Sihteeri, viestintä ja liiketoiminta Sihteeri & Assistentti -päivien seminaariluennon runko Helsingin Messukeskus 4.9.2008

Viestintäsalot Oy Olemme täyden palvelun viestintätoimisto ja asiakkaita meillä on ympäri Suomea Yhteensä meillä on yli 50 vuoden työkokemus viestinnästä, markkinoinnista ja valmentamisesta suomalaisissa yrityksissä Kimmo Salo Lasse Tenhunen Pälvi Salo

Esityksemme sisältö Miksi olemme täällä? Mihin uskomme? Mitä tiedämme? Millainen ihminen on sihteeri? Mitä tehokas viestintä vaatii? Mitä on viestintä yrityksissä? Mitä viestintätehtäviä kuuluu sihteerille? Sihteerin viestinnällinen rooli ja toimenkuva Viestinnän keinot ja kanavat Käytännön vinkkejä hyvään viestintään Viestintätaitojen kehittäminen

Miksi olemme täällä? Seminaariluento Syksyn viestintävalmennukset Viestinnän kehittämisen avustaminen yrityksissä

Mihin uskomme? Viestinnän tarkoituksena on edistää liiketoimintaa Viestinnän huono hoitaminen vahingoittaa liiketoimintaa Viestintä ei ole tähtitiedettä: se on mahdollista hoitaa hyvin maalaisjärjellä ja oikealla asenteella

Mitä tiedämme? Suomalaisten yritysten viestintäosaamisessa on puutteita Viestintätoimistojen tarjoamissa palveluissa on puutteita Viestintä on kokonaisuus – ei kokoelma hokkus pokkus -konsteja Viestintää pitää hoitaa suunnitelmallisesti ja pitkällä tähtäimellä Kaikki viestinnän keinot ja kanavat kannattaa ottaa käyttöön

Millainen ihminen on sihteeri? Millaisia ominaisuuksia sihteerin tehtävien hyvä hoitaminen mielestäsi vaatii? Ovatko nämä samat ominaisuudet tärkeitä tehokkaassa viestinnässä?

Mitä on viestintä yrityksissä? Sisäinen viestintä Esimiesviestintä Työryhmäviestintä Sisäinen tiedottaminen Ulkoinen viestintä Yritysviestintä (talousviestintä, tiedottaminen, sidosryhmäviestintä) Mediasuhteet Maineenhallinta Markkinointiviestintä Brändin rakentaminen Asiakkuuksien hoitaminen

Mitä viestintätehtäviä kuuluu sihteerille? Sihteerin viestinnälliset tehtävät painottuvat usein sisäiseen viestintään Sihteerillä on merkittävä rooli usein myös ulkoisessa viestinnässä Sihteerillä on rooli aina myös markkinointiviestinnässä

Sihteerin viestinnällinen rooli ja toimenkuva Case-esimerkkinä suuren suomalaisen yrityksen toimitusjohtajan sihteerin viestinnällinen toimenkuva

Viestinnän keinot ja kanavat Sisäisen viestinnän, ulkoisen viestinnän ja markkinointiviestinnän keinot ja kanavat valitaan kohderyhmän mukaan Eri keinojen ja kanavien ominaisuudet on tunnettava, jotta niillä osataan puhutella oikeita kohderyhmiä Monikanavaisuus tarkoittaa sitä, että sanoma ja mielikuva vahvistuvat vastaanottajan mielessä sitä enemmän, mitä useammasta kanavasta hän saa viestin

Käytännön vinkkejä sisäisen viestinnän avuksi Palaverit Sisäinen tiedottaminen Sähköposti Henkilöstölehti intranet

Palaverit Säännönmukainen palaverikäytäntö osaksi kannustinjärjestelmiä Kaikkien päätösten ja niiden perustelujen dokumentointi

Sisäinen tiedottaminen Sisäinen viestintä tulee ennen ulkoista viestintää Jaettu tieto vahvistaa yritystä, salailu ja ristiriitaiset viestit heikentävät yritystä Sisäinen tiedote voi olla määrämuotoinen tai epämuodollinen Kirjallinen tiedote ei korvaa henkilökohtaista viestintää

Sähköposti Sähköpostin käytölle on luotava selkeät pelisäännöt

Henkilöstölehti Henkilöstölehden pitää olla tehty ammattimaisesti Henkilöstölehdessä pitää kuulua henkilöstön ääni Hyvin tehty henkilöstölehti on tehokas sisäisen viestinnän väline ja me-hengen kohottaja

Intranet Kuinka suuren osan yrityksesi työntekijöistä intranet todellisuudessa tavoittaa? Mikä on yrityksesi intranetin viestinnällinen rooli?

Vinkkejä ulkoiseen viestintään Hyvä tiedote Median toiminta Lehdistötilaisuus Maineenhallinta

Hyvä tiedote Tärkein ensin Suoraan asiaan, lyhyesti ja ytimekkäästi Koostuu faktoista Ei sisällä puhtaita markkinointiviestejä

Median toiminta Toimittajan tapa ajatella ja median toiminnan logiikka on syytä tuntea Mediasuhteita hoidetaan henkilökohtaisella tasolla Sähköiset kanavat kannattaa ottaa avuksi mediasuhteiden hoitamisessa

Lehdistötilaisuus Millä edellytyksillä lehdistötilaisuus kannattaa järjestää? Millainen on hyvin järjestetty lehdistötilaisuus? Mitä toimittajat lehdistötilaisuudelta odottavat?

Maineenhallinta Sihteerillä on usein koordinointi-, portinvartija- ja tiedonhankintatehtävä Sihteeri on yrityksen silmät ja korvat Sihteeri on yrityksen käyntikortti

Käytännön vinkkejä markkinointiviestintään Yritysilme täytyy määritellä Yritysilmettä pitää vartioida Yritysilmeeseen vaikuttavat kaikki pienetkin yrityksestä ulospäin näkyvät asiat: värit, kirjasintyypit, lomakkeet, kirjekuoret jne.

Viestintäosaamisen kehittäminen Viestintäosaaminen on merkittävä osa sihteerin ammattitaitoa Viestintäosaaminen on välttämätön edellytys organisaation menestymiselle Kaikkia viestinnän muotoja voi opetella ja kehittää

Kiitos mielenkiinnostasi ja antoisia messuja! www.viestintasalot.fi