TOIMIVA KOTISEUTUARKISTO Eino Parviainen Mikkelin maakunta-arkisto Suonenjoki 1.10.2011

Mikä arkisto on? kirjasto - arkisto - museo arkistot syntyvät toiminnan tuloksena – sivutuotteena alkuperäiset asiakirjat: mm. paperi tai sähköinen ”vanhat” arkistot: tietoinen, keskitetty säilyttäminen Kuvat: Museovirasto, TMA © Turun maakunta-arkisto

Keskeisiä käsitteitä Arkisto: 1) Arkistotila, huone tai kaappi, jossa säilytetään arkistoaineistoa, 2) Laitos, joka säilyttää arkistoja, 3) Yhteisön tehtävien hoitamisesta tai yksityisen henkilön toiminnasta kertyneiden asiakirjojen kokonaisuus. Asiakirja: Kirjallinen tai kuvallinen esitys tai sellainen sähköisellä tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatu esitys, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muuten ymmärrettävissä teknisin apuvälinein. Arkistonmuodostaja: Yhteisö, jonka tehtävien hoidosta tai henkilö, jonka toiminnasta on syntynyt tai syntyy arkisto.

Kotiseutuarkisto taustaa Tanskassa 1930-luvulta 1980-luvulla yli 300 kpl Kirjastojen, museoiden, yhdistysten, kuntien ylläpitämiä Ruotsissa paikallisia/alueellisia Kirjastojen, museoiden, kunnanarkistojen yhteydessä Valtio ja kunnat avustavat

TAUSTAA Suomen Kotiseutuliiton suositus v. 2000 Kyselyt v. 1999 ja 2006: tilanne kirjava pääosin kuntien ylläpitämiä ja yhden kunnan alueella toimivia - 150 kpl? (1999 250?) Onnela – Joki, Kotiseutuarkisto-opas, 2007

Taustaa Maakunta-arkistot eivät voi ottaa vastaan kaikkea yksityisluonteista aineistoa Arkistolaitos 18 130 hm MMA 445 hm Asiakirjat halutaan pitää omalla paikkakunnalla Asiakirjat helpompi saada kotiseutuarkistoon Maantieteellisesti rajattu alue Kunta, kunnat kaupunki

MIKÄ ON KOTISEUTUARKISTO? voidaan viitata esimerkiksi kunnan kirjaston yhteydessä toimivaan organisaatioon, joka ottaa vastaan, säilyttää ja antaa käyttöön yksityisluonteista arkistoaineistoa voidaan viitata tilaan, jossa säilytetään koti-seutuarkistolle luovutettua aineistoa voidaan viitata esimerkiksi museon hallussa olevaan yksityisluonteisista arkistoista muodostuvaan arkistojen kokonaisuuteen

SUOMEN KOTISEUTULIITON SUOSITUS KOTISEUTUARKISTOISTA 27.10.2000 KOTISEUTUARKISTON TEHTÄVÄ Kotiseutuarkiston tehtävänä on tallentaa paikallinen yksityisluontoinen arkistoaines sekä paikkakunnan henkinen perinne, saada se säilymään ja saattaa käytettäväksi siten, että se palvelee sekä yleisen että paikallisen tutkimuksen, opetuksen, harrastustoiminnan ja käytännön tarpeita.

Toimiva kotiseutuarkisto? Arkistotilat Organisointi Vastaanotto ja kunnostaminen Tietopalvelu

KOTISEUTUARKISTON TILAT SUOSITUS: Kotiseutuarkiston sijaintipaikkaa valittaessa on otettava huomioon tilojen arkistokelpoisuus Arkistotiloja valittaessa on kiinnitettävä huomiota kotiseutuarkiston toimivuuteen - mm. yleisönpalvelutilojen osalta - aukiolo; tutkijatilat, kopiointimahdollisuus Paikallisista olosuhteista riippuen kotiseutuarkisto voidaan sijoittaa Kunnanarkistoon kunnankirjastoon paikalliseen museoon alueen maakunta-arkistoon.

