EU-projektien hallinnointi ja hankintamenettely Joensuu 20.5.2005 Mikko Knuutinen, YTT, HTL, Asianajotoimisto Knuutinen Ky asianajotoimisto@talotaitokeskus.fi

Hankintamenettely projektissa Tulkinnat, ohjeet ja suositukset Oikeuskäytäntöä

Kilpailuttamisen sääntelyperusta EY-direktiivit kilpailuttamisvelvoitteista Hankintalaki (Laki julkisista hankinnoista 23.12.1992/1505) Kynnysarvon ylittäviä hankintoja koskevat asetukset A kynnysarvot ylittävistä tavara- ja palveluhankinnoista sekä rakennusurakoista 29.5.1998/380 A kynnysarvot ylittävistä vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja teletoiminnan alalla toimivien yksiköiden hankinnoista 29.5.1998/381

Uudistaminen (osittainen) Osittaisuudistus: 1.2.2005 - 7a§: odotusaika ennen kuin päätös voidaan panna täytäntöön ja hankintasopimus voidaan tehdä - tiedoksiantoaika + 21 päivää - päätöksen sisältövaatimukset kuten aikaisemmin

Tausta EY-TI C-81/98 Alcatel Austria AG ym Komission perusteltu lausunto 7.7.2004 - merkitys? -oikeusturvaongelmat: oikeus perusteltuun päätökseen sekä velvoite säätää viive päätöksen ja hankintasopimuksen välille

- on oltava viive hankintapäätöksen ja sopimuksen välillä Sisältö - on oltava erillinen hankintapäätös, joka on voitava saattaa oikeuden arvioitavaksi - on oltava viive hankintapäätöksen ja sopimuksen välillä - kaikilla hankintamenettelyyn osallistuneilla on oltava tieto hankintapäätöksen sisällöstä

Merkittävin vaikutus - MaO:lle jää 7 päivää aikaa reagoida hankintamenettelyyn ja esim. Kieltää täytäntöönpano uhkasakolla tehostettuna

Sääntelyn tavoitteet ja pääperiaatteet Tavoitteena varojen tehokas käyttö Veroeurot käytettävä hinta-laatusuhteessa parhaisiin tuotteisiin ja palveluihin Palveluiden ja tuotteiden avoin ja tosiasiallinen kilpailuttaminen materiaalihallinnon tehokas organisointi Tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu

Valtion, kuntien ja kuntainliittojen viranomaiset Hankintayksiköt Valtion, kuntien ja kuntainliittojen viranomaiset ev.lut. Kirkko, ortodoksinen kirkkokunta ja näiden seurakunnat Liikelaitokset Julkishallintoon kuuluvaksi katsotut oikeushenkilöt Perustettu yleisen edun tarkoituksessa ilman teollista tai kaupallista luonnetta ja pääas. julkinen rahoitus, hallinto tai valvonta

Hankintayksiköt (2) Peruspalvelusektorilla erityis- tai yksinoikeuden nojalla toimivat yksiköt Esim. Vesi- ja energiahuolto, liikenne, teletoiminta Mikä tahansa hankinnan tekijä silloin, kun se saa hankintaa varten julkista tukea yli 50 % hankinnan arvosta Esim. EU:n rakennerahastotukea yli 50 % saavat hankkeet

Kynnysarvot 2004 Alue- ja paikallishallinnon viranomaiset, julkishallinnon oikeushenkilöt (ei valtion keskushallinto): tavara- ja palveluhankinnat: 236.945 € ennakkoilmoitus 750.000 € Rakennusurakat: 5.923.624 € Ennakkoilmoitus 5.923.624 € Valtion keskushallinnon viranomaisyksiköille ja peruspalvelusektorin yksiköille omansa

