Tietojärjestelmähankkeiden arviointi 19.9.2013

Tavoitteet Modulin tavoitteet ovat: Täsmentää arvioinnin tarkoitusta ja hyötyä Tukea osallistujia arvioinnin käytännön suunnittelussa ja toteutuksessa projektin elinkaaren eri vaiheissa Kuvata Valtiovarainministeriön tietojärjestelmähankkeiden lausuntomenettelyä Lisätä tietämystä valtionhallinnon yhteisestä tietojärjestelmähankkeiden arviointikehikosta Liittää lausuntomenettely ja hankearviointi kokonaisarkkitehtuurin toteuttamiseen

Sisältö Arvioinnin tarkoitus, hyöty ja hyödyntäminen Miksi arvioida Hyödyllisen vs. hyödyttömän arvioinnin tunnuspiirteet Arviointitulosten hyödyntäminen, henkilökohtaiset tekijät Arviointitulokset hyödynnetään, kun… Arvioinnin tekeminen käytännössä Arvioinnin eri ”teemat” Arviointia projektin elinkaaren eri vaiheissa Aineistot, menetelmät, esittelytavat Arviointitulosten esittely Esimerkkejä arviointimalleista ja työkaluista Arviointikehikko Tietohallintolain mukainen arviointimenettely Harjoitus

Käsitteet Hankearvioinnin yhteydessä termillä ”hanke” viitataan myös projekteihin Arvioinnin kohteen ei tarvitse olla virallinen hanke tai projekti Arvioinnin kohde on tietyt kriteerit täyttävä toteutus Usein termien käyttö ja terminologia vaihtelee organisaatioittain On tärkeätä ”kiinnittää” termit osapuolten välillä

Johdanto Arviointia suoritetaan Kehittämisen elinkaaren aikana Hanke-/projektikokonaisuutta koskevaa laajempaa kehittämisen eri elinkaarivaiheisiin kohdistuvaa arviointia (sisältäen esim. tarpeellisuutta, tehokkuutta, toteutusta, vaikutusta yms.) Projektin elinkaaren aikana Hankkeen- tai projektin eri elinkaaren vaiheissa suoritetaan ennakko-, väli-, loppu- ja jälkiarviointia. Projektiin kuuluvina tehtävinä Esimerkiksi vaatimusmäärittelyn tai testauksen arviointi. Tällöin näitä töitä kuvataan myös muilla arviointikäsitteillä kuten auditointi, katselmus ym.

Lyhyt esittelykierros Kuka olet/ketä edustat Miten olet työssäsi tekemisissä arvioinnin kanssa? Mitä odotuksia sinulla on tähän tietoiskuun liittyen?

ARVIOINNIN TARKOITUS, HYÖTY JA HYÖDYNTÄMINEN

Miksi arviointia Meidän on vastattava asiakkaiden ja kohderyhmien tarpeisiin. Tämä vaatii tietoa. Tarvitaan priorisointia – Mitkä ovat tärkeimmät tehtävät? Mitkä tehtävät pystymme suorittamaan (resursseja, osaamista ym.)? Tarvitaan kustannuksiltaan tehokkaimpia projekteja - kilpailu on kovaa tai julkisen sektorin rahat eivät riitä Meidän pitää tunnistaa tulokset (onnistumiset ja epäonnistumiset) ja näiden vaikutukset. Muuten emme opi ja tee korjauksia Tarvitaan uusia ratkaisuja, menetelmiä ja vaihtoehtoja – pitää kokeilla mikä toimii Vaikutusten ja tavoitteiden (strategian) toteutumisen varmistaminen Periaatteiden noudattamisen varmistaminen

Miksi arviointia Projektien uskottavuus ja ulkoinen luottamus lisääntyy kun projektitoimijat ovat valmiita kriittisen tarkastelun kohteeksi Läpinäkyvyys ja avoimuusvaatimukset (transparency) Hyvän hallinnon vaatimus (good governance) Toimintaympäristö muuttuu ja meidän on tunnistettava näihin liityvät tekijät (syyt ja seuraukset)

