Työelämäyhteistyön tiedonhallinnan kehittäminen Vaiheet, työkalut ja roolit Case Sedu, Primus ja Työ tekijäänsä opettaa -hanke

1. Nykytilan kartoitus – mitkä ovat kehittämistä vaativat kohteet? Mitä erilaisia virallisia rekistereitä on käytössä? Kuka vastaa ylläpidosta Mitkä ovat pääasialliset käyttäjäryhmät Mille alustalle tiedonhallinta on rakennettu Onko tieto hyödynnettävissä virallisiin raportteihin, markkinoinnin tueksi jne. Nykyisen toimintatavan edut ja puutteet Mitä erilaisia epävirallisia rekistereitä on käytössä? Halutaanko epävirallisesti kerätty tieto jakaa yleiseen käyttöön Jos ei, niin mistä syystä?

2. Suunnittelu - mitä tietoa halutaan dokumentoida? Mikä tieto on välttämätöntä yhteistyön kannalta, mikä kehittämisen kannalta tärkeää, mikä epäoleellista ja mikä ”kiva tietää” –tyyppistä. Erilaisia osa-alueita: Puitesopimuksen edellyttämät tiedot Työpaikalla tapahtuvaan oppimiseen liittyvät tiedot Työpaikkaohjaajiin liittyvät tiedot Työpaikan ja oppilaitoksen muuhun yhteistyöhön liittyvät tiedot Mihin tieto tallennetaan?

3. Ketkä ovat tiedon käyttäjiä? Opiskelijat Työelämä Opettajat Johto ja päälliköt Markkinointi Virallisten raporttien laatimisesta vastaavat hallinnon työntekijät Kehittämistiimit ja työryhmät Mitä enemmän järjestelmällä on erilaisia käyttäjäryhmiä, sitä enemmän on myös teknisiä vaatimuksia.

5. Miten kerätään puuttuvaa tietoa? 1.Sähköiset kyselyt Helppo lähettää suurelle porukalla. Koskaan ei tavoiteta kaikkia, mutta aina saadaan jonkin verran vastauksia. Voidaan kysellä pieniä osa-alueita kerrallaan  nopeasti vastattavat kyselyt eivät rasita työpaikan arkea 2.Työssäoppimisen ohjauskäyntien yhteydessä Toteuttajina työssäoppimista ohjaavat opettajat Saadaan ajantasaiset tiedot juuri sillä hetkellä aktiivisista yhteistyökumppaneista 3.Täsmäiskut Kumppanuusryhmät ja muut työelämätapaamiset Työpaikkaohjaajakoulutukset

Case Koulutuskeskus Sedu ja työelämäyhteistyön tiedonhallinnan toteuttaminen Primus opiskelijahallintojärjestelmään osana Työ tekijäänsä opettaa hanketta. Toteutusaika elokuu-joulukuu 2015

Lähtötilanne Työelämäyhteistyön yhteystietorekisteri luotu excel-taulukkoon oppilaitoksen ja työpaikan välisen puitesopimuksen tietojen perusteella. Yli 2000 yhteystietoa. Kertyneistä tietueista joka viides puutteellinen tai vanhentunut. Henkilökunnan saatavilla KK Sedun intra-netissä. Vaikeasti hyödynnettävissä. 450 vanhentunutta tai väärää sähköpostiosoitetta. Sedu Aikuiskoulutuksen puolella käytössä asiakkuudenhallintajärjestelmä (CRM) Tavoite liittää työelämäyhteistyön rekisteri osaksi käyttöön otettavaa opiskelijahallintojärjestelmää (Primus).

Prosessi – mitä on tehty hankkeen aikana? 1.Kehittämistiimin kokoaminen ja nykytilanteen kartoitus. Mitä tietoa tallennetaan nyt ja miten sitä hyödynnetään? 2.Ensiajatus siitä, mitä tietoa olisi syytä kerätä työelämäyhteistyön kehittämiseksi 3.Kartoitus: Miten toimivat muut koulutuksenjärjestäjät, jotka käyttävät Primusta työelämäyhteistyön tiedonhallinnan järjestelmänä?  Hyviä vinkkejä ympäri maata. Lopputuloksena päätös lähteä Oulun seudun ammattiopistoon benchmarking-reissulle. 4.Selvitys: Kannattaako/voidaanko hyödyntää Sedu Aikuiskoulutuksen CRM-järjestelmää? Ei yksiselitteistä vastausta  Aletaan suunnittelemaan Primuksen hyödyntämistä tiedonhallinnan välineenä 5.Suunnitelma tiedon keräämisestä. Miten saamme tietoa tehokkaasti, mutta ei liikaa työelämäkumppaneita rasittaen? 6.Järjestelmän räätälöinti vastaamaan tarpeita. Kaikelle kertyvälle tiedolle on oltava olemassa yksiselitteinen tallennuspaikka. 7.Tiedonkeruu alkaa. Kaikki olemassa olevat työelämäkumppanit saavat täytettäväkseen lyhyen sähköisen kyselyn, jonka pääasiallisena tavoitteena on päivittää puitesopimuksessa olevia tietoja.

Miten työ jatkuu? Yritystasoisten tietojen kerääminen jatkuu. Kertyvät tiedot siirretään yhteistyörekisteriin asiakaskorteiksi ja niissä olevat tiedot merkitään päivitetyiksi. Työssäoppimispaikkakohtainen ja työpaikkaohjaajakohtainen tiedonkeruu alkaa. Toteutus sekä sähköisin kyselyin että opettajien toimesta työssäoppimisen ohjauskäyntien yhteydessä. Tiedonkeruuta varten laaditaan helppokäyttöiset ja yksiselitteiset lomakkeet Tietoa kertyy ensimmäisenä juuri niistä paikoista, jotka ovat sillä hetkellä ajankohtaisia työssäoppimispaikkoja. Järjestelmä otetaan käyttöön syksyllä Tiedonkeruu ja päivittäminen jatkuu normaalina toimintana aina työssäoppimisen ohjauskäyntien yhteydessä.