Voiko varhaiskasvatuksen tuottavuutta mitata? Aki Jääskeläinen aki.jaaskelainen@tut.fi 9.6.2011

Jotta voidaan vastata kysymykseen, on ymmärrettävä Mitä tuottavuus on varhaiskasvatuksessa ja laajemmin julkisissa hyvinvointipalveluissa? Mitä haasteita mittaamiseen liittyy tässä ympäristössä? Voidaanko haasteet ratkaista? Miten mittaaminen voidaan toteuttaa teknisesti? Miten huomioidaan ympäröivä organisaatio? Aki Jääskeläinen

Julkisten palvelujen tuottavuudesta sanottua ”julkisella sektorilla hyvä tuottavuus tarkoittaa sitä, että verorahoilla saadaan aikaiseksi optimaalinen määrällinen ja laadullinen tuotos” ”julkisesta tuotannosta puuttuu markkinamekanismi (tuotannon lisäarvon jako hintamekanismin avulla tuottajan ja kuluttajan kesken)  tuottavuutta ei ole ilmiönä olemassa” ”julkisten palvelujen tuottavuustarkastelussa on kiinnitettävä huomiota tuotosten laatuun” ”julkisella sektorilla tulisi puhua tuottavuuden sijasta tehokkuudesta, vaikuttavuudesta tai tuloksellisuudesta” ”tuottavuuden ongelma on se, ettei se ota kantaa siihen, ovatko tuotokset järkeviä” Aki Jääskeläinen

Tuottavuus ja sen merkitys tuottavuuden perinteinen määritelmä: tuotos / panos tuottavuutta voidaan tarkastella eri tasoilla: kansantaloudet ja toimialat yritykset ja julkiset organisaatiot organisaatioiden yksiköt yksittäiset työntekijät hyvä tuottavuus kansantalouden elintason ja hyvinvoinnin sekä yritysten pitkän aikavälin menestyksen edellytys eläköitymisen vaikutukset erityisen suuria julkisen sektorin toiminnan kannalta tarve jopa 200 000 työntekijän lisäykselle 2040 mennessä (Parkkinen, 2007) tuottavuuden kehittäminen jopa olemassa olon edellytys Tilastokeskuksen lukujen mukaan tuottavuustrendi on ollut käytännössä negatiivinen koko 2000-luvun ajan Aki Jääskeläinen

Tuottavuus ja sen lähikäsitteet Aki Jääskeläinen

Laaja näkökulma julkisten organisaatioiden tuottavuuteen (Jääskeläinen, 2010) Aki Jääskeläinen

TUOTTAVUUS JA SIIHEN VAIKUTTAVAT TEKIJÄT esimerkki päivähoidosta laskennallisen läsnäolopäivän hinta monikulttuuristen lasten osuus % tilojen käyttöaste % lasten määrä / koko henkilökunnan määrä henkilöstön sairauspoissaolo % asiakastyytyväisyys (1-5) 7

Haasteita julkisten palveluiden tuottavuusmittareiden suunnitteluvaiheessa Ristiriitaiset tavoitteet: miksi ja mitä mitataan?

Haasteita käyttöönottovaiheessa Aki Jääskeläinen

Mitä on henkilöstölähtöinen mittaaminen? Mittareiden kehittämisprosessi otetaan henkilöstö mukaan kehittämiseen tiedotus ja koulutus Mittaamisen käyttötarkoitus mittaamisen aika hiostamisen ja tarkkailun välineenä on ohi mittauksen käyttömahdollisuuksien kartoittaminen ja laajentaminen kannustavuus Mitattavat asiat kontekstin huomiointi mittaaminen myös operatiivisella tasolla tuloksiin vaikuttamisen mahdollisuuksien arviointi pelkistä määrällisistä asioista laadullisiin Mittaaminen johtamisen tueksi, ei pelkästään tilastoinnin Aki Jääskeläinen

Esimerkki tuottavuustiedon tarkentamisesta Aki Jääskeläinen

”Bottom-up” -tuottavuuslaskennan periaate Jääskeläinen & Uusi-Rauva, 2011 Aki Jääskeläinen

