Prosessit Määrittäminen, mallintaminen,kehittäminen Pekka Linna, CSC TY,

Omaa taustaa 1990-luvulla mukana ylioppilaskuntatoiminnassa Jyväskylän yliopiston päätöksentekojärjestelmän uudistamisprojektissa Tampereen yliopiston Opetuksen laatu –hankkeen ohjausryhmässä SYL:n koulutuspoliittisena sihteerinä Raketti-hankkeessa Opi-osaprojektissa Opi-osaprojektissa opintovapaalla Business Technology –opintoja Aalto-yliopistossa Organisaatiotutkimuksen opintoja Tilburgin yliopistossa Prosessimallinnuksen opintoja Eindhovenin teknillisessä yliopistossa 2015 alkaen opiskelun ja opetuksen digitalisaation tuen koordinaatiotehtävissä CSC:ssä

Raketti-Opi ja sen jälkeinen yhteistyö Raketti-Opissa pyrittiin määrittelemään opintohallinnon prosesseja yhteiseen käyttöön suomalaisille korkeakouluille Taustalla ensin ajatus yhteisen opintohallinnon tietojärjestelmän toteuttamisesta Seuraavassa vaiheessa ajatuksena oli opintohallinnon tietojärjestelmäyhteistyön mahdollistaminen Toimintamuotona oli opintohallinnon ja tietohallinnon asiantuntijoista muodostuva Synergiaryhmä Raketti-Opin jälkeen työssä tapahtui siirtymä Pyritään mahdollistamaan opiskelulle ja opetukselle tarjottavien palveluiden kehittäminen yhteistyössä Määritelläänkin koulutuksen ja opintojen järjestämisen prosessit

Koulutuksen ja opintojen järjestäminen Koulutus- suunnittelu Opetus- suunnittelu Opetus- tarjonnan suunnittelu Opetuksen toteuttaminen Opiskelijaksi hakeutuminen Opintojen suunnittelu Opintojen suorittaminen

Siltaavat prosessit Korkeakouluissa on koulutuksen ja opintojen järjestämisen lisäksi myös ”joitain muita” prosesseja

… siltaavat prosessit Koulutus- suunnittelu Opetus- suunnittelu Opetus- tarjonnan suunnittelu Opetuksen toteuttaminen Opiskelijaksi hakeutuminen Opintojen suunnittelu Opintojen suorittaminen Opiskelija- valinta Opiskeluoikeuden ylläpito Opetuksen tuki Opiskelun tuki

”Siltaavat” prosessit Korkeakouluissa on koulutuksen ja opintojen järjestämisen lisäksi myös ”joitain muita” prosesseja On paljon sellaista toimintaa, joka liittyy sekä korkeakouluun koulutuksen järjestäjänä että opiskelijaan Tältä alueelta löytyvät useimmat ne tehtävät, joita Synergiaryhmän työhön osallistuvat opintohallinnon asiantuntijat tai heidän kollegansa tekevät Nämä ovat tarpeellisia toimia mutta eivät suoraan osa koulutuksen järjestämistä tai opintojen järjestämistä

Palvelut ja tuotantoprosessit Synergiaryhmän työssä pyritään jäsentämään näitä ”muita prosesseja” arvoa tuottavia prosesseja tukevina ja mahdollistavina palveluina Palveluprosessi on vuorovaikutusprosessi, jossa asiakas saa lisäarvoa Palveluprosessin taustalla on vuorostaan tämän palvelun tuottava tuotantoprosessi, joka on (suurelta) osin asiakkaalle näkymätön Ja tämä palvelun tuotantoprosessi voi taas osaltaan hyödyntää palveluita …

Palvelujen kuvaustapa Synergiaryhmän työssä on kesällä 2015 ryhdytty käyttämään palvelun sinikopio –menetelmää (service blueprinting) Tässä on ajatuksena tehdä palveluprosessi näkyväksi kuvaamalla asiakkaan prosessi, asiakkaan kohtaama palveluprosessi, tämän taustalla oleva tuotantoprosessi ja tämän hyödyntämä tukiprosessi Menetelmä on hyvä siinä, että se ohjaa tarkastelemaan asiakkaan prosessia Menetelmän heikkous on siinä, että se ohjaa tarkastelemaan palveluita hieman liian tarkalla tasolla tasolla: Kuvataan palvelutapahtuman rakenne (kuinka) Ei kuvata palvelun asiakkaan saamaa lisäarvoa (mitä)

Kuvaustavoista Synergiaryhmän työssä pyrittiin alussa tuottamaan sellaisia kuvauksia, jotka ovat (melko) suoraan hyödynnettävissä tietojärjestelmän suunnittelutyössä Tämän vuoksi työskentelyyn osallistui huomattava määrä tietohallinnon asiantuntijoita ja kuvausvälineiltä toivottiin yksiselitteisyyttä Työssä käytettiin yleisesti hyväksyttyjä välineitä mutta itse määrittelytyössä sekoittuivat Todellisuuden käsitteellinen jäsentäminen ja tietojärjestelmän tietomallin tuottaminen Prosessin ja siinä liikuteltavien tietojen määrittäminen