Hyödyllinen vs. hyödytön arviointi Arviointitulokset hyödynnetään ja niiden hyödyntämisellä on vaikutus Arviointi tuottaa tietoa arvioitavasta kohteesta Arviointitulos tukee päätöksentekoa vähentämällä epävarmuutta Arviointitulos nopeuttaa muutoskehitystä ja on yksi oleellinen tieto muun tiedon joukossa Liikaa, jäsentämätöntä ja toiminnasta irrallaan olevaa hyödytöntä tietoa (esim. liian teoreettista) Arvioinnista ei ole tiedotettu riittävästi ja oikeille tahoille, jolloin laadukkaan tiedon saanti, tulosten uskottavuus /hyödynnettävyys kärsii Tulosten tulkinta omien tarkoitusperien mukaisesti (tulos mahdollistaa tulkinnan eri tarkoitusperien mukaan) Tuloksia ei ymmärretä/hyödynnetä, menetelmät eivät sovi arvioitavaan kohteeseen Arvioinnin tilaaja ei ole sitoutunut.

Arvioinnin tekeminen käytännössä

PORINA Miten te arvioitte projektejanne? Kuka tilaa arvioinnit ja mihin tarkoituksiin? Hyödynnetäänkö arviointituloksia ja tuottaako hyödyntäminen muutoksia toimintaympäristössä?

Arvioinnin eri teemat

Arvioinnin eri teemat Projektin tarpeellisuuden arviointi – miten hyvin asetetut tavoitteet vastaavat olemassa olevaa tarpeita (esim. asiakastarve). (oletus – projektilla halutaan tyydyttää asiakkaan tarve) Projektin tavoitteiden arviointi – miten hyvin asetetut tavoitteet on projektissa saavutettu (oletus – pyritään aina saavuttamaan asetetut tavoitteet) Projektin tuloksien arviointi – miten hyvin projekti on saavuttanut tuloksia – tavoitettuja tai ei tavoitettuja (oletus – tavoitteet voivat olla epäselvät emmekä voi tietää tarkkaan mitä tuloksia saavutamme – odotettuja vai odottamattomia)

Arvioinnin eri teemat Projektin tehokkuuden arviointia – paljonko resursseja on käytetty projektin tulosten saavuttamiseksi – panosten suhde tuotoksiin (oletus – halutaan saavuttaa mahdollisemman paljon tuloksia niin vähäisillä resursseilla kuin mahdollista) Projektin toteutuksen arviointia – miten tarkoituksenmukainen toimeenpano on ollut – toimenpiteet, toiminta, rakenteet ym. (oletus – haluamme että prosessit ja toimintamenetelmät ovat niin selkeitä kuin mahdollista) Projektin vaikutuksien arviointia – miten projektin kautta saavutetut tulokset – tänään tai tulevaisuudessa - vaikuttavat muutokseen projektin toimintaympäristössä (oletus – haluamme projektin kautta vaikuttaa ympäristöömme asetettujen tavoitteiden mukaisesti) Projektin toiminnan kehittämistä – miten voimme terävöittää ja kehittää toimintaamme jotta tehtäisiin sitä entistä paremmin (oletus – konsultatiivista arviointia)

Arvioinnin tasot Yllä mainitut teemat voidaan kohdentaa eri tasoille. Arviointia voidaan siis toteuttaa ohjelma-, projekti- tai projektin sisällä suoritettavan erillisen hankinnan (tai muun kokonaisuuden) arviointina

Arviointia projektin elinkaaren eri vaiheissa Projektin aikainen Arviointi G1 – G4 Projektin Loppuarviointi G5 Etukäteisarviointi G0 (Gate/Päätöksenteko piste) G0 G1 G2 G3 G4 G5 Valmistelu Suunnittelu Toteutus Päättäminen G6 Hyötyjen arviointi (6kk-2v projektin jälkeen) Jälkikäteisarviointi G6 17