Erityistapauksissa sijoituspaikka voi olla kotiseutuyhdistyksen tiloissa mikäli ne täyttävät edellä mainitut vaatimukset

ASIANMUKAISET ARKISTO-TILAT? Määräys ja ohjeet arkistotiloista. 2007 http://www.narc.fi/Arkistolaitos/a/tiedostot/PDF/arkistotilamaarays_ja_ohje_210807.pdf) Asiakirja-aineisto on kaikissa oloissa suojattava - palolta - kosteudelta - pölyltä - auringonvalolta - UV- ja röntgensäteilyltä - asiattomalta organisaation sisäiseltä tai ulkopuoliselta käytöltä

ARKISTOTILAMÄÄRÄYKSESSÄ arkistotilojen sijoitus tilantarpeen arviointi rakenteet kalustus

KOTISEUTUARKISTON HALLINTO SUOSITUS: Kotiseutuarkistotoimintaa hoitavien ja kotiseutuarkistoja ylläpitävien organisaatioiden tulee määritellä kotiseutuarkiston asema organisaatiossa ja käytännön hoitovastuu. - kunta - yhdistys

Perustamisen vaihtoehdot Kunnalliset arkistot Ovat ottaneet vastaan yksityisluonteista materiaalia Riittävästi työtä julkisenkin materiaalin hoitamisessa; henkilökunta, palkkaus, tilanpuute Tilat asianmukaiset, asiantuntemus Kunnankirjastot Ovat ottaneet vastaan Työvoimapula, ei asiantuntemusta

Kotiseutuyhdistysten omat arkistot Kotiseutumuseot Ei arkistotiloja Työvoimapula, ei asiantuntemusta Kotiseutuyhdistysten omat arkistot kerätty oma-aloitteisesti Ongelmana säilytystila ja tutkijapalvelu Toiminta ei aina pitkäjännitteistä Organisaation oltava vakaa

VASTUULLINEN HOITAJA SUOSITUS: - tulee aina olla vastuullinen hoitaja, joka vastaa ja huolehtii käytännön toiminnasta. - kotiseutuarkiston käyttöön asettamisesta vastaa sen säilyttäjä - vastuullinen hoitaja huolehtii aineiston asianmukaisesta vastaanottamisesta, hoidosta ja käyttöön asettamisesta. - Annettaessa asiakirjoja käytettäväksi … on toimittava HetiL:n ja JulkL:n mukaan ja luovuttajan mahdollisesti asettamia käyttörajoituksia noudattaen.

VASTUUNALAISEN KOTISEUTUARKISTON HOITAJAN TEHTÄVÄT suunnittelee ja kehittää toimintaa, tilastoi ottaa vastaan aineiston ja laatii luovutussopimuksen järjestää, luetteloi ja kuvailee aineiston hoitaa tietopalvelun (käyttöön antaminen, valvonta, tietosuoja yms.) tiedottaa; kouluttautuu; rakentaa luottamusta

” … PAIKALLINEN YKSITYISLUONTOINEN ARKISTOAINES …”? Paikallista yksityisluontoista arkistoaineistoa EIVÄT OLE: - valtion viranomaisten asiakirjat - kunnallisten viranomaisten asiakirjat - ortodoksisen kirkon asiakirjat - ev.lut. seurakuntien asiakirjat.

” … PAIKALLINEN YKSITYISLUONTOINEN ARKISTOAINES …”? = paikallistason yksityisluontoiset aineistot, jotka eivät päädy julkisen arkistonhoidon piiriin, mm. yhdistysten, seurojen ja kansanliikkeiden arkistot Nuorisoseurat, raittiusseurat, maamiesseurat, urheiluseurat, kotiseutuyhdistykset, palokunnat, lions/rotary-yhdistykset…

Osuuskuntien ja liikelaitosten arkistot Koneosuuskunnat, talo-osuuskunnat, sonniosuuskunnat, kaupat, teollisuuslaitokset Perheiden, sukujen ja talojen arkistot Yksityishenkilöiden arkistot

