Palaveri työskentelymuotona

Esitys aiheesta: "Palaveri työskentelymuotona"— Esityksen transkriptio:

1 Palaveri työskentelymuotona
”Työnteko on pääosin viestintää” OAMK Tekniikan yksikkö T Asiantuntijaviestintä, kevät 2010 Tuula Hopeavuori

2 Palaverissa asiantuntijuutta jaetaan
Uuden tilanteen hahmottaminen Tietämyksen rakentaminen Tietämyksen suhteuttaminen muiden tietoihin Yhteisen ymmärryksen rakentaminen Näkökulmien muuttaminen Luottamuksen synnyttäminen Suunnittelu Sopimusten teko Dokumentointi

3 Erilaisia palavereja eri tarpeisiin
Suunnittelupalaveri Esimerkiksi projektin alussa: tavoitteiden määrittely, projektiryhmän jäsenten tehtävät, ryhmän yhteistyöilmapiirin luominen, projektin toimintatavoista sopiminen, projektisuunnitelman laatimisen käynnistys, aikataulutus… Ongelmanratkaisupalaveri Ongelman analysointi, ratkaisuvaihtoehtojen keksiminen, parhaan ratkaisun valinta kriteerien perusteella, toimeenpanon suunnittelu Ideointipalaveri Ideariihi: tavoitteen määrittely, ideoiden keksiminen, ideoiden seulonta ja jatkokehittely, toteutuksen suunnittelu Tuplatiimi: ensin ideoidaan yksin, parin kanssa, esitellään kaikille Päätöksentekopalaveri Hyvin valmisteltuja asioita, joista tarvitaan ryhmäpäätös

4 Palaverityöskentely Asialistan kokoaminen, palaverikutsu ja asioiden käsittelyyn valmistautuminen ennen palaveria Palaverissa: Järjestäytyminen, tavoitteen määrittely Asialistan mukainen eteneminen: kussakin kohdassa aiheen esittely, keskustelu, analysointi ja ideointi, tuloksen muotoilu, vastuuhenkilöt ja aikarajat, jatkotyöskentely Päätösten tarkistaminen ja kirjaaminen Muistion kirjoittaminen ja jakelu Sovittujen asioiden toteutus

5 Tehoton palaveri Epäselvät tavoitteet
Riittämättömät tiedot ja taidot päätösten tekemiseksi, huono valmistautuminen Takeltelu päätöksenteossa Aikavarkaat: puhelut, myöhästyjät Rönsyily Lepsu puheenjohtaja Valtaerot Henkilöristiriidat

6 Esimerkki ketterän ohjelmistokehityksen päivittäisen palaverin ohjeistuksesta
Päivittäin pidettävään tilannepalaveriin osallistuu jokainen tiiminjäsen ja scrum-mestari. Jokainen tiimin jäsen vastaa seuraaviin kysymyksiin: Mitä teit edellisen päivän aikana? Mitä aiot tehdä seuraavan päivän aikana? Mitkä tekijät estävät (tai hidastavat) sinua saavuttamasta sprintin tavoitteita? Palaverissa puheoikeus on vain tiimin jäsenillä. Palaverin tarkoituksena on tarjota tieto siitä, miten projekti etenee ja mitä ongelmia on. Palaverin suositeltu kesto on 15 minuuttia ja jotta palaveri ei venyisi, se pidetään seisten. (Ketterät käytännöt. 2008, linkit Menetelmät -> Scrum -> Aktiviteetit.)

7 Esimerkki: opiskelijan opinnäytetyön loppupalaveri
= tilannekatsaus, palautetta opiskelijalle, palautetta ohjaajille, palautetta oppilaitokselle, keskustelua yhteisistä ammattialan asioista, tekemisen arviointia, sopimuksia jatkotyöskentelystä

8 Palaverin viestintätaitoja 1
Kuunteleminen: poimiva, erittelevä, järjestelevä, analysoiva, kriittinen, empaattinen Keskustelua edistävät puheenvuorot: faktat, mielipiteet, kehitysideat, argumentit, palaute Hankalien tilanteiden selvittäminen: rakentava palaute, rohkaisu, ohjailu, kysyminen

9 Palaverin viestintätaitoja 2
Vetäjän taidot: organisointi, ohjailu, motivointi Dokumentointi: jäsentely, otsikointi, päätösten muotoilu tekstiksi, asiakirjastandardi, tyyli- ja tilannetaju Asennoituminen: asiantuntijuuden jakaminen, vastaanottavuus, kannustavuus Oheisviestintä: kannustava, palautetta antava, tilannetajuinen

10 Vetäjän tehtäviä Tilanteen valmistelu ja suunnittelu
Keskustelun aloittaminen, etenemisestä huolehtiminen ja lopettaminen Ilmapiiristä huolehtiminen ja motivointi Tavoitteen suuntaiseen työskentelyyn ohjaaminen Ongelmatilanteiden ratkaiseminen Lopputuloksen muotoilu ja toteaminen, jatkotyöskentelyn varmistaminen, muistion varmistaminen, tiedottaminen asiaankuuluville tahoille

11 Hyvää vuorovaikutusosaamista:
Tietää ja ymmärtää, mistä viestintä ja vuorovaikutus koostuu Osaa suunnitella, kontrolloida ja arvioida viestinnän tuloksellisuutta ja tarkoituksenmukaisuutta On itse motivoitunut viestimään Osaa itse toimia suunnitelmallisesti ja tarkoituksenmukaisesti viestintätilanteissa

12 a. Osallistumisen tavoitteellisuus
Vie ryhmän toimintaa tavoitetta kohti Osoittaa verbaalisti ja nonverbaalisti yhteistyöhalukkuuttaan Suhteuttaa puheenvuoronsa sisällön keskustelun tavoitteeseen Rajaa ja mitoittaa puheenvuoronsa keskustelun tavoitteen ja tilanteen mukaan Valitsee osallistumistapansa tarkoituksenmukaisesti ja joustavasti, esim. kysyy, kommentoi, tiivistää, arvioi, rohkaisee ja kyseenalaistaa tarvittaessa Osallistumisen määrä ja ajoitus on tarkoituksenmukaista

13 b. Puheenvuorojen sisältö
Valitsee puhumisensa sisällön perustellusti Tuo keskusteluun uusia aineksia ja syventää jo esitettyä Käyttää tilanteeseen sopivaa kieltä ja nonverbaalia ilmaisua Perustelee mielipiteensä ja väitteensä riittävästi ja uskottavasti sekä tarvittaessa monipuolisesti

14 c. Kuunteleminen Liittää omat puheenvuoronsa toisten puheenvuoroihin
Havaitsee toisten viestinnästä, milloin on mahdollisuus tai oikea aika ottaa puheenvuoro Pyytää täsmennyksiä ja lisäperusteluja Tekee yhteenvetoja ja päätelmiä tarvittaessa Kommentoi, erittelee ja arvioi toisten mielipiteitä ja perusteluja

15 Lähteet AMK:iden suomen kielen ja viestinnän opettajien SUVI-verkostotapaaminen Jyväskylässä Jyväskylän AMK. Kauppinen – Nummi – Savola Tekniikan viestintä. Kirjoittamisen ja puhumisen käsikirja. Helsinki: Edita. Ketterät käytännöt Saatavissa: Hakupäivä Pelin, Risto Projektihallinnan käsikirja. Helsinki: Projektijohtaminen Oy. Ryhmätaitojen arviointilomake Opetushallituksen Puhvi-työryhmä. Valkonen, Tarja Puhvi-kokeen arvioijakoulutus 5.– Koulutusmateriaalit. Oulu.