Arviointia kehittämisen ja projektin elinkaaren eri vaiheissa Hankearviointi (+ lausunto tarvittaessa) Esisuunnittelu Hankinta Alas-ajo Keh.koh-teiden tunnistam. (jhs171) Esiselvitys (jhs172) Vaatimus-määrittely (jhs173) Kilpai-lutus Suunnit-telu Toteu-tus Toteu-tus Käyt-töön-otto Valmistelu Suunnittelu Toteutus Päättäminen G0 G1 G2 G3 G4 G5

Arviointia projektin elinkaaren eri vaiheissa Ennen projektia (ennakkoarviointi, etukäteisselvitys, business case ym.) Projekti-idean analyysi (tarve, tavoitteet, resurssit, riskit, vaikutukset, SWOT) Väliarviointi (projektin aikana) Projektisuunnitelman toteutuksen onnistumiset ja epäonnistumiset (tarvittavat korjausliikkeet projektin aikana) Päättämisen yhteydessä (loppuarviointi): Projektin tuloksien, prosessin ja projektinhallinnan kokonaisarviointi Jälkiarviointi (vasta jokin aika projektin päättymisen jälkeen) Liiketoiminnallisen hyödyn arviointi Muiden vaikutuksien arviointi (oppiminen, muutokset omassa organisaatiossa ja toimintaympäristössä ym.) -Joskus voi olla mahdollista verrata muihin projekteihin. -Monet projektijohtamisen gurut ovat kuitenkin sitä mieltä, että arviointikriteerien tulisi olla projektin itsensä määrittämiä.

Arviointia projektin elinkaaren eri vaiheissa Etukäteisarviointi Kohderyhmä/ asiakkaat ja heidän tarpeensa on tunnistettu ja huomioitu Realistiset määrälliset ja laadulliset päämäärät ja tavoitteet Projektin kustannushyöty on positiivinen (business-case) Toimiva projektisuunnitelma ja aikataulu (esim. tarkoituksenmukaiset toimenpiteet, tietojärjestelmän yhteentoimivuus ja järkevä toimintojen jaksotus) Tarkoituksenmukaisesti resursoitu (henkilöstö, rahoitus, tilat ym.) Toteutuksen riskit huomioitu (emo-organisaation tuki, toimintaympäristön muutokset ym.) Aikaisempien projektien tulokset huomioitu suunnittelussa

Arviointia projektin elinkaaren eri vaiheissa Projektin aikainen arviointi tai loppuarviointi Toimenpiteet toteutettu aikataulun mukaisesti Asetetut tavoitteet saavutettu määrällisesti ja laadullisesti Budjetti toteutettu suunnitelmien mukaisesti Projektihenkilöstö sitoutunut/ tyytyväinen ja ohjausryhmätyö tuloksellista Yhteistyö, verkostoituminen ja tiedottaminen onnistunutta Projektiraportointi, hallinnointi, arviointi ja seuranta on ollut toimivaa Kohderyhmä/ asiakkaat tavoitettu

Arviointia projektin elinkaaren eri vaiheissa Fasilitoitu loppuarviointi (ns. lessons learned) Johdettuna ryhmätyönä toteutettava oppimiseen ja tiedonsiirtoon tähtäävä tilaisuus, jossa käydään läpi Projektin kulku ajallisesti Onnistumiset, epäonnistumiset? Mitä olisi voitu tehdä paremmin? Mitä tekisimme nyt toisin? Miten arvioimme projektin yhteistyötä? Mihin ongelmiin voimme vaikuttaa ja mihin emme? Kuka voi vaikuttaa, kenen on tartuttava asiaan? Miten lupaamme muuttaa käyttäytymistämme seuraavassa projektissa? -Monia mahdollisuuksia käydä läpi, usein samankaltaisena projektiworkshoppina kuin esim. kick-off. -Yksi mahdollisuus on tehdä siitä fasilitoitu ja valmisteltu tilaisuus, jossa ihmiset käyvät läpi ikään kuin näytelmän muodossa tiivistetysti projektin vaiheet ja tärkeimmät tapahtumat: näin päästään kiinni eri osapuolten näkemyksiin projektista. Tärkeää: milloin hälytyskellojen olisi pitänyt soida – heikot signaalit, joista on puhuttu koko kurssin mittaan. Mitä nyt tekisimme toisin yhtä tärkeää. Sen voivottelu että projekti meni huonosti ei itsessään ole kovin arvokasta, ellei mikään muutu. Tietyllä tavalla voivat olla herkkiä asioita: tunnustetaanko että epäonnistuttiin, jos tämä on tilanne? Entä voiko näin sanoa, mikäli asiakas on läsnä? Mitä ylipäätään voi tuoda ilmi, mikäli asiakas ja muut sidosryhmät ovat paikalla? Luottamuksellinen ilmapiiri on erityisen tärkeä arviointitilaisuuksissa. Copyright © 2006 Tieturi Oy 22

