Viestintäsuunnitelma M. Pihkala 28.11.2007

Keskeinen sisältö 1(2) Suunnitelman perusteet Kohderyhmät Viestinnän tarkoitus, tavoitteet ja tehtävät Viestinnän periaatteet ja hyvät käytännöt Viestinnän keinot

Keskeinen sisältö 2 (2) Viestinnän organisointi ja vastuut Toimenpideohjelma 2008-2010 Seuranta, päivitys ja kustannukset

Suunnitelman perusteet Oikeus tietoon on jokaisen perusoikeus, josta säädetään perustuslaissa. Tiedon perusoikeus merkitsee sitä, että viranomaisten asiakirjat ovat pääsäännön mukaan julkisia. Asiakirjan julkisuutta voidaan rajoittaa vain erikseen lailla ja välttämättömien syiden vuoksi. Tässä osiossa kerrotaan tämän suunnitelman juridisista ja hallinnollisista perusteista.

Kohderyhmät Viestintää tehdään vastaanottajille ja kohderyhmille. Kuntayhtymän tärkein Ulkoisen viestinnän kohderyhmä on kuntalaiset ja muut asiakkaat. He jakaantuvat hyvin erilaisiin osa-ryhmiin, joille kullekin tulee pystyä viestimään heille sopivimmilla keinoilla. Kohderyhmien ja niiden erityispiirteiden tunnistaminen on yksi onnistuneen viestinnän peruslähtökohtia.

Viestinnän tarkoitus, tehtävät ja tavoitteet Tässä luvussa käsitellään viestintämme tarkoitusta, tehtäviä ja tavoitteita. Johdantona kerrotaan viestinnän "hengestä", jolla kuvataan sitä, millaiseen ilmapiiriin uuden Sosteri-organisaation viestintää tulee rakentaa. Viestinnän tarkoitus ja tehtävät -kohdassa kuvataan sitä, miksi viestimme ja mitä sillä ta-voittelemme. Tässä kohdassa ytimenä ovat kuntayhtymämme strategiset tavoitteet ja niiden saavuttamisen tukeminen.

Viestinnän periaatteet ja hyvät käytännöt Tässä osiossa käsitellään periaatteita ja hyviä käytäntöjä, joita noudattamalla voimme edistää ylempänä kuvattujen viestinnän tavoitteiden saavuttamista. Kyseessä on eräänlainen monien eri organisaatioiden viestinnän kokemuksista oman Sosterimme olosuhteisiin sovellettu "työkalupakki", josta voidaan tilanteesta riippuen löytää linjauksia ja käytäntöjä käytännön viestinnän tekemiseen. Viestinnän tekoja ja toimenpiteitä kannattaa aina peilata näitä periaatteita vasten.

Viestinnän keinot Tässä osioissa käydään läpi käytössämme olevia viestinnän keinoja. Kyseessä on pitkälti "muistilista" tai valikko, josta eri viestintätilainteisiin soveltuvia keinoja voidaan poimia. Tässä tarkastelussa ei ole otettu erikseen kantaa siihen, mitä keinoa missäkin tilanteessa voidaan pitää soveliaimpana tai tehokkaimpana. Nyrkkisääntönä on kuitenkin se, että viestinnän tehoa lisää, jos käytetään useampaa kuin yhtä keinoa.

Viestinnän vastuut ja organisointi Tässä osiossa käsitellään sitä rakennetta, jolla kuntayhtymämme viestintä toimii. Luvussa kuvataan lyhyesti keskeiset viestinnän toimijat ja heidän vastuunsa. Keskeisessä linjaavassa roolissa on kuntayhtymähallitus, joka hyväksyy tämän suunnitelman. Operatiivisessa viestinnässä kokonaisviestinnästä vastaa sairaanhoitopiirin johtaja. Tärkeänä pidetään kuitenkin jatkuvasti sen seikan korostamista, että tällä suunnitelmalla vastuutetaan jokaista sosterilaista avainasemaan yhteisömme myönteisen mielikuvan muodostamisessa. Tätä vastuuta kukin työntekijä kantaa omalla päivittäisellä toiminnallaan ja teoillaan.

Toimenpideohjelma 2008-2010 Tämä osuus valmistellaan työryhmässä kevään 2008 aikana

Seuranta, päivitys ja kustannukset Kuntayhtymän viestintäsuunnitelmaa tulee tarkastella laajana kokonaisuutena. Toteutuakseen se vaatii monen eri osapuolen pitkäjännitteistä yhteistyötä, taloudellisia ja henkilöstöresursseja sekä erityisesti kaikkien tahojen vahvaa sitoutumista. Viestinnän suunnittelun ja kehittämisen tärkeä apuväline on saavutettujen tulosten seuran-ta. Tulosten mittaaminen on osa jatkuvaa suunnittelua ja kehittämistä. Viestinnän tavoitteet tulee määritellä niin konkreettisesti, että niiden toteutumista voidaan seurata. Sekä koko kuntayhtymän että yksittäisten palvelujen tasolla seurataan ja arvioidaan aktiivisesti viestinnän vaikutuksia ja tehdään tarvittavat muutokset.

Liitteet Liite 1: Viestinnän nykytilan arvio Liite 2: Määritelmiä Liite 3: Salaiset ja ei-julkiset asiakirjat Liite 4: Käytännön viestintäohjeita Liite 5: Viestintälainsäädäntö