RAKENNERAHASTO-HANKKEIDEN PÄÄTTÄMISTOIMET Rahoitusasiamies Satu Lappalainen 13.3.2006 Satu Lappalainen

HANKKEEN PÄÄTTÄMISTOIMET 1 Viimeinen maksatushakemus liitteineen päärahoittajalle määrätyssä aikataulussa Kuntarahoituksen / muun rahoituksen laskuttaminen Loppuraportointi Edellytys viimeisen maksatuksen / tilityksen maksamiselle Mahdolliset liitteet mukaan (esim. julkaisut) ESR-hankkeissa ESRA → tunnukset pyydettävä ajoissa rahoittajan nimeämältä hankkeen valvojalta Tilintarkastukset, TE-keskus/työvoimaosasto ja Tekes 13.3.2006 Satu Lappalainen

HANKKEEN PÄÄTTÄMISTOIMET 2 Hankkeen päätöskokous: ohjaus-/johtoryhmän kokous, jossa hanke päätetään Sovitaan projektin tuotteiden ja omaisuuden hallinnasta projektin jälkeisenä aikana Henkilökunta laatii projektin loppuraportin ja viimeisen maksatushakemuksen ennen projektin päättymistä kustannukset jäävät projektin kustannuksiksi 13.3.2006 Satu Lappalainen

HANKKEEN PÄÄTTÄMISTOIMET 3 Itä-Suomen lääninhallitus: Loppumaksatus liitteineen ja loppuraportti toimitetaan yhden kuukauden kuluessa hankkeen päättymisestä EAKR –loppuraporttipohja rahoituspäätöksen liitteenä ESR-loppuraportti täytetään osoitteessa http://esrlomake.mol.fi/hakijakausi2000.html sekä tulostetaan & toimitetaan allekirjoitettuna rahoittajalle (toimintayksikön johtaja allekirjoittaa) Myös seurantatiedot toimitetaan projektin päätyttyä - molemmat ovat edellytyksenä viimeiselle maksatukselle 13.3.2006 Satu Lappalainen

HANKKEEN PÄÄTTÄMISTOIMET 4 Tekes / EAKR Loppuraportti toimitettava rahoituspäätöksessä ilmoitetun aikataulun mukaisesti Loppuraportti ja -tilitys sisältää: Julkisen tutkimuksen raportti -lomake Lasku EAKR –kustannustilityslomake Erittely raportoitujen palkkojen henkilösivukustannuksista Erittely yleiskustannuksista Tosite- ja kustannuslajikohtainen kirjanpitoajo lopputilityskaudelta EAKR-hankkeen vaikutusten arviointi –lomake Tilintarkastuslausunto koko projektin kustannuksista Loppuraportin liitteeksi erillinen, vapaamuotoinen sisältöraportti kuvataan projektin keskeiset tulokset ja johtopäätökset 13.3.2006 Satu Lappalainen

HANKKEEN PÄÄTTÄMISTOIMET 5 Pohjois-Savon liitto Viimeinen maksatushakemus toimitetaan yleensä 6 kk kuluessa hankkeen päättymisestä (vrt. rahoituspäätös) Loppuraportin sisällettävä ohjausryhmän arvio hankkeen toteutumisesta Loppuraportin on ilmaistava mitä pysyvää lisäarvoa hanke on saanut aikaan millaiset ovat hankkeen jatkosuunnitelmat Loppuraportti toimitetaan viimeisen maksatushakemuksen yhteydessä (edellytys maksatukselle) Raporttipohja osoitteesta www.ykkos.net Liitteenä viimeinen seurantalomake ESR-hankkeissa käytetään Työministeriön edellyttämää loppuraporttia, täytetään osoitteessa (http://esrlomake.mol.fi/hakijakausi2000.html) toimitetaan sekä kirjallisesti (toimintayksikön johtaja allekirjoittaa) että sähköisesti liitteeksi ohjausryhmän arvio hankkeen toteutumisesta 13.3.2006 Satu Lappalainen

HANKKEEN PÄÄTTÄMISTOIMET 6 TE-keskus/työvoimaosasto Loppumaksatus liitteineen (ml. loppuraportti) toimitetaan kuukauden sisällä hankkeen päättymisestä HUOM! tilintarkastus jokaisen rahoituspäätöksen jälkeen! Loppuraportti täytetään osoitteessa (http://esrlomake.mol.fi/hakijakausi2000.html) toimitetaan myös kirjallisena, allekirjoituksella varustettuna (toimintayksikön johtaja allekirjoittaa) Liitteeksi viimeinen seurantalomake selvitys hankkeen kokonaisrahoituksesta, tuloista, kustannuksista ja toiminta-avustuksen käytöstä tilintarkastus-lausunto ESR-projektin lopettamisilmoitus 13.3.2006 Satu Lappalainen