Arviointia projektin elinkaaren eri vaiheissa Projektin jälkikäteisarviointi Projektitulokset ovat olleet hyödylliset ja tuoneet omalle toiminnalle ja kohderyhmälle/ asiakkaille lisäarvoa/haluttua muutosta Projekti on vaikuttanut toimintaympäristöönsä ja ratkaissut olemassa olevia ongelmia Projekti on ollut innovatiivinen ja luonut pysyviä vaikutuksia Projektin toimintamallit ja toimenpiteet jatkuvat mahdollisesti omassa organisaatiossa tai muiden tahojen toteuttamina projektijakson jälkeen.

Aineistot, menetelmät, esittelytavat Hinta (panokset arvioinnin suorittamiseksi) 3. Tilattua tai itse tuotettua maksullista arviointitietoa (esim. kyselyt, haastattelut, työpajat yms.) 2. Perus- tai sovelletut tilastot (eri tietolähteista saatavilla olevaa, ilmaista tai maksulista aineistoa ja kirjallisuutta) 1. Projektin hallinnolliset asiakirjat (projektin itse tuottamaa tietoa) Monimutkaisuus

VM:n LAUSUNTOMENETTELY

”Tietohallintolaki” Lausuntomenettely perustuu lakiin Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta (634/2011) Tarkoituksena tehostaa julkisen hallinnon toimintaa sekä parantaa julkisia palveluja ja niiden saatavuutta säätämällä julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta ja tietojärjestelmien yhteentoimivuuden edistämisestä ja varmistamisesta. (1 §) Valtion tietohallinnon IT-hankkeiden ohjaus (4 §) Ennen kuin 2 §:n 2 momentin 1 ja 2 kohdassa tarkoitettu viranomainen päättää tietohallintoa koskevasta omasta hankinnastaan taikka muusta sellaisesta sen ratkaistavissa olevasta valtion talousarviosta rahoitetusta tietohallintoa koskevasta hankinnasta, jolla on laajaa toiminnallista merkitystä tai joka on taloudelliselta arvoltaan merkittävä, sen on pyydettävä asiasta valtiovarainministeriön lausunto. Jos edellä tarkoitettu viranomainen haluaa poiketa valtiovarainministeriön lausunnosta, sen on saatettava asia hallinnonalansa ministeriön päätettäväksi Valtioneuvoston asetuksella voidaan antaa tarkempia säännöksiä tässä pykälässä tarkoitetuista hankinnoista ja valtiovarainministeriön käsittelymenettelystä lausuntoasiassa

Tietohallintolaki - lausuntomenettely Lausuntomenettely koskee tietohallintolain piiriin kuuluvien viranomaisten tietojärjestelmä- ja tietohallintohankkeita, jotka ovat joko viraston omia tai joita se rahoittaa. Hankkeilla tulee lisäksi olla laajaa toiminnallista merkitystä koskevat olennaisesti keskeisiä rekistereitä tai yhteisiä tietojärjestelmiä tai hankinnalla olisi muista vastaavista seikoista johtuen laajaa toiminnallista merkitystä Esimerkiksi tietosisältö tai rajapinta muuttuu oleellisesti tai muutokset koskevat useamman viraston välisiä yhteisiä prosesseja TAI ne ovat taloudelliselta arvoltaan merkittäviä hankinta-arvo vähintään 5 miljoonaa euroa Toiminnallisessa merkityksessä on huomioitava mahdolliset organisaatioiden väliset riippuvuuden, ei vain teknisellä tasolla, vaan myös toiminnallisella. Lausuntomenettelyn ohjeistusta tullaan päivittämään kevään 2013 aikana. Käytännössä yksi todennäköisesti huomioitava seikka on elinkaarikustannusarvion huomiointi pelkän hankintakustannuksen sijasta.

