Huippuostajat TOPNETS 3.12.2015 J.Sammalmaa / A-M.Holma.

Esitys aiheesta: "Huippuostajat TOPNETS 3.12.2015 J.Sammalmaa / A-M.Holma."— Esityksen transkriptio:

1 Huippuostajat TOPNETS 3.12.2015 J.Sammalmaa / A-M.Holma

2 Hankinnan valmisteluvaiheen yhteistoiminnallisuuden kehittäminen Tavoite: Kehittää hankinnan valmisteluvaihetta ja erityisesti markkinavuoropuhelua koskevia menettelyjä yhteistoiminnallisuuden näkökulmasta hankintasääntelyn rajoissa J. Sammalmaa / A-M.Holma

3 Analyysin lähtökohta: Case Turku / ruokapalveluhankinnan valmisteluvaihe J.Sammalmaa / A-M.Holma Hankinnan valmisteluvaihe Tarjous- pyynnön julkaisu Kilpailutusvaihe Info- ja keskustelutilaisuus Markkinavuoropuhelut Tarjouspyyntöluonnoksen kommentointi Lisäkysymykset - Avoin tilaisuus - Osallistujia n. 40 - Kesto n. 1h - Hankinnasta tiedottaminen - Hankinnan valmistelu ja markkinavuoro- puhelut - Kysymykset ja mahdollisuus keskusteluun - Suulliset ja kahdenkeskiset vuoropuhelut - Kesto 2 h - Yhteensä 7 yritystä - Läsnä: kilpailuttajan edustajat, yrityksen edustajat ja osassa vuoropuheluja tilaajan edustaja - Valmistelu: ennakkomateriaali - Tarjouspyyntöluonnos toimitettiin yrityksille kommentoitavaksi - Kirjallinen kommentointi - Tarjouspyynnössä sallittiin lisäkysymysten esittäminen. - Kysymykset ja vastaukset julkaistiin Tarjouspalvelu- toimittajaportaalissa. - Vastauksia annettiin sekä ennen kysymysten jättämiselle asetetun deadlinen loppumista että sen jälkeen.

4 Tutkimusmenetelmät Info- ja keskustelutilaisuuksien ja markkinavuoropuheluiden observointi Pitkittäistutkimuksena toteuttavat yrityshaastattelut Hankintayksiköiden haastattelut ja yhteiset workshopit Hankinnan valmisteluvaihetta koskeva oikeustieteellinen tutkimus J. Sammalmaa / A-M.Holma

5 Yrityshaastatteluiden tulos: Turun markkinavuoropuhelut ”kärkipäässä suhteessa muihin vastaaviin vuoropuheluihin” Markkinavuoropuhelujen toteutus Onnistunut valmistelu : – Ennen vuoropuheluja toimitettu ennakkomateriaali tuki vuoropuhelua Tarpeeksi taustatietoa Hankinnan toteuttamisvaihtoehdot, alustavat ehdotukset vertailukriteereiksi Onnistunut toteutus: – Tilaisuutena luonteva ja vuoropuhelunomainen – Informatiivinen – Fokus hankinnan kannalta relevanteissa asiakokonaisuuksissa – Toimittajaa kuunneltiin ja annettiin mahdollisuus kehitysehdotusten esittämiseen Kehitysehdotukset Ajan hallinta: – Vuoropuhelun kesto tulee suhteuttaa hankinnan kokoon Tavoitteen ja agendan selkeyttäminen ja rajaaminen: – Enemmän irti keskusteluista J. Sammalmaa / A-M.Holma

6 Yrityshaastatteluiden tulokset: valmisteluvaiheen muut toimenpiteet Info- ja keskustelutilaisuus: Tärkeä valmistautumisen ja aikataulun suunnittelun näkökulmasta Painopiste hankintayksikön yksipuolisella tiedottamisella – Kilpailevien yritysten läsnäolon vaikutus Tarjouspyynnön kommentointikierros: Tärkeä osa valmisteluvaihetta Toteutus: – Varattu riittävästi aikaa – Kommentoitavien asioiden rajaaminen Tarjouspyyntöä koskevat lisäkysymykset: Kysymyksiin vastattiin hyvin Yleisiä huomioita : Ajan varaaminen vastakysymyksille Tarjoajan huomioiminen Vastauksen sävy Tarjouspyyntöön viittaamisen välttäminen J. Sammalmaa / A-M.Holma

7 Alustava analyysi markkinavuoropuhelujen yhteistoiminnallisuutta edistävistä tekijöistä A-M.Holma Suunnitelmallisuus Selkeytettävä markkinavuoropuhelujen tavoite Agendan täsmentäminen ja rajaaminen Ajankäyttö Valmistautuminen Riittävän ajoissa toimitettava ennakkomateriaali Keskusteltavat asiat Tarvittava taustamateriaali Tiedon jakaminen läpi hankinnan valmisteluvaiheen Avoimuus Oikea-aikaisuus

8 Hankinnan valmisteluvaihe hankintalainsäädännössä Ei sääntelyä nykyisessä hankintalaissa, ensimmäisen kerran kodifioitu uudessa hankintadirektiivissä 2014/24 Lähtökohtaisesti hankintayksikkö (HY) voi itse määrittää minkälaisia toimenpiteitä ja menettelyjä se hyödyntää hankinnan valmisteluvaiheessa (Art. 40 ja 41) Ei sääntelyä menettelytavoista, toimijoiden joukosta tai siitä kuinka monta markkinatoimijaa on osallistettava Infotilaisuus, keskustelut markkinatoimijoiden kanssa, benchmarkkaus HY voi ilmoittaa suunnitelmista, vastaanottaa neuvoja ja hyödyntää niitä HY:n noudatettava perussopimusten periaatteita myös markkinavuoropuhelussa Riittävä avoimuus (avoimuusperiaate)  Keskustelujen dokumentointi, avoin tiedotus Tasapuolisuus ja syrjimätön kohtelu  Riittävä tarjousaika, avoin tiedotus, teknisessä vuoropuhelussa pyrittävä mahdollisimman laajan kilpailun aikaansaamiseen, vuoropuhelussa keskustelun kohteena olevat ja tarjouspyynnössä asetettavat vaatimukset suhteellisuusperiaatteen mukaisia Suhteellisuusperiaate  valmisteluun osallistunutta tarjoajaa ei voida poissulkea tarjouskilpailusta, ellei tämä ole viimeinen ja ainoa käytettävissä oleva keino tasapuolisuuden varmistamiseksi ja kilpailun vääristymisen ehkäisemiseksi J.Sammalmaa / A-M.Holma