Arvoa tuottavat prosessit ja tukiprosessit Toiminnan kehittämiseen tähtäävässä jäsennystyössä olisi tärkeintä pystyä ilmaisemaan kunkin prosessin päämäärä eli mikä on se yleinen arvo, jonka toiminta tuo kokonaisuudelle tavoitteet eli mitkä ovat ne määriteltävissä olevat asiat, jotka prosessi tuottaa Prosessien päämäärien ja tavoitteiden kuvaamisen avulla myös tukiprosessien päämäärät ja tavoitteet päästään kuvaamaan Tällä tavalla voidaan kuvata toinen toistaan tukevien prosessien verkko

Kuvaustavasta Käytetyn kuvaustavan täytyy olla riittävän osallistujille merkityksellinen Liian formaali kuvaustapa saattaa vieroittaa osan osallistujista Käytetyn kuvaustavan tulisi olla riittävän yksiselitteinen Turun yliopiston kannalta on riittävää, että se on yksiselitteinen Turun yliopiston prosessien kehitystyön kontekstissa ja tämän jälkeen normaalin toiminnan ja johtamisen kontekstissa Käytetyn kuvaustavan tulisi olla yhtenäinen läpi toimintaverkoston Pystytään tunnistamaan prosessien väliset liittymät ja yhteinen tuen tarve Eri tiedekunnissa mutta ehkä myös yli korkeakoulurajojen

Huomioita TY:n projektista I: selvitys 2014 ”Opintohallinnoksi saatetaan kuitenkin mieltää sellainen työ, joka kuuluu opetushenkilökunnan työhön, esimerkiksi osallistuminen koulutuksen kehittämiseen liittyviin kokouksiin.” (s. 5) Saattaisi olla hyödyllistä tunnistaa ne toiminnot, jotka liittyvät akateemisen yhteisön järjestäytymiseen ja itseohjaukseen (self- governance, self-management) Nämä toiminnot ovat akateemisen yhteisön omistamia ja hallinto tukee näitä Toiminnon omistajuuden kokemukseen vaikuttavat monet pienet seikat, joista kannattaa olla tietoinen: palvelu tarjotaan tavoitteen omistajan ehdoilla

Huomioita TY:n projektista II: toimeksianto Eri tiimeille annetut prosessit tuntuvat sisältävän toisaalta koulutusta tarjoavan korkeakoulun prosesseja ja toisaalta opiskelijan prosesseja Voisi olla perusteltua (vähintäänkin) käydä aluksi läpi kunkin ryhmän vastuulle annettu alue ja miettiä, mitä eri toimijoita siellä on ja mikä näiden suhde on Onko opiskelija alueella toimijana, mitä tavoittelee Onko korkeakoulu koulutuksen tarjoajana alueella toimijana, mitä tavoittelee Onko näille tahoille tarjolla palveluita näiden tavoitteiden saavuttamisessa

Huomioita TY:n projektista III: kuvaustaso ECTS-esimerkki (s. 2, ei numeroitu) Lähettää – lähettää – käsittelee – hyväksyy – liittää Olisiko mahdollista nostaa kuvauksen tasoa hieman ja siirtää pohdintaa siihen Mitkä ovat toiminnan päämäärät ja tavoitteet opiskelijalle ja korkeakoululle Mitä näiden saavuttaminen edellyttää

ECTS, pohdintoja Korkeakoulu haluaa Mahdollistaa opiskelijan opintojen etenemisen Varmistaa koherentin ja laadukkaan tutkinnon Opiskelija haluaa Saada opintonsa etenemään eli suorittamansa opintopisteet osaksi tutkintoon johtavaa opintosuorituskertymäänsä Saada hankkimansa osaamisen näkyväksi eli suoritukset mielekkäästi nimettynä osaksi opintotietojaan Mitä tämä edellyttää korkeakoulun ja opiskelijan vuorovaikutusprosessilta Mitä opiskelijan täytyy välttämättä tehdä Mitä korkeakoulun täytyy pystyä tekemään

Synergia: Palvelujen määrittelytyö jatkuu Opintohallinnon ja tietohallinnon yhteistyöryhmä, Synergiaryhmä, jatkaa koulutuksen ja opintojen järjestämisen prosesseja tukevien prosessien eli palveluprosessien määrittelyä työpajassa Samaan aikaan Tampereella tehdään Tampere3-hankkeeseen liittyen näiden palveluiden määrittelytyötä synkronisointi on toki tavoitteena

Kiitos Pekka Linna,