Lausuntomenettelyn kulku Raha-asiain- valiokunta Hallinnonalan ministeriö VM Hankkeen vastuu- organisaatio Käsittelee asiat, joissa ministeriön päätös poikkeaa VM:n lausunnosta 3 Saa tiedon, että omalta hallinnonalalta on menossa hanke VM:n lausunnolle Saa tiedoksi lausuntopyynnön ja arviointiraportin Saa tiedoksi VM:n lausunnon Käsittelee VM:n lausunnosta poikkeavan ehdotuksen ja neuvottelee VM:n kanssa 2 Saa hankkeen vas- tuuorganisaatiolta ennakkotiedon, että hanke tulossa lau- sunnolle Valmistelee hankkeesta lausunnon ja toimittaa sen hankkeen vastuu- organisaatiolle Neuvottelee hallinnonalan ministeriön kanssa Haluaa poiketa VM:n lausunnosta ja vie asian oman hallinnonalansa ministeriön ratkaistavaksi Käytännössä ministeriöllä on kuvassa esitettyä vahvempi rooli. On myös mahdollista että Hallinnonalan ministeriö on käynnistävä instanssi. Tunnistaa hankkeen kuuluvaksi lausunto- menettelyyn ja teettää hankkeesta arviointi- kehikon mukaisen arvioinnin Toimittaa VM:lle lausuntopyynnön sekä arviointiraportin liitteineen Toimittaa pyydettäessä lisätietoja Ottaa lausunnon huomioon edistäessään hanketta 1 = prosessin vaihtoehtoisia päättymispisteitä 1 2 3

IT –hankkeiden arviointi Tietojärjestelmähankkeiden onnistumisen tukemiseksi on luotu valtionhallinnon yhteinen arviointimenetelmä Arvioinnin tavoitteena on varmistaa, että toteutettavilla hankkeilla on onnistumisen edellytykset ja että tietojärjestelmäinvestoinneilla saavutetaan tavoiteltava vaikuttavuus, tuottavuus ja yhteentoimivuus Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta edellyttää, että merkittävistä tietojärjestelmähankkeista on ennen hankintaa pyydettävä valtiovarainministeriön lausunto. Lausuntoa varten hankkeista tulee tehdä yhteisen arviointikehikon mukainen arviointi ja arviointiraportti.

arviointikehikko

Johdanto kehikkoon Hallituksen ja talouspoliittisen ministeriövaliokunnan linjaukset 2009 IT-hankkeille tarvitaan yhtenäinen arviointimenetelmä Arviointitoiminnan kehittämishanke 2010 Arviointimallien pilotointi Ehdotus valtionhallinnon yhteiseksi tietojärjestelmähankkeiden arviointikehikoksi Arviointikehikko versio 1.0 julkaistu 06/2011 versio 2.0 julkaistu 09/2012 jatkokehitys kokemusten ja palautteen perusteella ”Tietohallintolaki” voimaan 1.9.2011 Vahvistaa VM:n roolia julkisen hallinnon ICT:n ohjauksessa Vahvistaa ministeriöiden roolia hallinnonalansa tietojärjestelmä-kehityksen ohjauksessa VM:n lausunto merkittävistä hankkeista (edellyttää hankearviointia)

Arvioinnin tarkoitus ja kohde Arvioinnin tavoitteena on varmistaa, että Suunnitelluilla tietojärjestelmäinvestoinneilla saavutetaan tavoiteltu vaikuttavuus, tuottavuus ja yhteentoimivuus Toteutettavilla hankkeilla on onnistumisen edellytykset Suunnittelussa on huomioitu valtionhallinnon kehittämislinjaukset, tietojärjestelmien yhteentoimisuus, kokonaistaloudellisuus sekä tietoturva VM suosittelee arvioimaan menetelmän avulla Kaikki tietojärjestelmähankkeet Sellaiset toiminnan kehittämishankkeet, joihin sisältyy tietojärjestelmän kehittämistä Lisäksi, arviointi mahdollistaa hankkeen hyötyjen jälkiseurannan Jälkiseuranta ei ole osana arviointikehikkoa Arviointi on hyödyllinen vaikka toteutus ei edellyttäisikään lausuntomenettelyä

