Hankintojen suorittaminen

Esitys aiheesta: "Hankintojen suorittaminen"— Esityksen transkriptio:

1 Hankintojen suorittaminen
Tässä ohjeessa kerrotaan, miten ja mitkä hankinnat tulee kilpailuttaa. Lisäksi on kuvattu hankintaprosessi sekä lyhyesti tärkeimmät julkisten hankintojen suorittamisessa huomioitavat asiat. Tarkempia ohjeita sekä lisätietoa: Laki julkisista hankinnoista /348 Valtioneuvoston asetus julkisista hankinnoista /614 Metlan hankintaohje TME2267 (päivitetään keväällä 2010) Valtion hankintakäsikirja asiat/hankinnat N:\metla\hansel\puitesopimukset\ Hankinta-asioissa avustavat Metlan hankintayhdyshenkilöt sekä hankinta-asiantuntija (ks. Mesi/käytännön asiat/hankinnat)

2 Kynnysarvot Kynnysarvon ylittävät hankinnat: Kansallinen kynnysarvo
tavara- ja palveluhankinnoissa € (uusi €) liitteen B terveydenhuolto- ja sosiaalipalvelut jne € (uusi €) rakennus- ja käyttöoikeusurakat € (uusi €) EU-kynnysarvo – valtion keskushallintoviranomainen tavara- ja palveluhankinnat ja suunnittelukilpailut € rakennus- ja käyttöoikeusurakat € Kynnysarvon alittavat hankinnat: Lakia ei sovelleta näihin, mutta Metlan hankintaohje määrittelee menettelyn. Sovelletaan avoimuuden ja syrjimättömyyden periaatteita. DOKUMENTOINTI!!! Kynnysarvoja laskettaessa tulee huomioida hankinnan suurin kokonaisarvo, esim. palveluhankinnoissa koko sopimuskausi mukaan lukien mahdolliset optiot. Hankintojen pilkkominen tarkoituksena alittaa kynnysarvot on kielletty! Kansallisten kynnysarvojen korottaminen kaksinkertaisiksi on ollut esillä hallituksessa. Uudet kynnysarvot astuvat voimaan keväällä 2010.

3 Alle euron hankinnat Ensisijaisesti käytetään Hansel-puitejärjestelyjä! Voidaan käyttää suullisia tarjouspyyntöjä ja tarjouksia tai katsoa hinnat suoraan luettelosta tai kaupan hyllyltä. Hintoja tulee vertailla useamman toimittajan tai kaupan kesken paitsi, jos hankinnalla on kiire tai hintaerot ovat tunnetusti pienet tai oleellista on juuri tietyn tuotteen hankkiminen yhteensopivuuden, laadun tai muiden ominaisuuksien johdosta. Hankinnat kaupasta tehdään maksuaikakortilla. Hankinnasta mahdollisesti syntyneet dokumentit (sähköpostit yms) kirjataan hallintodiaariin. Tilaukset ja ostot kirjattava sähköiseen tilauskirjaan!

4 5.000– euron hankinnat Ensisijaisesti käytetään Hansel-puitejärjestelyjä. Pyydetään (mikäli mahdollista) tarjous vähintään kolmelta tarjoajalta. Tarjouspyyntö lähetetään kirjeitse, sähköpostitse, faxilla, www:n kautta tms. siten, että jää dokumentti. Tarjouspyynnön tulee sisältää niin selkeät tiedot hankinnan kohteesta, että sen perusteella tarjoajat pystyvät tekemään vertailukelpoisia tarjouksia. Hankintayksiköllä on laaja harkintavalta itse päättää, mitä se on hankkimassa ja mitä hankinnan kohteen ominaisuuksia se painottaa. Tämän tulee kuitenkin ilmetä myös tarjouspyynnöstä. Mitä tarkemmin hankintayksikkö kykenee itse määrittelemään hankinnan kohteen, sen helpompi sen on tehdä valinta. Hankinnasta tehdään hankintapäätös tarjousten vertailun jälkeen. Kirjataan hallintodiaariin kaikki hankinnan dokumentit. Tilaukset ja ostot kirjattava sähköiseen tilauskirjaan!

5 Kynnysarvon ylittävät hankinnat
Noudatetaan hankintalakia. Laki julkisista hankinnoista 348/2007. Noudatetaan Metlan hankintaohjetta. Yksiköiden hankintayhdyshenkilöt sekä -asiantuntija avustavat tarvittaessa. Hankinnan suorittamisessa tulee olla mukana sekä hankinnan kohteen asiantuntija että hankintamenettelyn asiantuntija. Hansel-puitejärjestelyn käyttäminen tai Oma kilpailutus Julkaistaan hankintailmoitus sähköisellä HILMA-kanavalla Hankintailmoitus julkaistaan ennen tarjouspyyntöjen lähettämistä.

