Palaveri työskentelymuotona Erilaisia näkökulmia, ideoita, laadukkaita päätöksiä, osallistumisen mahdollisuuksia, sitoutumista, uuden oppimista, tiedon välittymistä T010103 Asiantuntijaviestintä OAMK Tekniikan yksikkö Syksy 2011 / TH

Palaverissa asiantuntijuutta jaetaan Uuden tilanteen hahmottaminen Tietämyksen rakentaminen Tietämyksen suhteuttaminen muiden tietoihin Yhteisen ymmärryksen rakentaminen Näkökulmien muuttaminen Luottamuksen synnyttäminen Suunnittelu Sopimusten teko Dokumentointi

Palaverityöskentely asialistan kokoaminen Ennen asialistan kokoaminen palaverikutsu sähköpostina tai asiakirjana asioiden käsittelyyn valmistautuminen ennen palaveria Palave-rissa järjestäytyminen, tavoitteen määrittely asialistan mukainen eteneminen: kussakin kohdassa aiheen esittely, keskustelu, analysointi ja ideointi, tuloksen muotoilu, vastuuhenkilöt ja aikarajat, jatkotyöskentely päätösten tarkistaminen ja kirjaaminen seuraavasta palaverista sopiminen Jälkeen muistion kirjoittaminen ja jakelu mallimuistio sovittujen asioiden toteutus ja seuranta seuraavan palaverin valmistelu

Erilaisia palavereja eri tarpeisiin Suunnittelupalaveri Esimerkiksi projektin alussa: tavoitteiden määrittely, projektiryhmän jäsenten tehtävät, ryhmän yhteistyöilmapiirin luominen, projektin toimintatavoista sopiminen, projektisuunnitelman laatimisen käynnistys, aikataulutus… Ongelmanratkaisupalaveri Ongelman analysointi, ratkaisuvaihtoehtojen keksiminen, parhaan ratkaisun valinta kriteerien perusteella, toimeenpanon suunnittelu Ideointipalaveri Ideariihi: tavoitteen määrittely, ideoiden keksiminen, ideoiden seulonta ja jatkokehittely, toteutuksen suunnittelu Tuplatiimi: ensin ideoidaan yksin, parin kanssa, esitellään kaikille Päätöksentekopalaveri Hyvin valmisteltuja asioita, joista tarvitaan ryhmäpäätös

Palaverin runko voi toistua samana Tehtaan viikkopalaveri Robottiprojektin viikkopalaveri 1 Edellisen kokouksen pöytäkirja 2 Vastuu (työturvallisuus, ympäristöasiat ja yhteiskunta) 3 Asiakaskeskeisyys (palautteet, tilaukset, toimitukset) 4 Tuloksellisuus (tuotantotapahtumat ) 5 Ihmisläheisyys (henkilöstön kehittäminen ym.) 6 Tulevaisuus (prosessin kehittäminen ym., vierailut) Järjestäytyminen Projektin tilanne, (tavoitteiden saavuttaminen, aikataulu) Ongelmat, mahd. riskilistan läpikäynti ja muutostarpeet Seuraavan viikon tehtävät, vastuuhenkilöt Seuraavan palaverin sopiminen

Esimerkki: ketterän ohjelmistokehityksen päivittäinen palaveri Päivittäin pidettävään tilannepalaveriin osallistuu jokainen tiiminjäsen ja scrum-mestari. Jokainen tiimin jäsen vastaa seuraaviin kysymyksiin: Mitä teit edellisen päivän aikana? Mitä aiot tehdä seuraavan päivän aikana? Mitkä tekijät estävät (tai hidastavat) sinua saavuttamasta sprintin tavoitteita? Palaverissa puheoikeus on vain tiimin jäsenillä. Palaverin tarkoituksena on tarjota tieto siitä, miten projekti etenee ja mitä ongelmia on. Palaverin suositeltu kesto on 15 minuuttia ja jotta palaveri ei venyisi, se pidetään seisten. (Ketterät käytännöt.fi. Saatavissa: http://www.ketteratkaytannot.fi/, linkit Menetelmät -> Scrum -> Aktiviteetit.)

Vetäjän tehtäviä Tilanteen valmistelu ja suunnittelu Keskustelun aloittaminen, etenemisestä huolehtiminen ja lopettaminen Ilmapiiristä huolehtiminen ja motivointi Tavoitteen suuntaiseen työskentelyyn ohjaaminen Ongelmatilanteiden ratkaiseminen Lopputuloksen muotoilu ja toteaminen, jatkotyöskentelyn varmistaminen, muistion varmistaminen, tiedottaminen asiaankuuluville tahoille Tiimin kehittäminen pitkäaikaisissa työryhmissä