Kehikon mukainen arviointi Kehikon mukainen arviointi on tarkoitettu tehtäväksi esiselvitysvaiheen jälkeen Toteutettavasta ratkaisusta ja sen toteutukseen liittyvästä kokonaisuudesta on olemassa vähintään alustava suunnitelma Tietohallintolaki edellyttää VM:n lausuntoa yli 5 M€:n tai muuten merkittävistä hankkeista ennen hankintaa Lausunnon edellytyksenä on arviointikehikon mukainen arviointi Merkittävä kohta on ”muut merkittävät hankkeet”, koska muuten huomio painottuu helposti tuohon 5M€ rajaan. Investointikustannuksen lisäksi tulee huomioida järjestelmän elinkaarikustannus, sillä joissakin tapauksissa alkuperäinen investointi on vain pieni osa elinkaarikustannusta. Arviointi kannattaa toteuttaa myös sellaisista hankkeista/projekteista jotka eivät Tietohallintolain mukaan edellytä VM:n lausuntoa. Arviointi on osa hyvää projekti- ja hankekulttuuria.

Arvioinnin kokonaiskuva Arviointi edellyttää että hankkeesta on saatavilla riittävästi tietoa Riittävän laaja esiselvitys on tehty Täytetään arviointilomake Suoritetaan arviointi Tarvittaessa ulkoisten arvioijien toimesta Suoritetaan lausuntomenettely Kaikki arvioitavat hankkeet eivät edellytä lausuntomenettelyä Hankearviointiprosessin yleiskuva: Todetaan tarve arvioinnille Hanke täyttää lomakkeen Arvioijat täyttävät lomakkeen Lausunto Menettely

Arviointiraportti Täytetty arviointilomake (+ liitteet) = Arviointiraportti Arviointilomakkeeseen (arviointikehikkoon) kuvataan asiat tiivistetysti, tarkemmat kuvaukset liitteiksi Arviointilomakkeessa on eroteltu Kuvattavat asiat (hanke täyttää) Arvioitavat asiat (arvioijat täyttävät) Etusivu, jossa hankkeen perustiedot ja arvioinnin yhteenveto Keskeiset havainnot Suositukset jatkotoimenpiteiksi Arviointilomake ja ohjeita: http://www.julkict.fi/arviointi

Arviointikehikon osa-alueet tiivistettynä Perustiedot Miksi hanke on käynnistetty ja mistä siinä on kyse? Mitä on tarkoitus saada aikaiseksi? 1. Vaikuttavuus ja asiakashyödyt Mitä vaikuttavuus- ja asiakashyötyjä hankkeella tavoitellaan? Miten hyödyt realisoidaan? 2. Tehokkuus, Tuottavuus, Taloudellisuus Mitä tehokkuushyötyjä hankkeella tavoitellaan? Onko laadittu elinkaaren aikainen kustannus-hyötyanalyysi? 3. Osaaminen ja resursointi Onko hankkeella riittävästi osaamista ja resursseja? Miten tarvittavaa osaamista kehitetään? 4. Yhteentoimivuus Mitkä ovat hankkeessa keskeiset yhteentoimivuuden tarpeet ja miten ne on suunniteltu ratkaistavan? 5. Toteutettavuus Onko hanke kokonaisuutena valmisteltu ja suunniteltu siten, että sen läpiviennillä on onnistumisen edellytykset?

