Tarjouskilpailun toteuttaminen käytännössä

Esitys aiheesta: "Tarjouskilpailun toteuttaminen käytännössä"— Esityksen transkriptio:

1 Tarjouskilpailun toteuttaminen käytännössä
Hankintalaki-info Joensuu Vesa Haapamäki Materiaalitoimen johtaja Keski-Suomen sairaanhoitopiiri

2 Esityksen teemat Tarjouskilpailun valmistelu
Tarjouspyynnön sisältö ja rakenne Hankinnan kohteen määritteleminen elintarvikehankinnoissa Valinta- ja vertailuperusteiden asettaminen Tarjouspyyntöön vastaaminen Tarjousten vertailu Case esimerkkejä elintarvikkeiden tarjouskilpailuista

3 Tarjouskilpailun valmistelu

4 Hankintatarpeen kartoitus ja hankinnan suunnittelu (1)
Suunnitteluvaiheessa ratkaistaan hankinnassa onnistuminen  Hankintalaki ei säätele hankintojen suunnittelua Tarvitaanko yksi vai useampia sopimuskumppaneita? Osatarjousten salliminen Sopimuskauden pituus? Onko hankinta kertaluonteinen vai toistuva? Millainen on todellinen tarpeemme? Tarpeellisia ominaisuuksia ja ”hienoja lisäarvo-ominaisuuksia”

5 Hankintatarpeen kartoitus ja hankinnan suunnittelu (2)
Onko kauppa myyjälle sellainen, että siihen kannattaa panostaa? Hankinnan suunnitteluvaiheessa kannattaa perehtyä toimialaan Toimialan yritysten koko, sijainti, tuotesortimentti Hankintayhteistyömahdollisuudet? Kiire tehdä ratkaisua vuosiksi! Kun kerran valmistelee perusteellisesti, sillä pärjää pitkään Ostajan tärkeä tehtävä: myyjän saaminen epävarmaksi!

6 Hankintatarpeen kartoitus ja hankinnan suunnittelu (3)
Tyypillinen tilanne määrittelyssä Ostajan varaa tarjouspyynnössä itselleen oikeuden pilkkoa tarjous osiin, jakaa sopimus usealle toimittajalle, valita useista eri pituisista sopimuskausista, rahoitusvaihtoehdoista jne.  Tarjoajan kannalta paljon muuttujia  Mitä ostaja haluaa ostaa? Jos kilpailutuksen muuttujia on liikaa, myyjä mitoittaa tarjouksensa niin, että voi tehdä kannattavaa bisnestä kaikissa tapauksissa => ostaja maksaa ylihintaa huonosta määrittelystä Ostajan tehtävä on määritellä (tuotteistaa) hankinnan kohde!

7 Tarjouspyynnön sisältö ja rakenne

8 Tarjouspyynnön sisältö ja rakenne (1)
Tarjouspyyntöjen sisällön puutteellisuudesta johtuva tarjousten vertailukelvottomuus on oikeuskäytännössä katsottu yhdeksi merkittävimmistä hankintamenettelyjä koskevaksi yksittäiseksi ongelmaksi Yhteismitattomat tarjoukset ovat käytännössä johtaneet tarpeeseen täsmentää tarjouspyyntöä tai tarjouksia hankintamenettelyn aikana tarjoajien tasapuolisen kohtelun vaarantavalla tavalla Tarjouspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja laadittava niin selväksi, että sen perusteella voidaan antaa yhteismitallisia ja keskenään vertailukelpoisia tarjouksia

9 Tarjouspyynnön sisältö ja rakenne (2)
Tarjouspyyntöä laatiessa tulisi tunnistaa, mihin seuraavista osa-alueista mikäkin tarjouspyyntöön kirjattu määritelmä liittyy Tarjouksen tekijälle asetettavat vaatimukset ja vaadittavat selvitykset Hankinnan kohteen määrittely Tarjouksen esittämistä koskevat ehdottomat muotovaatimukset Keskeiset noudatettavat sopimusehdot Tarjousten valinta/vertailuperusteet

10 Tarjouspyynnön vähimmäissisältö (1)
Hallinnolliset tiedot Viittaus hankintailmoitukseen Tarjousten jättöaika Hankintayksikön nimi ja osoite, johon tarjoukset on jätettävä (ml. tarkka kellonaika) Kieli tai kielet, jolla tarjoukset laadittava tarjousten voimassaoloaika Hankinnan kohteen määrittely Tekniset määritelmät Standardit, toiminnalliset ominaisuudet, suorituskykyominaisuudet, piirustukset jne Hankittavan tavaran tai palvelun laatuvaatimukset Määrät ja muut ehdot

