Prosessin kehittäminen

Mitä prosessissa kehitetään Pohjana esim. CMM Projektien hallinta Prosessin kuvaus, toimintaohjeet Laadunvarmistus Mentelmät Riskinhallinta Yms.

Kehittämisen tavoitteita Tuotannon tehokkuus Prosessin mitattavuus Ylläpidettävyyden paraneminen Laadun paraneminen Luotettavuus (prosessikuvauksen kehittäminen) Ongelmatilanteiden hallinta Prosessin käytettävyys/käyttö

Perusasioita kehittämisessä Ymmärretään todelliset kustannukset Kehittäminen täytyy liiketoiminnassa nähdä sijoituksena, jonka on maksettava itsensä takaisin Ei muuteta liikaa kerralla Varataan muutokseen riittävästi aikaa ja resursseja Perustellaan muutokset, joille toivottavasti on hyvät perusteet Tunnistetaan muutosprosessin luonne Esim. varaudutaan muutosvastarintaan Mieluusti kokemustietoa muutosprosessin läpiviemisestä omassa yrityksessä

Kehittämisen laajuus ”Arkipäiväiset” muutokset Kehittämishankkeet Esim. Prosessin jonkin osa-alueen parantaminen Kysymys on jatkuvasta muutoksesta (kehittymisestä) Tähän voi olla mallinnettu prosessi Kehittämishankkeet Suurempia muutoksia Lähdetään liikkeelle ongelmasta, johon etsitään ratkasua Esim. Uusien menetelmien käyttöönotto

Prosessin kehittämisprosessi (Sommerville 2001) Introduce process change Analyse process identify improvements Tune process model Train engineers Process model Process change plan Training plan Feedback on improvements Revised process model

Sommervillen prosessimallista Jokainen vaihe saattaa kestää useita kuukausia Toteutus vaatii organisaation sitoutumista ja resursseja Malli ei käsittele kehittämishanketta kovin laajasti

Huomaa kokeilu ennen laajamittaista käyttöönottoa! Demingin laatuympyrä Huomaa kokeilu ennen laajamittaista käyttöönottoa!

Kehityshankkeen vaiheet valmistelu Analyysi- vaihe Käyttöön- otto Hankkeen suunnittelu Prosessin suunnittelu Jatko- kehitys

1. Hankkeen valmistelu Johdon sitoutuminen Tietoisuuden levittäminen Tavoitteiden asettaminen Siis jo tässä vaiheessa toimenpiteillä tähdätään muutosvastarintaan valmistautumiseen

1. Hankkeen valmistelu Johdon sitoutuminen Ilman johdon sitoutumista hanke ei onnistu Resurssien varaaminen Riittävästi resursseja Henkilökohtaisiin työsuunnitelmiin Viestintä – johdon aito asenne kaikilla tasoilla Johdon läsnäolo Ilmapiiri

1. Hankkeen valmistelu Tietoisuuden levittäminen Avoin tiedottaminen koko organisaatioon Meillä ollaan tekemässä ‘tällaista’ Motivointi Miksi sen toteuttaminen meillä kannattaa (esim. Laatukustannusten tiedostaminen) Miksi juuri sinun kannattaa olla aktiivinen tässä uudistuksessa Positiivinen viestintä Ensin yhteisymmärrys johtajistossa – sitten tiedottaminen koko organisaatioon Erimielisyys johtajistossa hajottava tekijä

1. Hankkeen valmistelu Alustavien tavoitteiden asettaminen Mitä hankkeella halutaan saavuttaa? Realistinen asenne aikatauluun ja budjettiin jo tässä vaiheessa. Hyvä tilaisuus saada koko johtajisto mukaan jo tässä vaiheessa, myös väliportaan johtajat mukaan

2. Kehityshankkeen suunnittelu Suunnitelmien luominen Hankkeesta vastuussa olevan tiimin kasaaminen Resurssien varaaminen Koulutus- ja opiskelu

2. Hankkeen suunnittelu Suunnitelmien luominen Budjetti, aikataulu, riskit, tavoitteet Hyödynnetään kokemustietoa omasta organisaatiosta, jos mahdollista Usein resurssien kulutus aliarvioidaan Priorisoidaan tavoitteet Kehittäminen on sijoitus - kustannusarvio ja tavoitteet on perustettava odotetulle hyödylle Tarpeeksi pitkäjänteinen ajattelu Kustannushyöty tulee viiveellä Kovin suuria muutoksia ei voi toteuttaa kerralla Mittarit muutoksen mittaamiseen

2. Hankkeen suunnittelu Tiimin kasaaminen Vastuutiimiin muitakin kuin johtajia Huomioidaan eri osaamisalueet Huomioidaan myös ihmissuhteet Tiimin sisällä Tiimin vaikutus organisaatioon Valintaan vaikuttavat seikat täytyy priorisoida, koska liian suuri tiimi ei toimi

2. Hankkeen suunnittelu Resurssien varaaminen Työaikaa vaaditaan muiltakin, kun johtajilta ja vastuutiimiltä Varattava aikaa työsuunnitelmiin Kannattaisiko sijoittaa tässä vaiheessa ihmisten osallistumiseen muutovastarinnan lieventämiseksi?

2. Hankkeen suunnittelu Koulutus ja opiskelu Vastuullinen tiimi tutustuu kehitettävään aihealueeseen Tieteellinen materiaali Muiden kokemukset Tarkoitus on kehittää yleistietoa ennen oman organisaation toiminnan syvällistä analysointia

3. Analyysivaihe Analysoidaan organisaation nykytila kehitettävällä osa-alueella Mittaustieto Haastattelut (Kuinka meillä oikeasti toimitaan?) Kuinka tällä toimitaan Mitä ongelmia toiminnassa on Analysoinnin tarve riippuu kehityshankkeesta Onko tarkkaa tietoa oman organisaation toiminnasta jo olemassa? Tarvitaanko nykyisen toiminnan tuntemusta? Suunnitelmien tarkentaminen

4. Prosessin kehittäminen Kehityskohteesta riippuvaa toimintaa Pohjana analyysivaihe Ei liian suuria muutoksia kerralla Työntekijät mukaan Esim. analyysivaiheen haastattelujen hyödyntäminen

5. Käyttöönotto ja koulutus Oltava suunnitelmallista toimintaa Testiprojektit ennen laajamittaista käyttöönottoa! Esimerkki etenemisestä: Koulutetaan osa työntekijöistä testiprojekteja varten Toteutetaan testiprojektit ja arvioidaan tulokset Tehdään tarvittaessa muutoksia ja palataan 1. kohtaan Koko johtajiston koulutus (onko aina tarpeellista?) Koko henkilöstön koulutus Laajamittainen käyttöönotto

6. Jatkokehitys Aina jää asioita, joita ei ehditä toteuttaa rajallisen hankkeen puitteissa Toteuttamatta jääneiden asioiden listaus ja priorisointi