” … PAIKALLINEN YKSITYISLUONTOINEN ARKISTOAINES …”? paperimuotoiset asiakirjat - kartat ja piirustukset; valokuvat; filmit; ääninauhat; videokasetit; ATK-aineistot käsikirjoitukset - em. jäljennökset ja kopiot, painotuotteiden arkistokappaleet sekä muut paikallisen perinteen tallentamiseen liittyvät dokumentit

Tärkeitä asiakirjaryhmiä Pöytäkirjat ja liitteet Toimintakertomukset Kirjeenvaihto; saapuneet/lähteneet Tilikirjat Jäsenluettelot Tilausluettelot Toiminnasta kertova materiaali

LUOVUTTAJAN AINEISTON PIRSTOMINEN? Arkisto on kokonaisuus, jota ei saa pirstoa Jos muualla saman arkistonmuodostajan aineistoa? => periaatteessa luovuttaja ohjattava ko. tahon puoleen (ks. Yksityisarkistorekisteri: http://www.narc.fi/Arkistolaitos/yarek/, ARVI: http://www.kotiseutuarkistot.fi/arvi/ ) - Arkistoon eivät kuulu: esineet, painotuotteet; toisen arkistonmuodostajan aineisto

Miksi talletetaan tavoitteena riittävän ja oikean kuvan luominen menneestä Talteen tutkijoiden ja muiden kiinnostuneiden käytettäviksi Historiantutkimus Sukututkimus Lääketiede … Tulevan tutkimuksen tarpeet ???

Ketä kotiseutuarkisto palvelee Paikallishistorioita Uusitaan, uudistetaan jatkuvasti Mahdollistaa talouselämän ja vapaan kulttuuritoiminnan kehityksen seurannan Kouluopetusta Kotiseututieto Opetusmateriaalin valmistaminen helpompaa jos lähteet paikkakunnalla

Yhdistyksiä ja paikallisia yhteenliittymiä Paikallislehdistöä Tarvitsee historiallisia taustatietoja Yhdistystoiminnasta, yritystoiminnasta, yksityishenkilöistä Yhdistyksiä ja paikallisia yhteenliittymiä Omaa yhdistystä koskevat tiedot Muuta paikallista historiaa koskevaa aineistoa Paikallista yritystoimintaa Tuottaa säilytettävää; historiikit Yksityistä ihmistä Perinteen tuntemus; aineisto helposti saatavilla

LUOVUTUSSOPIMUS: sisältö mallit - luovuttajan nimi - luovutettavan arkiston tai kokoelman nimi - käyttörajoitukset ja internetiin vieminen - hävitettävä aineisto - kopiointi - kaukolainaus - tekijänoikeudet => 2 kappaleena, allekirjoitukset

Siirto talletussopimuksella Ehdot ja mahd. käyttörajoitukset Siirto lahjakirjalla Omistusoikeus siirtyy Siirto talletussopimuksella Omistusoikeus luovuttajalla Ehdot ja mahd. käyttörajoitukset Esim. luovuttajan luvalla Tietyn ajan kuluttua Ei ikuisesti salaista

ASIANMUKAISESTI JÄRJESTETTY, LUETTELOITU JA KUVAILTU edellyttää arkistoalan koulutusta: mm. provenienssi-periaatteen soveltaminen arkistonmuodostajan määrittely lainsäädännön tuntemus aineiston kunnostamisosaaminen

- asianmukainen arkistohakemisto aineisto fyysisesti asianmukaiseen kuntoon seulonta ja hävittäminen - asianmukainen arkistohakemisto yksiköittäin luettelo sekä kuvailutiedot - kuvailu

TIETOPALVELUN JÄRJESTÄMINEN säännöllinen aukiolo valvottu aineiston käyttö ei kotilainoja, ei laukkuja, kopiointi, kameran käytön valvonta, tilauslaput, asiakkaiden yhteystiedot ja kävijäpäiväkirja, ei mahdollista tehdä asiakirjoihin omia merkintöjä

ei asiakkaita/tutkijoita arkistotilaan! tietosuojasta ja luovutussopimusten ehdoista huolehtiminen

