Laadunvarmistusjärjestelmä LVJ 07_2008 / KEK

Oman toiminnan tietoisesta kehittämisestä, toimintatavoista, Mistä tässä on kysymys ? Oman toiminnan tietoisesta kehittämisestä, toimintatavoista, TKK-tavasta toimia, ja toiminnan laadun varmistamisesta 07_2008 / KEK

Taustalla Bolognan prosessi * Korkeakoulutuksen kansainvälistyminen, kaupallistuminen ja liikkuvuuden lisääntyminen * Euroopan korkeakoulutusalueen (EHEA) luominen vuoteen 2010 mennessä Prosessin kuusi tavoitetta; 1. ymmärrettävät tutkintorakenteet 2. yhdenmukaiset tutkintorakenteet (BA / MA) 3. opintojen mitoitusjärjestelmien käyttöönotto 4. liikkuvuuden lisääminen 5. laadunarvioinnin eurooppalainen ulottuvuus 6. korkeakoulutuksen eurooppalainen ulottuvuus (verkostoituminen) 07_2008 / KEK

Arvioinnit Yliopistolain mukaan; Yliopistojen tulee arvioida koulutustaan, tutkimustaan ja taiteellista toimintaansa ja niiden vaikuttavuutta. Yliopistojen on myös osallistuttava ulkopuoliseen toiminnan arviointiin. Yliopistojen tulee julkistaa järjestämänsä arvioinnin tulokset. (5§) 07_2008 / KEK

Laatutyöllä lisätään kokonaisuuden hallintaa luodaan läpinäkyvyyttä organisaatioon (tiedon lisääminen, organisaation muistin lisääminen, vuorovaikutus, ymmärryksen lisääminen) lisätään kokonaisuuden hallintaa selkeytetään rooleja ja vastuita edistetään hyviä käytänteitä vahvistetaan sidosryhmien luottamusta Laatutyö on = organisaation tietoista kehittämistä (toiminnanohjaus) = toiminnan jatkuvaa parantamista 07_2008 / KEK

TKK:n laatutoiminnan historiaa 1990-luvun lopulla useita henkilöstökoulutuksen tilaisuuksia, joissa todettiin tarve yksiköiden toimintojen selkeyttämiseen ja yhdenmukaistamiseen -> Tavoitteeksi asetettiin yhdenmukaisten käytäntöjen (best practices) luominen ja saattaminen kaikkien saataville sekä parannetaan niitä toimintoja, jotka (pahiten) ontuvat 2001-02 Pilottitoimintaa, laatukoulutuspäiviä 2002-04 Pilottiryhmien työn pohjalta laadittiin verkkosivuille seuraavat menettelyohjeluonnokset: yksikön organisaatio, laadunhallinta, työntekijän vastaanotto ja perehdyttäminen, projektitoiminta, raportointi ja julkaiseminen 2005 perustettiin laatutoimikunta valmistelemaan TKK:n laatujärjestelmää ja auditointiin osallistumista 2006-2007 LVJ:n rakentamista, työryhmiä eri toiminta-alueilta, infoja , koulutustilaisuuksia, yksiköiden laaturinki, valmistautuminen KKA:n auditointiin 07_2008 / KEK

Laatuympyrä PDCA Toiminnan- kehittämis- systematiikka Suunnittele KEHITÄ (tee tarvittavat parannukset); Arviointitulosten perusteella toimenpiteitä, hyvien käytänteiden hyödyntäminen, uusien tavoitteiden asettaminen SUUNNITTELE (mitä teet); Toiminta-ja taloussuunitelmat, strategia, opetussuunnitelmat, opetuksen kehittämissuunnitelma Toiminnan- kehittämis- systematiikka Suunnittele toiminta tavoitteiden mukaan Arvioi, mittaa ja tee johtopäätökset Toteuta suunnitelmien Paranna ja kehitä toimintaa TOTEUTA (tee se mitä suunnittelit); Toimintatavat, prosessikuvaukset tietojärjestelmät, työkalut, Mittarit, palautteen keruu, tilastointi, opinto-oppaat ARVIOI, TARKISTA (kuinka hyvin onnistuit); Mittaristojen hyödyntäminen Itsearvioinnit, opiskelija- palaute, ulkoinen arviointi 07_2008 / KEK