Tuotosmittarin kehittäminen Volyymimääristä aikaansaannoksiin rikosten määrä  selvitetyt rikokset hälytysten määrä  vähentyneet vammautumiset tai kuolemat rakennetut tiekilometrit  lyhentyneet matka-ajat Suoritepainojen määrittäminen, esim. vanhusten palveluasumisessa kehitetty maksuluokituksiin pohjautuva laskenta Aki Jääskeläinen

Laadun mittaaminen mitä laadulla tarkoitetaan eri ympäristöissä? mitä on laadun suhde tuottavuuteen ja vaikuttavuuteen? (standarditaso) miten laatua voidaan mitata? toiminnasta saatavat vaikutukset (esim. tavoitteiden toteutuminen, asiakkaiden toimintakyvyn kehittyminen) asiakkaan (suorat ja epäsuorat) tyytyväisyys monipuolinen ja yksilöllinen palvelu jonotusaika virheiden välttäminen (vahingot, tapaturmat, reklamaatiot jne.) henkilöstön osaaminen, koulutus, hyvinvointi Aki Jääskeläinen

Tuottavuusmatriisi valitaan 3-7 tuottavuuteen vaikuttavaa tekijää ja tunnistetaan niihin liittyvät mittarit määritellään eri tekijöiden painoarvot 0-100 % skaalataan yksittäisten mittareiden tulokset asteikolle 0-10 (keskimääräinen lähtötaso 4) matriisin kokonaispistemäärä on välillä 0 ja 1000 Aki Jääskeläinen

Case Helsingin kaupunki

Tunnistettuja tarpeita tuottavuuden mittaamiselle tavoitteiden asettaminen ja niiden toteutumisen seuraaminen kehityskohteiden tunnistaminen, johtamisen tuki myös ”ruohonjuuritasolla” henkilöstön motivointi ja palkitsemisjärjestelmän tukeminen erilaiset vertailut ennakoiva resurssien kohdentaminen tuottavuustrendin seuraaminen asian merkityksen korostaminen benchmarking on esitetty potentiaalisena tuottavuuden parantamisen strategiana Aki Jääskeläinen

Suositukset kaupungin virkamiesjohdon haastatteluiden pohjalta Tuottavuusmittauksen tulee huomioida kaupungin toiminnan eroavaisuudet. Tuottavuudesta tarvitaan nykyistä yksityiskohtaisempaa tietoa. Tulee tunnistaa oikeudenmukaiset toimintaa kuvaavat suoritteet. Tuottavuusmittaus tulisi liittää tavoitteellisuuteen. Useat haastatteluissa havaituista ongelmista (esim. suoritteiden huonous, mittauksen irrallisuus toiminnallisista tavoitteista) johtuu osittain siitä, että mittareita ei ole kehitetty eri toimintamuotojen asettamista lähtökohdista. Tuottavuusmittareiden avulla tulee pystyä porautumaan rajattuun toimintaan ja rajattuihin toimintayksiköihin. Tällä tavoin päästään paremmin kiinni tuottavuuden syytekijöihin ja toisaalta myös erilaiset tuottavuusvertailut tulevat mielekkäämmiksi. Aki Jääskeläinen

Työskentelyn paino operatiivisella tasolla, työryhmien kokoonpano Tampereen teknillisen yliopiston tutkija Pilottiyksikön vetäjä Kehittämiskonsultti tai suunnittelija Johdon laskentatoimen asiantuntija Vastuualueen laskenta-asiantuntija Tilastoyksikön asiantuntija Aki Jääskeläinen

Kehitystyön eteneminen I vaiheen palvelut (vaiheet 1-9) kesto lähes 2 vuotta 10 kokoontumista per työryhmä II vaiheen palvelut (vaiheet 4-9) kesto noin 1,5 vuotta 7 kokoontumista per työryhmä Aki Jääskeläinen