TIETOSUOJASTA TIETOSUOJASTA 1. HetiL (523/1999) koskee kotiseutuarkistoja 2. Tietosuoja huomioon - käyttörajoitukset, lupa viedä internetiin - ei arkaluonteista tai salassa pidettävää - aikarajat 3. Tietämättömyys ei poista vastuuta Lähtökohta muistettava silti: arkistoja säilytetään tutkijoiden ja muiden tarvitsijoiden käyttöön

Arkaluonteista henkilötietoa: Rotu, etninen alkuperä Yhteiskunnallinen, poliittinen, uskonnollinen vakaumus, ammattiliittoon kuuluminen Rikollinen teko, rangaistus Terveydentila, vammaisuus, hoito Seksuaalinen suuntautuminen Sosiaalihuoltoon liittyvät tiedot

HENKILÖTIEDOT INTERNETIIN? HAKEMISTOTIEDOT INTERNETIIN? DIGITOIDUT ASIAKIRJAT INTERNETIIN?

Keruu ja tallentaminen Alueeseen perehtyminen Ensimmäinen vaihe suunnittelussa Mitkä seikat muokanneet alueen, miten erottuu Paikallinen kokonaisuus Mikä aluepohja Yhteistyön mahdollisuus Määrittely välttämätön ennen keruuta Selvitettävä; seurakunta, kunta, kihlakunta, tuomiokunta, lääni … Kotiseutuarkisto esim. emäseurakunnan, kappelin, kunnan, kuntien alueesta

Inventointi Julkiset säilytyspaikat Mitä aineistoa erilaisissa julkisissa säilytyspaikoissa Paikalliset arkistot - Kunnan, seurakunnan, maakunta-arkisto Valtakunnalliset arkistot Kansallisarkisto, SKS:n arkisto, Kirjallisuusarkisto, Puoluearkistot, ELKA

Kunnankirjasto, maakuntakirjasto Museot Paikallismuseo, maakuntamuseo, kansallismuseo, museovirasto Kirjastot Kunnankirjasto, maakuntakirjasto Luettelot muualle talletetuista arkistoista Kopiot jäljennöksiä

Paikkakunnalla hajallaan oleva aines Kylittäin, toimialueittain Nuorisoseurat Raittiusseurat Urheiluseurat… Suomen kotiseutuliiton lomake A1

ARVI Arkistot Aarteiksi hanke Haapajärven kaupungin hallinnoima hanke Kotiseutuliitto, ESR, Arkistolaitos Aineiston tavoitettavuuden ja säilyvyyden turvaaminen Aineiston saattaminen eri kohderyhmien käyttöön Tietokanta verkkoon Arkistovastaavat koulutetaan luettelointiin ja kuvailuun

Arvi on kotiseutuarkistojen tietokanta, johon tallennetaan kotiseutuarkistojen arkistoluettelot sekä digitoidaan alkuperäistä arkistoaineistoa http://www.kotiseutuarkistot.fi/arvi/

Kotiseutuarkistot vuosituhannen vaihteessa Vastausprosentti 74,3 n 250 kotiseutuarkistoa Valtaosa perustettu 1980-1990-luvuilla Toiminta-alue yleisimmin kunta Yhdistysten ylläpitämiä 23% Kunnan eri hallintokuntien vastuulla tai ilman virallista päätöstä n. 15% inventoinut paikkakunnan Aineisto pääosin lahjoituksin

2006 kysely Pohjois-Savo Juankosken n. 1 hm Kiuruveden - Lapinlahden 23 hm Maaningan - Siilinjärven 15 hm Varkauden 15 hm Vesannon 23 hm Vieremän 1,5 hm

