JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ ITK 201, 2005 1 ITK201 Projektin hallinta Luento 1: Johdatus projektiin ja projektin hallintaan Marikka Heikkilä.

Esitys aiheesta: "JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ ITK 201, 2005 1 ITK201 Projektin hallinta Luento 1: Johdatus projektiin ja projektin hallintaan Marikka Heikkilä."— Esityksen transkriptio:

1 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ ITK 201, 2005 1 ITK201 Projektin hallinta Luento 1: Johdatus projektiin ja projektin hallintaan Marikka Heikkilä Ag Aud 2, 10.03.2005, 12-14

2 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ ITK 201, 2005 2 Luennon tavoitteet Ymmärtää projektin ja projektin hallinnan käsitteet Saada kokonaiskuva –projektin ja projektin hallinnan eri osa- alueista –onnistuneesta projektista ja projektin onnistumiseen vaikuttavista elementeistä

3 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ ITK 201, 2005 3 Esimerkkejä projekteista Talon rakentaminen Tietojärjestelmän kehittäminen Paperikoneen toimitus Taidenäyttelyn järjestäminen...

4 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ ITK 201, 2005 4 Projektityyppejä Tuotekehitysprojekti –tavoite: valmis tuote –esim. kännykkä, paperikoneen tela, palkanlaskentaohjelmisto Tutkimusprojekti –tavoite: uusien ideoiden tutkiminen ja kokeileminen –esim. ennen tuotekehitysprojektia Prosessinkehitysprojekti –tavoite: uuden prosessin kehittäminen –esim. BPR, IT infrastruktuurin kehittäminen Investointiprojekti –tavoite: konkreettisen hankinta –esim. uusi rakennus

5 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ ITK 201, 2005 5 Mikä on projekti? ”Projekti on väliaikainen organisaatio, joka puretaan, kun tavoite on saavutettu” (Karlsson ja Marttala 2001) “Projekti on joukko ihmisiä ja muita resursseja, jotka on tilapäisesti koottu yhteen suorittamaan tiettyä tehtävää. Lisäksi projektilla on kiinteä budjetti ja aikataulu” (Ruuska 2001) Nykytila Tavoitetila Muutos Konteksti Projekti Projekti on ainutkertainen prosessi, sisältäen koordinoidun ja kontrolloidun joukon tehtäviä, joille on määritelty alkamis- ja loppumisajankohdat, tavoitteenaan täyttää asetetut vaatimukset, mukaanlukien aika- sekä kustannus-/resurssirajoitukset.

6 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ ITK 201, 2005 6 Projektille tyypillisiä piirteitä Selkeät tavoitteet (esim. tuote tai ratkaisu ongelmaan) Kiinteä aikataulu, selkeä ALKU ja LOPPU Rajalliset resurssit, kiinteä budjetti Selkeästi määritelty kokonaisuus Oma projektiorganisaatio Jaettu toisistaan riippuviin vaiheisiin Laajuus ja monimutkaisuus Ainutkertaisuus Oppimisprosessi Riski ja epävarmuus

7 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ ITK 201, 2005 7 Ainutkertaisuuden aste Varieteetti Volyymi Ensimmäistä kertaa Kuten projektissa X, mutta seuraavat eroavaisuudet huomioiden ”Paint by numbers”, prosessi ja tuotokset hyvin tiedossa ”Projektit ovat kertaluonteisia, joten lopputulosta on mahdotonta ennustaa kovin tarkasti” (Ruuska, 2001) ”Tärkein projektin määrittelevä seikka on ainutlaatuisuus. Projekti on kehityshanke, joka sisältää omat erityispiirteensä ja poikkeaa siten toisista vastaavista kehityshankkeista” (Kettunen, 2003) Maylor, 2003

8 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ ITK 201, 2005 8 Miksi projekti? Keino hallita monimutkaisuutta, kun normaalit rutiinit ja ohjeistukset eivät enää riitä (Galbraith, 1977) tiedon kulku yksinkertaistuu ja tehostuu huomio kiinnitetään tuloksiin eikä sääntöihin ja menetelmiin voimavarat ja asiantuntemus voidaan kohdentaa projektin tavoitteiden mukaisesti valtaa ja vastuuta voidaan jakaa normaalista käytännöstä poiketen työmotivaatio lisääntyy uusien haasteellisten tehtävien myötä

9 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ ITK 201, 2005 9 Mitä on projektin hallinta (engl. Project management) ? Määritellään tietyn tehtävän suorittamiseen tarvittavat toimenpiteet ja tavoitteet sekä organisoidaan joukko henkilöitä toimimaan siten, että projektille asetetut tavoitteet saavutetaan ja työ saadaan päätökseen (Barnes, 1990) Ympäristö Ihminen Toimiala Projekti Hallittavat osa- alueet –Koordinointia –Suunnittelua ja päätöksentekoa Aikataulu, budjetti, työnjako –Kommunikointia ja valvontaa –Ihmisten johtamista