Sopimuksen ennakoidun arvon laskeminen Huomioon hankittavan tavaran, palvelun tai urakakan ennakkoon arvioitu kokonaisarvo Ilman arvonlisäveroa Huomioon sopimuksen optio- ja pidennysehtojen vaikutus! Palveluhankinnassa huomioon: Vakuutusmaksut Rahoituspalveluissa maksettavat maksut, korot ja muut korvaukset Suunnittelupalkkiot ja maksut

Sopimuksen ennakoidun arvon laskeminen (2) Osiin jaetussa tavara- tai palveluhankintasopimuksessa kunkin erän arvo huomioon Määräaikainen sopimus (kestoaika alle neljä v.): koko sopimuskauden aikana maksettavat korvaukset ja maksut Toistaiseksi voim.oleva sopimus (tai yli 4 v.): kuukausimaksut x 48 Kiertämisen kiellot!

Palveluhankinnoista ilmoittaminen Ilmoitukset: Ennakkoilmoitus hankintailmoitus/Tarjouspyyntö Jälki-ilmoitus (kynnysarvot ylittävät) Esim. JULMA: KTM:n ylläpitämä julkinen markkinapaikka Ilmoittaminen maksutonta Soveltuu kynnysarvot alittaviin hankintoihin sekä sellaisiin kynnysarvot ylittäviin hankintoihin, joista ei tarvitse ilmoittaa EU-laajuisesti

Puitesopimus palveluhankinnoissa Hankintayksikkö solmii yhden tai useamman palveluntuottajan kanssa sopimuksen, jossa sovitaan tietyn ajan kuluessa ostettavien palveluiden hinnoista ja muista ehdoista Tilaus on valintapäätöksen ja sopimuksen täytäntöönpanoa Jos sop.kumppanilta kilpailutetaan vielä esim. hinnat, tilauksesta päätös ja valitusosoitus

Palveluhankinnan tarjouspyyntö Kirjallinen Tarjoajaa koskevat kelpoisuusehdot Esim. ammatinharjoittamiseen liittyvät luvat (luvanvaraiset/ilmoituksenvaraiset elinkeinot) Ammatillisen pätevyyden vaatimukset Selvitys siitä, kuka/ketkä vastaavat työn tai palvelun suorittamisesta Käytetäänkö alihankkijoita? Todistus vastuuvakuutuksesta Rikosrekisteriote palvelua suorittamaan tulevista henkilöistä?

Palveluhankinnan tarjouspyyntö (2) Selkeät tiedot hankittavasta palvelusta Tarjouksen valintaperusteet Kokonaistaloudellinen edullisuus mainittava selkeästi Arviointikriteerien ilmoittaminen Tärkeysjärjestyksessä tai painoarvojen ilmoittaminen Ei syrjiviä kriteereitä Vertailuun vain tarjouspyynnössä mainitut kriteerit Vaihtoehtojen esittämismahdollisuudet? Osatarjouksen hyväksyminen?

Ennakkoperintärekisteriin merkitseminen Tarjoajan kelpoisuus Ennakkoperintärekisteriin merkitseminen Voi tarkistaa tietopalvelusta www.ytj.fi Lakisääteisistä velvollisuuksista huolehtiminen Resurssien riittävyys? Luottamus? Tarjoajan kelpoisuus tarkistettava ennen tarjousvertailun tekemistä > myöhemmin kelpoisuutta koskeviin puutteisiin ei saa enää vedota!

Sovelletaan pääas. Hankintalakia Hankintamenettely kynnysarvot alittavissa hankinnoissa sekä liitteen B palveluhankinnoissa Sovelletaan pääas. Hankintalakia Liitteen B palveluhankinnoissa kynnysarvon ylittyessä lisäksi jälki-ilmoitus Tarjouksia pyydetään hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävä määrä Hankintamenettelyinä käytetään: Avointa menettelyä Rajoitettua menettelyä Suora hankintaa erityisestä syystä

Hankinnasta ilmoitetaan avoimesti Avoin menettely Hankinnasta ilmoitetaan avoimesti Kaikilla halukkailla mahdollisuus osallistua tarjouskilpailuun Ilmoitus esim. JULMA:ssa, hankintayksikön omilla nettisivuilla, sanomalehdessä tms.