1. Vaikuttavuus ja asiakashyödyt Mitä kuvataan Mitä arvioidaan Tavoiteltava yhteiskunnallinen vaikuttavuus, esim. Palvelujen laadun paraneminen, hyödyt asiakkaalle Hallinnollisen taakan väheneminen Hyötyjen realisoiminen Mahdolliset ei-toivotut vaikutukset Onko vaikuttavuustavoitteet ja asiakashyödyt tunnistettu? Onko hyötyihin mahdollisesti liittyvät oletukset tai epävarmuus- tekijät tunnistettu? Onko hyötyjen realisoimiseksi tarvittavat toimenpiteet tunnistettu ja suunniteltu?

2. Tehokkuus, Tuottavuus, Taloudellisuus Mitä kuvataan Mitä arvioidaan Prosessien tehostuminen Taloudelliset hyödyt Kustannukset Hyötyjen realisoiminen Hankkeen rahoitus Onko hankkeella tavoiteltavat tehokkuushyödyt tunnistettu? Onko hankkeesta laadittu kustannus-hyötylaskelma, jossa on esitetty taloudelliset hyödyt ja hankkeen kokonaiskustannukset? Onko hyötyjen realisoimiseksi tarvittavat toimenpiteet tunnistettu ja suunniteltu? Onko hankkeen rahoitus kunnossa?

3. Osaaminen ja resursointi Mitä kuvataan Mitä arvioidaan Tarvittava osaaminen hankkeen aikana ja sen jälkeen Hankkeen resursointi Onko hankkeen aikaiset ja sen jälkeiset osaamistarpeet tunnistettu? Onko mahdollisten osaamis- vajeiden täyttämiseksi olemassa suunnitelma? Onko hankkeen resursointi suunniteltu ja onko se hankkeen laajuuteen nähden tarkoituksen- mukaisella tasolla?

4. Yhteentoimivuus Mitä kuvataan Mitä arvioidaan Yhteentoimivuuden tarpeet ja kuvaukset Miten huomioitu Yhteiset arkkitehtuuri- periaatteet Yhteiset arkkitehtuurit Organisaation kokonais- arkkitehtuuri Yhteentoimivuuden näkökulmat: Toiminta-arkkitehtuuri Tietoarkkitehtuuri Tietojärjestelmäarkkitehtuuri Teknologia-arkkitehtuuri Onko hankkeessa tunnistettu oleelliset organisaation ulkoiset sekä sisäiset yhteentoimivuuden tarpeet? Onko suunniteltu, miten ne ratkaistaan? Onko arkkitehtuurikuvaukset tehty ja ovatko ne menetelmän (JHS 179) mukaisia? Onko yhteiset arkkitehtuuriperiaatteet ja arkkitehtuurit huomioitu ja hyödyn- netty? Onko hanke linjassa oman organisaa- tion kokonaisarkkitehtuurin kanssa?

5. Toteutettavuus Mitä kuvataan Mitä arvioidaan Riippuvuudet muuhun kehittämiseen Hankkeen valmistelu ja suunnittelu Hankkeen ohjaus Lainsäädäntö Riskit Tietoturva Onko riippuvuudet muuhun kehittämiseen tunnistettu? Onko hankkeen rajaus selkeä? Onko hankkeesta olemassa kokonaissuunnitelma? Onko hankkeen ohjausmalli ja organisointi suunniteltu? Onko tunnistettu keskeiset sidosryhmät ja suunniteltu niiden osallistuminen? Onko yhteydet lainsäädäntöön tunnistettu? Onko riskit tunnistettu? Onko tietoturva-asiat huomioitu?

Arviointikehikon tukimateriaali – kustannus/hyötyanalyysi VM on tuottanut mallipohjan kustannus-/hyötyanalyysin suorittamisen tueksi (arviointikehikon osio 2)

Arviointikehikon tukimateriaali – kustannus/hyötyanalyysi Kustannus-hyötyanalyysin keskeinen sisältö Kehityshankkeen vaikutukset toimintaan Tavoiteltavat hyödyt ja niiden realisointi Arvio kustannuksista

Arviointikehikon tukimateriaali – kustannus/hyötyanalyysi 1 Kehityshankkeen vaikutukset toimintaan Mitä toiminnan muutoksia hankkeella/projektilla on tarkoitus saada aikaiseksi? Jos hanke kuuluu johonkin suurempaan kehittämis- kokonaisuuteen, niin mitkä ovat sen tavoitteet ja miten kyseinen hanke liittyy niiden toteutumiseen? Mitä muita sidonnaisia hankkeita tai kehittämistoimen- piteitä mahdollisesti tarvitaan, jotta kehittämiselle asetetut tavoitteet voidaan saavuttaa?

