KURSSIN TAVOITTEET? 􀂃 Oppia hallitsemaan projektin keskeiset periaatteet ja käsitteet 􀂃 Aikataulun laatiminen 􀂃 Ajallinen ja taloudellinen valvonta 􀂃 Projektin johtaminen ja viestintä projektissa 􀂃 Projektisuunnitelman tekeminen ja käyttö 􀂃 Muodostaa kuva käytännön projektityöstä

Projektin määritelmiä 1 􀂃 Nykysuomen sanakirjassa projekti määritellään seuraavasti: ”Hanke, suunnitelma, tutkimus(suunnitelma); nyk. yksityiskohtaisen suunnitelman toteuttaminen kaikkine työvaiheineen lopputulokseen asti.” 􀂃 SFS-käsikirja 78 Projektitoimintasanasto ”Varta vasten muodostetun organisaation määrätarkoitusta varten toteuttama ainutkertainen hanke, jonka laajuus- ja laatutavoitteet sekä aika- ja kustannuspanokset on ennalta määritetty.”

Projektin määritelmiä 2 Projekti on joukko ihmisiä ja muita resursseja, jotka on tilapäisesti (ainutkertaisuus!) koottu yhteen suorittamaan tiettyä tehtävää sovitun aikataulun ja budjetin määräämissä rajoissa. (Project Directors Oy:n koulutusmoniste 1995)

Miksi projektinhallintaa? 􀂃 Taustalla yritysten pyrkimys kasvaa ja kehittyä 􀂃 Projekti on linjaorganisaatiota joustavampi ja tehokkaampi tapa hoitaa tietyntyyppisiä tehtäviä 􀂃 Viestintä tehostuu hierarkiarajojen vähetessä 􀂃 Työskentely on muuttunut yhä enenevässä määrin projektimuotoiseksi Milloin tehtävä kannattaa organisoida projektiksi? 􀂃 Kun tehtävä on suhteellisen monimutkainen ja laaja työkokonaisuus, joka edellyttää työn aikana väliohjausta

Projektiorganisaatio 􀂃 Projektiorganisaatio on tarkoitettu kertakäyttöön 􀂃 Ns. perusorganisaatio delegoi projektille tietyn tehtävän ja sen suorittamiseen tarvittavat valtuudet 􀂃 Tehtävän suoritettuaan projektiorganisaatio puretaan ja projekti päättyy 􀂃 Luonteenomaista tavoitekeskeisyys, joustavuus ja tilapäisyys 􀂃 Organisaatio muuttuu projektin elinkaaren mukana 􀂃 Projektiorganisaation toimivuus edellyttää, että vastuut ja valtuudet on määritelty ja että päteviä henkilöitä on projektin käytettävissä

Toimijoita projektiorganisaatiossa 􀂃 Projektin asettaja on henkilö, jonka päätöksellä projekti käyn-nistetään 􀂃 Projektipäällikkö vastaa projektin päivittäisjohtamisesta ja siihen liittyvästä päätöksenteosta, asema projektiorganisaatiossa keskeinen 􀂃 Johtoryhmä valvoo ja tukee projektipäällikköä tämän johtamis-tehtävässä sekä tekee projektin rajausta, aikataulua ja resurs-seja koskevia päätöksiä 􀂃 Projektiryhmä koostuu asiantuntijoista, jotka vastaavat oman erityisalueensa tehtävistä, tässä sekä projektissa päätoimisesti, että sivutoimisesti työskenteleviä henkilöitä 􀂃 Suurissa projekteissa voi projektipäällikön apuna olla projekti-sihteeri 􀂃 Mahdollisia myös viiteryhmät (sisältö), laaturyhmät ja ali- projektipäälliköt

Mitä sitten on projektinhallinta? 􀂃 Määritelmien mukaan se on • Suunnittelua • Päätöksentekoa • Toimeenpanoa • Ohjausta • Tehtävien koordinointia • Valvontaa • Suunnan näyttämistä • Ihmisten johtamista

Projektin tunnusmerkkejä 1 • Selkeät tavoitteet • Elinkaari • Itsenäinen kokonaisuus vastuun keskittyminen • Ryhmätyöskentely • Vaiheistus (kasvu, kypsyminen…) - projekti on myös oppimista • Ainutkertaisuus • Muutos vaikuttaa projektin toimintaan • Seurannaisperiaate käynnissä oleva vaihe vaikuttaa tulevan vaiheen sisältöön • Tilaustyö asiakas asettaa projektille vaatimuksia ja reuna-ehtoja • Yhtenäisyys ja epäyhte-näisyys - lukematon määrä toimintaan vaikuttavia muuttujia liittyen tekno-logiaan, laitteisiin, ihmi-siin ja kulttuureihin • Alihankinnat • Riski ja epävarmuus

PROJEKTITYYPIT 􀂃 Tuotannolliset projektit - tavoite on tarkasti määritelty ja melko konkreettinen - työprosessi etukäteen pääosin tiedossa 􀂃 Tutkimus- ja kehittämisprojektit - lähestymistapana ongelmakeskeinen ajattelu - ratkaisuvaihtoehtoja paljon - työprosessi ei ole tunnettu

Projektin keskeiset tekijät Projektityön paradoksi ”Vaikka kaikilla projekteilla on jotain yhteistä, kuten aikataulu, resurssit, budjetti jne., ovat kaikki projektit tavallaan aina uniikkeja, eli ainutkertaisia”. (Virtanen 2000: Projektityö, WSOY Yritysjulkaisut)

Projektin elinkaaren vaiheet

ONGELMIA…eli siis haasteita • Projektiorganisaation sitouttaminen ja jatkuva motivointi • Kehittämis- ja projektityötaitojen puutteet • Uusien jäsenten ”sisäänajo” • Ryhmätyövalmiudet ja ihmissuhdetaidot • Projektin ja projektiryhmän väliset roolit ja epäselvyydet • Henkilöiden valinta projektiorganisaatioon • Vetäjän asiantuntemus ja ihmissuhdetaidot • Muiden osallistujien kyvyt ja ajankäyttö • Erilaisten työkulttuurien yhteensovittaminen

ONGELMIA…eli siis haasteita • Projektissa esiintyvät poikkeamat • Työmäärän arviointivaikeudet • Henkilöresurssien puute ONGELMAT PROJEKTIN VETÄJÄN KANNALTA • Projektin työn käynnistäminen ja motivaation ylläpito • Johdon sitoutuminen • Projektihenkilöiden valinta, työn- ja vastuunjaon määrittely sekä työpanoksen saanti • Reagointi projektin etenemisessä tapahtuviin poikkeamiin • Projektin sisältömuutosten ja poikkeamien hallinta • Työmäärä-, resurssitarve- ja aikatauluarvioinnin virheet • Henkilöstöresurssien sitouttaminen ja hallinta • Ulkoiset olosuhteet • Päätöksentekovaikeudet

Matkalla projektitoimintaan 􀂃 Projektien vetäminen ≈ yleisjohtamista 􀂃 Jatkuvaan kehittymiseen tähtääminen 􀂃 Yhteistyön konkretisointi sidosryhmien kanssa 􀂃 Yhteisten projektitoiminnan tietojärjestelmien hankinta ja käyttöönotto

Onnistunut projekti? Onnistuneessa projektissa saavutetaan lopputuotteelle asetetut tavoitteet suunnitellun aikataulun mukaisesti ja sovituilla kustannuksilla.