikoina ja tekstin vastaanottajina. - Kirjoittajien työskentelytyylit ja tekstimieltymykset voivat olla erilaisia. - Teksti voi valmistua hitaammin.

Kappaleiden jäsentäminen Asiakokonaisuus = tekstikappale. Olet onnistunut kirjoittamaan ehjän kappaleen, jos pystyt keksimään sille otsikon. Ei yhden virkkeen / yhden sivun tekstikappaleita!

Idea- ja tukivirkkeet Jokaisessa kappaleessa on oltava ideavirke. Ideavirke sisältää ydinajatuksen. Se sijoitetaan useimmiten kappaleen alkuun, joskus myös loppuun (tai molempiin). Tukivirkkeet perustelevat, selittävät, täsmentävät. Tietokone on laite, joka käsittelee numeeris-loogista tietoa ohjelmointinsa mukaisesti. Arkikielessä tietokoneella tarkoitetaan yleensä yleiskäyttöistä laitetta, joka on tarkoitettu suorittamaan monenlaisia tietojenkäsittelytehtäviä. Myös esimerkiksi pelikonsolit, matkapuhelimet ja taskulaskimet ovat perusluonteeltaan tietokoneita, vaikka erikoistuneiden käyttötarkoitustensa takia niitä ei sellaisiksi yleensä kutsuta. Sulautetuissa järjestelmissäkin on laitteen sisällä tietokone, vaikka käyttäjä ei aina ole siitä edes tietoinen. (Wikipedia, hakusana tietokone.)

Virkerakenne Yksi virke = yksi asia Käytä vaihtelevasti Vältä pelkkien päälauseiden käyttöä: VÄLTÄ: Surureaktiot voivat olla voimakkaita. Ammattiapua voidaan hakea silloin. Perheenjäsenten ja ystävien tuki riittää monelle surevalle. SIDO: Jos surureaktiot ovat voimakkaat, niin on syytä hakea asiantuntija-apua. Kuitenkin monelle surevalle riittää perheenjäsenten ja ystävien tuki.

Sujuvan tekstin piirteitä sanat ovat tuttuja sanat ovat lyhyitä virkkeet ovat lyhyitä (yli 15 sanan virke on liian pitkä) Esimerkki liian pitkästä virkkeestä: “Ongelma korostuu bioinformatiikkapalvelujen kohdalla, koska niitä kehittävät myös vähemmän ohjelmistokokemusta omaavat henkilöt, jotka eivät välttämättä hyödynnä ohjelmistokehitystyökaluja, joiden käyttö helpottaa huomattavasti määrittelyjen kanssa työskentelyä.”

Vältä rönsyilyä Tarkista sanojen tarpeellisuus. VÄLTÄ: Suru on yleismaailmallinen ilmiö. Se on kokemus, joka kohtaa ihmisen ennemmin tai myöhemmin. LYHENNÄ: Suru on kokemus, joka kohtaa ihmisen ennemmin tai myöhemmin. Muokkaa puhekielen monimutkaiset virkkeet tiiviiksi ja selkeiksi. Tee esimerkiksi sivulauseista lauseenvastikkeita. Ks. Harjoitus ”Kieli asiatyyliksi”

Lähteet Hopeavuori, Tuula Työssä kirjoittaminen. T Puhe- ja kirjoitusviestintä 3 op. Opintojakson oppimateriaali syksyllä Oulu: Oulun seudun ammattikorkeakoulu, tekniikan yksikkö. Kauppinen, Anneli – Nummi, Jyrki – Savola, Tea Tekniikan viestintä. Helsinki: Edita. Paukkunen, Ulla Tekstin luettavuus. Oppimateriaali. Oulu: Oulun seudun ammattikorkeakoulu, sosiaali- ja terveysalan yksikkö.