Arviointikehikon tukimateriaali – kustannus/hyötyanalyysi 2 Tavoiteltavat hyödyt ja niiden realisointi Mitä konkreettisia hyötyjä hankkeella tavoitellaan? Taloudelliset hyödyt (tuottavuushyödyt) Uuudet tai lisääntyvät tuotot, Säästöt subst. toiminnan tehostumisesta (henkilötyö), Säästöt ICT-toiminnasta. Poistuvat tai alenevat ICT- tai muut kustannukset (nykyisten järjestelmien kehitys ja ylläpito, mahdolliset päällekkäisyydet tms.) Muut säästöt (materiaalit, logistiikkakustannukset tms.) Ei-taloudelliset hyödyt Asiakkaalle näkyvä prosessin tehokkuus ja laatu (esim. läpimenoaika, virheettömyys, asiakaskokemus) Henkilöstön kokemat hyödyt (työtyytyväisyys) Muut ei-taloudelliset hyödyt

Arviointikehikon tukimateriaali – kustannus/hyötyanalyysi 2 Tavoiteltavat hyödyt ja niiden realisointi Hyötyjen realisoimiseen tarvittavat erityiset toimenpiteet ml. lainsäädännölliset, hallinnolliset tai rakenteelliset näkökohdat Kenelle hyödyt kohdistuvat, kuka vastaa niiden toteutumisesta Milloin hyödyt alkavat realisoitua Millä mittareilla / tunnusluvuilla hyötyjen toteutumista voidaan arvioida ja seurata Hyötyarvioiden taustalla olevat keskeiset oletukset (esim. oletus palvelun käytön volyymeistä tai sellaiset tekijät, jotka )

Arviointikehikon tukimateriaali – kustannus/hyötyanalyysi 3 Arvio kustannuksista Ratkaisun koko elinkaaren kustannukset Kehittämiskustannukset Käyttöönoton kustannukset Käyttö- ja ylläpitokustannukset Käytöstä poiston kustannukset Kenelle kustannukset kohdistuvat; miten kehittäminen, käyttö ja ylläpito rahoitetaan Esisuunnitteluvaiheessa on oleellista tunnistaa investoinnin suuruusluokka, luvut tarkentuvat myöhemmin

HARJOITUS

Harjoitus Harjoituksen tarkoituksena on tutustua arvioinnin ja arviointilomakkeen sisältöön ja arvioinnin logiikkaan, erityisesti yhteensopivuus näkökulman kautta Harjoituksessa hyödynnetään arviointikehikkoa ja keissi-esimerkkiä

Harjoitus Keskity kehikon kohtaan 4 ja siellä oleviin arviointikysymyksiin Kohdenna kysymykset esisuunnitteluvaiheessa olevaan esimerkki-keissin, jossa kuvataan projektin päättyessä tavoiteltavaa lopputulosta (kirjaston etälainauspalvelu) Mikäli vastauksia keissi-kuvauksessa ei löydy, niin mitä olisi pitänyt huomioida keissi-esimerkin kuvauksessa, jotta se vastaisi kokonaisarkkitehtuurin mukaisiin yhteensopivuutta koskeviin vaatimuksiin.

Esimerkkejä arviointimalleista ja työkaluista – Kehittämishankkeiden ohjausmalli (FEAR, Jyväskylän yliopisto) https://www.jyu.fi/it/laitokset/titu/projektit/kaynnissa/fear/tulokset/FEAR-ohjausmalli.pdf

Lisätietoja arviointikehikosta ja hankkeiden arviointi-/lausuntomenettelystä Valtiovarainministeriö Julkisen hallinnon ICT-toiminto http://www.julkict.fi/arviointi Neuvotteleva virkamies Toni Äikäs puh. 02955 30167 etunimi.sukunimi@vm.fi