Hankintaprosessi- asianhallinta /Tampere Heini Holopainen/ Katja Klemola 18.11.2013 © Copyright Kuntien Tiera Oy
Esimerkki hankintaprosessin asiankäsittelystä- avoin kilpailutus Toimittaja Osallistuu markkina-kartoitukseen Lisäselvitys-pyyntö, kysymysten tekeminen Vastaanot-taa päätöksen Hakee oikaisua päätökseen Aloittaa sopimus-neuvottelun Hankintakäsittely Toimintayksikkö/ vastuullinen Hankintayksikkö/ hankinnasta vastuullinen Hankintayksikkö/ Toimintayksikkö hankinnasta vastuullinen Hankinnan suunnittelu, Markkina-selvityksen teko Hankintamenet-telyn valinta ja sisällön määrittely, ennakkoilmoitus Tarjous-pyynnön laadinta Hankinta-ilmoituksen teko (HILMA) Tarjous-pyynnön julkaisu Tarjousten vastaanot-to Tarjousten käsittely Hankinta-päätöksen teko Pätökses-tä ilmoitus Oikaisuvaatimuksen vastaanotto ja käsittely Sopimuk-sen laatiminen Markkinaselvitys, Esitteet, vastaukset Hankinnan vaatimus-määrittely, Vertailu- ja valintaperusteet, hankinnan liitteet, Ennakkoilmoitus Hilmaan Tarjouspyyntön asiakirjat ja liitteet Hankinta- ilmoitus Julkaistu tarjouspyyn-ö liitteineen, lisäselvitykset Vastaan-otetut tarjoukset Avauspöytäkirja, Tarjous-vertailu Päätös Julkinen (HILMA) ja asianosaisten tiedoksianta-minen Oikaisu-sun arvioinnit Allekirjoi-tettu sopimus, Ilmoitus Hilmaan Dokumentin hallinta Dokumentin hallinta Hankinta pyyntö hankinta-yksikölle Asian rekisteröinti Selvitys, ennakkoilmoitus Tarjouspyyntö, tarjouspyynnön liitteet Ilmoitus Tarjouspyyntö, Tarjouspyynnön liitteet Tarjoukset Pöytäkirja, Vertailu-muistio Päätös, Muutoksen-hakuohjeet Ilmoitus Päätös Oikaisu-vaatimukseen Sopimus, ilmoitus Asian-/Asiakirjan- metatiedot (ID, tehtäväluokka, julkisuusluokka,…) Sähköinen arkisto Toimenpide-/Asiakirjan metatiedot Toimenpide-/Asiakirjan metatiedot Toimenpide-/Asiakirjan metatiedot Toimenpide-/Asiakirjan metatiedot Toimenpide-/Asiakirjan metatiedot Toimenpide-/Asiakirjan metatiedot Toimenpide-/Asiakirjan metatiedot Toimenpide-/Asiakirjan metatiedot Toimenpide-/Asiakirjan metatiedot Toimenpide-/Asiakirjan metatiedot Asian ohjaus käsittelysäännöt Asianhallinta Ohjaus, neuvonta Vireilletulo/ asian rekisteröinti/ kirjaaminen Valmistelu Päätöksen-teko Tiedoksi-anto Muutok-senhaku Täytäntöönpano ja seuranta © Copyright Kuntien Tiera Oy
Hankintaprosessi - avoin kilpailutus Toimenpiteen tyyppi Toimenpidetyyppi ja toimenpiteen tarkenne: Vireillepano/-tulo:; Tarve hankintaan Valmistelu/Käsittely ; Tarvittavien selvitysten tekeminen Ennakkoilmoitus hankinnasta Tarjouspyyntöasiakirjojen tekeminen Hankintailmoituksen laatiminen Hilmaan Tarjouspyyntöjen laatiminen Tarjouspyyntöjen lähettäminen Lisätietopyyntöjen vastaanottaminen Lisätietopyyntöihin vastaaminen Tarjousten vastaanottaminen ja kirjaaminen Tarjousten avaaminen Tarjousten käsittely Esitys hankinnasta Päätöksenteko; Lautakunnan/hallituksen päätöksenteko Tiedoksianto; Päätöksestä ilmoitetaan asianosaisille Muutoksenhaku; Oikaisuvaatimus päätökseen, Markkinatuomioistuimeen valitus Täytäntöönpano; Sopimuksen tekeminen ja allekirjoittaminen, Lähetetään ilmoitus talousosastolle hankinnasta, Hankinnasta ilmoitetaan Hilmassa Suljettu © Copyright Kuntien Tiera Oy
Hankintaprosessi – avoin kilpailutus Asiakirjatyypit ja liitteet (keskeisiä) Asiakirjatyypit ; asiakirjatyypin tarkenne hankintaesitys selvitys ennakkoilmoitus hankintailmoitus tarjouspyyntöasiakirjat tarjouspyyntö ilmoitus lisätietokysely vastaus kaikille tarjous tarjouksen liitteet pöytäkirja ; tarjouksen avaamispöytäkirja tarjousvertailu esitys päätös sopimusluonnos kirje muutoksenhakuohjeet sopimus Esim. Liitteet (ICT-hankinnat): Tarjouspyyntö_avoin menettely Hankinnan yleiskuvaus Toiminnalliset vaatimukset Ei-toiminnalliset vaatimukset Tarjouslomake_avoin menettely Referenssilomake RACI matriisi Hintalomake Alihankkijat ja ryhmittymät CV-lomake Projektisuunnitelmapohja Tarjoajan järjestelmäkuvaus © Copyright Kuntien Tiera Oy