6 Hankintaprosessi Hankinnan suunnittelu, diaarinro kirjaamosta
- Hankinnasta kohteen menettelyn ilmoittaminen määrittely valinta Tarjous - Tarjousten Ehdokkaiden Tarjoajien pyynnön vastaan - soveltuvuuden soveltuvuuden laatiminen ja ottaminen ja arviointi arvioiminen lähettäminen avaaminen Tarjousten Hankinta - Hankinta - tarjouspyynnön - Tarjousten päätöksen päätöksen mukaisuuden vertailu tekeminen tiedoksianto tarkistaminen Asiakirjojen Sopimuksen tai Sopimuksen ja Laskujen kirjaaminen ja tilauksen toimituksen käsittely ja määrärahojen tekeminen valvonta maksaminen valvonta

7 Hankinnan suunnittelu, menettely ja ilmoittaminen
Hankinnan suunnittelu ja hankinnan kohteen määrittely Mitä, minkä verran ja mihin tarkoitukseen hankitaan Hankinnan arvo; pienhankinta, kansallisen tai EU-kynnysarvon ylittävä hankinta Tavara/palveluhankinta Tekniset eritelmät, määrät, mitat jne. Rahoitus Hankinnan suorittajat, riskien arviointi Hankinnan aikatauluttaminen Markkinatiedustelut, tekninen vuoropuhelu toimittajien kanssa Hankintamenettelyn valinta Hansel-puitejärjestelyjen käyttäminen Oma kilpailutus Avoin, rajoitettu tai muu hankintamenettely hankinnan kohteesta riippuen Hallinnonalan/toimialan hankintafoorumien ja –tiimien käyttö Konsultin käyttö Hankinnasta ilmoittaminen Tehtävä ennen tarjouspyynnön lähettämistä

8 Tarjouspyyntö ja tarjoukset
Tarjouspyynnön laatiminen Hankinnan tärkein vaihe, tehtävä huolellisesti Hankinnan kohteen määrittely mahdollisimman tarkasti Vähimmäisvaatimukset Tarjoajan kelpoisuusehdot (taloudelliset, tekniset, ammatilliset) Tarjouksen sisällön määrittely Tarjouksen valintaperuste; halvin hinta tai kokonaistaloudellinen edullisuus -> vertailuperusteet Tarjouspyynnön lähettäminen Avoin menettely; kaikille tarjouspyynnön pyytäneille sekä haluttaessa tiedossa oleville toimittajille Muut hankintamenettelyt; osallistumishakemusten perusteella valituille tarjoajille Tarjousaika riippuen kynnysarvosta Kansallisissa ”riittävä aika” EU-hankinnoissa määritelty Lisäkysymyksiin ei vastata puhelimitse, ohje kysymysten esittämiseen laitetaan tarjouspyyntöön Tarjousten vastaanottaminen Tarjoukset osoitetaan kirjaamoon Säilytetään avaamattomana avaustilaisuuteen saakka Avaustilaisuus pöytäkirja myöhästyneet tarjoukset hylätään -> ilmoitus hylkäämisestä

9 Tarjousten käsittely Tarjoajien soveltuvuuden arviointi
Tarkistetaan, täyttyvätkö tarjouspyynnössä edellytetyt soveltuvuus- tai kelpoisuusvaatimukset, hylätään tarjous mikäli eivät täyty Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarkistetaan, vastaako tarjouksen sisältö tarjouspyyntöä Tarjouspyynnön vastaiset tarjoukset hylätään Joistakin seikoista voidaan pyytää lisäselvityksiä, ne eivät saa muuttaa hankinnan kohdetta tai hintaa Tarjousten vertailu Käytetään vain kaikkia tarjouspyynnössä ilmoitettuja vertailuperusteita Tässä vaiheessa ei enää käsitellä tarjoajan soveltuvuuteen liittyviä asioita Pisteytetään tarjoukset ja perustellaan pisteytys jokaisen vertailuperusteen ja jokaisen tarjouksen osalta Vertailusta laaditaan taulukko tai muu selvitys, josta pisteiden määräytyminen käy selville, liitetään hankintapäätökseen

10 Hankintapäätös, sopimus, laskut, arkistointi
Hankintapäätöksen tekeminen Perustelut Vertailutaulukko liitteeksi Allekirjoittajat Hankintapäätöksen tiedoksianto Kaikille tarjouskilpailuun osallistuneille Liitteeksi hakemusosoitus markkinaoikeuteen (kynnysarvon ylittävät hankinnat) Odotus- ja valitusaika kynnysarvosta riippuen Samalla voidaan ilmoittaa tarjoajan tai tarjouksen hylkääminen ( + hakemusosoitus markkinaoikeuteen) Sopimuksen tai tilauksen tekeminen Tehdään, kun odotus- tai valitusaika on kulunut eikä markkinaoikeus ole ilmoittanut asian ottamisesta käsittelyyn Allekirjoittajat ks. hankintaohje Hankinta viedään sähköiseen tilauskirjaan Sopimuksen ja tilauksen valvonta Toimituksen tarkastaminen Sopimuksen valvonta koko sopimuskauden ajan Reklamaatiot Tilauksen tai sopimuksen päättyminen tai purkaminen Laskujen käsittely Asiakirjojen kirjaaminen ja määrärahojen valvonta Kaikki hankintaan liittyvät asiakirjat kirjataan hallintodiaariin (kirjaamo, AHA)