Tehoton palaveri Aikavarkaat: puhelut, myöhästyjät, jaarittelu Epäselvät tavoitteet Rönsyily Lepsu puheenjohtaja Valtaerot, äänekkäiden sisäpiiri Henkilöristiriidat Takeltelu päätöksenteossa, juuttuminen pikkuasioihin Riittämättömät tiedot ja taidot päätösten tekemiseksi, huono valmistautuminen

Käytännön vinkkejä Esittäydy, rentoudu, keskity Tee muistiinpanoja pystyt pitämään mielessä tehtyjä ehdotuksia, keskustelun kulkua, yksityiskohtia sihteerin muistio tulee myöhemmin, mutta osa asioista pitää toteuttaa heti palaverin jälkeen Seuraa ajankäyttöä Osallistu, käytä erilaisia puheenvuoroja Hyödynnä ryhmää Pysy ja pidä muutkin käsiteltävässä asiassa

Pääluottamusmiehen vinkit Käytä aikaa 90 % valmistautumiseen ja 10 % palaverissa istumiseen Ongelmanratkaisu korostuu taustat oltava selvillä asioiden jäsentelyn taito tarpeen Kuuntelemisen taito oikea-aikaiset puheenvuorot, esim. ratkaisuehdotusta ei liian aikaisin eikä liian myöhään Ei saa suuttua, puhutaan neutraalisti asiasta

Palaverin viestintätaitoja 1 Kuunteleminen: poimiva, erittelevä, järjestelevä, analysoiva, kriittinen, empaattinen Keskustelua edistävät puheenvuorot: faktat, mielipiteet, kehitysideat, argumentit, palaute Hankalien tilanteiden selvittäminen: rakentava palaute, rohkaisu, ohjailu, kysyminen

Palaverin viestintätaitoja 2 Vetäjän taidot: organisointi, ohjailu, motivointi Dokumentointi: jäsentely, otsikointi, päätösten muotoilu tekstiksi, asiakirjastandardi, tyyli- ja tilannetaju Asennoituminen: asiantuntijuuden jakaminen, vastaanottavuus, kannustavuus Oheisviestintä: kannustava, palautetta antava, tilannetajuinen

Hyvää vuorovaikutusosaamista: Tietää ja ymmärtää, mistä viestintä ja vuorovaikutus koostuu Osaa suunnitella, kontrolloida ja arvioida viestinnän tuloksellisuutta ja tarkoituksenmukaisuutta On itse motivoitunut viestimään Osaa itse toimia suunnitelmallisesti ja tarkoituksenmukaisesti viestintätilanteissa

a. Osallistumisen tavoitteellisuus Vie ryhmän toimintaa tavoitetta kohti Osoittaa verbaalisti ja nonverbaalisti yhteistyöhalukkuuttaan Suhteuttaa puheenvuoronsa sisällön keskustelun tavoitteeseen Rajaa ja mitoittaa puheenvuoronsa keskustelun tavoitteen ja tilanteen mukaan Valitsee osallistumistapansa tarkoituksenmukaisesti ja joustavasti, esim. kysyy, kommentoi, tiivistää, arvioi, rohkaisee ja kyseenalaistaa tarvittaessa Osallistumisen määrä ja ajoitus on tarkoituksenmukaista

b. Puheenvuorojen sisältö Valitsee puhumisensa sisällön perustellusti Tuo keskusteluun uusia aineksia ja syventää jo esitettyä Käyttää tilanteeseen sopivaa kieltä ja nonverbaalia ilmaisua Perustelee mielipiteensä ja väitteensä riittävästi ja uskottavasti sekä tarvittaessa monipuolisesti

c. Kuunteleminen Liittää omat puheenvuoronsa toisten puheenvuoroihin Havaitsee toisten viestinnästä, milloin on mahdollisuus tai oikea aika ottaa puheenvuoro Pyytää täsmennyksiä ja lisäperusteluja Tekee yhteenvetoja ja päätelmiä tarvittaessa Kommentoi, erittelee ja arvioi toisten mielipiteitä ja perusteluja

Lähteet AMK:iden suomen kielen ja viestinnän opettajien SUVI-verkostotapaaminen Jyväskylässä 31.10.2008. Jyväskylän AMK. Kauppinen – Nummi – Savola 2000. Tekniikan viestintä. Kirjoittamisen ja puhumisen käsikirja. Helsinki: Edita. Ketterät käytännöt. Saatavissa: http://www.ketteratkaytannot.fi/fi-FI/. Hakupäivä 26.10.2008. Pelin, Risto 2008. Projektihallinnan käsikirja. Helsinki: Projektijohtaminen Oy. Perttunen, Markku 2011. Pääluottamusmies, OAMK, TOOL ry. Keskustelu toukokuussa 2011. Ryhmätaitojen arviointilomake. 2008. Opetushallituksen Puhvi-työryhmä. Valkonen, Tarja 2008. Puhvi-kokeen arvioijakoulutus 5.–6.9.2008. Koulutusmateriaalit. Oulu.