Mitä LVJ:llä tarkoitetaan ? Laadunvarmistusjärjestelmä (LVJ), quality assurance system, kattaa niin laadun hallinnan kuin laadun kehittämisen. LVJ viittaa kokonaisuuteen, joka muodostuu organisaatiosta, vastuunjaosta, menettelytavoista, prosesseista ja resursseista. (KKA) Eli LVJ on menettelytapojen ja prosessien kokonaisuus, joilla turvataan ja kehitetään korkeakoulun, sen järjestämän koulutuksen ja muun toiminnan laatua 07_2008 / KEK

L V J Laadun- varmistus- järjestelmä Lähde:KKA Millaista laatua tavoitellaan? Huippulaatua, tasalaatua, asiakaslaatua? Kustannustehokkuutta tai toiminnan aikaansaama muutosta? Millä menettelytavoilla/prosesseilla/ mittareilla/ohjeilla/toimintatavoilla tunnistetaan hyvä/riittämätön laatu? Millainen kokonaisuus laadun hallinnan ja kehittämisen menetelmistä ja mekanismeista muodostuu? Kattaako se korkeakoulun tehtävät ja yksiköt? Tuottaako LVJ tarkoituksenmukaista tietoa ja johtaako se toiminnan muutoksiin? 07_2008 / KEK

LVJ TKK:lla varmistus- Laadun- järjestelmä Huippulaatua. Huippututkimus ja korkeatasoinen opetus. (Strategia 2015 ja Innovaatioyliopisto) yhteiset ja yhtäläiset menettelytavat eritt. toistuvaluonteisissa prosesseissa säännöt & ohjeet, joita myös noudatetaan toimintojen läpinäkyvyys, tiedotus seuranta, analysointi, hyödyntäminen toimijat; roolit, vastuut prosessit ja niitä tukevat (IT)järjestelmät johtaminen, toimintatavat käytäntöön palautteet, arvioinnit, tilastot hyödyntäminen laadun hallinnan ja toiminnan kehittämisen kokonaisuuden kuvaus 07_2008 / KEK

Mistä auditoinnissa on kysymys ? Auditointi on riippumatonta laadunvarmistusjärjestelmän ulkopuolista arviointia Auditoinnissa arvioidaan sitä, millaisilla menettelytavoilla TKK toteuttaa ja seuraa oman toimintansa (koulutuksen, tutkimuksen ja yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen) laatua ja millaisen kokonaisuuden eli laadunvarmistus-järjestelmän (LVJn) nämä menettelytavat muodostavat. Lisäksi arvioidaan sitä, miten TKK käyttää kerättyä seurantatietoa hyväkseen toimintansa kehittämisessä. lisätietoa www.kka.fi 07_2008 / KEK

prosessit, menettelytavat LVJ ja Auditointi Auditointi Tulevaisuus Nykytilanne prosessit, menettelytavat LVJ TAVOITTEET Tulossopimukset Strategiat TOIMINTA Opetus, Tutkimus Tukitoiminnot 07_2008 / KEK

Auditoinnin kohde ja kriteeerit Kohdentuu kahdelle tasolle Korkeakoulun laadunvarmistuksen kokonaisuus - omat lähtökohdat ja tavoitteet 2. Perustehtävien laadunvarmistus - perustehtäviin liittyvät prosessit Seitsemän auditointikohdetta, joita arvioidaan kriteerein; puuttuva, alkava, kehittyvä ja edistynyt. Korkeakoulujen laadunvarmistusjärjestelmien auditointi. Auditointikäsikirja vuosille 2008–2011 07_2008 / KEK