Tarjouksia pyydetään hankintayksikön valitsemilta toimittajilta Rajoitettu menettely Tarjouksia pyydetään hankintayksikön valitsemilta toimittajilta Pääsäänt. vähintään viideltä, jos tarjoajia on riittävästi saatavilla Hankintalain mukaan tarjouspyyntö on lähetettävä pyynnöstä sille, joka haluaa tehdä tarjouksen, jos ei viivästytä menettelyä

Vain erityisistä syistä, esim. Suora hankinta Vain erityisistä syistä, esim. Hankinnan vähäinen arvo ei vahvistettua euromäärää Hankinta vähäinen, jos hankintamenettelyn kulut ylittävät itse hankinnan arvon Hankintayksiköiden oman sisäiset ohjeet vähäisistä hankinnoista Hankinta-asetuksen 14 §:ssä mainituilla perusteilla: Aiemmassa hankintamenettelyssä ei ole saatu tarjouksia Ei tarjouksia lainkaan tai tarjouspyynötä vastaamattomia

Suorahankinta (2) Tekniset tai taiteelliset syyt tai yksinoikeuden suojelemiseen liittyvät syyt Vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan (esim. patentin haltija, taiteilija tms.) Hankintayksiköstä riippumaton kiire Esim. uuden laitteen hankkiminen rikkoutuneen tilalle tuotannon jatkumisen turvaamiseksi, onnettomuustilanne tms. Tavarahankintoja koskeva tutkimus, kokeilu tai tuotekehitys Esim. prototyypin valmistus

Tavarahankintoja koskeva lisätilaus Suorahankinta (3) Tavarahankintoja koskeva lisätilaus Aikaisemman toimituksen osittainen korvaaminen tai laajentaminen ja toimittajan vaihtamisen aih. vaikeudet Sopimusten voimassaoloaika enint. 3 vuotta Lisäurakka tai -palvelu Sopimusta voidaan jatkaa, jos lisäurakka/-palvelu on ennalta arvaamattomista syistä osoittautunut välttämättömäksi; ei voida erottaa pääsopimuksesta ilman huomattavaa haittaa taikka lisäurakka/-palvelu on ehdottoman välttämätön sopimuksen loppuunsaattamiseksi lisäurakan/-palvelun kokonaisarvo saa olla enint. 50 % alkuperäisen hankinnan arvosta

Aiemman rakennusurakan tai palvelun toisinto Suorahankinta (4) Aiemman rakennusurakan tai palvelun toisinto Alkuperäisen toimittajan kanssa uusi sopimus, joka vastaa aikaisemmin avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen tehtyä hankintaa Edellytyksenä aikaisemmassa hankintailmoituksessa ollut maininta neuvottelumenettelyn mahdollisesta myöhemmästä käytöstä eli optiosta ja sen pituudesta Voidaan käyttää kolmen vuoden aikana alkuperäisen sopimuksen tekemisestä suunnittelukilpailu Neuvottelu suoraan voittajan/ voittajien kanssa

Tarjousten käsittely Tarjousten avaaminen Myöhästyneiden tarjousten kirjaaminen ja hylkääminen Tarjoajien kelpoisuuden tarkastaminen Tarvittaessa tarjoajan hylkääminen Tarjousten sisällön tarkastaminen Tarjousten vertailu Tarjousten täsmentäminen Hankintapäätöksen tekeminen

Kirjallinen päätös, josta käy ilmi hankinnan lopputulos ja perustelut Hankintapäätös Kirjallinen päätös, josta käy ilmi hankinnan lopputulos ja perustelut Päätös tiedoksi tarjouskilpailuun osallistuneille ehdokkaille ja tarjoajille Liitteeksi hakemusosoitus eli ohjeet asian saattamiseksi markkinaoikeuteen