Miksi päivähoidossa päädyttiin matriisimalliin? halu saada jotain konkreettista uutta aikaisempaan mittaustapaan verrattuna toive tuotosten laadun huomioimisesta tuottavuustarkastelussa toivomus yhdestä indeksiarvosta, jota selittävät tekijät helposti ymmärrettävissä pyrkimys olemassa olevien mittareiden merkityksen lisäämiseen matriisin joustavuus, selkeys ja helppo ymmärrettävyys konkreettisten tuottavuuteen liittyvien tavoitteiden asettamisen helppous mittaustulosten vertailtavuus samaa matriisia käyttävien yksiköiden välillä Aki Jääskeläinen

Kehitystyön lopputulokseen pääsemistä edistäneet toimenpiteet Jääskeläinen & Sillanpää, 2010 Aki Jääskeläinen

Mittaustiedon hyödyntäminen Jatkossa pisteiden tarkastelu myös alueittain Lisäksi pisteiden muutostrendin seuranta Keskustelu tuloksista oman esimiehen kanssa  tavoitteet ja toimenpiteet Keskustelu tuloksista muiden yksiköiden johtajien kanssa  oppiminen toisilta Aki Jääskeläinen

Yhteenveto Varhaiskasvatuksen tuottavuuden merkitystä ei voi kiistää Voidaanko näin merkityksellistä asiaa jättää mittausjärjestelmän ulkopuolelle? Useat mittaamisen haasteista johtuvat palvelun ja toimintasektorin erityispiirteistä Haasteistaan huolimatta mittaaminen on mahdollista Mittauskohteen huolellinen analysointi ja purkaminen osiin Mittaaminen operatiiviselle tasolle, erityispiirteiden huomiointi Mittaamisen henkilöstölähtöisyys Lopuksi on hyvä muistaa, että: mittarit ovat parhaimmillaan hyviä rationaalisen päätöksenteon apuvälineitä käytännössä mikään mittari ei ole täydellinen tärkeintä on, että mittari on käyttötarkoituksessaan hyödyllinen teknisen täydellisyyden sijaan huomio tulisi usein kiinnittää mitattavaan asiaan liittyvien kehittämiskohteiden tunnistamiseen ja motivointiin mittarit ovat vain yksi tapa kerätä informaatiota Aki Jääskeläinen

LÄHTEITÄ Jääskeläinen, A. (2010) Productivity Measurement and Management in Large Public Service Organizations, Tampereen teknillinen yliopisto, Julkaisu 927,Tampere. Jääskeläinen, A. (2010), Identifying factors affecting public service productivity, International Journal of Services Technology and Management, Vol. 14, No. 4., pp. 360–375. Jääskeläinen, A., Lönnqvist, (2011), Public service productivity: how to capture outputs?, International Journal of Public Sector Management, Vol. 24, No. 4, pp. 289– 302. Jääskeläinen, A., Sillanpää, V. (2010), Evaluating the factors of success in the performance measurement system development of two public services, Proceedings of 10th EURAM Conference, May 19-22, 2010, Rome, Italy. Jääskeläinen, A., Uusi-Rauva, E. (2011), Bottom-up Approach for Productivity Measurement in Large Public Organizations, International Journal of Productivity and Performance Management, Vol. 60, No. 3. Lönnqvist, A. (2004), Measurement of Intangible Success Factors: Case Studies on the Design, Implementation and Use of Measures, Tampereen teknillinen yliopisto, Julkaisu 475, Tampere. Lönnqvist, A., Jääskeläinen, A., Kujansivu, P., Käpylä, J., Laihonen, H., Sillanpää, V., Vuolle, M. (2010), Palvelutuotannon mittaaminen johtamisen välineenä, Tietosanoma Oy. Lönnqvist, A., Kujansivu, P., Antikainen, R. (2006), Suorituskyvyn mittaaminen - tunnusluvut asiantuntijaorganisaation johtamisvälineenä, 2. uudistettu painos. Edita Publishing Oy. Parkkinen, P. (2007), Väestön ikääntymisen vaikutukset kuntatalouteen, VATT publications 136, Helsinki. Tilastokeskus (2008), Kuntien ja kuntayhtymien tuottavuustilasto 2008, http://www.stat.fi/til/kktu/2008/kktu_2008_2010-07- 15_tie_001_fi.html Aki Jääskeläinen