11 Tarjouspyynnön vähimmäissisältö (2)
Ehdokkaiden tai tarjoajien Taloudellista ja rahoituksellista tilannetta koskevat vähimmäisvaatimukset, esim. Luottokelpoisuus Teknistä kelpoisuutta ja ammatillista pätevyyttä koskevat vähimmäisvaatimukset Muut vastaavat vaatimukset Luettelo asiakirjoista, joita ehdokkaan tai tarjoajan on näiden seikkojen osoittamiseksi toimitettava Tarjouksen valintaperuste

12 Tarjouspyynnön vähimmäissisältö (3)
Muut tiedot, joilla on olennaista merkitystä hankintamenettelyssä ja tarjousten tekemisessä Esimerkiksi Vaihtoehtojen sallittavuus sekä vaihtoehtojen vähimmäisvaatimukset Osatarjousten sallittavuus sekä määrittely, millaisia osatarjouksia voi tehdä Tärkeimmät sopimusehdot JYSE 1994 Oma sopimusluonnos, jossa muut ehdot Takuu- ja ylläpitoehdot Hintojen ilmoittamistapa Sopimuskausi Toimitusehdot ja maksuehdot Tietoja hankintaprosessin kulusta

13 Tarjouspyynnön vähimmäissisältö (4)
Osa- ja kokonaistarjoukset tarjouspyynnössä, esimerkki

14 Hankinnan kohteen määritteleminen elintarvikehankinnoissa

15 Hankinnan kohteen määritteleminen (1)
Tarjouspyynnössä hankintayksikön tehtävänä on kuvata hankinnan kohde niin tarkasti, että tarjoajat voivat sen perusteella antaa yhteismitallisia ja vertailukelpoisia tarjouksia Ostaja saa melko vapaasti määritellä hankkimansa tuotteen Hankinnan kohteen määrittely Määrittelyssä ei saa Mainita tiettyä valmistajaa tai tiettyä alkuperää olevia tavaroita Viitata tavaramerkkiin, patenttiin, tyyppiin, alkuperään, erityiseen menetelmään tai tuotantoon siten, että viittaus suosii tai syrjii tiettyjä tarjoajia.  Jos ei mahdollista, liitettävä ilmaisu ”tai vastaava”

16 Hankinnan kohteen määritteleminen (2)
Hankinnan kohteen määrittely käytännössä Esim. elintarvikehankinnoissa voidaan asettaa vaatimuksia liittyen tuotteen kokoon painoon suola- ja rasvapitoisuuteen muotoon rakenteeseen ravintoainepitoisuuteen bakteerien määrään …

17 Hankinnan kohteen määritteleminen (3)
Case leipätuotteet Tyypillinen määrittely Jos tarjouksia pyydetään näin, miten vertailu tehdään?

18 Hankinnan kohteen määritteleminen (4)
Vain määrittelemällä tuotteet riittävän yksityiskohtaisesti saadaan tarpeet täyttäviä tuotteita Käytännössä vertailuperusteet ja tuotteen vaatimukset eivät useinkaan kovin selviä ostajalle Määrittelyesimerkki

19 Valinta- ja vertailuperusteiden asettaminen

20 Tarjouksen valinta (1) Yleisiä vaatimuksia tarjouksen valintaperusteiden ilmoittamiselle ja soveltamiselle Valintaperusteet ilmoitettava tarjouspyynnössä Hankintayksikön on valittava tarjous, joka on hinnaltaan halvin tai kokonaistaloudellisesti edullisin Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteet hankintayksikön päätettävissä Vertailuperusteiden tulee liittyä hankinnan kohteeseen eivätkä saa antaa hankintayksikölle rajoittamatonta valinnanvapautta Vertailuperusteet eivät saa olla syrjiviä Vertailuperusteilla tulisi pääsääntöisesti olla taloudellista merkitystä hankintayksikölle Oltava objektiivisia Kustannuksille annettava riittävä painoarvo