Tukikelpoisuussäännösten muuttuva tulkinta jauudistaminen

Uusi tukikelpoisuus asetus KOMISSION ASETUS (EY) N:o 448/2004, annettu 10 päivänä maaliskuuta 2004 Asetus tulee voimaan päivänä, jona se julkaistiin Euroopan unionin virallisessa lehdessä. (11.3.2004) Sitä sovelletaan 5 päivästä heinäkuuta 2003. Seuraavia liitteen kohtia sovelletaan 5 päivästä elokuuta 2000: a) säännössä 1 oleva 1.3, 2.1, 2.2 ja 2.3 kohta; b) säännössä 3 oleva 1 kohta; c) säännössä 7 oleva 1—5 kohta.

Sääntö 1: Tosiasiallisesti suoritetut maksut Lopullisen edunsaajien maksut Tosiasialliset kustannukset Poistot jos ei aikaisemmin tuettu poistosuunnitelman mukaisia vain projektin ajalta Luontaissuoritukset arvo voidaan puolueettomasti todeta ja tarkastaa

Sääntö 1: Tosiasiallisesti suoritetut maksut Menojen osoittaminen maksukuitit kirjanpitoasiakirjat jos hankintaa ei ole kilpailutettu tukea vain tosiasiallisiin kustannuksiin Alihankinta tuotettava projektille lisäarvoa ei prosenttiperusteisia sopimuksia

Tuliko kilpailutettua? Pääsääntöisesti kulu perustuu: toteutuneeseen tosiasialliseen kustannukseen kilpailuttamalla saatuun hintaan Tavoitteena on: ”Kilpailu” -politiikan toteutuminen EU:ssa Hyvän taloudenhoidon-periaatteen toteutuminen EU:n varojen taloudellinen käyttö

Yleishallinnon kustannukset mihin perustuvat puhelin, atk, kiinteistö yms. menot? uskottava laskelma kokonaiskustannuksista ja projektin osuudesta ei laskennallisia ”prosenttiosuuksia”

Välilliset kustannukset (menonsiirtokirjaukset) Hintana käytettävä osuutta alkuperäisestä menosta (ei katetta) kirjataan yleensä ulkoisena tapahtumana (molemmat tilit!) Jakoperuste: todellisena käytön mukaisena osuutena laskusta, esimerkiksi kappalemäärän mukaan sopimuksen mukaan

Välilliset kustannukset (menonsiirtokirjaukset) Voidaan käyttää silloin, kun ei ole kyse sisäisen palvelun myynnistä, vaan kahdelle tai useammalle yksikölle yhteisenä syntyneen erän jakamisesta yksiköiden kesken (ei tarvita toiminnan ohjaamisen kannalta – ei mielekästä sisällyttää talousarvioon) esim. eräät keskitetyt hankinnat (puhelinmenot, atk-laitteet), osuus yhteisestä vuokrasta, osuus yhteisestä palkasta jne.

Välilliset kustannukset (menonsiirtokirjaukset)

”Välilliset kustannukset” Henkilöstökustannukset Palkkakustannukset Ota riittävän usein raportti projektin seurantakohteelle kirjautuneista palkkauskustannuksista henkilösivukuluineen ja työtunneista henkilöittäin. Jos projektiin osallistuu useampia vastuualueita/yksiköitä, tarkista projektille kohdistetut palkat on asianmukaisia kaikilta osin Palkkojen osalta noudatetaan voimassa olevaa VES:ä tai TES:ä Palkoista pitää päättää normaalin päätöksen teon mukaisesti Palkanmaksun perusteet tulee asianmukaisesti eritellä ja dokumentoida Henkilökunnan palkkaaminen pitää olla asianmukaista HUOM. LOMARAHA JA LOMA-AJAN PALKKA! tarkista, että projektille kohdistuvat vain projektin maksamiin palkkoihin liittyvät menot (Huom: rahastokohtaiset määräykset)

