Tietojohtamisen ja kokonaisarkkitehtuurin tarve valtioneuvostossa Pääjohtaja, dosentti, OTT Tuomas Pöysti/VTV

2 Sisältö ja teesit Hallinnon tulevaisuudenkuva on informaatiohallinto (prof. Victor Mayer-Schönberger) Tietojohtaminen on olennainen osa kestävää tuottavuustyötä ja tehokkuuden ja vaikuttavuuden parantamista Tietojohtamista tarvitaan paremman sääntelyn toteuttamiseksi käytännössä Valtion konsernitasoinen tietojohtaminen ja valtioneuvoston tietojohtamisverkosto ovat olennainen osa konsernimaista IT – toimintaa. Tietojohtaminen edellyttää IT:n ja informaatiohallinnon kehittämisen yhdistämistä perusprosessien ja toimintojen kehittämiseen eli näkemistä hallintopolitiikan strategisena menestystekijänä Valtioneuvosto tarvitsee verkostomaisen ja ketterän mutta yhtenäisen ja avoimen arkkitehtuurin

3 Mitä on tietojohtaminen Ei ole yht ä tietojohtamisen m ää ritelm ää K ä yt ä nn ö ss ä ja teoriassa on useita eri l ä hestymistapoja tietojohtamiseen: tekninen ja j ä rjestelm ä keskeinen: p ää t ö ksenteon tukij ä rjestelm ä t ja asiantuntijaj ä rjestelm ä t informaatioprosessi- ja dokumentaatiokeskeinen: eksplisiittisen dokumentoidun tiedon hallinta ja tehokas hy ö dynt ä minen organisaatiossa kognitiivinen johtaminen: kilpailu- ja suorituskyvyn johtaminen sek ä tiet ä myksen ja tiedonhallinnan merkitys siin ä monitieteellinen ja integroitu l ä hestymistapa yhteiskuntatieteellinen, erityisesti talous- ja hallintotieteellinen sek ä humanistinen n ä k ö kulma oikeudellinen ja oikeustieteellinen: oikeusinformatiikan n ä k ö kulma

4 Tietojohtaminen Tietojohtaminen tarkoittaa periaatteita sek ä tekniikoita, prosesseja ja k ä yt ä nt ö j ä, joiden mukaan tiedon ja tiet ä myksen luominen, haku, levitt ä minen ja hy ö dynt ä minen organisaatiossa, organisaatioiden v ä lill ä ja organisaation toiminta- ja yhteisty ö verkostoissa on j ä rjestetty Ei siis ole pelk ä st ää n tietohallintoa ja IT – j ä rjestelmi ä koskeva kysymys Tietojohtamisen kehitt ä minen on v ä ltt ä m ä tt ä osa organisaation yleist ä kehitt ä mist ä Ulkoinen ja sisäinen näkökulma tietojohtamiseen Valtioneuvoston, eduskunnan ja kansalaisten sekä sidosryhmien välinen suhde: informaatiohallinnon aktiivinen kansalaisuus (e-demokratia, i-demokratia) Valtioneuvoston sisällä valtioneuvoston toiminnan vaikuttavuuden ja tehokkuuden parantaminen tietojohtamisen menettelyillä

5 Tietojohtamisen tarve: kansanvaltainen n ä kemysvalta N ä kemysvalta eduskunnan vallan muotona: agendan asettaminen N ä kemysvalta hallituksen vallan ja vaikuttamisen muotona: yhteiskunnan, talouden ja lains ää d ä nn ö n kehitt ä misen tulevaisuuden linjat, hallituksen poliittinen agenda ja sen perustelut N ä kemysvallan yhdist ä minen lains ää d ä nt ö - ja budjettivallan sek ä hallitusvallan k ä ytt öö n ennakoinnin, arvioinnin ja tutkimuksen yhdist ä minen Pohjoismainen ideaali sek ä julkisuusperiaatteen taustalla oleva ajatus valistuneesta hallinnasta. joka perustuu avoimeen ja valistuneeseen keskusteluun Eduskunnalle tietoa ja informaatiota N ä kemyksen tehokas kokoaminen ja tehokas toteuttaminen valtioneuvostossa

6 Miksi: tehokkuus ja vaikuttavuus sek ä laatu Hallituksen ja hallinnon ty ö on olennaisilta osiltaan informaation prosessointia Tiet ä myksen hy ö dynt ä minen ja informaation tehokas kulku strategian onnistuneen toteuttamisen ehtona Strategiset p ää omat ja tehokkaampi ongelmanratkaisu taloudelliset ja henkil ö st ö resurssit informaatioresurssit, dokumentoitu tieto osaaminen: hiljainen tieto ja intuitiivinen tieto ongelmanratkaisussa ja sen arvioinnissa Ns. evidence based policies, arviointi- ja ennakointitiedon tehokas hy ö dynt ä minen erilaisissa prosesseissa ja eri tarpeisiin Tietojohtamisen menettelyill ä voidaan hoitaa my ö s laadullisia kontrolleja. Tietoj ä rjestelm ä t itsekin voivat tosiasiassa ohjata laadun ja tiedon hy ö dynt ä misen kannalta optimaalisiin ty ö tapoihin

