TULOKSELLISUUDEN ARVIOINNISTA JA MITTAAMISESTA JULKISELLA SEKTORILLA

Esitys aiheesta: "TULOKSELLISUUDEN ARVIOINNISTA JA MITTAAMISESTA JULKISELLA SEKTORILLA"— Esityksen transkriptio:

1 TULOKSELLISUUDEN ARVIOINNISTA JA MITTAAMISESTA JULKISELLA SEKTORILLA
Aki Jääskeläinen Mittaritiimi, Tampereen teknillinen yliopisto Aki Jääskeläinen

2 Aki Jääskeläinen

3 - MITTARITIIMI - Aineettoman pääoman ja liiketoiminnan suorituskyvyn johtamisen tutkimusryhmä
ryhmä tutkii ja kehittää yritysten suorituskyvyn johtamismenetelmiä ja -työkaluja keskittyen seuraaviin teemoihin: aineettoman pääoman johtaminen mittaaminen, mittarit ja tunnusluvut tuottavuus toimintamallina yritysyhteistyössä toteutettavat tutkimusprojektit viimeisimpiä case-organisaatioita mm. Helsingin kaupunki, Jämsän seudun terveydenhuollon kuntayhtymä, Hollming Works Oy, Luvata Pori Oy, Prizztech Oy ja JVN Oy Kehittämistalo, Value Partners Oy, Insinööritoimisto Enmac Oy, Fastems Oy Ab, Tamfelt Oyj Abp, Oy Tamglass Ab, Nokian Renkaat Oyj, Buildercom Oy, Idean Research Oy, Mobisoft Oy, Nokia Oyj ja TeliaSonera Oyj ryhmään kuuluu kuusi TTY:n teollisuustalouden ja tiedonhallinnan laitosten tutkijaa – projekteja toteutetaan yhteistyössä muiden tutkimuslaitosten kanssa Mittaritiimi on perustettu vuonna 1999 Yhteystiedot, projektikuvaukset, ja julkaisut verkkosivuilla: Aki Jääskeläinen

4 ESITYKSEN SISÄLTÖ Tuloksellisuus julkisella sektorilla
Mittausjärjestelmien kehittäminen sekä siihen liittyvät haasteet ja niiden voittaminen Case: Helsingin kaupunki Yhteenveto Aki Jääskeläinen

5 TUOTTAVUUS tuottavuuden perinteinen määritelmä: tuotos / panos
tuottavuutta voidaan tarkastella eri tasoilla: kansantaloudet toimialat yritykset ja julkiset organisaatiot organisaatioiden yksiköt yksilöt Aki Jääskeläinen

6 TUOTTAVUUS JA TULOKSELLISUUS JULKISELLA SEKTORILLA
Valtiovarainministeriö, 1991 Aki Jääskeläinen

7 ESIMERKKEJÄ JULKISTEN ORGANISAATIOIDEN TULOKSELLISUUDEN TEKIJÖISTÄ
Tuotokset ja vaikutukset tuotettujen palvelujen määrä, laatu ja laillisuus toiminnasta saatavat hyödyt Panokset henkilöstö ja sen osaaminen henkilöstön terveys ja hyvinvointi tietojärjestelmät ja muut tekniset apuvälineet asiakkaiden oma panos käytössä olevat rahat Johtaminen ja prosessit ennakoiva henkilöresurssien suunnittelu organisaation sisäisten ja ulkoisten prosessien sujuvuus Palvelukyky palvelujen saatavuus ja kattavuus asiakastyytyväisyys alueen asukkaiden tyytyväisyys Aki Jääskeläinen

8 ESIMERKKEJÄ LAADUN ERI ULOTTUVUUKSISTA
palvelutuotoksen vaativuus palvelutuotoksen vaikuttavuus (esim. ennaltaehkäisevä hoito) palvelutuotoksen asiakaslähtöisyys laadukkaasti toimiminen (vahinkojen minimointi) Aki Jääskeläinen

9 MITTAUSJÄRJESTELMÄN KEHITTÄMINEN
mittausjärjestelmän kehittämisessä voidaan tunnistaa kolme vaihetta (esim. Bourne et al., 2003, Neely et al., 2000) 1. Suunnittelu mittauksen käyttötarkoituksen määritys mittauskohteiden määritys mittareiden tekninen suunnittelu mittareiden käyttöperiaatteiden määritys 2. Käyttöönotto vaadittavien tietojärjestelmien kehittäminen tiedottaminen ja kouluttaminen johdon sitouttaminen 3. Käyttö järjestelmän käyttö johtamisen tukena järjestelmän päivittäminen tarvittaessa Aki Jääskeläinen