Sähköinen tosite EU-hankkeissa Komission asetus 27.12.2002 Nro 2355/2002 Vahvisti meillä kirjanpitolakiin kirjatun menettelyn ts. sähköinen tosite on hyväksyttävä

Sääntö 2: Tulojen käsittely kirjanpidossa Tulo vähennetään menosta Rahoitussuunnitelmaan sisällytetyt rahoitusosuudet eivät ole ”tuloa”

Sääntö 2: Tulojen käsittely kirjanpidossa

Projektin tulot ja yksityinen rahoitusosuus kannetaanko maksut asianmukaisesti kirjataanko maksut projektikirjanpitoon viedäänkö maksut ja rahoitusosuudet oikein maksatushakemuksiin päätöksessä voi olla ehto: ”toteuttaja on myös vastuussa siitä, että projektille suunnitellut ja hyväksytyt kustannusarvion mukaiset muut rahoitusosuudet toteutuvat hyväksytyn suunnitelman mukaisesti”

Sääntö 3: Rahoituskulut, muut maksut ja oikeudelliset kulut Pääsääntöisesti ei tukikelpoisia Jos rahoittaja edellyttää oman pankkitilin avaamista sen kustannukset ovat tukikelpoisia Oikeudellisten, teknisten ja taloudellisten asiantuntijoiden sekä tilinpitäjien ja – tarkastajien palkkiot ovat tukikelpoisia

Sääntö 4: Käytetyn käyttöomaisuuden hankkiminen Tukikelpoisia jos: myyjä todistaa käyttöomaisuuden alkuperän ja vahvistaa, ettei sen hankintaan ole saatu kansallista tai yhteisön tukea missään vaiheessa seitsemän edellisen vuoden aikana; b) käytetyn käyttöomaisuuden hinta ei ylitä sen markkina-arvoa, ja se on pienempi kuin vastaavan uuden käyttöomaisuuden hinta; ja c) käyttöomaisuuden tekniset ominaisuudet täyttävät tekniset vaatimukset toimen toteuttamiseksi ja käyttöomaisuus vastaa asianmukaisia normeja ja standardeja.

Sääntö 5: Maanhankinta Tukikelpoisia jos: a) maanhankinnalla on suora yhteys rahoitetun toimen tavoitteisiin; b) maan hankintamenojen osuus toimen tukikelpoisista kokonaismenoista ei ylitä 10:tä prosenttia lukuun ottamatta muutemaa poikkeusta c) riippumaton pätevä arvioija tai asianmukaisesti valtuutettu viranomainen todistaa, että maan hankintahinta ei ylitä sen markkina-arvoa.

Sääntö 6: Kiinteistön hankinta Tukikelpoisia jos: Riippumattoman pätevän arvioijan tai asianmukaisesti valtuutetun viranomaisen on todistettava, että hankintahinta ei ylitä markkina- arvoa. Todistuksessa on joko todettava rakennus kansallisten määräysten mukaiseksi tai yksilöitäväepäkohdat, jotka lopullisen edunsaajan on korjattava toimen aikana. Rakennuksen hankintaan ei ole viimeisen kymmenen vuoden aikana saatu kansallista tai yhteisön tukea, joten rakennerahastojen rahoitusosuus hankinnasta ei johda tuen päällekkäisyyteen. Kiinteistöä on käytettävä hallintoviranomaisen päättämään tarkoitukseen tietty aika. Rakennusta saa käyttää ainoastaan toimen tavoitteiden mukaisiin tarkoituksiin. Sitä saa käyttää julkishallinnontoimitiloina vain, kun tällainen käyttö on rakennerahastojen tukikelpoisuusedellytysten mukaista.