7 Tietojohtamisen kehittäminen on olennainen osa kestävää tuottavuustyötä P ää llekk ä isen ja kaksinkertaisen ty ö n sek ä hitaan manuaalisen ty ö n poistaminen Informaation ja tietojohtamisen avulla voidaan laajempia kokonaisuuksia hallita nykyisell ä tai jopa v ä hemm ä ll ä henkil ö st ö m ää r ä ll ä Tuottavuuskehitys on riippuvainen sijoituksista taloudelliseen kompetenssiin, johon kuuluvat muun muassa tietovarannot Hierarkia ja sektoroituminen ovat olennainen osa perinteisen byrokratian toimintamallia Siirtyminen verkkomaiseen toimintatapaan ja logiikkaan edellyttää uudenlaista, yhteisiä näkökohtia ja tietovarantoja korostavaa näkökulmaa Valtioneuvoston resurssien käytön ja vaikuttavuuden haasteet ovat horisontaalisia: sektorirajat ylittäviä

8 Parempi sääntely edellyttää tietojohtamista ja IT:n kehittämistä Informaatio ja tieto sekä tietojärjestelmät ovat tärkeitä lainsäädännön toimeenpanossa tiedottaminen säädösmassasta, lainsäädännön viestinnällinen tehokkuus lainsäädännöstä aiheutuvan hallinnollisen taakan keventäminen Valmistelun tehokkuus Valmistelun laatu säädöshuolto ja ristiriitojen välttäminen säädösten toimeenpano prosessikaaviona kuulemismenettelyt vaikutusarviointi hyvien valmistelukäytäntöjen levittäminen ja mallintaminen Informaatiohallinta ja e-demokratia valtioneuvoston prosesseissa ovat huomattavan kehittymättömiä

9 Kokonaisarkkitehtuurityö tietojohtamisen välineenä Kokonaisarkkitehtuurityö on johtamisen ja strategisen kehittämisen väline Kokonaisarkkitehtuurissa määritellään, miten IT – ja informaatiojärjestelmät, organisaation prosessit ja toimintayksiköt ja henkilöstö toimivat kokonaisuutena Pitkälti muuta kuin tietojärjestelmä- ja IT –kysymys eli olennaisesti osa hallintopolitiikkaa Puuttuva ja osaksi heikko konserniajattelu voivat heikentää mahdollisuuksia Käyttäjälähtöisyys hyväksi mutta useat VN –käyttäjät heikosti tietoisia niistä mahdollisuuksista, joita IT tarjoaa Määritellään tietorakenteet ja informaatioprosessit Määritellään yhteydet hallintopolitiikkaan ja eri toimijoiden vastuisiin

10 Valtioneuvostossa tietojohtaminen tarkoittaa käytännön toimina Valtioneuvoston yhteisten poikkihallinnollisten prosessien ja niihin liittyvien informaatioprosessien sekä niiden johtamis- ja kehittämisvastuiden määrittelyä Olennaisten yhteisten tietotarpeiden määrittelyä kansalaisten, eduskunnan ja hallinnon sidosryhmien sekä ministeriöiden ja hallinnon sisäisten suhteiden kannalta Tärkeiden metatietojen ja tietorakennemäärittelyiden tekemistä konsernitasolla ja tämän työn vastuuttamista Metatietojen ja tietorakenteiden määrittelyn, IT:n kehittämisen ja toiminnan kehittämisen tarkastelua yhdessä Tietojohtamisen menetelmiä toteuttavia yhteisiä konsernipalveluita valtioneuvoston sisällä, valtioneuvoston ja eduskunnan välisessä suhteessa sekä hallinnon suhteessa kansalaisiin valtioneuvoston perustuslaillisen tehtävän vuoksi yhteiset rajapinnat, prosessit ja tietovarannot eduskunnan kanssa erittäin tärkeitä

11 Valtioneuvoston perusprosessit Yhteiskuntapolitiikan strategioiden valmistelu ja seuranta Toiminta- ja taloussuunnittelu, kehys – ja talousarvioprosessi sekä tilinpäätöskertomus. Säädösvalmistelu ja sääntelyn arviointi Euroopan unionin ja kansainvälisten asiain valmistelu ja hoito Toimialan ja hallinnonalan ohjaus ja valvonta Ministeriökohtaiset erityistehtävät