10 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ ITK 201, 2005 10 Mitä on projektin hallinta? Perinteinen systeemin hallintaProjektin hallinta Tehtävä TuttuUusi, outo, muutos Henkilöresurssit Päätoimisia, vakituisiaOsa-aikaisia, väliaikaisia Roolit ja vastuut Vakiintuneet tavatEpävarmat, vaihtelevat Kulttuuri Roolit tai valtaTehtävä Riippuvuudet työssä Vakiintunut yhteistyöNeuvoteltava Auktoriteetti Selkeä, kuvastaa positiotaEi selkeä, epäsuora Organisointi HierarkinenVerkosto/matriisi Informaation lähteet Vakiintuneet, rutiinitUudet, epävarmat Merkitys Vallitsevan tasapainotilan säilyttäminenMuutoksen hallitseminen (Boddy, 2002; Maylor, 2003)

11 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ ITK 201, 2005 11 Projektin hallinnan malli SyöteTuotos 1. Aloittaminen/esitutkimus 2. Suunnittelu 3. Toteutus & Kontrolli 4. Päättäminen IhmisetTyökalut Tiimit ja roolit Org. rakenne Viestintä Konfliktit Sitoutuminen Projektiositus (WBS) Gantt-kaaviot Toimintaverkko PERT Kriittinen polku (CPA) Toimintopisteanalyysi FPA Riskianalyysi Vaiheraportit Arvo liiketoiminnalle - Tulokset Tuotokset - Toiminnallisuus - Luotettavuus - Ylläpidettävyys - Käytettävyys - Asiakastyytyväis. Resurssien käyttö - Budjetti - Aika - Ihmiset ja osaaminen Idea Liiketoimintatarve Vaatimukset - Laajuus (toiminnall.) - Laatuvaatimukset Resurssit & rajoitukset - Budjetti - Aika - Ihmiset ja osaaminen - Teknologia - Lait ja säädökset Vaiheet Projektin hallinta

12 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ ITK 201, 2005 12 Onnistuminen Kokonaisonnistuminen vaatii sekä prosessin että tuotoksen onnistumista Projekti on onnistunut kun sen –määrälliset, –laadulliset, –taloudelliset ja –ajalliset tavoitteet on saavutettu Haasteena tavoitteiden selkiytyminen vasta projektin aikana Tavoitteet määrittävät projektin suunnan ja tehtävät  Johtoryhmän päästävä konsensukseen Riskinä liiallinen painotus sisällöllisten tavoitteiden toteutumiseen –aikataulut ja kustannukset karkaavat

13 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ ITK 201, 2005 13 Tavoitteet Aikataulu Kustannukset, resurssit (määrä & laatu) Projektin onnistumisen 3. peruskriteeriä Kolmion kulmia kontrolloitava Tasapaino (Ruuska 2001; Boddy, 2002) Pikaprojekti Aikaa niukasti Rahallisia resursseja lisäämällä nopeutetaan aikataulua Laadusta tingitään hallitusti Normaali projekti Aikaa on riittävästi Tavoitteet ja resurssit on huomioitu suunnitelmassa Katastrofiprojekti Säästetään aikaa tekemällä ylitöitä Hyväksytään aikaansaadoksen puutteellinen laatu Onnistunut projekti = Lopputulokselle asetetut tavoitteet saavutetaan suunnitellussa aikataulussa ja sovituilla kustannuksilla

14 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ ITK 201, 2005 14 Projekteista oppiminen Määrittele projekti Suunnittele projektin prosessi Toteuta projektiKehitä prosessia (Maylor, 2003)

15 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ ITK 201, 2005 15 Luennolla käytetyt lähteet Boddy D. (2002). Managing Projects – Building and Leading a team. Prentice Hall. Henry, J. (2004). Software Project Management – a real world guide to success, Pearson Education. Karlsson Å ja Marttala A. (2001). Projektikirja. Kauppakaari, Helsinki. Kettunen S. (2003). Onnistu projektissa, WSOY. Maylor H. (2003). Project management, Prentice Hall. Ruuska K. (2001). Projekti hallintaan, Talentum Media Oy. Virtanen P. (2000). Projektityö, WS Bookwell Oy. Whitten N. (1995). Managing software development projects, Wiley. Aiempi luentomateriaali: Niina Kaarilahti, Pekkola Samuli, Tourunen Eero, Vartiainen Tero