Laadunvarmistusjärjestelmä LVJ Aalto-yliopisto 9.6.2010/KEK

Mistä tässä on kyse? Oman toiminnan tietoisesta kehittämisestä, toimintatavoista, Aalto-tavasta toimia, ja kaiken toiminnan laadun varmistamisesta

Taustalla Bolognan prosessi * Korkeakoulutuksen kansainvälistyminen, kaupallistuminen ja liikkuvuuden lisääntyminen Euroopan korkeakoulutusalueen (EHEA) luominen Prosessin kuusi tavoitetta; 1. ymmärrettävät tutkintorakenteet 2. yhdenmukaiset tutkintorakenteet (BA / MA) 3. opintojen mitoitusjärjestelmien käyttöönotto 4. liikkuvuuden lisääminen 5. laadunarvioinnin eurooppalainen ulottuvuus 6. korkeakoulutuksen eurooppalainen ulottuvuus (verkostoituminen)

Taustalla yliopistolaki 87 § Yliopistojen tulee arvioida koulutustaan, tutkimustaan sekä taiteellista toimintaansa ja niiden vaikuttavuutta. Yliopistojen on myös osallistuttava ulkopuoliseen toimintansa ja laatujärjestelmiensä arviointiin säännöllisesti. Yliopistojen tulee julkistaa järjestämiensä arviointien tulokset.

Taustalla Aalto-yliopiston ja sen korkeakoulujen oma halu ja tarve tunnistaa toiminnan kehittämiskohteet, seurata ja arvioida toiminnan ja prosessien toteutumista ja varmistaa tarvittaessa toiminnan parantuminen

Laatutyöllä Luodaan läpinäkyvyyttä organisaatioon (tiedon lisääminen, organisaation muistin lisääminen, vuorovaikutus, ymmärryksen lisääminen) Lisätään kokonaisuuden hallintaa Selkeytetään rooleja ja vastuita Edistetään hyviä käytänteitä Vahvistetaan sidosryhmien luottamusta Laatutyö on = organisaation tietoista kehittämistä (toiminnanohjaus) = toiminnan jatkuvaa parantamista

Kaiken toiminnan taustalla PDCA KEHITÄ (tee tarvittavat parannukset); - Arviointitulosten perusteella toimenpiteitä, hyvien käytänteiden hyödyntäminen, uusien tavoitteiden asettaminen Strategia+tps, johto- säännöt, toimintasuunnitelmat, tutkintosääntö, ohjeet, rehtorin päätökset ym. Toiminnan- kehittämis- systematiikka Suunnittele toiminta tavoitteiden mukaan Arvioi, mittaa ja tee johtopäätökset Toteuta/toimi suunnitelmien Paranna ja kehitä toimintaa ARVIOI, TARKISTA (kuinka hyvin onnistuit); ITSEarviointi (tuso), sisäinen auditointi ulkoiset arvioinnit, auditoinnit erilaiset selvitykset, raportit (ranking) TOTEUTA (tee se mitä suunnittelit); Toimintatavat; ydinprosessit, tukiprosessit, toimintaa tukevat tietojärjestelmät , toimijat (roolit)

LVJ tarkoittaa Laadunvarmistusjärjestelmä (LVJ), quality assurance system (QAS), kattaa niin laadun hallinnan kuin laadun kehittämisen. LVJ viittaa kokonaisuuteen, joka muodostuu organisaatiosta, vastuunjaosta, menettelytavoista, prosesseista ja resursseista. (KKA) Eli LVJ on menettelytapojen ja prosessien kokonaisuus, joilla turvataan ja kehitetään yliopiston, sen järjestämän koulutuksen ja muun toiminnan laatua

Laadunvarmistujärjestelmä (KKA) Millaista laatua tavoitellaan? Huippulaatua, tasalaatua, asiakaslaatua? Kustannustehokkuutta tai toiminnan aikaansaama muutosta? Laadun- varmistus- järjestelmä Millä menettelytavoilla/prosesseilla/ mittareilla/ohjeilla/toimintatavoilla tunnistetaan hyvä/riittämätön laatu? Millainen kokonaisuus laadun hallinnan ja kehittämisen menetelmistä ja mekanismeista muodostuu? Kattaako se korkeakoulun tehtävät ja yksiköt? Tuottaako LVJ tarkoituksenmukaista tietoa ja johtaako se toiminnan muutoksiin?

Auditointi Auditointi on riippumatonta laadunvarmistusjärjestelmän ulkopuolista arviointia Auditoinnissa arvioidaan sitä, millaisilla menettelytavoilla TKK toteuttaa ja seuraa oman toimintansa (koulutuksen, tutkimuksen ja yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen) laatua ja millaisen kokonaisuuden eli laadunvarmistus-järjestelmän (LVJn) nämä menettelytavat muodostavat. Lisäksi arvioidaan sitä, miten TKK käyttää kerättyä seurantatietoa hyväkseen toimintansa kehittämisessä. lisätietoa www.kka.fi

KKAn auditoinnin kohde ja kriteerit Kohdentuu kahdelle tasolle Korkeakoulun laadunvarmistuksen kokonaisuus - omat lähtökohdat ja tavoitteet 2. Perustehtävien laadunvarmistus - perustehtäviin liittyvät prosessit Seitsemän auditointikohdetta, joita arvioidaan kriteerein; puuttuva, alkava, kehittyvä ja edistynyt. Korkeakoulujen laadunvarmistusjärjestelmien auditointi. Auditointikäsikirja vuosille 2008–2011