21 Tarjouksen valinta (2) Tarjouksen valintaperusteet
a) halvin hinta tai b) kokonaistaloudellinen edullisuus EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa ilmoitettava vertailuperusteiden suhteellinen painoarvo tai kohtuullinen vaihteluväli kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa tärkeysjärjestys Vertailuperusteina esimerkiksi hinta, laatu, toimitusaika, elinkaarikustannukset, esteettiset ominaisuudet, tekniset ansiot, ympäristönäkökohdat kansallisesti palveluhankinnoissa ja rakennusurakoissa soveltuvuuden vähimmäisvaatimukset ylittävä laadunhallinta, pätevyys, kokemus ja ammattitaito

22 Tarjouksen valinta (3) Case valinta- ja vertailuperusteet tarjouspyynnössä

23 Tarjouspyyntöön vastaaminen

24 Tarjouspyyntöön vastaaminen (1)
Ostajan päätöksentekomenettelyn selvittäminen Toimiiko hankinnasta vastaava hankintayksikkö hankintalain pelisääntöjen mukaisesti vai muiden sovellettujen pelisääntöjen mukaisesti? Keitä ovat avainhenkilöt, joiden mielipide ratkaisee hankinnan valmistelussa? Mikä taho tekee hankintapäätöksen? Yksittäinen virkamies Toimielin (hallitus, lautakunta) Hankintaprosessin aikataulutus Julkisissa hankinnoissa ostajaan tulee vaikuttaa jo ennen hankintaprosessin alkua, hankintalaki ei juurikaan mahdollista vaikuttamista prosessin aikana

25 Tarjouspyyntöön vastaaminen (2)
Vaatimukset ja toiveet Tarjoajan tulee selvittää itselleen vähintään seuraavat asiat Millaisia vaatimuksia hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä on asetettu tarjouksen tekevälle yritykselle? Millaisia ovat hankinnan kohdetta koskevat ehdottomat vaatimukset? Millä kriteereillä tarjouksia verrataan? Keskeiset sopimusehdot Voiko hankinnasta pyytää lisätietoja? Voiko muista lähteistä saada tietoja hankinnan kohteeseen liittyen? Millainen on tarjousten jättöaika? Voiko tarjouskilpailussa jättää vaihtoehtoisia tarjouksia? Millaisia liitteitä tarjouksen mukana tulee jättää? Miten vertailuhinta lasketaan?

26 Tarjouspyyntöön vastaaminen (3)
Tarjouspyynnön tulkitseminen Onko kaikkien hankittavien tuotteiden edellytetty olevan valmiita jo tarjousvaiheessa? Tarjouksen tekeminen Tarjouspyynnössä kuvatun rakenteen mukaisesti Mukana olevalla tarjouslomake Ei vaatimuksia? Hintojen ilmoittaminen Hinnat tulee ilmoittaa niille tuotteille ja palveluille, jotka on kuvattu tarjouspyynnössä, pyydetyssä muodossa Mitä asioita kuuluu hankinnan laajuuteen? Tarjouksen toimittaminen Kirjallisesti/sähköisesti vai molemmat

27 Tarjousten vertailu

28 Tarjousvertailun toteuttaminen (1)
Oikeuskäytännössä on korostettu hankintamenettelyn vaiheittaisuutta, joka näkyy erityisesti tarjousten käsittelyssä 1 vaihe Tarjoajien kelpoisuuden toteaminen Varmistetaan tarjouspyyntöön kuvattujen vaatimusten mukaisesti, onko kaikilla tarjouksen jättäneillä yrityksillä riittävät oikeudelliset, taloudelliset ja tekniset valmiudet hankinnan suorittamiseen 2 vaihe Tarjousten kelpoisuuden tarkistaminen Tarkistetaan, että tarjous on laadittu tarjouspyynnössä määritellyllä tavalla ja määriteltyjä ehtoja noudattaen 3 vaihe Tarjousten vertailu tarjouspyynnössä ilmoitetuin kriteerein 

29 Tarjousvertailun toteuttaminen (2)
Tarjousten vertailu tulee suorittaa tarjouspyynnössä kuvatulla perusteella ja kaikkia tarjouspyynnössä kuvattuja kriteereitä käyttäen Muiden kriteerien mukaan ottaminen on kiellettyä vertailuvaiheessa Vertailusta tulee käydä selkeästi ilmi, miten kutakin annettua perustetta ja kriteeriä on sovellettu Pelkkä numeerinen kuvaus eri tarjoajien saamista pisteistä ei ole riittävää, vaan on kuvattava miten kunkin tarjoajan pistemäärä on muodostunut

30 Kiitos ! Vesa Haapamäki gsm