Vertais-auditointi-sparraus Långvik 22.11.2017 Janne Marniemi

Muutama poiminta Riitan ja Marjon esityksestä Leader-ajankohtaispäivät 21.-22.11.2017

Vertaisauditointi? Asiallisesti hyvin lähellä benchmarkingia (vertaile, arvioi, ota oppia - suunnitelmallisesti ja luottamuksellisesti) Vertaisauditointi on: - ulkoista arviointi (vrt. itsearviointi) - kehittämistä - oppimista Vertaisauditoinnissa keskeistä: - ennalta sovittu prosessi - avoimuus - luottamuksellisuus Vertaisauditoinnin lopputuloksena tunnistetut: - vahvuudet - parantamisalueet - ja konkreettiset kehittämisideat  kehittämistoimenpiteet

Vertaisauditointiprosessi Ennen Aikana Jälkeen Vertaisauditointiprosessi Valitse sopiva auditointipari Sopikaa auditoitava prosessi ja lähettäkää prosessiin liittyvä materiaali viimeistään 1kk ennen auditointia Suositus: auditoitavasta organisaatiosta osallistuu koko Leader-henkilökunta + hallituksen edustaja Varatkaa auditointiin aikaa 3-4 tuntia Laadi auditointi-suunnitelma (yhteinen lomake)  mikäli em. ei toteudu, älä auditoi Älä auditoi yksin Varmistakaa aluksi, että kaikki asianosaiset tietävät mitä tapahtuu Noudata auditointi- ja ajankäyttö-suunnitelmaa Haastattele valittu henkilö (prosessin-omistaja) Kiinnittäkää huomiota ristiriitoihin ja poikkeamiin kirjallinen dokumentaatio vs. haastattelu Dokumentoikaa keskeiset huomiot Sopikaa auditoinnin lopuksi yhdessä jatkotoimenpiteet Laatikaa auditointi-raportti kuukauden kuluessa auditoinnista. Raportissa julkinen ja sisäinen osioihin. Käsitelkää auditointitulokset yhdessä henkilökunnan kanssa. Tunnistakaa auditoinnin pohjalta kehittämiskohteet Suositus: tehkää vähintään kerran vuodessa johdon-katselmus Viekää tulokset hallituskäsittelyyn ja tehkää tarpeelliset toimenpiteet ajallaan. Tehkää itsearviointi auditoinnin onnistumisesta Auditointi-suunnitelmalomake Auditoitsijan seinätaulu Auditointi- raporttipohja

Vertaisauditoinnin huoneentaulu Yleinen taustatyö: Käy läpi oma laatukäsikirja. Ennen auditointia Opiskele auditoinnin perusteoria, tutustu työkaluihin (suunnitelma- ja raporttipohja). Sopikaa auditoitava prosessi, sen rajaukset ja aikataulu. Auditoitava: Toimita materiaalit ajoissa auditoijalle. Auditoija: Tutustu kaverin laatukäsikirjaan/auditoitavaan prosessiin ja siihen liittyvään aineistoon. Laadi niiden pohjalta auditointisuunnitelma. Auditoinnin aikana Auditoija: Kysele (myös tyhmiä) ja kuuntele. Auditoija: Kirjaa, keskustele ja havainnoi. Pyydä perusteluja, dokumentteja ja näyttöjä. Jaa ajatuksesi avoimesti kaverille. Auditoinnin jälkeen Vie opittu hiljainen tieto ja hyvät käytännöt käytäntöön soveltuvin osin. Auditoija: Laadi auditointiraportti ja toimita se kaverille. Auditoitava: Aseta tavoitteet itselle: mitä ja milloin tehdään ja kuka vastaa. Pidä tavoitteista kiinni. Arvioi ja kehitä prosessia.

Hyvä Vertaisauditoija? Pitää kiinni ennalta sovituista toimintatavoista ja prosesseista. Kyseenalaistaa rohkeasti, mutta asiallisesti ja perustellusti. Perustaa ajatuksensa enemmän näyttöön kuin mielipiteisiin. Omaa kohteeseen liittyvän riittävän syvän ja laaja- alaisen substanssiosaamisen. Luo auditointikohteelle omalla toiminnallaan aitoa lisäarvoa. On halukas myös itse oppimaan.

Keskustelua! Kysymyksiä?