Auditoinnin kohde Laadunvarmistusjärjestelmän kattavuus, toimivuus, avoimuus, viestivyys, vaikuttavuus sekä jatkuva kehittäminen Peruskysymykset: Kattavuus : Kattaako laadunvarmistusjärjestelmä koko korkeakoulun toiminnan? Toimivuus ja Ovatko laadunvarmistuksen menettelytavat ja vaikuttavuus rakenteet toimivia? Miten tietoa käytetään toiminnan kehittämiseen? Avoimuus ja Onko LVJ:n tuottama tieto tarkoituksenmukaista ja viestivyys avointa sekä sisäisten että ulkoisten sidosryhmien näkökulmasta 07_2008 / KEK

Auditoinnin 2007 tulos TKK:n laadunvarmistusjärjestelmä ei täytä kaikkia KKA:n asettamia LVJ:n kriteereitä ja LVJ auditoidaan uudestaan parin vuoden päästä uusinta-auditointi kohdistuu KKA:n päätöksen mukaisesti LVJ:n välttämättömiin kehittämiskohteisiin * LVJ:n kokonaisuus ja sen kattavuus * LVJ:n toiminnan seuranta, arviointi ja kehittäminen * Yhteiskunnallinen vuorovaikutus ja vaikuttavuus raportti http://www.kka.fi/pdf/julkaisut/KKA_108.pdf 07_2008 / KEK

Uusinta-auditoinnista - uusinta-audiotinnissa edellytetään näyttöä siitä, että LVJ:n kehittämisessä on selvästi edistytty LVJ:n kehittämisen toimintasuunnitelma tehty kevään aikana ja sen jälkeen sovitaan TKK:n ja KKA:n välillä uusinta-auditoinnista (alkuvuonna 2010). aineisto: koostuu etukäteen toimitettavasta kirjallisesta raportista näyttöineen sekä 2 pv auditointivierailusta auditointipaneeli tulee muodostumaan uusista sekä samoista jäsenistä kuin 2007 (tavoite) 07_2008 / KEK

LVJ:n tyypillisiä ongelmia yleisesti KKA:n auditoineissa havaittuja; Järjestelmä ei kata kaikkia perustehtäviä Kerättyä palautetietoa tai järjestelmän tuottamaa muuta tietoa ei hyödynnetä Dokumentaatio on puutteellista, vastuiden määrittely puuttuu tai on sekavaa Opiskelijoiden osallistuminen puutteellista (AMK) Tiedonkulku eri osien välillä ei toimi 07_2008 / KEK

Mitä nyt ? selkeytettävä yksikön toimijat; roolit, vastuut ja valtasuhteet tehtävä yhteisten (toistuvaluonteisten) prosessien yhtenäistämistä tarkoituksenmukaisesti analysoitava arviointi/tutkimusraportteja ja selvityksiä, em. pohjalta toimenpide-ehdotusten priorisointia ja tehtävä toteuttamistoimenpiteet pohdittava, keskusteltava ja sitouduttava toiminnan tietoiseen kehittämiseen 07_2008 / KEK

Meillä on uusi organisaatio 07_2008 / KEK

Meillä on toimijat (tdk /laitos) 07_2008 / KEK

Meillä on Tietoa; mm. tutkimuksia, raportteja, selvityksiä Vuosi 2008 : 1/2008 Auditointiraportti vuosi 2007 : 12/2007 Henkilöstöhyvinvointiselvitys 10/2007 Opintojen eteneminen-raportti 05/2007 perusopetuksen kehittäminen-selvitys 04/2007 IT-toiminnan auditointi 03/2007 Kirjastotoimen selvitys 02/2007 Opiskelijat osana yliopistoyhteisöä 01/2007 Kurssipalautejärjestelmä selvitys vuosi 2006: 10/2006 R-osaston toiminnan kv-arviointi 09/2006 Hankintatoimen selvitys 07_2008 / KEK