KIRJANPIDON PÄÄTTÄMISTOIMET Projektien nollaus TEKES/EAKR –hankkeissa odotettava, että raha tulee projektille/lähetetty lasku on maksettu (tarkista tarvittaessa Riitta Kolehmaiselta, p. 2189) Lähetetty lasku ei tarkoita, että raha olisi jo projektilla! Muissa rakennerahastohankkeissa odotetaan viimeiset maksatuserät (HUOM! myös muu rahoitus/ kuntarahat) Osahyvitykset (TEKES/EAKR) Jos laskutettu summaa ei saada kokonaisuudessaan, pyydettävä tekemään osahyvitys Tekee Riitta Kolehmainen/talousosasto, p. 2189 Oikaisut (kaikki rakennerahastohankkeet) Rahoittajan hylkäämät menot oikaistaan vastuulaitoksen toiselle projektille korjaustositteella Projektien passivointi Vapaamuotoisesti, soitto/sähköposti riittävä Osoitetaan Päivi Hiekanmäelle/talousosasto, p. 3675 13.3.2006 Satu Lappalainen

ALLEKIRJOITUSOIKEUDET rahoittajat vaativat pääsääntöisesti, että asiakirjat allekirjoittaa yliopiston virallisen allekirjoitusoikeuden omaava henkilö rehtori delegoinut allekirjoitusoikeuden maksatushakemusten, väli-, vuosi- ja loppuraporttien sekä seurantailmoitusten osalta toimintayksikön johtajalle, ei vastuulliselle johtajalle uudet hakemukset, jatkorahoitushakemukset, jatkoaika- ja kustannusarvion muutoshakemukset allekirjoittaa rehtori rahoitusasiamiehen esittelystä 13.3.2006 Satu Lappalainen

TILINTARKASTUS TEKES ja Pohjois-Savon TE-keskuksen työvoimaosasto vaatii tilintarkastajan lausunnon hankkeen päättyessä Muissa yliopiston hankkeissa tilintarkastusta ei suoriteta, ellei toisin sovittu Kuopion yliopisto on tehnyt tilintarkastuksen toimittamisesta sopimuksen Oy Audiator Ab:n kanssa Mikäli tilintarkastus halutaan projektin kuluksi, on tarkastus tehtävä ja lasku maksettava ennen viimeisen maksatushakemuksen toimittamista rahoittajalle Tarkastuksesta päävastuussa on hanketta hallinnoiva toimintayksikkö Tilintarkastuskulu on huomioitava hankkeen budjetissa 13.3.2006 Satu Lappalainen

KOMPASTUSKIVIÄ Suunnittelemattomia hankintoja ei tehdä hankkeen päättyessä Toisen hankkeen valmistelukustannuksia ei vyörytetä päättyvälle hankkeelle Ulkomaanmatkoista matkaraportit toimitettava rahoittajalle maksatushakemuksen liitteenä Loma-ajan palkka ja lomaraha voidaan laittaa kuluksi siinä suhteessa, kun loma on ansaittu hankkeelta Hankkeen päättyessä rahoittajat hyväksyvät erillisen laskelman hankkeen päättymisen jälkeen maksettavista lomarahoista / loma-ajan palkoista (HUOM! Poikkeuksena TE-keskus/työvoimaos.) 13.3.2006 Satu Lappalainen

ARKISTOINTI Kaikki hankkeen toteuttamiseen välittömästi liittyvät asiakirjat Arkistointi vähintään vuoden 2013 loppuun (paloturvallisesti) Arkistoi myös hankkeen työkappaleet rahoitushakemuksista ja muista asiakirjoista Myös sähköiset dokumentit ks. Komission asetus sähköisistä asiakirjoista 2355/2002 (27.12.2002) printtaus tai tallennus cd-romille Lisätietoa Kuopion yliopiston EU:n rakenne-rahastohankkeiden arkistointiohjeesta (http://www.uku.fi/tutkimuspalvelut/eurakenneraha_ohjeet.htm) 13.3.2006 Satu Lappalainen

LISÄTIETOJA RAKENNERAHASTOASIOISTA: Tutkimus- ja innovaatiopalvelut henkilökohtainen neuvonta www-sivut http://www.uku.fi/tutkimuspalvelut/ käytännön neuvoja -opas palautetta toivotaan! Ykkös-netti http://www.ykkos.net/ Rahoittajat, hankkeen valvoja 13.3.2006 Satu Lappalainen