Lähde: Lööw, Monica (2002) Onnistunut projekti. Tietosanoma Oy. Helsinki. Tutkimuspäällikkö Jari Kaivo-oja PROJEKTIEN HALLINNASTA

2 TAUSTAA PROJEKTIMUOTOISESTA TYÖSKENTELYSTÄ -VAATIMUS NOPEASTA JA MÄÄRÄTIETOISESTA TOIMINNASTA LISÄÄNTYNYT -TYÖTEHTÄVIEN NOPEA VAIHTUMINEN -JOUSTAVUUSVAATIMUKSET LISÄÄNTYNEET -ERIKOISOSAAMINEN JA PÄTEVYYS SOPIVIMPAAN KÄYTTÖÖN PROJEKTIMUOTOISEN TYÖSKENTELYN KAUTTA -VIESTINTÄ, ONGELMANRATKAISUTAIDOT, RISTIRIITOJEN SOVITTELU, KUUNTELU, ELÄYTYMINEN JA ARVOJEN JA NORMIEN MERKITYS KESKEISIÄ

3 PROJEKTITOIMINNAN PERUSIDEOITA -PROJEKTILLA TÄYTYY OLLA TILAAJA -PROJEKTI ON AINA AJALLISESTI JA LAAJUUDELTAAN RAJATTU -PROJEKTI ALKAA JA PÄÄTTYY -PROJEKTILLA TÄYTYY OLLA TAVOITE JA RAJATUT RESURSSIT -ASIOIDEN JA TOIMENPITEIDEN DOKUMENTOINTI ON TÄRKEÄÄ -PROJEKTI ON YLEENSÄ OSA TAVOITEOHJAUSTA ORGANISAATIOSSA

4 PROJEKTIN KUVAUS -KUKA JOHTAA PROJEKTIA? -PROJEKTIKOKOUKSET, MILLOIN? -AIKATAULUTUS, MITEN EDETÄÄN? -JATKUVA TIEDOTTAMINEN ASIANOMAISILLE, KENELLE TIEDOTETAAN? -VÄLITAVOITTEET JA TARKISTUSPISTEET, MILLOIN ARVIOIDAAN ONNISTUMISTA? -TOIMENPIDESUUNNITELMAT, JOTKA KERTOVAT KUKA TEKEE JA MITÄ? -TÖIDEN JA VASTUIDEN JAKO PROJEKTIN KULUESSA, KUKA VASTAA? -PROJEKTIN SISÄLTÖ JA PAINOPISTEET, MITÄ TEHDÄÄN?

5 MITÄ TARVITAAN ONNISTUNEESEEN PROJEKTIIN? -PROJEKTITYÖN SELKEÄ JÄSENNYS -KOKOPÄIVÄTOIMINEN VASTUUHENKILÖ ELI PROJEKTIPÄÄLLIKKÖ -YMMÄRRETTÄVÄ TOIMEKSIANTO -INNOSTUNEET TYÖNTEKIJÄT -KAIKILLE YHTEISET TAVOITTEET -SELVÄSTI ILMAISTUT ODOTUKSET, ROOLIT JA TYÖNJAKO -OSALLISTUJIEN ARVOJEN HUOMIOIMINEN

6 MITÄ TARVITAAN ONNISTUNEESEEN PROJEKTIIN? -HYVÄ SUUNNITTELU JA HYVÄT SUUNNITELMAT -TAVOITTEIDEN JÄSENTELY JA JAKAMINEN OSATAVOITTEIKSI -TAVOITTEIDEN MUOKKAUS -JATKUVA TIEDOTTAMINEN JA PEREHDYTTÄMINEN -LAADUKKAAT PÄÄTÖKSENTEON POHJATIEDOT (ESIM. ENVIRONMENTAL SCANNING- TIEDON- HALLINTA) -TULOSTEN SEURANTA JA EVALUOINTI

7 PROJEKTITYÖN ANSAT -PUUTTEELLINEN SUUNNITTELU -YHTEISHENKEÄ EI OLE RIITTÄVÄSTI LUOTU -PROJEKTI ON LIIAN SEKAVA -KOORDINAATION JA SEURANNAN PUUTE PROJEKTIN KULUESSA -PROJEKTIPÄÄLLIKKÖ EI KYKENE INNOSTAMAAN JA MOTIVOIMAAN PROJEKTIIN OSALLISTUJIA -PROJEKTIA EI OLE RAJATTU RIITTÄVÄN SELVÄSTI -PROJEKTIPÄÄLLIKÖN ON VAIKEA SANOA “EI” -PROJEKTIRYHMÄSSÄ ON LIIAN SAMANLAISIA IHMISIÄ -PROJEKTI ON LIIAN ISO

8 PROJEKTIN TYYPILLINEN RAKENNE PROJEKTI- IDEA PROJEKTI- EHDOTUS PROJEKTIN KÄYNNISTYS JA TOTEUTUS ESISELVITYS SEURANTA PROJEKTIN PÄÄTTÄMINEN PROJEKTI- SUUNNI- TELMA TOIMEKSIANTO VALMIS ESISELVITYS- RAPORTTI HYVÄKSYTTY PROJEKTI- SUUNNITELMA LOPPURAPORTTI VALMIS SEURANTA TEHTY