PDCA (Opintojen eteneminen) KEHITÄ (tee tarvittavat parannukset); - Arviointitulosten perusteella toimenpiteitä, hyvien käytänteiden hyödyntäminen, uusien tavoitteiden asettaminen Uusi tutkintosääntö 2005, tutkinto-ohjelmat ja opintopolut, opinto-oppaat, ohjeet, rehtorin päätökset Toiminnan- kehittämis- systematiikka Suunnittele toiminta tavoitteiden mukaan Arvioi, mittaa ja tee johtopäätökset Toteuta/toimi suunnitelmien Paranna ja kehitä toimintaa TOTEUTA (tee se mitä suunnittelit); OPS-prosessi toimintatavat, opetus- järjestelyt, lukujärjestykset, opinto- ohjaus, opetusta tukevat tietojärjestelmät (Oodi, Noppa,…), ARVIOI, TARKISTA (kuinka hyvin onnistuit); opintojen seurantaraportit perusopetuksen kehittämisraportti KKAn auditointi 3.4.2008 / KEK

07_2008 / KEK

LVJ TKK:lla TKK - taso Tiedekunta – taso Laitos - taso 07_2008 / KEK

Käytännön tehtäviä TKK:lla Nykytoimintojen kartoitus (lähtötilanne) - mitä, kuka, miten ja miksi Tavoitteiden määrittelyt (strategiat, TuSot) - mihin keskitytään Ydintoiminnot, tukiprosessit - tunnistaminen, kuvaaminen, arviointi, kehittäminen Johtaminen (toimijat, roolit ja vastuut) Toiminta- ja laitoskäsikirja (toiminnan kuvaus) Laatuorganisaatio, toimijat eLaatu-tietojärjestelmä (dokumenttien hallinta) 07_2008 / KEK

LVJn rakenne TKK-tasolla, ”toiminta/laatukäsikirja runko” Teknillinen Korkeakoulu - johdanto, yleisesittely, missio, visio, strategia, LVJ 2. Johtaminen - näkemys laadusta, laatutavoitteet, mittarit, johtamiskäytännöt 3. Voimavarat - henkilöstö, rahoitus, tilat , laitteet 4. TKKn toiminnan kuvaus - ydinprosessit, tukiprosessit 5. Toiminnan laatu ja jatkuva parantaminen - prosessien mittaus ja tulosten hyödyntäminen, arvioinnit, ohjeet 07_2008 / KEK

Laadunvarmistuksen mekanismeja Palautejärjestelmä (kurssi-, valmistumis-, työnantaja-, henkilöstö-,ym. palautteen keruu, analysointi ja hyödyntäminen kehittämisen välineenä) Arvioinnit (itse-arviointi, sisäiset, ulkoiset) Opintojen ohjaus (tutor, HOPS, …) Osaamisen kehittäminen (täydennyskoulutus/ kieli-, atk- esimies-, YOOP-, ym. –koulutus) (Tutkimus)projektien hallinta (HALLI) Vastuiden ja roolien selkeyttäminen (UPJ) 07_2008 / KEK

Hallinto-osasto (KEH) Tiedekunnat/erillisaitokset Laaturinki Laatutoimikunta LVJ-kehitysryhmä Rehtori Vararehtori Laatuvastaavat Laitokset Laatukoordinaattori Hallinto-osasto (KEH) Laatuvastaava Tiedekunnat/erillisaitokset 07_2008 / KEK

Kokonaisuus Laatutyön lähtökohdat, periaatteet Prosessikuvaukset, rakenteet, organisoituminen Tukeminen, tekemisen malli 07_2008 / KEK

Jos prosessia ei ole tunnistettu, emme tiedä mitä tapahtuu ei ole kuvattu, emme tiedä miten tapahtuu ei ole yhteydessä strategiaan, emme tiedä tapahtuuko oikeita asioita ei ole omistajaa, niin emme tiedä kuka vastaa ei mitata ja arvioida, emme tiedä mitään ei toimi PDCA-periaatteella, emme kehity (PDCA = ”Plan, Do, Check, Act” eli suunnittele, tee kuten suunnittelit, arvioi tekemisiä ja kehitä toimintaa arvioiden pohjalta) 07_2008 / KEK

