ARKISTOINTI – järjestämistä ja säilyttämistä

Esitys aiheesta: "ARKISTOINTI – järjestämistä ja säilyttämistä"— Esityksen transkriptio:

1 ARKISTOINTI – järjestämistä ja säilyttämistä

2 Yhdistyksen arkinnoista yleensä
Vastuu arkistoinnista on hallituksella Hyvän arkistointikäytännön mukaan yhdistyksen paperit säilytetään yhdessä paikassa. Säilytä paperit sellaisissa olosuhteissa, missä itsekin viihdyt Suurimmat uhat ovat muutto, arkiston säilyttäjän kuolema ja tulipalo. Yhdistyksen arkisto on eri asia kuin yhdistyksen kirjasto. Esimerkiksi piirin historiikki ei kuulu yhdistyksen arkistoon. Muiden kirjoittamat jutut kuuluvat muualle kuin yhdistyksen pysyvään arkistoon.

3 Mitä materiaaleja pitää säilyttää?
Määräajan säilytettävät (lain velvoittamat): Tositteet 6 vuotta Muu taloudenhoitoon liittyvä aineisto 10 vuotta Palkkaukseen liittyvät asiat 50 vuotta Pysyvästi säilytettävät: Pöytäkirjat, päiväkirjat, jäsenluettelot, tilinpäätökset, historiikki, itse tuotettu aineisto ylipäätään

4 Poikkeus edellä mainittuun pääsääntöön
Seuraavat säilytetään kaikki: Sota-ajan paperit Yhdistyksen perustamis-/lakkauttamisvuoden sekä kriisiaikojen paperit Ennen v paperit Huom! Säilytetään myös kuitit

5 Tee arkistoinnista rutiini
Säilytä pysyvästi säilytettävät asiakirjat erillään muista papereista. Tallenna kutakin asiakirjaa vain yksi kappale. Säilytä luonnokset, kaksoiskappaleet, määräajan säilytettävät ym. Erikseen. Tallenna tilikauden päätyttyä edellisen vuoden kuitit suljettuun kirjekuoreen tai laatikkoon. Kirjoita laatikon päälle hävityspäivä. Vuosikokouksen jälkeen poista kaikki vuoden aikana kertynyt hävitettävä materiaali, kuten 6 vuotta vanhat kuitit. Kun arkistointivastaava (tai puheenjohtaja tai sihteeri) vaihtuu, pyydä yhdistykselle kuuluvat paperit yhdistyksen arkistoon.

6 Lisätietoa Marttojen järjestökansio, luku 11