10 ESIMERKKEJÄ MITTAREIDEN KÄYTTÖKOHTEISTA JULKISISSA ORGANISAATIOISSA
tavoitteiden asettaminen ja niiden toteutumisen seuraaminen kehityskohteiden tunnistaminen mitattavan asian merkityksen korostaminen henkilöstön motivointi ja palkitsemisjärjestelmän tukeminen erilaiset vertailut budjetin laatiminen ja ennakoiva resurssien kohdentaminen Aki Jääskeläinen

11 MITTAREIDEN SUUNNITTELUUN LIITTYVIÄ HAASTEITA JULKISISSA ORGANISAATIOISSA
paljon sidosryhmiä, joilla ristiriitaiset tavoitteet ja tarpeet mielipiteet liittyen mittauksen käyttötarkoituksiin (miksi mitata?) mielipiteet liittyen mittausjärjestelmän sisältöön (mitä mitata?)  päädytään helposti monimutkaiseen järjestelmään huonosti määritellyt tavoitteet ongelmat tiiviin ja selkeän strategian määrityksessä ongelmat tavoitteiden asettamisessa (mikä on toiminnan tarkoitus?) epätietoisuus eri menestystekijöiden tavoitetasosta (esim. laatu) haasteelliset mittauskohteet (esim. tuotos ja aineettomat menestystekijät) Aki Jääskeläinen

12 JULKISET ORGANISAATIOT TUOTTAVAT PALVELUJA palveluiden ominaispiirteet tuovat lisähaasteita mittareiden kehittämiseen aineettomuus tuottaminen ja kuluttaminen tapahtuu samanaikaisesti (työvoimaintensiivisyys, laatu) palvelua ei voi varastoida tuotannon standardoiminen haasteellista Aki Jääskeläinen

13 MITTARIN HYVYYDEN ARVIOINTI
mittarin ominaisuudet validiteetti reliabiliteetti käytännöllisyys relevanssi mitattavan asian ominaisuudet miten tärkeä? onko mitattavissa? mittaustilanne mikä on mittauksen käyttötarkoitus? kuinka paljon on käytössä resursseja (aika & raha)? onko jo käytössä joitakin asiaa tukevia mittareita? Aki Jääskeläinen

14 ESIMERKKEJÄ MITTAREIDEN ARVIOINTIKRITEEREISTÄ PALKITSEMISJÄRJESTELMIEN YHTEYDESSÄ
miten hyvin mittarit ohjaavat toiminnan tavoitteiden toteutumiseen? onko tuloksia mahdollista manipuloida? liittyykö mittareihin osaoptimointiriskejä? kuinka luotettavaa mittareiden data on? voivatko palkitsemisjärjestelmässä mukana olevat henkilöt aidosti vaikuttaa mittarin tuloksiin? Aki Jääskeläinen

15 MITTAREISSA HAVAITTUJA KÄYTÄNNÖN ONGELMIA
mittausmenetelmien puutteet erilaisten toimintojen ominaispiirteet palveltavien asiakkaiden erot puutteellinen informaatio toiminnan ja tavoitteiden kannalta merkityksellisistä tekijöistä jättävät tilaa selityksille ja erilaisille tulkinnoille mittausmenetelmien huono hyödyntäminen riittämätön motivointi, ohjeistus ja koulutus mittareiden vaatima data kirjataan eri tavalla eri yksiköissä  tulosten luotettavuus heikkenee kerättävää dataa ei seurata ja analysoida tarpeeksi Aki Jääskeläinen

16 AJATUKSIA HAASTEIDEN VOITTAMISESTA
toiminnalle asetetaan jokin konkreettinen pitkän tähtäimen tavoite tehokkuus tuottavuus vaikuttavuus tuloksellisuus mittausjärjestelmät suunnitellaan palvelemaan selkeästi määriteltyjä käyttötarkoituksia eri sidosryhmien mittaamiseen liittyvät tarpeet priorisoidaan johto laatii suunnitelman mittausinformaation hyödyntämisestä mittausjärjestelmiä tuetaan motivaatiotekijöillä Aki Jääskeläinen

17 CASE: Helsingin kaupunki
Aki Jääskeläinen

18 TUOTTAVUUDEN MITTAAMINEN JA JOHTAMINEN HELSINGIN KAUPUNGISSA
projektin tavoitteena kehittää Helsingin kaupungin tuottavuuden mittausta ja johtamista projektin aikana toteutettavia tehtäviä: kaupungin virkamiesjohdon haastattelut tuottavuuden mittauksen pilottiprojektit yksittäisissä palveluissa koko kaupungin tuottavuuden muutosta mittaavan menetelmän suunnitteleminen projekti toteutetaan vuosina 2007 ja 2008 Aki Jääskeläinen