Mitä tarkoitusta varten prosessien mallintamista tehdään Toiminnan nykytilan/lähtötilan analysointia ja kehitystarpeiden tunnistamista varten Organisaation toiminnankuvausta varten Laatujärjestelmäkuvausta varten Prosessin kuvauksen tarkkuus ja dokumentoinnin yksityiskohtaisuus riippuu kuvauksien käyttötarkoituksesta Prosessien parantaminen/kehittäminen edellyttää tarkempaa tietoa prosessin eri vaiheista ja niiden järjestyksestä ajan ja paikan suhteen. Informaation kulku ja rajapinnat mallinnettava 07_2008 / KEK

Koulutusprosessi Luonnos Haku 2.Valinta ”Hävikki” M M Haku Kandi- M vaihe DI-vaihe M M T Y Ö E L Ä M M Jatko-opinnot M Täydennyskoulutus M=mittari 07_2008 / KEK

Koulutuksen laadunvarmistus Raaka-aine Toiminta Tuote L a a d u n v a r m i s t u s Tekniikan kandidaatti Diplomi-insinööri Arkkitehti Tohtori Opiskelija Opetus Opiskelu 07_2008 / KEK

Tukiprosessit, toimintatavat Opetusprosessi Luonnos Palaute Opetuksen suunnittelu Opetuksen toteuttaminen Opiskelijan oppiminen Opetuksen tuotos Opetuksen tarve Vrt. PDCA-sykli Tukiprosessit, toimintatavat 07_2008 / KEK

Opetussuunnitelmatyö Koulutussykli (PDCA) Seuranta ja kehittäminen Koulutuksen suunnittelu Opetussuunnitelmatyö Resurssit Ohjeistus Koulutuksen toteuttaminen Opetus ja oppiminen Opintoneuvonta Ohjaus Koulutuksen arviointi Palautejärjestelmä Oppimistulokset vrt. opetusprosessi 07_2008 / KEK

Toiminnan laatu syntyy yhdessä toimien, ” yhdessä tekemisen meininki ” vaatii panostusta kehitystyöhön konkretisoituu palautteena voi merkitä tarkoituksenmukaisuutta, kun tavoitteena on täyttää sidosryhmien asettamat vaatimukset/odotukset voi merkitä muutosta, kun tavoitteena on muutos nykytilasta ideaaliin tavoitetilaan 07_2008 / KEK

”Laadunvarmistuksen prosessikuvaus” Sidosryhmät tarpeet, odotukset TKKn strategia P a l u t e P a l u t e Toiminnanohjaus Johtamisprosessi Koulutus / Opetus Tutkimus Tukipalvelut Tutkinnot Tutkimustulokset Laadunhallinta 07_2008 / KEK

Dokumentointi on tärkeää, jotta  Luodaan organisaation muisti * varmistetaan yhtenäinen työkäytäntö, tapa toimia  selkeytetään vastuut ja valtuudet tunnetaan toisten tekemä työ  muutoksia ja parannuksia helpompi suunnitella, kun tiedetään miten nyt toimitaan kerrotaan toiminnasta ulkopuolisille tukee perehdytystä (valmista perehdytysaineistoa)  muisti (voi) pettää  käytetään ajan tasalla olevia ohjeita, lomakkeita  toiminta hoituu myös lomakausina ja sijaistuksissa  myös harvoin tehtävät työt hoituvat 07_2008 / KEK

Mitä etuja LVJ:llä voidaan saavuttaa ? * Toiminnan arviointi ja kehittäminen * Toiminnan selkiyttäminen ja tehostaminen * Järjestelmällisyyden ja tavoitteellisuuden lisääminen * Läpinäkyvyyden ja luotettavuuden parantaminen * Toiminnan puutteiden kartoittaminen * Peruslaadun takaaminen * Strategiatyön tuki ja toiminnan kyseenalaistaminen * Palaute * Työyhteisön ja henkilöstön kehittäminen 07_2008 / KEK

LVJ - summasummarum; tehdään oikeita asioita oikealla tavalla oikeaan aikaan ja oikeiden ihmisten toimesta Lisätietoa laatu.tkk.fi laatu@tkk.fi 07_2008 / KEK