ARKISTOINTI/ JÄRJESTÖT arkistointi on erottelua, ryhmittelyä ja asiakirjojen sijoittamista oikeille paikoilleen järjestelmässä vastuu arkistosta on hallituksella; käytännössä usein sihteerillä - jokaisella toimihenkilöllä omien asiakirjojen osalta - toiminnan dokumentointi on olennainen osa jokaisen tehtävän suorittamista

Käytännön ohjeita asiakirjojen käsittelyyn 1) Selvitä työssäsi kertyvät asiakirjat /asiakirjasarjat - mitä asiakirjoja laadit itse - mitä asiakirjoja sinulle saapuu 2) Selvitä asiakirjojen säilytysaikaa koskevat määräykset ja ohjeet 3) Opettele työhösi kuuluva lainsäädäntö - mm. KirjanpitoL, YhdistysL, HenkilötietoL 4) Päätä asiakirjojen säilytystapa ja -järjestys - yhteen pinoon / mappiin / koteloon vain yhdenlaisia asiakirjoja 5) Seulo ja hävitä tarpeettomia asiakirjoja säännöllisesti

Arkistonmuodostus suunnitellaan asiakirjasarjoille tarkoituksenmukainen arkis- tointijärjestys = arkistokaava - sp- ja määräajan säilytettävät asiakirjat eri sarjoihin päätetään asiakirjojen keskinäinen järjestys sarjassa = arkistointiperuste: aikajärjestys, aakkosjärjestys, numerojär- jestys, asiajärjestys - toimii myöhemmin hakukriteerinä suunnittelu edellyttää organisaation tehtävien, toimintatapojen ja asiakirja-aineiston tuntemista tavoite: toimintaa hyvin kuvaava arkistokokonaisuus noudatetaan tehtyä suunnitelmaa ja arkistoidaan asiakirjat oikeille paikoilleen!

Mitä järjestön arkistossa pitää olla, mitä ei? 1 Asiakirjan arvon ja säilytysajan määrittävät: 1. Lait ja asetukset 2. Järjestön/organisaation omat tarpeet - säännöt, jäsenten ja toimihenkilöiden edut ja oikeusturva - toiminnan tarpeet - järjestön menneisyyden säilyttäminen, historia 3. Tutkimus Arkistosta kuvastuu järjestön koko toiminta Arkisto on kokonaisuus, siihen kuuluvat kaikki asiakirjat Periaatteessa tieto arkistoidaan vain kertaalleen

Mitä järjestön arkistossa pitää olla, mitä ei? 1) pysyvästi säilytettävät asiakirjat (sp): oman toiminnan tulos (eihän sitä ole muualla!) - vuosikokousptk:t, perustavan kokouksen ptk, - kuukausikokous- ja vaalikokouspöytäkirjat - hallituksen kokouspöytäkirjat - jäsenkirjeet; jäsenluettelot; tiedotteet esim. kotisivulta - toimintakertomukset; tapahtumiin/tempauksiin liitt. asiakirjat - tilinpäätökset, taseet, tilintarkastuskertomukset - valokuvat (tunnistetiedoin); lehtileikkeet - saapuvat ”tärkeät” [toimenpiteisiin johtavat] asiakirjat - kirjeet: - onnitteluadressit ym. tapahtumiin liittyvät asiakirjat

Mitä järjestön arkistossa pitää olla, mitä ei? 2) määräajan säilytettävät asiakirjat: - tilitositteet (6 v., KirjanpitoL) - saapuvat tiedotteet, yleiskirjeet (2-5 v.) - saapuvat lyhytaikaiset vähäarvoiset viestit ja ilmoitukset (2 v.) - saapuvat mainokset (hävitetään heti kun ei tarvita) - erilaiset määräaikaiset viranomaisohjeet (voa) - Huom! jos joltakin vuodelta on vain kuitteja, ei muuta aineistoa, niin nekin voi säilyttää todisteeksi siitä, että järjestö on toiminut