Sääntö 7: Alv ja muut verot ja maksut Alv on tukikelpoinen meno vain, jos lopullinen edunsaaja tai yksittäinen tuen loppukäyttäjä on maksanut sen. Vähennyskelpoinen alv ei saa missään muodossa olla tukikelpoinen meno edes silloin, kun lopullinen edunsaaja tai yksittäinen tuen loppukäyttäjä ei sitä tosiasiallisesti vähennä. Lopullisen edunsaajan tai yksittäisen tuen loppukäyttäjänasemaa julkishallinnossa tai yksityisellä sektorilla ei oteta huomioon arvioitaessa tämän säännön mukaista alv:n tukikelpoisuutta.

Maksetun arvonlisäveron tukikelpoisuus Arvonlisäveroratkaisu tapahtuu projektikohtaisesti Tuensaajan (verovelvollisen) ratkaistava

Arvonlisäveron (kulun) tukikelpoisuus EU-projektissa Kunnilla/Kuntayhtymällä voi olla alv- lain tarkoittamassa mielessä erilaista toimintaa ja samaan projektiin voi sisältyä arvonlisäverollista toimintaa; tai arvonlisäverotonta toimintaa; tai arvonlisäverollista/arvonlisäverotonta (palautusjärjestelmäistä) toimintaa SM:n lausunto 16.5.02 (SM-2001-2332/Ve-O) TM ”Maksuviranomaisen ohje” koskee ESR

Sääntö 8: Riskipääoma- ja lainarahastot Säännökset koskevat ensisijassa jäsenvaltion ja komission välistä suhdetta

Sääntö 9: Takuurahastot Säännökset koskevat ensisijassa jäsenvaltion ja komission välistä suhdetta

Sääntö 10: Leasingtoiminta Leasingtoiminnasta aiheutuneet menot ovat tukikelpoisia rakennerahastoista tietyin edellytyksin. Osoitettava sopimuksen taloudellisuus. Sopimukseen sisältyvät verot, vuokranantajan kate, korkojen jälleenrahoituskulut yleiskulut, vakuutukset ja ym:t eivät ole tukikelpoisia.

Sääntö 11: Rakennerahastojen hallinto- ja toteuttamiskulut Osa säännöksistä koskee ensisijassa jäsenvaltion ja komission välistä suhdetta Julkishallinnon kustannukset silloin kun ne eivät ole normaalia ”viranhoitoa” Hankkeeseen liittyvät julkishallinnon maksut (luvat yms.) ovat tukikelpoisia.

Sääntö 12: Menojen tukikelpoisuus toimen toteuttamispaikan mukaan Rakennerahastoista rahoitettavat toimet on pääsääntöisesti toteutettava tukikelpoisella alueella.

Projektien ”tärkeät” asiat Tavoitteen toteutuminen mitä projektisuunnitelmassa luvattiin! projektisuunnitelman ajantasaisuus suoriteraporttien / suoritteiden toteutuminen (dokumentointi) Kulujen tukikelpoisuus Kulujen osittaminen kirjanpidossa Kilpailuttaminen ”kumppanit” todellisen kustannuksen vaatimuksen piirissä Rahoitusosuuksien toteutuminen rahoitussuhteiden toteutuminen yksityisen rahoitusosuuden toteutuminen ja dokumentointi osallistumismaksut osallistujien palkkakustannukset Toiminnalliset toteutumatiedot Dokumentointi

Etukäteen toimitetut kysymykset: - ”Yleisesti ottaen julkisesta hankinnasta pitäisi siis tehdä hankintasopimus. Hankintayksikössä tätä on sovellettu siten, että tehdään virkamiehen allekirjoittama päätös hankinnasta. Eli ei laadita hankintayksikön ja myyjän välistä hankintasopimusta. Onko tämä päätösmenettely riittävä? - ”Jos hankinta peruuntuu tilaajasta riippumattomista syistä, riittääkö sopimuksessa/päätöksessä maininta "Hankinta tehdään force majeure -varauksin" (Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot)?” - ”Ikuisuuskysymys on se, että voidaanko kilpailuttamisella pitää jotakin alarajaa (euromäärä)?”