19 KOKO KAUPUNGIN TUOTTAVUUDEN MITTAUS ”bottom-up” lähestymistapa
Aki Jääskeläinen

20 SUUNNITTELUTYÖN ETENEMINEN SOSIAALIVIRASTON PILOTTIYKSIKÖISSÄ
yksiköiden toimintaan ja nykyiseen tuottavuusmittaukseen tutustuminen tuottavuuden määrittely ja tuottavuuden mittaukselta vaadittavien asioiden läpikäyminen vaihtoehtoisten mittaustapojen läpikäynti ja testaaminen työversion laatiminen työversion testaaminen  jatkokehitys mittaustavan käyttöönotto Aki Jääskeläinen

21 MIKSI PILOTEISSA VALITTIIN LÄHESTYMISTAVAKSI TUOTTAVUUSMATRIISI?
pilottiyksiköiden edustajien kiinnostus matriisia kohtaan toivomus yhdestä indeksiarvosta, jota selittävät tekijät helposti ymmärrettävissä toivomukset laadun paremmasta huomioon ottamisesta pyrkimys käytössä olevien mittareiden merkityksen lisäämiseen matriisin selkeys ja helppo monistettavuus samankaltaisiin yksiköihin konkreettisten tavoitteiden asettamisen helppous ei saatavilla yhtä toimivaa tuotos/panos-mittaria Aki Jääskeläinen

22 TUOTTAVUUS JA SIIHEN VAIKUTTAVAT TEKIJÄT esimerkki päivähoidosta
laskennallisen läsnäolopäivän hinta (ilman vuokria) S2 opetusta saavien lasten osuus % tilojen käyttöaste % lasten määrä / koko henkilökunnan määrä henkilöstön sairauspoissaolo % asiakastyytyväisyys (1-5) Aki Jääskeläinen

23 ESIMERKKI PÄIVÄKOTIEN TUOTTAVUUSMATRIISISTA
Keskimääräinen arvo Merkitys tuottavuuden ja sen kehittämisen kannalta Aki Jääskeläinen

24 MATRIISIN HYÖDYNTÄMINEN TAVOITEOHJAUKSESSA
Tavoite vuodeksi 2008 Tulos vuonna 2007 Aki Jääskeläinen

25 YHTEENVETO julkisten organisaatioiden tuloksellisuus on moniulotteinen ilmiö tuloksellisuuden mittaaminen on haastavaa, mutta mahdollista mittareiden suunnittelun lähtökohtana tulee olla se, että ne liittyvät tarkasteltavan yksikön toimintaan ja tavoitteisiin lisäksi tulee muistaa, että käytännössä mikään mittari ei ole täydellinen tärkeintä on, että mittari on käyttötarkoituksessaan hyödyllinen mittarit ovat vain yksi tapa kerätä informaatiota Aki Jääskeläinen

26 KIRJALLISUUTTA Bourne, M., Neely, A., Mills, J., Platts, K. (2003), Implementing Performance Measurement Systems: a Literature Review, International Journal of Business Performance Management, Vol. 5, No. 1, s. 1–24. Boyne, G. A. (2002), Concepts and Indicators of Local Authority Performance: An Evaluation of the Statutory Frameworks in England and Wales, Public Money & Management, Vol. 22, No. 2, s. 17–24. Jääskeläinen, A., Lönnqvist, A., Laaksonen, T. & Kulmala, H.I. (2007), Empirical analysis on the factors affecting the design of performance measurement systems in public sector, 4th Conference on Performance Measurement and Management Control, Measuring and Rewarding Performance, Nice, France, September 26-28, 2007. Kujansivu, P., Lönnqvist, A., Jääskeläinen, A., Sillanpää, V. (2007), Liiketoiminnan ainettomat menestystekijät - mittaa, kehitä ja johda, Talentum Media Oy, Helsinki. Lönnqvist, A., Kujansivu, P., Antikainen, R. (2006), Suorituskyvyn mittaaminen - tunnusluvut asiantuntijaorganisaation johtamisvälineenä, 2. uudistettu painos. Edita Publishing Oy. Neely, A., Mills, J., Platts, K., Richards, H., Gregory, M., Bourne, M. and Kennerley, M. (2000), Performance Measurement System Design: Developing and Testing a Process-Based Approach, International Journal of Operations & Production Management, Vol. 20, No. 10, s. 1119–1145. Rantanen, H., Kulmala, H. I., Lönnqvist, A., Kujansivu, P. (2007), Performance Measurement Systems in the Finnish Public Sector, International Journal of Public Sector Management, Vol. 20, No. 5, s Uusi-Rauva, E. (toim.) (1997), Tuottavuus – mittaa ja menesty. Helsinki, Kauppakaari Oy. Valtiovarainministeriö (1991), Hallinnon tuottavuusopas, Helsinki. Aki Jääskeläinen