9 PROJEKTIORGANISAATIO OHJAUSRYHMÄ PROJEKTIPÄÄLLIKKÖ PROJEKTIRYHMÄ TYÖ- RYHMÄ TYÖ- RYHMÄ TYÖ- RYHMÄ TUKI- RYHMÄ

10 PROJEKTIPÄÄLLIKÖN ROOLIT -INNOSTAJA -NEUVOTTELIJA -KESKUSTELUN VETÄJÄ -KOORDINOIJA -ONGELMANRATKAISIJA -HARJOITUSVASTUSTAJA -JOHTAJA/VALMENTAJA -PROJEKTIN ASIAMIES -TIEDOTTAJA

11 TYYPILLISIÄ PROJEKTIPÄÄLLIKÖN TEHTÄVIÄ -TYÖN JOHTAMINEN JA JAKAMINEN -PROJEKTI- JA TUKIRYHMÄN KOOLLEKUTSUMINEN -PROJEKTISUUNNITELMAN TAI -SUUNNITELMIEN LAATIMINEN -VASTUU PROJEKTIN TAVOITTEIDEN SAAVUTTAMISESTA -RAPORTOINTI OHJAUSRYHMÄLLE -SEURANTA JA TARKISTUSTOIMENPITEET

12 ENNEN PROJEKTIA MIETITTÄVIÄ ASIOITA…. -TAVOITE JA AIKATAULU -MAHDOLLISET TOIMENPITEET JA RESURSSIT -SELKEÄ RAJAUS, KENELLE SUUNNATTU?, MITEN TARKKAA RAPORTOINTIA TARVITAAN JNE. -PROJEKTIN JUURRUTTAMINEN ORGANISAATIOON, TIEDOTTAMINEN JA MARKKINOINTI -PÄÄTÖKSENTEKOJÄRJESTYS, VALTUUDET, MANDAATIT, VASTUUT -AJANKÄYTTÖ, TAVANOMAINEN TYÖ VS. PROJEKTITYÖ -KARKEA AIKATAULU -MAHDOLLISET YHTEISTYÖKUMPPANIT

13 PROJEKTITYÖN ONGELMAN- RATKAISUSTRATEGIOITA -VARMISTA PROJEKTILLE SELKEÄ TOIMEKSIANTO -PILKO ISOT PROJEKTIT OSAPROJEKTEIKSI -VAADI ETTÄ PÄÄSET VAIKUTTAMAAN PROJEKTIRYHMÄN KOKOONPANOON -VALITSE YHTEISKUMPPANEITA JOTKA OVAT MOTIVOITUNEITA JA LUOTETTAVIA -PYRI PITÄMÄÄN PROJEKTIN YDINRYHMÄ 4-8 HENGEN VAHVUISENA -PYRI SAAMAAN TUKIRYHMÄÄN ERILAISIA IHMISIA JA ERI LUONTEEN OMAAVIA PARTNEREITA -KÄYTÄ AIKAA PROJEKTIN YHTEISHENGEN LUOMISEEN!

14 MITEN LUOT YHTEISHENKEÄ? -MUISTA, YHTEISHENKEÄ EI OLE YLEENSÄ KOSKAAN LIIKAA -MIETITÄÄN YHDESSÄ YHTEINEN LOGO JA NIMI PROJEKTILLE -LAADITAAN YHTEISET TAVOITTEET, MYY IDEASI! -PROJEKTIPÄÄLLIKKÖ TOIMII ESIKUVANA -RYHMÄN KEHITTÄMINEN TIETOISESTI (ODOTUKSET, TEHTÄVIEN JA VASTUIDEN JAKO, PELISÄÄNNÖT) -MYÖNTEISEN PALAUTTEEN ANTAMINEN -ASIANTUNTIJUUDEN AITO KUNNIOITUS -LUODAAN RIITTÄVÄ HAASTEELLISUUS OSALLISTUJILLE -NS. KULMINAATIOPISTEET PROJEKTISSA HUOMIOIDAAN (ESIM. PIENI JUHLA)

15 IDEOIDEN MYYMINEN PROJEKTISSA -PROJEKTIN ONNISTUMISEN EDELLYTYS ON ETTÄ PROJEKTIN IDEA ON HYVÄKSYTTY SIDOSRYHMIEN PIIRISSÄ -MUISTA ETTÄ HUOLELLINEN VALMISTAUTUMINEN ON MENESTYKSEN EDELLYTYS -KUUNTELE IHMISIÄ JA REKISTERÖI HEIDÄN PALAUTTEENSA -JÄSENNÄ ESITYKSIÄSI HUOLELLA -TUTUSTU YHTEISTYÖKUMPPANEIHIN RIITTÄVÄN HYVIN (TAUSTA, MOTIVAATIO, KYVYT JNE.) -SAMAISTU PARTNEREIDEN TILANTEISIIN -ÄLÄ HERMOILE, AKTIVOI IHMISIÄ -ESITYKSEN ALKU JA LOPPU OVAT RATKAISEVIA