Auditoinnin kohde Laadunvarmistusjärjestelmän kattavuus, toimivuus, avoimuus, viestivyys, vaikuttavuus sekä jatkuva kehittäminen Peruskysymykset: Kattavuus Kattaako laadunvarmistusjärjestelmä koko korkeakoulun toiminnan? Toimivuus ja Ovatko laadunvarmistuksen menettelytavat ja vaikuttavuus rakenteet toimivia? Miten tietoa käytetään toiminnan kehittämiseen? Avoimuus ja Onko LVJ:n tuottama tieto tarkoituksenmukaista ja viestivyys avointa sekä sisäisten että ulkoisten sidosryhmien näkökulmasta

KKA auditoinnit Yleisesti KKA:n auditoinneissa havaittua: Järjestelmä ei kata kaikkia perustehtäviä Kerättyä palautetietoa tai järjestelmän tuottamaa muuta tietoa ei hyödynnetä Dokumentaatio on puutteellista ja epäyhtenäsitä, vastuiden määrittely puuttuu tai on sekavaa Opiskelijoiden osallistuminen puutteellista (AMK) Tiedonkulku eri osien välillä ei toimi

LVJn kokonaisuus Laatutyön lähtökohdat, periaatteet Prosessikuvaukset, Arvot Strategia Prosessit (kuka, mitä, milloin, miten) (IT)järjestelmät (missä, miten) Laatutyön lähtökohdat, periaatteet Prosessikuvaukset, organisoituminen rakenteet Tekemisen, tukemisen malli

Käytännön toimenpiteitä Aallossa Nykytoimintojen kartoitus (lähtötilanne) - mitä, kuka, miten ja miksi Tavoitteiden määrittelyt (strategiat, TuSot) - mihin keskitytään Ydintoiminnot, tukiprosessit - tunnistaminen, kuvaaminen, arviointi, kehittäminen Johtaminen (toimijat, roolit ja vastuut) Toiminta- ja laitoskäsikirja (toiminnan kuvaus) Laatuorganisaatio, toimijat eLaatu-tietojärjestelmä (dokumenttien hallinta)

LVJ –kehittämistyö Johtaminen ja Prosessit ja Toimintakulttuuri Strateginen suunnittelu rakenteet Organisaatiomuutos * Strategiarakenteen selkeyttäminen * Johtamisprosessin aukipurku * PDCAn kytkeminen kaikkeen toimintaan Toiminta- ja laitoskäsikirjojen päivittäminen Sisäiset auditoinnit Johdon katselmus * LVJ:n viestiminen ja ymmärryksen lisääminen Arviointi- ja palautejärjestelmien kehittäminen *Yhteistyö (ml. opiskelijat, ulkoiset sidosryhmät) * Tiedon saatavuus, läpinäkyvyys Ydin- ja tukiprosessien kuvaukset *Organisaatiomuutos, organisoituminen Prosessien aukipurku yksiköissä * Sisäiset auditoinnit * Tietojärjestelmät tukemaan

Jos prosessia ei ole tunnistettu, emme tiedä mitä tapahtuu ei ole kuvattu, emme tiedä miten tapahtuu ei ole yhteydessä strategiaan, emme tiedä tapahtuuko oikeita asioita ei ole omistajaa, niin emme tiedä kuka vastaa ei mitata ja arvioida, emme tiedä mitään ei toimi PDCA-periaatteella, emme kehity (PDCA = ”Plan, Do, Check, Act” eli suunnittele, tee kuten suunnittelit, arvioi tekemisiä ja kehitä toimintaa arvioiden pohjalta)

Toiminnan laatu Syntyy yhdessä toimien, ” yhdessä tekemisenmeininki ” Vaatii panostusta kehitystyöhön Konkretisoituu palautteena - merkitsee tarkoituksenmukaisuutta, kun tavoitteena on täyttää sidosryhmien asettamat vaatimukset/odotukset - merkitsee muutosta, kun tavoitteena on muutos nykytilasta ideaaliin tavoitetilaan

LVJ-prosessit LVJ- ketju Palautejärjestelmä Sisäiset auditoinnit johdonkatselmukset LVJ- ketju toimijat, dokumentaatio Palautejärjestelmä Palautteen käsittely ja hyödyntäminen

Dokumentointi on tärkeää Luodaan organisaation muisti Varmistetaan yhtenäinen työkäytäntö, tapa toimia Selkeytetään vastuut ja valtuudet Tunnetaan toisten tekemä työ Muutoksia ja parannuksia helpompi suunnitella, kun tiedetään miten nyt toimitaan Kerrotaan toiminnasta ulkopuolisille Tukee perehdytystä (valmista perehdytysaineistoa) Muisti (voi) pettää Käytetään ajan tasalla olevia ohjeita, lomakkeita Toiminta hoituu myös lomakausina ja sijaistuksissa Myös harvoin tehtävät työt hoituvat

LVJ – summa summarum tehdään oikeita asioita (strategia) oikealla tavalla (prosessit) oikeaan aikaan (vuosikello) oikeiden ihmisten toimesta (osaaminen)