Arkistokelpoisuus ja tallennusvälineet • pysyvästi säilytettävät, tärkeät asiakirjat laaditaan arkistokel- poisin menetelmin arkistokelpoisille materiaaleille - paperi 500 v., mikrofilmi 300 v. - toistaiseksi kaikki pysyvästi säilytettävä aineisto kannattaa tulostaa arkistokelpoiselle paperille • sähköiset aineistot ovat asiakirjoja, mutta vaikeasti sähköisinä säilytettäviä: laitteet ja järjestelmät uudistuvat tiheästi, mikä edellyttää jatkuvaa siirtämistä ja varmistustoimenpiteitä - toimii hyvin käyttöarkistona ja lyhyen aikaa säilytettävän aineiston säilytyspaikkana - optinen CD-R -levy 3-30 v., magneettinauha 3-5 v. - sähköinen tallentaminen edellyttää alan jatkuvaa seurantaa!

Asiakirjojen säilyttäminen • ei arkistoida paperiliittimiä, kumilenkkejä eikä muovitaskuja, vaan asiakirjaniput (esim. ptk liitteineen, 1 v:n ptk:t) erotetaan toisistaan paperikääreellä, ns. vaippapaperilla (voi olla arkisto- kelpoista kopiopaperia) • siirretään asiakirjat säännöllisesti arkistokoteloihin ja ylläpide- tään arkistoluetteloa • säilytysvälineet - rengaskansiot hyvin suojaavat, hapottomat arkistokotelot - erityisaineistot omissa säilytysvälineissään: valokuvat, diat, negatiivit, filmit, julisteet • säilytystilat: arkistot suojataan tulelta, vedeltä ja muulta tuhoutu- miselta sekä asiattomalta käytöltä

Arkiston järjestäminen • joudutaan tekemään, mikäli arkistonmuodostus ei ole ollut järjestelmällistä • on asiakirjojen palauttamista oikeille paikoilleen - oletuksena, että aineisto kuitenkin muodostaa loogisen kokonaisuuden!

Arkiston järjestämisen viisi vaihetta tutustuminen arkistonmuodostajaan (organisaatioon) tutustuminen aineistoon ja sen läpi käyminen aineiston inventointi ja tarpeettoman aineiston poistaminen aineiston ryhmittely sarjoiksi ja yksityiskohtainen järjestäminen viimeistely ja arkistoluettelon laatiminen - aineiston siistiminen ja koteloiminen - arkistoluettelon laatiminen ja toimittaminen käyttäjien ulottuville Tietopalvelussa ja tutkimuksen lähdeaineistona käy- tetään järjestettyä ja luetteloitua aineistoa

Arkistolaitos - Opetusministeriön alainen - Kansallisarkisto - 7 maakunta-arkistoa Sota-arkisto ja valtioneuvoston arkisto ovat sulautuneet Kansallisarkistoon 1.1.2008 Sota-arkiston uusi nimi on Kansallisarkisto, Sörnäisten toimipiste -

Maakunta-arkistot Piirihallintoviranomaisia ja alueellisia keskusarkistoja ottaa vastaan ja säilyttää piirinsä valtion viranomaisten SP asiakirjat Ottaa vastaan ja säilyttää piirinsä merkitt. Yksityisarkistoja myös viranomaistehtäviä asiakkaita / vuosi n. 33 000 (MMA 3200) aineistoa n. 68 hkm (MMA 12 hkm) Henkilökuntaa 126 (MMA 24)

Arkistolaitos www.narc.fi Hämeenlinna 1927 Oulu 1932 Turku 1932 Kansallisarkisto 1869 Hämeenlinna 1927 Oulu 1932 Turku 1932 Mikkeli (Viipuri) 1934 Vaasa 1936 Jyväskylä 1967 Joensuu 1974 Ahvenanmaan maakun- nan arkisto 1977

TOIMIVA KOTISEUTUARKISTO arkistotilat Organisointi vastaanotto ja järjestäminen tietopalvelu => MONTAKO TOIMIVAA KOTI-SEUTUARKISTOA SUOMESSA?