12 Mihin toimenpiteet pitäisi suunnata Visio osaksi sähköisen demokratian ja informaatiohallinnon tavoitetilaa: talouspoliittisessa ministerivaliokunnassa käsitelty hallituksen kannanotto sähköisen asioinnin ja demokratian vauhdittamisohjelmasta ja valtion ja kuntien tietojärjestelmäarkkitehtuurin yhtenäistäminen Prosessien ja informaatioprosessien sekä tietorakenteiden ja metatietojen määrittely Konkreettiset mutta riittävän kunnianhimoisesti tulosta tuovat hankkeet ja niiden yhteydessä tietojärjestelmien toteutus yhteys eduskunnan halke:n tuloksena tuleviin kehittämishankkeisiin Haasteena, että informaation hallinnan säännöt muuttuvat nopeasti. Tarvitaan ketteräliikkeisyyttä Tietojohtamisen ja kokonaisarkkitehtuurityön vaikeutena valtioneuvostossa on verkostomaisen toimintatavan omaksuminen ja yhdistäminen osaksi hierarkkista ja voimakkaasti sektoroitunutta organisaatiota

13 Toimenpiteiden suuntaaminen Paremman sääntelyn tueksi tulevat hankkeet ja kehys- ja talousarvioprosessin tueksi tulevat tieto- ja skeemamäärittelyt ja –järjestelmät pilotteina Koko valtion IT –toiminnan ja sen resurssien yhdistäminen palvelemaan hankkeita. VIP:n voimavarojen tehokas hyödyntäminen ja riittävän koordinoitu kehittäminen Pelkästään prosessikeskeinen lähestymistapa ei riitä, koska samaa informaatiota ja tietoa käytetään useissa prosesseissa asiakirjat ja johtaminen prosesseittain tietovarannot, jotka mahdollistavat ristiinkäytön ja yhteiskäytön

14 Toimenpiteiden suuntaaminen Kokonaisarkkitehtuurin ja tietojohtamisen kehittäminen yhdistetään osaksi toiminnan ja hallinnon sekä niiden ohjausjärjestelmien kehittämistä Tietojohtamisen näkökulma yhdistetään myös osaamisen johtamiseen ja kehittämiseen

15 Mihin toimenpiteet pitäisi suunnata: ulkoinen ulottuvuus Ulkoinen ulottuvuus interaktiiviset palveluportaalit yhden luukun periaatteella sosiaali- ja terveydenhuollon ja hyvinvointipalveluiden ratkaisut ja näitä tukevat ratkaisut valtioneuvoston ja sen ministeriöiden yhtenäinen ilme ulospäin valtioneuvoston yhtenäinen e-demokratia ja verkko- osallistuminen

16 Eräitä konkreettisia toimenpiteitä Tietojohtaminen osaksi paremman sääntelyn toimenpiteitä: ministeriöille yhteinen säädösvalmistelun työväline, joka perustuu rakenteisten asiakirjojen tuottamiseen VNK julkaisussa 6/2008 olevien ehdotusten toteuttaminen kohti hypertekstilainsäädäntöä metatietojen hyödyntäminen säädösvalmistelussa vaikutusarvioinnin yhteiset tietovarannot ja perusskenaariot, kustannushyötymalli hallinnollisen taakan tarkistamiseen väline valtioneuvostotason sähköiset työryhmätilat sähköinen kuulemismenettely ja vaikutusarviointiasiakirjojen sekä kuulemisasiakirjojen tuottaminen - integrointi osaksi uutta suomi.fi -järjestelmää Lainvalmistelijan yhteinen työpöytä ja tietoympäristö VN:n sisällä – yhteys eduskuntaan

17 EU –valmistelu Pisimmälle koordinoitu ja yhtenäisen tietojärjestelmän varaan rakennettu prosessi Ennakoinnin ja ennakoivan vaikuttamisen tarpeet vahvemmin huomioon: integrointi säädösvalmistelun kanssa

18 Kehys- ja talousarvio- sekä valtion tilinpäätöskertomusprosessi Kehys- ja talousarvioprosessin tietojärjestelmähanke vireillä Tärkeää saada yhteinen tietovaranto, joka ministeriöiden, VM:n ja esitysten valmistuessa myös eduskunnan (ja VTV:n) käytössä Rajapinta säädösvalmisteluun ja säädösten vaikutusarviointiin tärkeä

19 Tietojohtaminen valtioneuvostossa Edellyttää kärsivällistä ja pitkäjänteistä kehittämistyötä Toteuttaa pohjoismaista hallinto- ja yhteiskuntaihannetta Parantaa toiminnan taloudellisuutta, tuottavuutta sekä vaikuttavuutta ja laatua Työhön olisi aihetta reippaasti tarttua vaikka perusvastuiden löytäminen ja määrittely saattaa olla aluksi vaikeaa Kehittämistyö tarvitsee riittävän tuen ja myös konkreettisia voimavaroja; investoinnit järkevästi tehtyinä kuitenkin maksavat itsensä takaisin