Dynasty –asiakirjahallinta ja hallinnon raportointi 28.10.2016 Antti Laurikainen Tietohallinto

Tiedolla johtaminen ja asiakirjahallinto Tiedolla johtamisen näkökulma varsin uutta asiakirjahallinnossa Otettu huomioon kunnolla vasta asianhallinnan viitearkkitehtuurissa (valmistunut 13.2.20116) ”Tiedolla johtaminen tarkoittaa toimintatapoja, joilla jalostetaan tietoa ja hyödynnetään sitä organisaation toiminnan johtamisessa. Kuntaorganisaation johtamisessa tarvitaan tietoa kunnan omasta toiminnasta, kunnan toimintaympäristöstä ja sen muutoksista. Asianhallinnassa syntyvää ja siellä hallittua tietoa tulee koota ja jalostaa johtamisen tarpeisiin”. Taloushallintoon, tuotantotalouteen liittyvä 26.12.2018 www.esshp.fi

Tiedolla johtamisen reunaehtoja Asianhallinnassa käsiteltävän tiedon hyödyntämien tiedolla johtamisessa edellyttää, että tieto on sopivassa muodossa ja saatavilla Yhdenmukaiset luokittelut ja koodistot Yhteiset tietovarannot Edistystä myös asiakirjahallinnon alalla tapahtunut Tiedon saatavuus ja yhdisteltävyys parantunut sähköisen käsittelyn ja säilyttämisen myötä. Kansalliset luokitukset, tietomallit, suositukset, viitearkkitehtuurit yms. Paljon uutta myös tulossa 26.12.2018 www.esshp.fi

Asiakirjahallinta Essotessa Essoten asianhallintajärjestelmässä käsitellään kaikki tärkeimmät hallinnolliset asiat ja tehdään päätökset Essotessa käytössä Dynasty-asianhallintajärjestelmä, joka sisältää mm. seuraavat osiot: Asianhallinta Viranhaltijapäätökset Kokoushallinta Sopimukset Tähän mennessä Dynastyssa käsiteltävää tietoa ei ole kuitenkaan pystytty hyödyntämään täysimääräisesti johtamisen tukena Dynastyn omat raportointiominaisuudet puutteellisia, hankalakäyttöisiä eivätkä tue tiedolla johtamisen ajattelutapaa 26.12.2018 www.esshp.fi

Dynasty-raportoinnin kehittäminen Essotessa Essotelle rakennetaan uusi Dynasty-raportointipohja, jolla Dynastyn sisältämä tietopotentiaali saadaan aiempaa tehokkaampaan käyttöön Raportointialustaksi valittu Power BI –tiedolla johtamisen ja raportoinnin työkalu Monipuolinen ja helppokäyttöinen sovellus, joka sopii muuhunkin raportointiin 26.12.2018 www.esshp.fi

Dynasty-raportoinnin kehittämisen aikataulu Uuden raportointipohjan käyttöönottoprojekti parhaillaan käynnissä Pidetty toimittajan kanssa työpaja, jossa määritelty Essoten raportointitarpeet  Toimittaja työstää määrittelyiden pohjalta raportointipohjan Tavoitteena on, että uusi raportointialusta valmis tammikuussa 2017 26.12.2018 www.esshp.fi

Uuden raportointialustan hyödyt Visuaaliset ja vuorovaikutteiset koonti-näkymät  porautuminen tietoon helppoa Mahdollistaa uusia näkökulmia Dynasty-raportointiin Eri toimijoiden välinen vertailu Käsittely- ja tavoiteaikojen seuraaminen Suurempien tietokokonaisuuksien hahmottaminen ja jäsentely aiempaa helpompaa 26.12.2018 www.esshp.fi

Dynasty raporttien keskeiset kohderyhmät Essoten johto ja esimiehet Toimintaprosessien kehittäminen ja valvonta Sisäinen tarkastaja ja tarkastuslautakunta Toiminnan laillisuuden valvonta Asiakirjahallinnon tehtävissä työskentelevät Asianhallinnan kehittäminen yhdessä prosessien omistajien kanssa 26.12.2018 www.esshp.fi

Dynasty Power BI raportin sisältö Seuraavaksi kuvia Innofactorin valmiista Dynasty-raportointipohjasta. Essotelle tulee käyttöön kaikki valmiin mallipohjan mukaiset ominaisuudet ja lisäksi ihan meitä varten räätälöityjä lisäominaisuuksia 26.12.2018 www.esshp.fi

Avatut asiat Avattujen asioiden lukumäärän kehitys Yksiköittäin Toimenpidetyypeittäin Asioiden käsittelijöiden määrä eri yksiköissä, käsitellyt asiat per käsittelijä 26.12.2018 www.esshp.fi

Asioiden käsittelyajat Ovatko käsittelyajat muuttuneet esim. toimintaprosesseissa tapahtuneiden muutosten jälkeen 26.12.2018 www.esshp.fi

Toimenpiteet Toimenpiteiden lukumäärän kehitys valitulla vertailujaksolla Toimenpiteiden käsittelyajat Eri vuosina Yksiköittäin Toimenpidetyypeittäin Käsittelijöittäin Tietyn ajanjakson toimenpiteet ja miten näiden käsittelyajat jakautuvat Toimenpiteitä: Vireilletulo, valmistelu/käsittely, päätöksenteko, muutoksenhaku, tiedoksianto 26.12.2018 www.esshp.fi

Tavoiteajat Asioille tai toimenpiteille voidaan lisätä tavoiteaikoja. Tälllöin saadaan uusia näkökulmia: Mitkä yksiköt ovat pysyneet käsittelyajoissa? Millainen kehityssuunta on ollut? Mihin toimenpiteisiin kuluu merkittävästi enemmän aikaa kun on arvioitu? 26.12.2018 www.esshp.fi

Yksikkö Yksittäisen yksikön toiminnan tarkastelu Miten paljon asioita käsitelty? Miten käsittelyaika on jakautunut eri toimenpiteiden ja käsittelijöiden kohdalla? 26.12.2018 www.esshp.fi

Yksiköiden vertailu Yksiköitä voidaan vertailla keskenään: Asioiden käsittelyaikojen keskiarvo Käsitellyt asiat per työntekijä Tavoiteajoissa pysyminen Mitkä yksiköt käsittelevät eniten oikaisuvaatimuksia? testi 26.12.2018 www.esshp.fi

Essote-kohtaisia räätälöintejä Innofactorin valmis Dynasty-raportointipohja kata kaikkia Essoten raportointitarpeita  Tarvitaan muutamia Essote-kohtaisia lisäyksiä Sopimukset valitulla ajanjaksolla Yksiköittäin, vastuuhenkilöittäin, sopimustyypeittäin Viranhaltijapäätökset valitulla ajanjaksolla Yksikoittäin, viranhaltijoittain, päätöstyypeittäin Sopimukset , joita ei ole allekirjoitettu; Sopimukset , joille ei ole määritelty vastuuhenkilöä 26.12.2018 www.esshp.fi